※本記事の内容は一般的な情報提供のみを目的にして作成されています。法務、税務、会計等に関する専門的な助言が必要な場合には、必ず適切な専門家にご相談ください。
事業を始めたばかりの段階で悩むことの一つが請求書の書き方。とりあえずネットで見つけたテンプレートを使い始めたものの、実は必要事項を正しく理解していない人も多いのではないでしょうか。
請求書の書き方に不備がある場合、内容の確認や書類の訂正に時間を取られるだけでなく、希望の期日までに支払いを受けられないおそれもあります。そうなると資金繰りだけでなく、取引先との信頼関係にも影響しかねません。
そこで今回は、正しい請求書の書き方を押さえたうえで、抜け漏れのない請求書を簡単に作れる方法を紹介します。
目次
- 請求書の書き方のルールは？
・特定のフォーマットはない - インボイス制度における変更点
- 請求書作成の前に、取引先と確認するべき6つのこと
- 請求書の記載事項
・必須項目
・任意項目
・適格請求書（インボイス）に必要な追加項目 - 面倒な請求書発行業務を、Square 請求書で無料で自動化
・無料なのに高機能！ミスを防止できて安心
・スマートフォンから請求書や見積書を簡単に作成できる
・英語での請求書も作成可能
請求書の書き方のルールは？
一般的な請求書の書き方について、厳密な決まりはありません。ただ、「取引相手に請求内容を明確に伝える」という役割を踏まえると、誰に宛てた請求書で、誰が発行し、いつの取引に関する請求で、請求金額はいくらなのか、といった最低限含めなればいけない情報はあります。
- 宛名
- 発行者情報
- 取引年月日
- 取引内容
- 合計
特定のフォーマットはない
請求書のレイアウトや形式にも決まりはありません。必要な情報さえ確実に記載すればよく、紙に手書きしても、専用のソフトを使って作成しても問題はないです。
ただし、大事なのはわかりやすさ。取引先が必要な情報を一目で正しく把握できる書き方やレイアウトを心がけましょう。
インボイス制度における変更点
2023年10月にインボイス制度が始まりました。インボイス制度は仕入税額控除の新しい仕組みで、適格請求書発行事業者として登録手続きした事業者は、仕入税額控除を希望する取引先に対して、インボイス（適格請求書）を発行しなければなりません。
インボイスの場合は記載事項が定められており、上で紹介した5点に加えて登録番号や税率ごとに区分して合計した対価の額などがが必要です。適格請求書の記載項目について、詳しくは後半で解説します。
請求書作成の前に、取引先と確認するべき6つのこと
正しい請求書を作るには、取引先との事前の合意が肝心です。特に認識を揃えたいのは次の6点です。
(1) 請求先の名称、氏名、送付先
取引内容によっては、やりとりしている相手と請求先が異なる場合があります。そのため、請求書に記載すべき会社名や屋号、部署名、担当者名を確認しておきましょう。
また、送付先も確かめておくと安心です。郵送やFAXでの送付の際は住所や番号を、メールで送る場合は宛先メールアドレスのほかCCに含めるべきアドレスも確認します。
(2) 商品の個数と単価、サービスの金額
請求内容の内訳は請求額に関わるため、誤解のないようにしましょう。また合計金額については、手数料や消費税などの内訳まで認識をそろえます。
(3) 手数料を誰が負担するか
銀行振込の場合、振込伴う手数料をどちらが負担するのかも明確にしておきましょう。「取引先が負担すると思っていたら、手数料が引かれて振り込まれていた」など想定外の事態を避けられます。
(4) 支払い期限
期限は取引先の支払いサイクルに合わせて設定するのが一般的です。それ以外の希望がある場合は事前にすり合わせておきましょう。
(5) 端数の取り扱い
売上額や、消費税の計算によって端数が出る場合があります。切り捨て、四捨五入、切り上げのいずれの対応にするのか、取引先と合意しておきましょう。
(6) 請求書の送付方法
請求書の送付方法は、郵送、FAXでの送信、メールへの添付、専用システムへのアップロードなどが考えられます。メール添付の場合は、指定の件名やファイルの形式、ファイル名のルールなども確認しておくとスムーズです。
請求書の記載事項
ここからは、請求書に記載すべき項目を、必須項目、任意項目、適格請求書（インボイス）に必要な項目に分けて解説します。
必須項目
まずは基本の5項目をそれぞれ押さえましょう。
- 1. 取引年月日
取引が発生した年月日を示すもので、請求日ではありません。年は西暦・和暦のどちらでもかまいませんが、請求書内で統一するようにしましょう - 2. 宛名
事前に確認した請求先企業名や部署名、担当者名を書きます - 3. 発行者情報
作成者（たいていの場合は請求者）の正式な会社名や屋号、担当者氏、住所、連絡先を記載します。押印やロゴマークは必須ではないものの、正式な書類であるという印象を与えたい場合は、それらを含めたテンプレートを準備してもよいでしょう - 4. 取引内容
「どんな商品やサービスをいくつ取引したのか」を表す項目です。単価、数量、合計を簡潔に記載し、必要に応じて別紙で明細を作成します - 5. 合計の内訳
小計、消費税、手数料などの内訳も記載しましょう。取引内容によっては消費税が対象外になったり、源泉徴収の対象になったりする場合があります。詳しくは国税庁のウェブサイトで確認してください
任意項目
以下の項目は必須ではないものの、あると便利あるいは親切です。
- A. 請求書番号
各請求書に固有の番号をつけておけば、管理がしやすいほか、請求書に関して問い合わせが来た場合の対応がスムーズになります。特に、毎月複数の請求書を発行する場合に便利です - B. タイトル
納品書や見積書などの似た書類と取り違えないよう、「この書類は、請求書である」と一目でわかるようなタイトルをつけます - C. 支払い期限
事前に取引先と合意した日付を記載します - D. 振込先
銀行振込を指定する場合は、金融機関名、銀行コード、支店コード、口座番号など、振込に必要な情報をすべて記載し、一切の混乱がないようにします。また取引先が都合のよい金融機関を選べるよう、複数の振込先情報を提示できると親切です
適格請求書（インボイス）に必要な追加項目
インボイスの場合は、内容に抜け漏れがあると取引先側で請求書が受理されず、再発行を求められる可能性があります。取引先にやり取りの手間をかけないためにも、必要な項目を正しく理解しておきましょう。
- 登録番号：適格請求書発行事業者として登録した番号です。登録時に交付された通知書で確認できます
- 軽減税率の対象品目である旨の記載：インボイスでは、どの取引内容が軽減税率の対象となるかを明示しなければなりません
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税込または税抜）および対象税率：合計の内訳の部分では、10％の消費税率の対象となる対価の合計と、8％対象の対価の合計をそれぞれ明示します
税率ごとに区分した消費税額：税率ごとの消費税額の合計も分けて記載します
面倒な請求書発行業務を、Square 請求書で無料で自動化
請求書の作成には理解しておくべきことが多く、正しく作れるのかどうか不安を抱くかもしれません。そんな人はぜひ、請求書発行システムの利用を検討してみましょう。なかでも特におすすめなのが、請求書や見積書の発行・送付・管理をオンラインで行えるSquare 請求書です。
無料なのに高機能！ミスを防止できて安心
Square 請求書のよさの一つは、無料プランが充実している点。見積書や請求書を無制限で作成・送信できるほか、自動機能が多く手入力の場面が減るため、エクセルやワードで起こりがちな抜け漏れのリスクも抑えられます。
具体的には以下のような機能があります。
- 請求書の送信：作成後にPDFをダウンロードし、メールに添付する必要はありません。請求先のメールアドレスを入力すれば、その場で送信できます
- 請求先の定期送信：定額サービスを提供しているなど、毎月、同じ取引先やお客さまに同じ金額の請求書を送っておる場合、事前に設定しておけば自動的に請求書が発行・送信されます
- 支払いリマインダーの自動送信：支払期限の前日や当日などにリマインダーを送ることができます
- 支払い状況の確認：Square 請求書にはクレジットカード決済機能がついています。クレジットカードで取引先が支払った場合、支払い状況をメールや管理画面で確認できます
- カード情報の保存：取引先やお客さまのクレジットカード情報を保存し、次回以降の請求に使うことができます
また作成した請求書はその場で送付が可能。定期的に請求書を送る取引先には自動で発行・送信できる定期送信機能を使えば、毎回の請求内容に間違いが起こりません。
請求書のステータスはシステム上で一覧・管理できるため、発行および送付漏れを防げるだけでなく、発行済みの請求書を紛失する心配もありません。さらに、郵送やFAX、専用システムへのアップロードを希望する取引先に合わせて印刷やダウンロードも簡単です。それだけでなく、freeeやマネーフォワードと連携させれば、請求書の数字が帳簿に自動で反映されるため、転記ミスの可能性がなくなります。
スマートフォンから請求書や見積書を簡単に作成できる
Square 請求書は、インターネットブラウザを開いてアカウントを作成するだけで使えます。特別なソフトウェアをインストールする必要はなく、スマートフォンやタブレットなどからも利用が可能。データはすべてインターネット上に保管されるため、「特定のパソコンでないと請求書を作れない」ということはありません。
英語での請求書も作成可能
Square 請求書では、英語での請求書作成も可能です。その方法は、言語設定を「English」に変えるだけ。海外の取引先や、国内でも英語の請求書を送る必要がある場合に頼もしい機能です。
正しい請求書の書き方を早い段階で押さえておけば、請求書業務に手間や時間を取られずスマートな事業運営が可能になります。それだけでなく、最初の取引から正しい請求書を発行・送付することで、取引先に好印象を与え、盤石な信頼関係構築へとよいスタートが切れるでしょう。
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執筆は2017年1月18日時点の情報を参照しています。2024年9月24日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。