※本記事の内容は一般的な情報提供のみを目的にして作成されています。法務、税務、会計等に関する専門的な助言が必要な場合には、必ず適切な専門家にご相談ください。
会計時に発行する領収書とレシートの違いは意外と正しく知られていませんが、ビジネスを運営するうえでは必要不可欠な知識です。「領収書とレシートは何が違う？」「レシートは領収書の代わりになる？」といった疑問を解消しておくと、ミスや不正などのリスク回避に役立ちます。さらに、正しい領収書の書き方、領収書の誤りへの対処法、レシートの電子発行のメリットなど、対面・オンラインを問わずビジネスの効率化にもつながる知識を身に付けておきましょう。
目次
- 領収書とレシートの違いは？
- レシートや領収書を発行する時の3つの注意点
- 領収書の正しい書き方
- 領収書に誤りがあった場合はどうすればいい？
- コストと手間を減らせる！レシートは電子発行がおすすめ
- Squareなら無料で電子レシートを発行できる！
領収書とレシートの違いは？
領収書とレシートはいずれも会計金額などを記載した紙片または電子データですが、記載する情報や取り扱いなどに違いがあります。領収書やレシートを作成・発行する事業者の視点から、具体的な違いをチェックしてみましょう。
記載情報の違い
領収書とレシートを比較すると、特に分かりやすい違いとして「宛名」と「印」の有無が挙げられます。領収書には一般的に宛名が書かれていますが、レシートには記載されていません。また、必須ではないものの領収書には押印することが多く、一方でレシートには基本的に押印しません。
さらに、レシートには個々の商品の品名や単価、個数を記載するのに対し、領収書は会計全体を合計した金額を記載するという点も違います。
領収書とレシートの記載内容の違いをまとめると次のようになります。
| 領収書 | レシート |
| 発行年月日 | 発行年月日 |
| 宛名 | - |
| 「記載金額を領収した」という文言 | - |
| 取引金額（合計） | 取引金額（品目ごと） |
| - | 全商品の名称・個数 |
| 但し書き（用途） | - |
| 発行者名（社名）・住所・担当者名 | 発行者名（社名）・住所・担当者名 |
| 社印・担当者印 | - |
| 収入印紙の貼付 （合計額が5万円を超える場合のみ） |
収入印紙の貼付 （合計額が5万円を超える場合のみ） |
レシートは領収書の代わりになることが多い
提出先の経理上のルールで必ず領収書が必要といった場合を除き、基本的にレシートを領収書の代わりとして利用することも可能です。税法上は領収書とレシートに違いはなく、どちらも「金銭の受取書」に該当します1。
また、2023年に始まったインボイス制度により、仕入税額控除を受けるには、適格請求書発行事業者から発行されたインボイス（適格請求書）の保存が必要です。このインボイスにはレシートや領収書も含まれます。適格請求書発行事業者の中でも、小売業、飲食業、旅行業、タクシー業などの業種については、受け取る相手の宛名が入っていない簡易的なインボイス（適格簡易請求書）でも問題ないとされています2。
ただし提出先が、購入品の内訳が必要な場合はレシート、宛名・押印による信頼性が必要な場合や高額の場合は領収書、と状況に応じて使い分けるケースもあります。そうした提出先ごとの事情や違いも踏まえ、お客さまからの求めに応じてレシートか領収書のいずれかを渡しましょう。
なお、領収書とレシートという2種類のフォーマットを用意するのは日本の商慣習であり、海外の店舗では1種類に統一されているという違いがあります。英語の「receipt」は領収書とレシートの両方を意味する言葉であり、海外とお客さまとの取り引きでは1枚の「receipt」だけで事足ります。
領収書が求められる理由
そもそも領収書は、商品・サービスの取り引きにおいて金銭の授受があったことを証明する目的で発行する書類です。つまり領収書は、お客さまが正しい金額を支払い、発行者が間違いなくその金額を受領したことを証明します。
領収書を要するケースの多くは、所属組織などにおける経費精算、確定申告、税務調査のための備えを目的としています。レシートで代用が可能な場合でも、金額の大きさや利用頻度などによっては、宛名入りの領収書が求められることがあります。
レシートや領収書を発行する時の3つの注意点
