請求書の作成や発送から入金確認まで、個人事業主やフリーランスは自分一人で一連の作業を行うことが多いでしょう。取引先が多くなればなるほど、作成した請求書を郵送し、入金を確認するという作業に費やす時間が増えます。
限られた時間を有効に使い、業務効率を上げるには、請求書にまつわる作業を効率化するのも効果的です。最近ではスマートフォン一つで請求書が作成できるアプリも登場しています。今回は、請求書業務の効率を上げる方法として、メールやスマートフォンで請求書を作って送れるクラウド請求書を紹介します。無料で利用できるSquare 請求書をはじめに、おすすめサービスの特徴も見比べてみましょう。
目次
請求書とは
請求書とは、取引上発生した支払内容を相手に正確に伝え、料金や代金を支払ってもらうための書類です。金銭の授受に関する書類であるため、作成を忘れてしまったり、記載内容に不備があったりすると、取引先から支払いが行われないなどのトラブルに発展してしまう可能性があります。また、証憑書類として事業年度の確定申告書の提出期限翌日から数えて、法人であれば7年間、個人事業主であれば5年間の保存が義務づけられています。
参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法（国税庁）
請求書作成の流れ
請求書は以下のような流れで作成されます。
- 請求金額の確定
- 請求書作成
- 印刷
- 送り状とともに封入
- 郵送
- 控えの保管
請求書の作成にあたり、国税庁は記載事項として五つの項目を挙げています。
- 書類作成者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額（税込み）
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
上記以外にも、取引を滞りなく進めるために記入したほうが良い項目があります。
- 振込先情報
- 支払い期限
- 請求書番号
請求金額を期限までにきちんと回収するには、いずれの項目も間違いなく、正確に記載する必要があります。取引先が増えれば増えるほど作業が増え、請求書作成や確認に費やす時間が増え、入金確認や控えの保存にも手間がかかります。
クラウド請求書を使うメリット
作業効率が上がる
表計算ソフトや会計ソフトなどを使って請求書を作成することもできますが、毎回手作業で請求書番号を割り振り、金額や請求内容を入力するのはミスの発生につながりやすくなり、時間もかかります。事前に請求先情報や金額、品名などを登録しておけば、必要な項目を選ぶだけで簡単にミスなく請求書を作成できます。入金情報の確認もオンラインでできるため、未回収金の把握をはじめとした経理業務も楽になります。請求書はメールで相手に送れるので、印刷・発送の手間が省けるのもメリットです。郵送を代行してくれるサービスを使えば、「紙で送ってほしい」というクライアントにも対応できます。
いつでもどこでも利用できる
インターネットに接続できる環境であれば、時や場所を選ばず利用できるのが特徴です。作成した請求書のデータはクラウド上に保存されるので、同じ内容を請求する際には簡単に複製できて、パソコンやスマートフォンを買い替えても問題なく請求書を作ることができます。
請求書作成に使えるアプリ3選
クラウド請求書の中でも、アプリで請求書作成ができるものを三つ紹介します。
Square (スクエア)
クレジットカード決済サービスを提供しているSquareのクラウド請求書は、スマートフォンやタブレットから請求書を作成し、メールで送信できるサービスです。
スマートフォンやタブレットなど、手持ちのデバイスにSquareの請求書アプリをインストールします。頻繁に取引がある顧客の情報、よく使う請求項目などを事前に入力しておきます。インターネットにつながっていれば、オフィスでも出張先でもアプリを開いて請求書を作成し、メールで取引先に送れます。支払い済みかどうかも、どこにいてもスマートフォンやタブレットから確認できます。
また、支払い忘れがないようにリマインダーを送る機能や、指定した日に請求書が自動で送信される機能、定期的な請求に使える継続課金機能、取引状況に合わせてさまざまな機能が利用できます。
無料プランでは、カード決済手数料以外はすべて無料で、月額費用や解約手数料もかかりません。iOSとAndroidの両方に対応しています。長期間のプロジェクトでは支払いのスケジュールを複数回に分けて設定したい、一つの見積書に複数パターンの見積もりを付けたいなどの場合は、有料プランのSquare 請求書プラスがおすすめです。
特徴：
支払い忘れを防ぐリマインド機能がついている
指定日に請求書を自動送信できる
カード情報保存機能を使って継続課金ができる
クラウド会計ソフトマネーフォワード、freeeと連携が可能
| 利用料金 | 請求書の送信数 | |
|---|---|---|
| 無料プラン | 無料 | 無制限 |
| プラスプラン | 3,000円（税込）/ 月 | 無制限 |
※両プラン共にクレジットカードで決済が行われた場合、決済手数料がかかります。
Misoca (ミソカ)
Misocaは、個人事業主や法人向けの「クラウド見積・納品・請求書サービス」です。パソコンのブラウザとアプリの両方から請求書が作成できます。アプリはiOSとAndroid両方に対応しています。事業の規模に合わせて4つのプランから選べます。
前述のSquare同様、アプリから請求書を簡単に作成できます。また、1通につき160円で郵送を代行してくれるサービスもあります。
特徴：
無制限で取引先を登録できる
テンプレートが充実している
繰り返し発行する請求書は指定日に自動作成・送信できる
弥生会計と連携できる
| 利用料金 | 請求書の送信数 | |
|---|---|---|
| 無料プラン | 無料 | 5通 |
| プラン15 | 8,000円(税抜）/ 年 | 15通 |
| プラン100 | 30,000円(税抜）/ 年 | 100通 |
| プラン1000 | 100,000円(税抜）/ 年 | 1,000通 |
freee (フリー)
クラウド会計ソフトのfreeeでは、日々の経理から決算まで効率化する機能の一つとして、請求書作成機能も提供しています。パソコンのブラウザとアプリから請求書作成機能が利用可能です。アプリはiOSとAndroid両方に対応しています。
小規模事業者や個人事業主向けには、3つのプランがあり、いずれも30日間の無料期間があるので、試しに使ってみることもできます。
郵送代行サービスは1通につき150円（税抜）、請求先には3から4営業日で到着します。freeeで作成した複数の見積書、納品書を合算して請求できる合算機能、設定日に請求書が自動作成される定期請求機能などもあります。
特徴：
請求書を発行すると自動的に帳簿付けされる
銀行口座と同期しておけば入金確認を自動でできる
| 利用料金 | 請求書の送信数 | |
|---|---|---|
| スターター | 1,180円(税抜）/ 月 11,760円(税抜）/ 年 |
- |
| スタンダード | 2,380円(税抜）/ 月 23,760円(税抜）/ 年 |
- |
| プレミアム | 39,800円（年払いのみ） | - |
※ スターター・スタンダードプランは、月払いと年払いの2種類の支払い方法があり、年払いだと2カ月分お得に利用できます。
スマートフォンを使ったクラウド請求書を導入することで、これまで請求業務に費やしていた時間や手間を削減して、他の業務に使えるようになります。これを機に、請求業務の効率化を検討してはいかがでしょうか。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2019年3月1日時点の情報を参照しています。2022年6月6日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash