※本記事の内容は一般的な情報提供のみを目的にして作成されています。法務、税務、会計等に関する専門的な助言が必要な場合には、必ず適切な専門家にご相談ください。
ビジネスで必要となる納品書は、書き方や作成ルールを正しく理解しておくと業務効率が高まります。請求書・領収書・受領書との違いや、書き方のポイント、作成時の注意点を理解し、プロフェッショナルな納品書を発行してみましょう。納品書の作成業務を効率化するためのヒントも含め、わかりやすく解説します。
目次
納品書とは
納品書はその名の通り、商品・サービスを納品したことを証明する書類です。顧客のもとに届く商品に納品書が同梱されていることで、受け取った人はその商品が間違いなく注文の品であると確認できます。
納品書に記載された商品名や個数、発注日などの情報を実際の商品と照らし合わせることで顧客側は、正しい商品が届いたか、数量に過不足はないか、いつオーダーした分の商品か、といった確認がしやすくなります。納品書の発行は企業の義務ではないものの、双方にとって確認の手間を省力化するために重要な書類です。
請求書・領収書・受領書との違い
納品書と並んでビジネスに欠かせない書類に、請求書、領収書、受領書があります。それぞれの用途や利用方法を比較することで、納品書の役割を明確にしておきましょう。
| |
発行者 |
用途・役割 |
利用例 |
| 納品書 |
売り手側 |
商品・サービスを納品したことを証明する書類。 |
「納品数が違う」と言われた場合、受注の記録と納品書を照合して確認。 |
| 請求書 |
売り手側 |
提供した商品・サービスの対価の支払いを求めるための書類。金額、支払期限、支払方法などを記載。納品しても請求書を発行しないと料金が支払われない。 |
「商品を提供したが支払いがまだない」という場合、請求書の送付有無や記載の支払期日を確認。 |
| 領収書 |
売り手側 |
顧客が料金を支払い、それを確かに受け取ったことを証明する書類。レシートとほぼ同じ役割を持ち、金額や領収日、品目などを記載。 |
「商品代金がいつ支払われたか記憶がない」という場合、振込先口座と併せて領収書の有無を確認。 |
| 受領書 |
買い手側 |
顧客が確かに商品やサービスの納品を受けたことを証明する書類。 |
商品を納品したはずが「届いていない」と言われた場合、受領書の有無や日付を確認。 |
用途はそれぞれ違いますが、複数の人が金品の授受を分担する場合や、納品した品目や数量が多い場合などには、確認のために特に重宝します。納品書を含め、いずれも商品や金銭の授受が間違いなく行われたことを示す証拠となる書類であり、一定期間保存しておく必要があります。
納品書はいつ発行する？
納品書は、基本的に商品・サービスの納品と同時に都度発行します。そのため、商品の受け渡し前に用意し、同梱して届けることが一般的です。
なお、納品書単体を発行する場合もあれば、「納品書兼請求書」といった形式で複数の書類を1枚にまとめて発行する場合もあります。支払いが事前に完了している場合は、「納品書兼領収書」の発行も可能です。いずれのケースでも納品書発行のタイミングは、商品・サービスの納品と同時にしておくとミスや行き違いを防ぎやすくなります。
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納品書の書き方：記載する項目
納品書には決まったフォーマットはありませんが、作成する際はいくつかの決まった項目を記載する必要があります。
また、納品書を発行する売り手側が適格請求書発行事業者の場合、納品書を適格請求書（インボイス）として扱うことも可能であるため、その場合に記載すべき項目についても理解しておきましょう。
【必須項目】
- タイトル（「納品書」の記載）
- 納品書番号（通し番号など）
- 発行年月日
- 納品先（買い手）の事業者名・担当者名
- 納品元（売り手）の事業者名・担当者名
- 納品の内訳（品名、数量、単価、小計）
- 合計金額
【任意項目】
- 納品書発行者（売り手）の連絡先
- 備考（特記事項、お礼など）
【納品書を適格請求書として扱う際の追加項目】1
- 適格請求書発行事業者名と登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き、または税込み）と適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
- 請求先の事業者名
以上のような記載内容を含む書類を、納品書として受け渡すことができます。任意の記載項目である「納品書発行者（売り手）の連絡先」については、納品書の内容確認や不備などの連絡の際に必要となるので、必須ではありませんが記載しておくのが理想的です。
