電子領収書とは?​メリットや​導入の​ポイントを​ご紹介

データで​取引を​管理する​電子領収書は、​作成・保管の​手間​軽減、​コスト削減、​業務効率化などが​期待できます。​また、​2022年1月には​国税書類の​電子保存に​ついて​定めた​電子帳簿保存法の​要件が​大幅に​緩和されます。

この​記事では、​電子領収書の​概要と​導入の​メリットを​紹介するとともに、​活用する​際に​注意したい点、​導入までの​流れと​効果的な​実施ポイントに​ついてまと​めました。

目次



電子領収書とは

電子領収書は、​電子​(デジタル)​データ化された​領収書を​指します。

電子領収書には、​はじめから​電子データと​して​作成された​ものと、​紙への​出力や​手書きで​発行した​ものを​スキャンまたは​写真に​撮って​電子データに​した​ものが​あります。

電子データで​あれば​何でも​電子領収書と​認めて​もらえる​わけでは​ありません。​まずは、​どんな​ものが​電子領収書と​して​有効に​なるのかを​みていきましょう。

領収書の​電子化が​認められるには

領収書を​含む国税書類の​電子保存に​ついて​定めているのは、​国税に​関わる​「電子帳簿保存法」​(電子計算機を​使用して​作成する​国税関係​帳簿書類の​保存方法等の​特例に​関する​法律)と​いう​法律です。

電子帳簿保存法では、​電子で​保存できる​ものを​大きく​「帳簿」と​「書類」に​分けています。​領収書は​「書類」に​相当します。​また、​電子データと​して​保存する​方法と​しては​「電磁的記録に​よる​保存」、​「スキャナ保存」、​「COM​(マイクロフィルム)に​よる​保存」が​あります。

電子データと​して​認められる​ためには、​誰でも​すぐ​確認でき、​改ざんする​ことのない​状態で​保管する​ことが​求められます。​詳細に​ついては​個別の​帳簿や​書類に​よって​定めが​ありますが、​大きな​方針と​しては​「真実性の​確保」​「可視性の​確保」と​いう​2点に​注意が​必要です。

参考:電子帳簿保存法の​概要​(国税庁)

電子帳簿保存法の​改正で​要件が​大幅に​緩和

電子帳簿保存法は、​1998年の​施行以来、​情報化や​電子化の​実情に​合わせて​改正を​重ねています。

元来、​国税関係の​帳簿・​書類は​紙で​保存するのが​原則でした。​電子帳簿保存法の​登場に​より​電子データでの​保管が​可能に​なりましたが、​1998年当初は​一貫して​電子データと​して​作成した​ものだけが​認められるなど、​電子化の​要件は​厳しい​ものでした。

その後、​電子帳簿保存法は​少しずつ​要件が​緩和されていきます。

2005年:紙の​帳票も​スキャンして​データ化する​ことが​認められる
2015年:領収書と​契約書に​関する​スキャナ保存の​金額の​上限が​撤廃される
2016年:スキャナ以外に​デジタルカメラや​スマートフォンなどでの​撮影が​認められる
2020年:クラウドシステムなどの​サービス利用が​認められる

そして、​2022年1月​1日に​施行される​改正では、​税務署長への​事前申告が​不要になったり、​スキャナ保存の​タイムスタンプの​付与期限が​緩和されたりなど、​大幅に​要件が​変更される​ことに​なりました。​ただし、​電子領収書や​クラウド請求書など、​電子データで​受け取った​書類は​紙に​印刷して​保存するのではなく、​電子データの​まま​保存しなければいけないなど、​要件が​厳しくなった​点も​あるので​注意が​必要です。

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電子領収書を​導入する​メリット

デジタル化社会の​実態に​合わせ、​電子データでの​帳簿・​書類は​かなり​保管しやすくなってきています。​ここからは、​電子領収書を​導入した​場合に​どのような​利点が​あるのかに​ついて​紹介します。

印刷・印紙代・送付コストが​減らせる

電子領収書の​導入に​よって​最も​効果を​感じられるのが​手間や​コストの​削減でしょう。​特に、​印刷代や​用紙代は​必要なくなりますし、​物理的に​送付する​費用も​人員コストも​かかりません。

また、​一定額以上の​取引に​より​紙面で​領収書を​発行する​場合、​収入印紙の​貼付が​印紙税法上定められていますが、​電子的に​発行された​領収書は、​印紙税の​課税対象となる​文書とは​みなされないと​解釈されており、​電子領収書は​取引金額に​かかわらず​印紙を​必要と​しません。

管理コストが​減らせる

領収書は、​原則と​して​事業年度の​確定申告書の​提出期限の​翌日から​7年​(法人で​欠損金の​繰越控除の​適用を​受ける​場合は​10年)​保存する​ことが​義務付けられています。

