保存義務有り!​領収書の​電子データ化の​すすめ

※本記事の​内容は​一般的な​情報提供のみを​目的に​して​作成されています。​法務、​税務、​会計等に​関する​専門的な​助言が​必要な​場合には、​必ず​適切な​専門家に​ご相談ください。

事業を​展開していく​上で、​領収書を​発行したり受け取ったりする​場面は​多いのではないでしょうか。​領収書とは、​商品や​サービスの​取り​引きに​おいて、​代金の​受取人が​支払者に​対して​金銭を​正式に​受け取った​ことを​証明する​ために​発行する​重要な​書類です。​領収書が​無いと、​確定申告や​決算時に​経費と​して​認めて​もらえない​場合が​あります。

領収書は、​請求書や​契約書と​同様に、​取引を​証明する​重要な​書類である​「証憑書類」に​該当します。​証憑書類は、​法律で​一定期間の​保存が​義務付けられており、​勝手な​判断で​処分を​する​ことができません。​領収書は​帳簿書類に​分類され、​原則7年の​保存が​義務付けられています。

帳簿書類等の​保存期間及び保存方法​(国税庁)

税務調査が​入った​場合、​領収書の​提示を​求められる​ことも​あるので、​いざと​いう​時に​すぐに​該当書類が​出せるように​管理を​徹底しておく​必要も​あります。

しかし、​取り引きの​度に​発行される​領収書の​全てを​何年も​保存するとなると、​膨大な​量の​書類を​保管する​場所の​確保や​煩雑化する​管理に​手間暇が​取られてしまい、​経営の​本来の​目的である​事業拡大に​注力できなくなってしまいます。​特に​資金面や​人員面に​余裕が​無い​小規模企業や​個人事業主に​とっては​大きな​負担に​なるのではないでしょうか。

このような​現状を​受け、​近年では、​各事業に​おける​経理業務の​負担軽減を​目的に​法的要件を​緩和する​動きが​見られています。

スキャナ保存制度

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電子帳簿保存法は、​“情報化社会に​対応し、​国税の​納税義務の​適正な​履行を​確保しつつ納税者等の​国税関係​帳簿書類の​保存に​係る​負担を​軽減する​等”​(第一条)を​目的と​して​1998年に​施行されました。​この​法律の​制定に​より、​それまで​紙で​記録してきた​国税関係​帳簿に​関する​情報を​電子データで​作成・保存できるようになりました。

2005年には、​同法律の​一部改正を​機に​「スキャナ保存制度」が​制定され、​事前に​所轄税務署長などの​承認が​あれば、​一定の​要件に​従って​帳簿書類を​電子データに​変換して​保存する​ことが​認められるようになります。​従って、​電子データ化した後の​原本書類は​廃棄する​ことが​可能に​なりました。

しかし、​この​「一定の​要件」とは、​多くの​事業者に​とって​現実的な​ものでは​ありませんでした。​スキャナ保存が​認められている​領収書を​含む帳簿書類の​記載金額は​三万円未満の​ものに​限られ、​読み取りには​原稿台と​一体型である​スキャナ装置を​使わなければならないなどの​制限が​ありました。​他にも、​読み込み時の​色や​サイズに​関する​細かな​要件や​電子署名の​付与などの​厳しい​制約が​あり、​スキャナ保存制度の​2015年時点での​適用件数は、​国税庁が​実施した​統計では、​わずか​152件にとどまりました。

二年連続で​改定された​電子帳簿保存法

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その後、​2015年、​2016年と​二年続けて​税制改正が​実施され、​帳簿書類の​スキャナ保存に​関する​要件は​大幅に​緩和されました。

まず、​スキャナ保存が​認められている​対象書類の​記載金額の​制限が​撤廃されました。​三万円以上の​領収書や​契約書でも、​適正事務処理要件を​満たしていれば​スキャナ保存が​できるようになりました。​記載金額に​関わらず、​ほぼ全ての​領収書が​スキャナ保存の​対象と​なりました。​これに​より、​スキャナ保存が​できる​領収書と​そうでない​ものとに​分ける​作業の​必要が​無くなりました。

適正事務処理要件は、​スキャナ保存に​関連した​事務作業が​一人に​集中する​ことが​無いように​役割分担を​明確化させ​(​「相互けん制」)、​各事務処理の​内容を​定期的に​検査し​(​「定期的な​チェック」)、​その事務処理に​不備が​見つかった​場合、​再発防止に​向けた​方策を​検討する​体制を​作る​(​「再発防止」)​ことに​より、​領収書などを​紙から​電子データに​変換する​段階で​情報の​改ざんなどが​行われるのを​防ぐ措置と​して​定められています。

