契約書や稟議書といった重要書類から、オフィス機器の取扱説明書や事務用品のカタログ、毎日のように届くダイレクトメールなど。オフィスにはさまざまな書類があふれています。書類の整理・保管には時間がかかり、保管場所も必要です。
今回は、業務効率化につながるペーパーレスについて紹介します。
ペーパーレスで紙のないオフィス環境へ
パソコンやスマートフォンといった電子デバイスを使ってこの記事を読んでいるとしたら、机の上やオフィス全体に目を向けてみてください。書類が視界にまったく入らなかったという人は少ないはずです。業務で頻繁に使うものから、長年にわたって保存しておくべき書類もあるでしょう。
アンケートによると、88％の企業が「ペーパーレス活動を促進している」と回答しています。
参考：上場企業のペーパーレスに関する取り組み状況結果(一般社団法人エコマート)
紙をなるべく使わない、ペーパーレスなオフィスはどのように実現できるのでしょうか。
・社内で紙文書を増やさない
まず、普段の業務の中で紙を使わずに代用できる場合は、なるべく使わないことから始めることをオススメします。「いつもの習慣で印刷している」「紙の方が見やすいから」が理由だとしたら、大画面ディスプレイやタブレット端末の導入を検討してみてはいかがでしょうか。最近は安くても高性能なものが増えていますので、コピー用紙やプリンターのトナーにかかるコストと比較すれば、ディスプレイやタブレットの導入コストは比較的早く回収できると考えられます。加えて、業務効率化にもつながります。「印刷する」「プリンターに取りに行く」「ファイリングをする」「シュレッダーにかけて廃棄する」といった作業がなくなり、浮いた時間を他の業務に充てることができます。
・郵便物を上手く整理する
外部から届く書類も見直しましょう。取り引き先からの請求書は、Eメールで送付してもらえないか確認するのも方法のひとつです。また、ダイレクトメールや広告は、送付を止めるための窓口の連絡先が書かれていることがほとんどのため、必要のないものに関しては送付停止を依頼しましょう。
すぐには処分できない書類の整理方法を紹介します。一番シンプルな方法は「 請求書や領収書など何らかの処理が必要なもの」と「参考資料としてとりあえず保存しておくもの」、この2つのトレイを用意して、郵便物の開封時に分類します。前者のトレイにある書類の処理を優先し、処理が終わるまで後者のトレイに手を付けないようにします。
業務の中で優先順位が高いものに集中すると同時に、とりあえず保管しておいたもう1つのトレイの中身が本当に重要かどうかの選別も兼ねています。開封時には興味があると思ったものの、時間が経って見直すとそうでもなかったということは珍しくありません。空いた時間ができたときにまとめて後者のトレイをチェックする習慣を作り、不必要だと思った書類は処分をしましょう。
・書類を電子データ化する
データで保存できる文書は、スキャンして電子データとしての保存を検討しましょう。電子文書の保存は、政府も後押ししています。2005年に施行されたe-文書法、改正を経て今では一定の要件を満たせばカルテや処方せんなどの医療に関係する書類、稟議書などの企業活動に関係する書類といったほぼすべての文書について電子保存が認められています。キャビネットに保存されている多くの書類は、スキャンしてJPEGファイルやPDFファイルの形式にし、ハードディスクやDVD、CDといった記録メディアに保存しておくことができます。元の紙文書はすべて廃棄することも可能です。
「保存義務有り！領収書の電子データ化のすすめ」の記事も参考にしてみてください。
Square 請求書は、請求書をオンライン上で作成し、メール送信できます。受け取ったクライアントは、クレジットカードで支払いが可能です。発行済の請求書はオンライン上で確認できます。ビジネスには欠かせない請求書の郵送を止めるだけでも、ペーパーレス化の一歩になるのではないでしょうか。ぜひ導入を検討してみてください。
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執筆は2018年3月28日時点の情報を参照しています。
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