領収書の​管理の​ために、​年度ごと​・月次別などわかりやすく​整理した​ファイルを​保管する​スペースが​必要で、​劣化や​紛失を​回避する​管理コストが​かかります。

この点、​電子領収書で​あれば、​物理的な​スペースは​必要ありません。​バックアップが​きちんと​していれば、​劣化や​紛失の​心配もないでしょう。

参考:帳簿書類等の​保存期間​(国税庁)

経理処理の​コストが​減らせる

紙の​領収書は、​受け取った​領収書を​整理し、​とりまと​めて​ファイリングする​経理処理にも​手間が​かかります。​また、​自社から​領収書を​発行する​際の​書類作成・印刷・発送などにも​人の​手が​必要です。

領収書の​経理処理は​取引相手の​タイミングに​合わせて​随時必要になる​ため、​1回ごとの​手間や​時間は​小さくても、​積み重なると​拘束される​人的コストは​大きくなります。​また、​金額を​扱う​重要な​作業の​ため、​専任の​人員を​配置したり、​チェック体制を​とったりなど、​経営的にも​大きな​影響を​与えているでしょう。

電子領収書のしくみを​導入し、​電子データを​効率的に​展開していく​ことに​より、​このような​手間を​最小限にし、​業務効率化が​図れるでしょう。

人的ミスを​減らせる

手​書きや​手入力に​よる​経理処理の​手間が​減ると、​誤記載などの​人的ミスも​大幅に​軽減する​効果が​期待できます。

たとえば、​1度の​入力で​見積書・納品書・請求書・領収書が​発行できる、​入金処理が​行われた​とき​連動して​領収書が​発行できるなど、​自動的に​データが​各書類へ​つながるシステムで​あれば、​転記ミスを​起こさずに​済みます。

また、​経費の​精算が​必要な​領収書の​処理も、​各従業員が​レシートや​領収書を​受け取った​その場で​スマートフォンを​使って​写真を​撮って​システムに​保存する​仕組みを​構築すれば、​負担も​少なく​着実に​処理を​促す​ことができます。​承認・​確認や​その後の​処理でも​ミスを​誘発する​要素を​軽減する​ことができるでしょう。

長期保存や​検索が​しやすくなる

紙の​領収書は、​日焼けや​退色などの​劣化が​避けられません。​また、​7年から​10年と​長期の​保存には​リスクが​つきものです。​担当者が​異動して​置き​場所が​わからなくなったり、​管理ミスに​よる​破損や​紛失が​生じたりする​恐れも​あります。

この点、​電子データは​時間に​よって​データが​劣化する​ことはなく、​ハードウェアや​システムが​入れ替わっても​取り込んで​活用できる​形式で​保存されていれば​いつでも​取り出す​ことができます。

データを​クラウドシステム上などで​管理しておけば、​いつでも​どこでも​すぐに​確認でき、​年度別、​日付別、​取引先別など、​データの​検索性にも​優れています。

データの​活用が​可能となる

電子データに​なっていると、​必要な​領収書を​探し出す検索性だけでなく、​積み重なれば​取引の​データ分析にも​活用できるようになります。

たとえば、​各部署で​個別に​支払っている​経費の​データの​動向から、​いつごろ・どのような​出費が​多いかの​傾向を​つかみ、​年度内で​まと​めて​手配して​効率化を​図る​ことができるようになるかもしれません。

また、​手作業で​領収書を​発行する​場合だと​集計に​時間が​かかりますが、​電子データで​あればリアルタイムで​集計できる​ため、​売り上げに​応じた​在庫や​人員の​手配などが​タイミングよく​行えるようになります。

環境への​配慮を​アピールできる

取引には​必ず​相手が​あります。​お客様が​電子取引を​導入しすでに​効率化を​図っている​場合、​電子領収書に​対応できなければ、​次第に​競争力を​失うかもしれません。

また、​近年の​SDGs​(持続可能な​開発目標)​や​サステナブルな​社会の​実現と​いった​視点から、​取引先では​ペーパーレスが​推奨されている​場合も​あります。​心理的な​印象に​おいても、​電子データ化の​推進の​姿勢を​みせる​ことは​有効と​いえるでしょう。

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電子領収書を​導入する​前に​注意したい​ポイント

メリットばかりの​電子領収書のようですが、​電子化されれば​よいわけではないため、​導入前に​あらかじめ電子化した​場合に​気を​つけて​おきたい​ポイントも​あわせてみて​おきましょう。

電子化が​認められる​要件に​気を​つけて

まず​気を​つけたいのは、​電子領収書だと​法的に​認められる​状態で​データを​保管する​必要が​あると​いう​点です。​電子化が​認められる​要件には、​次の​2点を​クリアする​必要が​あります。

真実性の​確保:訂正・削除履歴や、​関連する​他の​書類との​相互の​関連性を​確認でき、​システムの​操作説明書や​事務処理マニュアルを​備え付ける​こと
可視性の​確保:ディスプレイや​プリンターに​よる​出力など、​記録した​内容が​誰でも​確認でき、​日付や​金額などで​検索が​可能な​状態に​なっている