また、​小規模企業者の​特例の​制定に​より、​原則20人以下の​規模が​小さい​事業は、​適正事務処理要件で​義務付けられている​「定期的な​チェック」を​顧問税理士などの​税務代理人に​依頼した​場合に​限り、​「相互けんせい」の​要件を​満たす​義務が​解消されるなど、​小規模企業に​対する​配慮が​されています。

導入コストが​問題と​なっていた​電子署名も​不要に​なり、​代わりに、​情報の​読み取りを​した​担当者の​情報が​確認できる​ことが​要件と​なっています。

ただし、​受領した​領収書などを​スキャナ保存する​場合、​改ざんが​されていない​ことを​証明する​ために​「該当書類が​いつから​存在しているか」が​分かる​タイムスタンプを​書類の​受領後​三日以内に​付与しなければいけません。

他にも、​スキャナ装置に​関する​要件の​撤廃と​いう​大きな​規制緩和が​ありました。​2016年1月より、​スマートフォンや​デジタルカメラで​領収書を​撮影する​ことが​可能に​なり、​スキャナ保存の​ためだけに​帰社する​ことなく、​いつでも​どこでも​領収書の​読み​取りが​できるようになりました。

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申請から​原本破棄まで

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改定を​重ねてきた​電子帳簿保存法に​よって、​膨大な​領収書の​保存・管理で​悩まされていた​各事業者に​とっての​スキャナ保存に​関する​法的要件は​実現可能な​実務レベルにまで​下げられたと​いえるでしょう。​電子データ化された​領収書は、​保存スペースに​かかる​コスト削減にも、​管理の​簡素化にも​効果的です。

スキャナ保存を​利用する​ためには​税務署長への​事前申請が​必要です。​申請から​原本の​破棄まで、​以下の​手順を​参考に​してみてください。

税務署長に​申請する

事前申請は、​スキャナ保存を​開始する​三ヶ月前までに​行う​必要が​あります。​国税庁の​ウェブサイトから​申請書を​ダウンロードし、​必要事項を​記入し、​最寄りの​国税局または​税務署に​提出し、​所轄税務署長の​承認を​とりましょう。

領収書の​提出ルールを​定める

領収書の​スキャナ保存と​提出に​関する​社内ルールを​決めましょう。​例えば、​領収書を​受領した​従業員は、​提出者名が​分かるように​署名を​し、​スマートフォンや​デジタルカメラで​撮影​(スキャン)​した​電子データを​経理担当の​メールや​ファイルサーバーなど​社内専用システムに​送ると​いう​一連の​フローを​定めて​周知します。​この際、​受領後​三日以内に​タイムスタンプ付与が​必要などの​提出要件も​社内ルールに​盛り込みましょう。

各従業員は​共通の​社内ルールを​遵守して​領収書を​提出します。

確認作業

提出された​領収書は、​担当者​(経理担当など)を​決めて​内容を​確認します。​スマートフォンや​カメラに​よる​撮影は、​光の​加減や​角度などに​よって​正確に​読み取れない​場合が​あります。​必要な​情報や​記載事項が​写真からでも​認識できるかどうかを​確認します。​場合に​よっては​提出者に​撮り直しを​要求します。​領収書の​撮影ガイドラインを​準備しておくと​いいかもしれません。

改ざんなどの​不正行為の​防止策は​徹底的に

前述の​適正事務処理要件に​従って、​領収書の​提出者や​電子データの​確認を​担当する​経理担当以外の​第三者に​よる​チェックを​入れます。​領収書を​電子データ化する​一連の​流れに​不正が​なかったかなどを​厳しく​確認します。​この​作業の​完了を​もって​データを​フォルダーに​保存します。

電子データは​並び替えや​検索などの​取り​扱いが​比較的容易ですが、​紙の​領収書同様に​日付や​取引内容別に​フォルダーを​分けるなどして​管理しましょう。​必要に​応じて​すぐに​目当ての​書類を​見つけ出せるように​工夫した​管理が​求められます。

原本​(紙の​領収書)を​破棄する

領収書が​正しく​電子データ化・​保存された​ことが​確認できたら、​紙の​領収書は​破棄する​ことができます。

避けて​通る​ことのできない​領収書の​保存と​管理。​経理業務の​効率化を​実現する​ためには、​法律を​よく​理解し、​社内で​作成した​一定の​ルールを​全ての​従業員が​理解した上で​事務処理を​進めていく​必要が​あります。

一見複雑そうに​見える​スキャナ保存ですが、​業務フローに​落とし込んでしまえば、​経理業務の​効率化に​一役​買ってくれる​ことは​想像に​難くないでしょう。​業務の​簡素化が​期待できる​一手段と​して、​スキャナ保存を​是非検討してみてください。

Squareの​POSレジを​使えば、​会計時に​発行する​レシートを​Eメールまたは​テキストメッセージで​お客様に​送信する​ことができます。​必要に​応じて​紙に​印刷する​こともできます。

執筆は​2017年3月23日​時点の​情報を​参照しています。
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