レシートと領収書の作成・発行の際は、三つの注意点に気を付ける必要があります。よく理解したうえでスタッフへの指導を徹底し、ミスを回避しましょう。
(1) レシートと領収書の二重発行はできない
レシートと領収書は、どちらか一方しかお客さまに渡すことはできません。両方を渡してしまうと、たとえば提出先で経費の二重計上などのトラブルにつながる可能性があるためです。
万が一、お客さまが同一会計でレシートと領収書を両方もらい、別個の経費分として意図的に二重に精算する不正を行った場合、発行者側も不正への加担を疑われる可能性があります。こうした不正に巻き込まれないためにも、領収書を発行する場合はレシートを発行者側で回収し、必ずどちらか一方だけをお客さまに渡しましょう。
領収書を無くしたとして再発行を求められることもあるかもしれません。その際の対応については、「領収書を紛失したら、再発行は可能？経費で落とせなくなる？」で詳しく解説しています。
(2) 金額が5万円以上の場合はどちらも収入印紙が必要
会計金額が5万円以上かつ現金払いで、紙のレシートや領収書を発行する場合、規定額の収入印紙を貼付する必要があります1。ポイントは、領収書だけでなくレシートにも収入印紙が必要という点です。
収入印紙とは日本政府が発行する証票で、領収書やレシートに貼るのは課税文書を発行する際にかかる印紙税を収入印紙で納めるためです。収入印紙を貼ったら、社印や担当者の印鑑などで忘れずに消印を押しましょう。必要にもかかわらず収入印紙を貼らなかった場合は印紙税の未納となるため、「過怠税」として規定の収入印紙の金額の3倍が徴収されます3。
なお、次のいずれかの条件に一つでも当てはまる場合は収入印紙の貼付は不要です。
- 会計金額が5万円未満の場合
- クレジットカードなどキャッシュレス決済の場合
- レシートや領収書を紙でなくデジタルで発行する場合
まとめると、収入印紙が必要なのはあくまで「5万円以上、現金払い、領収書またはレシートを紙で発行」という条件が重なる時です。収入印紙は郵便局やコンビニエンスストアなどで購入できるので、用意しておくのがおすすめです。
(3) どちらも保存義務がある
紙で領収書を発行する場合、複写式の領収書に金額などを書き込めば転写されて控えが残ります。店舗では、この控えを帳簿と一緒に一定期間にわたり保存することが法人税法または所得税法で定められています。
控えを保管する必要があるのはレシートも同じです。一般的なレジの場合はレシートが印字されるのと同時にジャーナルが印字され、控えとして残るので、これを帳簿と一緒に保管します。デジタルデータとして控えが残る場合も同様です。
領収書やレシートの控えの保存期間は次の通りです。
| 区分 | 控えの保存期間 |
| 法人4 | 7年〜10年 |
| 個人事業主5 | 5年〜7年 |
なお、保存期間を数える場合の起点となる日は領収書やレシートの発行日ではなく、「事業年度の確定申告書の提出期限」の翌日から起算します。
また、消費税法により、適格請求書発行事業者は、法人か個人事業主かに関係なく、発行したインボイスの控えを7年間保存することが求められています6。
保存期間については適用される法律が複数あることから、不明点がある場合はお近くの税務署に問い合わせることをおすすめします。
領収書の正しい書き方
対面型のビジネスでもネットショップでも、「領収書をください」とお客さまから求められたら、手書きまたは印字の領収書を発行します。記載内容が違っていると領収書が無効になったり、不正につながったりするリスクも考えられます。領収書の書き方を理解し、いざという時に慌てないよう備えておきましょう。
宛名は略さずに記載する
宛名が法人の場合、「株式会社◯◯」など正式名称を記載します。省略をしたり、「株式会社」の位置を間違えたりしないよう、注意しましょう。
また、法人・個人のいずれの場合でも、宛名を「上様」と記載するのは望ましくありません。必ずしも違法ではないものの、領収書の用途によっては「上様」と記載された領収書は無効になることもあります。そうしたリスクを踏まえ、宛名は略式にせず正式名を記載するのが理想的です。
発行日は年・月・日を正確に記載する
領収書において発行年月日の記載も大切な要素です。ポイントは「2024年」を「24年」などと数字を省略せず、正しく記載することです。手書きの場合は読み間違いが生じないよう、丁寧に書くことも重要といえます。
