在庫の管理状態は、資金繰りに大きく影響します。業態を問わず、ほぼ全ての経営者が「在庫は極力減らしたい」と願っている一方、在庫管理の難しさに頭を悩ませている経営者がいることも事実です。
在庫が多いことも、過剰在庫の置き場にかかる余計なコストも、目当ての物品を探し出すためにかかる時間も、全ては在庫管理の方法次第で解決することができます。
在庫管理が及ぼす影響
在庫は、帳簿を使っての管理が一般的です。仕入れの時点から、商品名、種類、個数などの帳簿付けを正確に行い、物品の出入りと共に帳簿を随時アップデートすることで、常に実際の在庫数が帳簿上の数と一致していることになります。帳簿上の情報が正しければ、帳簿に基いて在庫の増減をコントロールすることができます。
在庫のコントロールは、必要な分だけ在庫を追加し、不要と判断した在庫は処分し、無駄を無くすことにつながります。商品にならなくなった在庫の処分または転用と必要に合わせた入庫によって、倉庫内のスペースを最大限に活用することができます。倉庫スペースにかかるコストの節約にもなります。
倉庫内のスペースがスッキリすると、人や物品の出入りがスムーズになり、作業効率もあがります。
在庫の出入りをリアルタイムで正確に把握することで、市場で起きているトレンドを把握することができます。飲食店であれば、人気メニューに合わせて仕入れておく食材のコントロールができますし、衣料品店であれば、サイズや色などのニーズが見えてきます。
このように、在庫管理はさまざまな経営判断に影響を与えていることを考慮すると、ますます徹底した在庫管理が求められます。
在庫置場の現状と向き合う
それでは、在庫管理を徹底するには、まず何から始めればよいのでしょうか。それは、管理方法のを見直す前に、在庫置場の現状と向き合い、理想の状態に整えることです。
職場環境の維持・改善に向けた取り組みを表す用語に、5S（ごえす）というものがあります。5つのSは、それぞれ次の言葉の頭文字をとっています。
1.整理 必要・不要の分類をし、不要なものは処分します。
2.整頓 物品の出し入れがしやすい収納をします。
3.清掃 ゴミや汚れが無いように、定期的に掃除をします。
4.清潔 清掃された状態を常に保たれるように意識します。
5.躾（しつけ）関係者全員が、同じ意識を持ってルールを守ります。
5Sを意識して、在庫置場の現状と向き合ってみましょう。守れていない箇所があれば、すぐにでもとりかかりましょう。飲食店であれば、思い切って冷凍室の一掃に取り掛かるのもひとつです。
多少時間がかかっても、5Sを意識した在庫管理は、長い目で見たときに高い効果が期待できます。
実地棚卸
次に行うのが、棚卸です。棚卸は、会社の資産である在庫状況を把握するための作業です。
在庫の出入りが無い時間帯を狙い、全ての在庫品の情報（商品名、単価、個数、金額、在庫状態など）を帳簿につけていきます。取り扱う物品の種類や経営の規模によっては長時間になることもありますが、実際の在庫状況と帳簿上の在庫情報とを完全に一致させるためにとても重要な作業です。
また、棚卸を行うことで、今の経営が生み出している損益を把握することができます。
利益は、売上高から売上原価を差し引くことで計算できます。売上原価とは、仕入時に払った金額から在庫金額を控除した金額にあたるので、在庫が多ければ全体的な利益は多く見えるかもしれません。
しかし、在庫とは、倉庫に眠っているだけで、実際の収入を伴いません。在庫を多く抱えることは、管理費や税金の負担だけでなく、キャッシュフローの停滞を招く原因にもなるので、棚卸をしっかりと行い、在庫の状態を把握することが大切なのです。
このため、決算前などのタイミングに在庫処分セールを見かけるのは、少しでも在庫を減らして売上げに繋げようとする経営者側の試みなのです。
徹底したルールを作り、守る
5Sが守られ、現在の在庫状況の帳簿付けが終わったら、いよいよ在庫管理に関するルールを決めます。
入庫したら分類、記録
新しく入庫する場合、まずは仮置き場を設置しましょう。入庫済みと混在しないようにするためです。落ち着いて帳簿に新たに入庫した物品の情報を記入します。
倉庫や棚を整備して、記録
在庫の管理の煩雑化は、収納時に起こります。保管ルールが定められていないと、それぞれの作業者が好きなところに好きなものを置き、せっかく帳簿付けした在庫も探し出すことが困難になり、最悪の場合は紛失にも繋がります。
倉庫であれば、エリアをカテゴリ別に区切り、棚番号や段番号に基いた物品の検索がピンポイントで行えるように、帳簿との紐付けをします。
飲食店の場合は、冷凍室や冷蔵庫の中を区切り、決められたルールに沿って在庫を置いていきます。
在庫の保管場所の整備には、誰にとっても明確で分かりやすい共通のルールが存在していることが大切です。物品が置かれている場所情報と帳簿上の情報との間にズレが生じないように確認をしましょう。
出庫時も確認して、記録
在庫を出庫するときも同様です。該当物品であること、個数を確認し、出庫扱いの物品として分類してから、帳簿を更新します。
このように、常に在庫と帳簿をセットとして扱うことで、実際の在庫と帳簿の内容とが一致した状態を維持できます。
また、帳簿の情報は一元管理がされなければ意味がありません。在庫の入庫から出庫まで、すべての工程で関係者が、共通ルールを把握した上で帳簿付けを行わなければなりません。確認項目やタイミングに関するマニュアルを作成して、徹底させましょう。
在庫管理をもっとシンプルに
前述したとおり、在庫に係る多くの問題は、在庫管理の方法次第で解決ができます。今ある在庫状態を把握し、正確なデータを揃えることさえできれば、あとは在庫差異が生じることのないように、確認ルールを徹底させ、帳簿のアップデートを行っていけばよいのです。
とはいえ、毎回在庫の入出庫があるたびに、物品の目視と帳簿記入を行っていくことは、コストの問題はもちろん、取り扱う個数が増えたり、作業者が増えたりするとヒューマンエラーの懸念も出てきて必ずしも現実的な方法とはいえません。
そこで、物品に貼付されたバーコードをリーダーなどで読み取り、その情報をコンピューターに集めることで、在庫の一元管理を実施している現場もあります。
Squareでは、どこからでもお店の在庫を管理することができる販売管理システムを提供しています。在庫の少ない商品や売り切れ商品があると、アラートでお知らせしてくれる機能があり、より便利な在庫の一元管理を実現します。Squareのアカウントをお持ちであれば、Square データからいつでも無料で利用可能です。より高度な在庫管理には、Square リテールPOSレジの利用も検討してみてください。
在庫管理は煩雑になりがちな作業ですが、経営に与えるインパクトを考えるととても重要です。ルールの徹底と便利な機能の導入で、もっとシンプルに在庫管理をしてみませんか。
執筆は2017年2月3日時点の情報を参照しています。2021年7月13日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、スクエアは責任を負いません。