納品書を作成する際の注意点
納品書を作成するにあたっては、注意すべきポイントが3点あります。いずれも漏れがないよう必ず確認してください。
フォーマットを統一する
納品書を発行する際は、毎回同じフォーマットを使用するようにしましょう。ExcelやWordでテンプレートを作成しておくことで、納品書作成の作業が大幅に効率化し、記載内容が一部抜けてしまったりミスをしたりすることも防げます。
買い手側にとっても、毎回異なる外観の納品書が届くより、統一されたフォーマットの納品書が届くほうがどの事業者が発行したかわかりやすくて安心です。「この会社の納品書はこのフォーマット」と認識してもらうことで、本物の納品書であることへの信頼にもつながります。
納品書のフォーマットを作成する際は、紙でファイリングして保管する顧客にも使いやすい余白があること、デジタルで保管するために統一されたファイル名であることも意識しましょう。
見積書の内容と合わせて確認する
実際に納品書を作成する時、大切なことは納品する商品自体と納品書が合っていることだけではありません。売り手が算出した見積もりを元に買い手が発注している場合、見積書と納品書の内容が一致していることも重要です。発注の記録がある場合は、発注されたものが間違いなく納品され、納品書の記載がそれと一致しているかどうかをチェックします。
特に、1枚の見積書に記載された商品を複数個に分けて納品するケースなどに、見積書と納品書を突き合わせて確認することで納品の漏れや重複を防ぐことができます。
作成後の納品書を保管する
作成して発行した納品書は、買い手側に受け渡すだけでなく、売り手側でも控えを保管します。それぞれの保管期間は、個人事業主か法人かによって次のように義務付けられています。
納品書・納品書控えの保管期間
- 個人事業主:原則5年間2の保管義務（消費税課税事業者の場合は7年間の保管義務3）
- 法人:原則7年間4の保管義務（青色申告をしている法人で欠損金額が生じた事業年度は10年間の保管義務）
納品書および納品書の控えの保管期間とは、その事業年度の「確定申告提出期限日の翌日」から数えた期間を指します。誤って納品日などから起算しないよう注意しましょう。
納品書作成を効率化するには
納品書の作成業務は納品ごとに毎回発生するため、できるだけ効率化し、かつ正確に進められるように体制を整えておくことがポイントです。パソコンやタブレット端末、スマートフォン上で使えるクラウド請求書システムを導入しておくと、納品書も一気通貫して作成でき、なおかつフォーマットをゼロから作る必要もありません。
納品書兼請求書を発行できるSquare 請求書
無料で使えるクラウド請求書システムSquare 請求書を導入すると、「納品書兼請求書」を作成できます。納品書を単体で発行する機能はありませんが、単発の発注なら1枚の書類で納品書と請求書を完成させることができ、作業時間と紙資源の節約が叶います。
Square 請求書は中小ビジネスや個人事業主にも使いやすい機能設計で、手入力の作業が減るのでミスの防止にも貢献する他、次のような機能を兼ね備えています。
- 納品書兼請求書だけでなく見積書も発行できる
- オンラインで送付・保存できる
- 定期的な請求向けの機能あり（サブスクリプション型の商品・サービスにも対応）
- クレジットカード決済機能あり
- 顧客に支払いリマインダーを自動送信できる
- 英語で納品書兼請求書を発行することも可能
- クラウドシステムなのでインターネットがあれば複数の端末からでも利用可能
Square 請求書は初期費用・月額利用料が無料で、かかるのはクレジットカード決済時の決済手数料だけというシンプルな料金体系により、多くのビジネスで利用しやすくなっています。納品書関連の業務をまとめて管理できるようになることで事務作業の時間や手間が減ることから、商品管理やカスタマーサービスなどにより力を入れたいスモールビジネスや個人事業主にもおすすめです。
まとめ
納品書の作成には若干の手間がかかりますが、ポイントを理解して作業をルーティーン化してしまえば難しいものではありません。手作業で一つずつ発行する非効率やミスの防止のためにも、納品書兼請求書を発行できるSquare 請求書のようなクラウドサービスの利用をぜひ検討してみましょう。
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執筆は2025年1月13日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