なお、発行年については西暦と和暦のどちらを使っても構いません。ただし英文で発行する場合は必ず西暦を使います。
英語で年月日を記載する時は、一例として「2024年7月31日」の場合、次のように記載します。
- イギリス式……「31 July 2024」
- アメリカ式……「July 31, 2024」
英文の「receipt」の発行方法に迷ったら、テンプレートなどを使用するのも良い方法です。
金額には不正防止のため「−」や「¥」を記載する
手書きの領収書では、受け取った人や提出先による改ざんなどを抑止するために、金額の数字を書き換えられることがないよう次の記号や文字などを記載します。
- 数字の先頭（左側）に「￥」のマーク、または「金」と記載
- 数字の後（右側）に「−」か「※」のマーク、または「也」のいずれかを記載
- 金額の数字は3桁おきにカンマで区切る
こうすることで、後から数字に手を加えることが難しくなり、不正防止に効果的です。
但し書きはできるだけ具体的に記載する
領収書の金額の下などに記載する「但し書き」は購入した「品目」を表し、金額が何に対して支払われたかを説明するものです。「◯◯代として」という書き方をするのが一般的で、「として」と入れることで改ざん防止にもなります。
よくある但し書きの記載例は次の通りです。
- タクシー代として
- 飲食代として
- 事務所清掃代として
- 手土産の花代として
- チラシ印刷代として
但し書きに「品代」「お品代」と記載するケースもありますが、具体的な品目が分からないためできれば避けたいところです。但し書きについては、「但し書きとは？領収書における正しい書き方、役割と法的効力」の記事でも解説しています。
（インボイス制度対応の場合）必要な記載事項を載せる
インボイス制度（適格請求書等保存方式）の登録事業者が領収書を発行する場合は、書き方に注意が必要です。具体的には、次の内容を記載します。
- 異なる税率（8％、10％）ごとに合計した消費税額と適用税率
- 発行者の適格請求書発行事業者の登録番号
これらの記載をすることで、お客さまはインボイス制度に基づく仕入税額控除を受けることが可能になります。
発行者の情報を明記する
領収書をどこの誰が発行したかを明らかにするために、発行者の「住所」と「正式名称」を必ず記載します。手書きや印字でなく、住所・名称入りの社印でも問題ありません。
領収書に誤りがあった場合はどうすればいい？
もし領収書を発行してすぐに記載内容に間違いが発覚した場合は、その場で訂正が可能です。但し書きなどの小さなミスであれば二重線と訂正印で訂正した領収書をお客さまに渡して問題ありません。
ただし、発行日、宛名、金額の誤りや訂正は相手に失礼であるだけでなく、訂正を加えても書類の信頼性の面で不安を感じさせる可能性もあります。そのため、誤りのある領収書を確実に破棄し、新たに作成すると安心です。
また、領収書発行より後日にお客さまから誤りを指摘された場合、再発行することも可能です。ただし、領収書の再発行は二重発行などの不正を疑われるリスクもはらんでいるため、次のような慎重な対応を要します。
- 誤りのあった古い領収書を返却してもらう
- 新しい領収書の備考欄に「再発行」と記載する
- 再発行の経緯・日付などの証明を記録として残しておく
いずれの場合も、誤りがあったことをお客さまに丁寧にお詫びし、再発防止に努めましょう。
コストと手間を減らせる！レシートは電子発行がおすすめ
領収書の扱いについて理解したところで、より扱う機会の多いレシートについてもミスや非効率の削減方法を考えてみましょう。
紙のレシートを発行する場合、感熱紙への印字が消えやすい、お客さまから受け取りを断られることがある、発行にコストや手間がかかるなど、多くの課題が存在します。こうした課題をひと息に解決する手段として、レシートの電子発行がおすすめです。お客さまのスマートフォンなどで受け取れる電子レシートを送れば、紙のレシートの煩わしさから解放されるだけでなく、会計時間の短縮にもなり、双方にとってストレスフリーといえます。
店舗におけるレシートの電子発行のメリットや、紙で発行する場合との違いを見ていきましょう。
5万円以上でも収入印紙は不要
会計金額5万円以上のレシートに収入印紙が必要なのは、あくまでも紙のレシートの場合です。同じ金額でも電子レシートなら印紙税が発生しないので、節税効果があります。
コストが削減できる
印紙税だけでなく、紙のレシート発行にかかっていた専用のロール紙のコストを削減できることも電子レシートのメリットです。
保存の手間を減らせる
ジャーナルやインボイスに該当するレシートの控えは、最長で7年間の保管が義務付けられています。レシートの電子化に伴って控えも電子化すれば、場所を取る紙の控えを管理する手間がゼロになります。もちろんお客さまにとっても、紙のレシートを管理する必要がなくなることがメリットです。
自動化で人的ミスを軽減できる
お客さまへの渡し忘れといった人為的なミスが起こりやすいのが紙のレシートのデメリットです。しかし、電子レシートならお客さまのスマートフォンなどに確実に届き、自動で保管されます。
データの検索や活用が可能になる
紙のレシートの控えから過去の特定の売上データを探し出すのは困難ですが、レシートの電子化に伴ってデータがデジタル化されれば、自動でデータの集積ができます。集積されたデータは検索・分析などがしやすく、売り上げや時間帯などの情報をマーケティング施策に簡単に活用できるようになります。
加えて、紙のレシートに印字するセールやキャンペーン情報、クーポン券なども、電子レシートならお客さまがスマートフォンから確認できます。紙のように紛失する可能性がないので、より高い施策効果が期待できます。
環境への取り組みをアピールできる
紙のレシートをやめて電子レシートに移行することで、資源を大切にすることに貢献できます。地球環境のためにも、レシートの電子発行は意義のある取り組みといえます。
Squareなら無料で電子レシートを発行できる！
SquareのPOSレジを使うと、無料で電子レシートを発行できます。ここではその特徴や、発行方法を簡単に紹介します。
SquareのPOSレジから利用が可能
電子レシートを発行するには、SquareのPOSレジを利用します。Squareには3種類のPOSレジがあり、業種問わず使えるSquare POSレジは、iOSとAndroidのどちらにも対応した無料のアプリです。手持ちのスマートフォンやタブレットにダウンロードして使います（※）。また、業種に特化したSquare リテールPOSレジとSquare レストランPOSレジでも、電子レシートの発行は可能です。
どのPOSレジも、Squareの決済端末と連携して使うことができます。
※Square ターミナルとSquare レジスターにはSquare POSレジが搭載されているため、ダウンロードは不要です。
電子レシートのカスタマイズが可能
電子レシートに表示される内容を店舗に合わせて追加・編集できます。カスタマイズできる内容は、以下のとおりです。
- 店舗のロゴ
- レシートの上部に表示されるバナーの色
- 電話番号などの連絡先情報
- 店舗・事業者の住所
- 返品のルール
など
そのほか、お知らせやキャンペーンに関するテキストの追加・編集も可能です。
詳しい設定方法については「Squareのレシートをカスタマイズする」の記事をご確認ください。
電子レシートの送信が簡単
電子レシートは簡単に送信できます。POSレジでは会計が終わると、以下の画面が自動的に表示されます。
メールまたはSMSをタップして、お客さまのメールアドレスまたは電話番号を入力すると、電子レシートが送られます。
電子レシートは再発行ができる
お客さまから「電子レシートを再発行してほしい」と希望を受けた場合は、該当する取引をPOSレジ内から選択すると、再発行できます。
POSレジによっては一定期間の取引情報しか保存されないこともありますが、Squareならそうした制限なく、数カ月前でも数年前でも決済を受け付けた日まで遡ることができるため、急な要望にも対応しやすいでしょう。
ビジネスオーナーは領収書とレシートの違いを理解したうえで、それぞれに適した準備や対応をする必要があります。領収書とレシートの発行は慣れてしまえば簡単な業務ですが、ぜひ作業の効率性やコストにも着目し、ビジネスにプラスの効果をもたらすよう取り組んでいきましょう。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2024年7月15日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。