営業を強化するツール!SFA(営業管理支援システム)をわかりやすく紹介

営業は、企業の業績に直結する活動で、常に改善や強化を求められます。
そんな営業活動をサポートするツールが、今回紹介する「SFA」です。効率的な営業を行うために、SFAを取り入れている企業が増えています。しかし、「詳しいことはよく知らない」という人も少なくありません。そこで今回は、SFAの基礎知識や導入を成功させるためのポイント、おすすめのSFAツールなどを紹介します。

SFAとは

SFAは、Sales Force Automationの頭文字をとった言葉です。

日本では「営業支援システム」と呼ばれるほか、「営業活動自動化」と訳されることもあります。その名のとおり、企業における営業活動をサポートすることを目的としたツールです。

SFAは簡単にいえば、「営業活動を見える化し、進捗や結果を管理する」ツールです。各担当者の行動や、営業の進捗などをシステム上で情報共有することにより、組織として営業活動を管理できます。

従来の営業は、営業担当者個人のスキルや経験則に頼りがちでした。このような状況では、もしその従業員がいなくなった場合に、課題やノウハウなどが引き継がれないという、いわゆる「属人的」な問題が発生する可能性があります。この問題を避けるためには、個人の力に依存せず、組織として、状況の把握や営業力の底上げを行う必要があります。かといって、管理者が自力で部下を一元管理・指導するのも、大きな負担がかかります。

そこで注目されるようになったのが、SFA(営業支援システム)です。情報技術の発展もあり、広がりを見せているSFAには、営業を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。

SFAでできること

SFAに実装されている主な機能は、以下のとおりです。

・顧客の管理
・商談内容の管理
・営業担当者の行動管理
・報告機能
・分析機能

顧客情報を入力して管理・共有できるのはもちろんのこと、商談内容の詳細や営業のフェーズ、営業担当者のスケジュールや位置情報も管理できます。

また、レポートを簡単に作成できる機能や、グラフや表で営業プロセスを分析できる機能などもあります。

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SFAのメリット

SFAを活用するメリットには、以下の五つがあります。

・営業活動の改善につながる
・情報が組織内に蓄積される
・分析結果を営業戦略に役立てられる
・報告・連絡・相談がやりやすくなる
・新任者の教育に使える

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

営業活動の改善につながる
SFAの一番の目的であり、期待される効果だといえます。システム上で営業プロセスや案件の内容を可視化し、一元管理できることから、課題が把握しやすくなります。登録情報は誰でも見ることができ、管理者もリアルタイムで指導を行えるため、営業活動の改善が期待できます。

情報が組織内に蓄積される
SFAを導入することで、属人化の問題解消にもつながります。顧客情報や商談フローがシステム内に蓄積されることで、もし現在の営業担当者がいなくなったとしても、後任者への引き継ぎがスムーズになります。

分析結果を営業戦略に役立てられる
SFAには、数値のグラフ化や表化といった分析機能が搭載されています。製品によっては、売り上げの予測機能が備わっているものもあります。文章だけで書かれた報告書とは異なり、わかりやすく分析できることから、今後どのように営業を進めていくかという戦略立てにも活用できます。

報告・連絡・相談がやりやすくなる
SFAには、日報などを作成するレポーティング機能のほかにも、コメント機能やチャット機能が備わっている製品があります。このような機能を活用すれば、商談後、即座に報告したり、相談したりすることができます。システム上に記録が残るため、伝え忘れなどの発言トラブルを防ぐ効果もあります。

新任者の研修に使える
SFAには前任者の営業記録が保存されていることから、新任者はシステムを見ることで、実践的な商談のやり方を学べます。SFAの情報を教科書代わりにすることで、新人教育にかかる時間や費用を抑える効果も期待できます。

