電子領収書とは?電子化のメリットや電子帳簿保存法改正について解説

取引をデジタルで​管理する​電子領収書は、​作成・保管の​手間​、​コスト、​業務効率化などの面で多くのメリットが​期待できます。この記事では、​電子領収書とは何か、2024年から電子帳簿保存法により完全義務化された電子取引データのルールに加え、電子領収書を導入するメリットとデメリット、そして電子領収書を管理するクラウド型サービスの有効性について解説します。

目次


電子領収書とは

電子領収書とは、​電子​(デジタル)​データ化された​領収書を​指します。

始めから​電子データと​して​作成された領収書だけでなく、印刷や​手書きの領収書を​スキャンしてPDF化したものまたは​写真に​撮って​電子データ化したものも、電子領収書と呼ばれます。例として、紙で発行された領収書のスキャンデータや、ECサイトからダウンロードしたPDFの領収書などが電子領収書に該当します。

電子帳簿保存法における電子領収書の保存要件

電子領収書の保存に関しては電子帳簿保存法で定められています。

電子帳簿保存法は、領収書を​含む国税書類や帳簿の​電子保存に​ついて​定めた法律です。​1998年の​施行以来、​情報化や​電子化の​実情に​合わせて​改正を​重ねています。

電子領収書などの​電子データを​保存する​方法は、次の3通りが認められています1

電子帳簿・電子書類:電子的に作成した帳簿や書類を電子データのままで保存すること。
スキャナ保存:紙で作成した、あるいは受け取った書類をスキャンして保存すること。自社・自店舗が発行した紙の領収書の控えも含まれる。
電子取引:電子的に受け取った取引情報をデータで保存すること。データで受け取った領収書、あるいは自社・自店舗がデータで発行した領収書の控えも含まれる。

2024年からの義務化内容

①電子帳簿・電子書類と②スキャナ保存は任意ですが、電子帳簿保存法の改正により、③電子取引は2024年から完全義務化されました。以前はメールに添付されてきた電子領収書を紙に印刷して保管することも認められていましたが、2024年以降は「電子データとしての保存」が必須です。

電子データは、次の3点のルールに従って保存する必要があります2
1) 改ざん防止措置(タイムスタンプなど)をとっている
2) データを確認できるよう、ディスプレイやプリンターがある
3) 取引年⽉⽇、取引⾦額、取引先の3項目で検索できるようになっている

電子取引をした書類の電子データ保存の義務化は、領収書だけでなく注文書、契約書、送り状、⾒積書、請求書などにも適用されています。違反には罰則も設けられているため、必ず正しく保存しましょう。

いずれも保存期間は、個人事業主では5年から7年、法人では7年から10年です。

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電子領収書を導入するメリット

​電子領収書を導入すると、人的ミスの抑止やペーパーレス化による環境配慮にとどまらない多くのメリットがあります。コスト、業務効率、データ保存、データ活用の4点について理解を深めましょう。

コストが削減できる

電子領収書の​メリットを最も​感じられるのが​、コストの​削減です。​印刷代や​用紙代に加え、物理的に​郵送する​費用や​人員コストも​かかりにくいのが特徴といえます。

紙の場合は安全に保管するためのキャビネットやファイル、そしてスペースの確保にもコストがかかります。電子領収書の場合は、無料または安価なクラウド型サービスなどを保存に利用できる点もポイントといえます。

経理業務の効率が上がる

紙の領収書の場合は、​年度ごと​・月次別などわかりやすく​整理してファイリングする、​劣化や​紛失を​回避する​ために点検するといった経理作業に時間を要します。一方、電子領収書なら​正しい方法でデータを保存していれば管理は簡単で、劣化や​紛失の​心配もないため、業務負担が減ることがメリットです。

長期保存や検索がしやすくなる

法人の場合、領収書は税法上、​原則と​して​事業年度の​確定申告書の​提出期限の​翌日から​7年​(法人で​欠損金の​繰越控除の​適用を​受ける​場合は​10年)​保存する​ことが​義務付けられています。

しかし、紙の​領収書は​日焼けや​退色などの​劣化が​避けられません。​また、​7年から​10年と​長期の​保存には、​担当者の​異動による​保管​場所の引き継ぎミスや、​管理上の過失に​よる​破損や​紛失の​リスクも伴います。

その点、​電子領収書は​時間に​よって​データが​劣化する​ことはなく、​ハードウェアや​システムが​入れ替わっても​取り込んで​活用できる​形式で​保存されていれば​いつでも​取り出す​ことができます。

特に、電子領収書を​クラウドシステム上などで​管理しておけば確認は簡単で、​年度別、​日付別、​取引先別など、​データの​検索性にも​優れています。

データの活用が可能となる

電子領収書は紙の領収書と違い、​​取引​データのスピーディーな分析にも​活用できます。たとえば、​各部署から集まってくる経費の​電子領収書の​動向から、1年の中で​いつごろ・どのような​出費が​多いかという​傾向がつかめます。

また、​領収書を​発行する際も手作業だと​集計に​時間が​かかりますが、​電子領収書で​あればリアルタイムで​集計できます。​売り上げに​応じた​在庫・​人員の​手配などの最適化に役立つデータが得られることも、電子領収書を導入するメリットです。

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電子領収書を導入する際の注意点

​電子領収書の導入前に、​電子化にあたって​気を​つけて​おきたい​ポイントも​併せて理解しておきましょう。

データの取り扱いに配慮する

電子領収書の導入の​過程では、​リスク管理への​配慮が不可欠です。入力ミスに​対する​チェック体制は​もちろんの​こと、​データの​安全性や​セキュリティー対策に注意し、データの改ざんができない仕組みになっていることも確認しましょう。

また、電子領収書をパソコンなどで作成する際やメールで送信する際には、端末やシステムの不具合があると処理や管理がスムーズに進みません。通信環境が整っていないと、送ったはずの電子領収書が送れていない、保存が正しくできていない、といったトラブルにつながることもあります。

電子領収書の保存においても、データ消失や​情報漏えいなどの問題が​発生すれば、​売り上げだけでなく​社会的な​信用にも影響します。そのため、セキュリティー面の安全性が高いクラウドシステムを使うなどの対策が必要です。

初期費用や運用コストを検討する

電子領収書の導入に伴う​、システムや​ハード備品の​コストも​考慮する​必要が​あります。電子​領収書発行の​ために​専用の​会計ソフトや​アプリなどを​契約したり、​専用の​機器類を​新たに​購入したりする場合は、​初期費用や利用手数料を事前に確認しましょう。

また、​電子領収書のためのシステムや機器の操作が複雑な場合、​従業員の作業時間への影響も考えられます。トレーニングをする、​専門の​人員を​雇う、​外部委託するなど、コストも含めた検討が必要です。操作性がシンプルで使いやすいシステムを選ぶというのも一つの選択肢でしょう。

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まとめ

電子領収書は、保存期間や保存方法などにいくつかの注意点が存在します。セキュリティーや検索性に優れたクラウド型サービスなどを活用することで、コストにも配慮しながら電子領収書を導入することが可能です。電子領収書のメリットとデメリットを理解した上で、Squareの​ように無料で​使える​​サービスを​活用しながら、​領収書の​電子化に​取り組んで​みては​いかがでしょうか。


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執筆は2021年12月13日時点の情報を参照しています。​2025年5月1日に​記事の一部情報を​更新しました。​当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash