※本記事の内容は一般的な情報提供のみを目的にして作成されています。法務、税務、会計等に関する専門的な助言が必要な場合には、必ず適切な専門家にご相談ください。
立替払いは、従業員が会社の経費を一時的に自己負担し、後で会社が精算する仕組みです。急な支出が発生した際に便利な手段ですが、手続きや精算において注意が必要です。この記事では、立替払いの基本的な仕組みとその流れ、注意点について解説します。
目次
立替払いとは何か？
立替払いは、会社が負担すべき経費を従業員が一時的に自己負担することです。立替払いした経費は「立替経費」と呼ばれ、支出が発生した時点では従業員個人が先に払います。後に会社が立替精算することで、発生した費用を正式に会社が負担する仕組みです。従業員は一定の期間、自己資金を使用するため負担が生じますが、規定の書類や領収書を提出することで払い戻されます。立替払いは各種業務で頻繁に利用される方法ですが、特に海外出張などの高額な出費が想定される場合は注意が必要です。
立替払いの目的と役割
立替払いは、急な支払いが発生する場合にも対応できる便利な手段です。事前に予測がつきにくい出費にすばやく対処できるため、業務を滞りなく進められます。たとえば、国内外での移動費や事前購入が必要な物品など、立替払いで一旦従業員がカバーし、期限内に規定の手続きを取ることで精算されます。
立替払いと仮払いの違い
立替払いでは全額を先に従業員個人が負担します。仮払いでは会社が概算費用を前もって支給し、後で差額を清算します。たとえば、海外出張の交通費や宿泊費は金額が大きくなることがあり、全額を立替払いすると従業員に大きな負担がかかることになります。こうした負担を緩和するのが仮払いの役割で、出張後に実際にかかった費用と事前に受け取った額の差を調整します。
立替払いが発生するケース
移動や宿泊など、経費が発生しやすい営業活動で立替払いが利用されるケースが多いようです。その他にも、事務用品の購入や取引先を訪問する際の手土産代、資料代などでも、立替払いが発生することがあります。上長への事前の承認申請や領収書の添付など、多くの会社では立替払いに関して一定のルールが設けられています。
立替払い精算の流れ
立替払いから清算まで一連の手続きは、企業規模や事業内容に応じて細かなルールが設定されます。ここでは一般的な流れを説明します。
支払先から領収書を受け取る
領収書を受け取るときは、宛名・金額・但し書きなどを記載してもらいます。領収書よりも記載内容が細かいレシートを推奨する会社もあるため、事前に社内ルールを確認します。自動販売機で飲み物を購入したときやご祝儀を渡したときなど、領収書・レシートが発行されない場合は担当者や経理部に質問し、出金伝票など他の方法を案内してもらう必要があります。
経費精算書を作成・提出する
社内のルールに沿って経費精算書を作成し、領収書など必要書類を添付して上長に提出します。書類に記載する支払い内容や金額、日付に誤りがあると差し戻しのリスクがあります。領収書やレシートが不備なく揃っていれば、申請者への払い戻しも速やかに進みます。
仕訳処理と払い戻しをする
経費精算書や領収書を受け取った経理担当者は、内容を点検し、問題なければ仕訳を登録します。交通費や事前購入した消耗品費など、適用する勘定科目を誤らないことが重要です。精算処理が終わると従業員に立替払いした金額を支払います。支払方法は口座振込や現金払いなど会社ごとの事務手順によります。
立替払いの注意点
従業員の事前支出を伴う立替払いには、いくつか注意点があります。特に大きな金額を扱う場合、長期の立替期間が続くと従業員の負担が増す恐れがあります。
従業員に負担がかかる
立替払いを続けると、従業員は一定期間に渡って自己資金を使うため負担が大きくなります。たとえば、頻繁な外出や宿泊を伴う業務の場合、支出の都度、領収書を受け取り、書類を記入して経費精算手続きをする必要があります。現金精算の場合は経理担当者も受け渡し作業を繰り返すため、時間とリソースを要します。
経理業務が増える
経費精算書と領収書・レシートを突き合わせる作業は、一見単純に見えても多くの確認箇所があります。誤った金額が記入されていたり、対象となるプロジェクトが間違っていたりすると、再提出の手間が発生します。差し戻しや説明が繰り返されると、経理担当や申請者の時間が浪費されます。業務全体を円滑に進めるには、経費の利用状況を簡単に管理できるシステムの導入や、法人クレジットカードを支給して立替払いを減らすなどの方法が効果的です。
現金を扱うリスクがある
小口現金を使う場合、誤った使用記録や紛失があると、不正な支払いに該当するリスクにもつながります。小口現金出納帳を正しく記入し、常に金額を明確にしておくことが大切です。銀行振込を併用する場合も管理の範囲が増えるため、担当者は十分な注意を払わなければなりません。
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立替払いの負担を減らす解決策
会社と従業員両方の負担を軽減する方法を見ていきましょう。
仮払金を支払う
会社が仮払金として概算金額を事前に渡ししておけば、従業員は全額を立替る必要がなくなります。たとえば、海外出張の交通費や宿泊費など金額が大きな業務では、大まかな額を先に受け取れると従業員の負担が減ります。実際に購入や支払いが発生した後は、領収書やレシートを添付して提出し、過不足額を精算します。法人クレジットカードの発行が難しい場合でも仮払金の仕組みを使えば、従業員の個人支出が不要になります。ただし、仮払金でも精算内容に不備があると追加確認が生じるため、事前にしっかりとルールを定めておくとスムーズです。
経費精算システムを導入する
経費精算システムを導入することで、書類提出の手間が削減しやすくなります。まずは経理担当部署など少人数の部門から導入し、業務フローが安定してから全社に広げると混乱が起きにくいでしょう。段階的な導入により、業務を止めずに経費精算のデジタル化を図ることが可能です。
キャッシュレス化する
法人クレジットカードを利用すると、従業員の立替払いを減らせるだけでなく、利用明細が自動的に記録されるため、経費申請のミスも減ります。キャッシュレス決済を活用すると経理担当者の仕訳作業も効率化し、従業員の負担や経理業務が最小限で済みます。
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まとめ
立替払いは企業が本来支払う費用を従業員が一時的に負担する方法です。精算のたびに申請や確認が必要になるため、書類や領収書の不備、金額の誤りなどが発生すると従業員も経理担当者も負担を感じやすくなります。法人クレジットカードや経費精算ツールの導入で負担軽減が期待できます。
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執筆は2025年3月19日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