SFAを成功させるためのポイント

SFAを最大限に活用するためには、以下の三つのポイントを意識することが重要です。

・導入目的を明確化すること
・従業員にしっかり使ってもらうこと
・現場の声を反映させながらPDCAを回すこと

導入目的を明確化すること
そもそも「なぜSFAを導入するのか?」を明確にしましょう。「自社にはこういう課題があり、そのためにSFAが必要なのだ」と説明できなければ、いざツールを導入しても、現場での有効活用は難しいと考えられます。実際にツールを使う営業部門に必要性を説明し、理解を得ることが大切です。

従業員にしっかり使ってもらうこと
システムは、使われなければ意味がありません。最初はとにかく従業員に情報を入力してもらい、操作に慣れてもらいましょう。抵抗なく操作できるようになれば、利便性や有用性も実感できるようになり、従業員が積極的に活用してくれることが期待できます。

現場の声を反映させながらPDCAを回すこと
いざSFAを使い始めると、従業員から要望や不満点が出てくることが予想されます。このような現場の声を取り入れ、システムへの機能追加や運用研修を行うことで、より効果的なツールの活用につながります。

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SFAを取り入れるうえでの注意点

SFAを活用して営業力強化につなげるためには、いくつか気をつけたい点もあります。それが、以下の四つです。

・自社の目的にあった製品を選ぶこと
・従業員が使いやすい製品を選ぶこと
・適切な価格かどうかを考えること
・サポート体制の内容を調べること

それぞれ詳しく解説します。

自社の目的にあった製品を選ぶこと
一口にSFAといっても、さまざまな製品があり、強みが異なります。自社の目的にあった製品を選ぶためには、複数の製品を比較し、できるだけトライアルで使用感を確かめるのがおすすめです。

従業員が使いやすい製品を選ぶこと
実際にツールを使う現場の従業員にとって、使いやすいかどうかは大切なポイントです。検討項目としては、操作が簡単か、入力の手間が少ないか、必要項目が揃っているかなどが挙げられます。

無料で試せる製品であれば、実際に現場の従業員に使ってもらうのも手です。コストをかけて導入しても、操作性が悪くて全然使われない、という結果にならないようにしましょう。

適切な価格かどうかを考えること
SFAには多くの製品があり、価格帯もさまざまです。基本的には、機能が多かったり、サポートが手厚かったりするほど価格は高くなります。ただし、いくら機能が充実していても、自社にとって不要な機能であれば、そこにお金をかける意味がありません。本当に必要とする機能に見合った価格の製品を選びましょう。

サポート体制の内容を調べること
新しいシステムを導入した当初は、操作がわからない、エラーに対処できないといった問題が起こりやすいと予想されます。サポート体制の充実は、システムを利用する従業員の安心感につながります。操作説明から緊急時対応など、どのようなサポート体制が整っているのかは必ず確認しましょう。

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おすすめのSFAツール

こちらでは、おすすめのSFAツールを三つ紹介します。

Salesforce(セールスフォース)
中小企業から大企業まで、幅広いシェアを持つツールです。デバイスを選ばずに営業管理ができるほか、見積もり・請求書の自動化やAIによる分析などを備えています。

料金プランは1ユーザーにつき、月額3,000円から用意されています。無料トライアルがあるため、まずは使い勝手を試してみるのもおすすめです。

cyzen(サイゼン)
営業担当者の行動管理が強みです。位置情報共有のほか、残業時間なども記録できます。スマートフォンでの報告機能や交通費計算機能も備えており、業務効率化が期待できます。料金は月額1,500円からで、別途初期費用やオプションサービスが用意されています。

Knowledge Suite(ナレッジスイート)
最短3ステップで顧客情報を入力でき、営業プロセスを見える化します。項目のカスタマイズも可能であり、使い勝手を高められます。SFAスタンダードプランは月額50,000円ですが、1法人単位での契約のため、ユーザー数を気にせず使えるのが特徴です。

SFA(営業支援システム)は、営業を可視化し、効率よく進めるために分析できるツールです。営業の改善にお悩みであれば、ぜひ活用を検討してみてはいかがでしょうか。

執筆は2019年9月19日時点の情報を参照しています。
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