具体的な​実施方法は​書類に​よって​異なる​ため、​個別に​確認しましょう。

領収書は、​発行時も​受領もさまざまな​従業員が​携わります。​一人​ひとりが​ルールを​守らず、​電子化が​中途半端だったり間違っていたりすると、​かえって​混乱し、​手間や​コストが​増えてしまいます。​電子データ化する​際には、​運用しやすい​システムを​検討するとともに、​わかりやすい​マニュアルや​研修などの​フォローを​行う​ことも​重要です。

参考:電子帳簿保存法上の​電子データの​保存要件​(国税庁)

電子データの​安全性や​セキュリティーに​配慮して

電子化の​過程では​リスク管理への​配慮は​忘れずに​行いましょう。​入力ミスに​対する​チェック体制は​もちろんの​こと、​データの​安全性や​セキュリティー対策にも​注意が​必要です。

端末や​システムの​不具合が​あると​処理や​管理が​スムーズに​いかず、​通信環境が​整っていない​ところでは​データの​統合も​取引先との​やりとりも​難しくなるでしょう。

バックアップデータも、​適切な​保管方法でないと​消失の​おそれが​あります。​また、​セキュリティー対策が​おろそかだと、​情報漏えいなどが​発生し、​売り上げだけでなく​社会的な​信用を​失う​可能性も​あります。

導入や​運用に​かかる​コストにも​注意して

電子化に​伴って​導入される​システムや​ハード備品の​コストも​考慮しておく​必要が​あります。​領収書発行の​ために​専用の​会計ソフトや​アプリなどを​組み込んだり、​専用の​機器類を​新たに​購入したりする​必要が​あると、​初期費用が​大幅に​かかるでしょう。

また、​操作が​特殊だったり​専門的な​知識が​必要な​システムだったりすると、​従業員が​行う​日常業務の​延長で​作業する​わけに​いかず、​専門の​人員を​雇う、​外部委託するなど、​結局​コストが​増大しかねません。
領収書に​限らず、​取引を​電子化する​際には、​初期費用と​運用コストの​両面から​適切な​システムを​検討する​必要が​あります。

電子領収書を​うまく​導入する​ために​やるべき​こと

本格化する​電子データ化を​前に、​ストレスのない​導入を​行う​ために​あらかじめ​行って​おきたい​ポイントを​まと​めました。

業務の​流れ・しくみを​把握する

まずは、​自社の​業務フローの​棚卸しから​始めましょう。​従業員の​ヒアリングや​現場の​状況を​確認しながら、​次のような​6W1Hの​項目を​整理して​業務の​流れと​役割分担を​洗い出し、​その中で​取引に​関する​どのような​データが​関係しているのかを​明らかに​していきます。

Who:どの​部署が
Where:どこで
Why:なんの​ために
How:どのような​作業を​行い
When:いつの​タイミングで
What:どのような​形に​して
Whom:どの​部署へ​引き渡すか

電子データ化した後の​運営を​意識する

業務の​流れが​明らかに​なれば、​その​流れに​最適な​システムを​組み上げていく​ことに​なりますが、​具体的な​システム選定に​入る​前に​もう​一つ、​導入後の​イメージを​しっかりと​検討しておく​必要が​あります。

電子処理システムは、​あくまでも​経営を​サポートする​効率化の​ツールです。​システムを​入れさえすれば​問題が​解決する​わけでなく、​かえって​課題を​増やしてしまうかもしれません。

次のような​運営上の​懸念事項を​想定し、​導入後すぐに​フォローできるよう、​周知・教育の​方法や​操作練習などの​スケジュールを​組み込んで​導入プランを​たてましょう。

紙から​電子データへの​移行中の​取り扱いルール
システム・データの​運用方法、​トラブル時の​対応方法
情報の​取り扱いの​意識、​データ改​ざんや​情報漏えいなど問題発生時の​責任の​所在

システム・ツールを​選択する

導入に​あたっての​検討内容を​ふまえつつ、​自社に​最適な​システム・ツールを​選定しましょう。

紙での​出力を​効率化する​シンプルな​ものから​会計処理を​すべて​一元化できる​専門の​システムまで、​さまざまな​システム・ツールが​あります。​いく​つか​比較し、​具体的な​運営を​イメージしながら検討を​すると​よいでしょう。

システム導入を​検討している​あいだも​日々の​業務を​ストップさせる​わけには​いきません。​従業員の​負担を​少なく​しつつ​自然な​導入を​図るなら、​現在の​日常業務で​用いられる​範囲から​少し​ずつ広げて​浸透させていける​ツールが、​効率化への​最短の​近道と​いえます。

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執筆は​2021年12月13日​時点の​情報を​参照しています。​当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。​Photography provided by, Unsplash