先日Squareブログで、商品のカテゴリーを使って、スタイリスト毎の売り上げを管理する方法をご紹介したところ、美容系サービスでご利用いただいているたくさんのお客様からスタイリスト毎にカテゴリーを割り振るために、一括でデータを更新する方法はないか？というお問い合わせをいただきました。
そこで今回は、商品のエクスポート、インポート機能を利用して、一括でデータを更新する方法をご紹介します！
Squareデータ上でのカテゴリーや商品情報の登録
まだ一つも商品やメニューを登録していない場合は、いくつかの商品やメニューをSquareデータ上で登録してみましょう。すでに商品やメニューを登録済みの場合は、次の「商品データのエクスポート」へ！
① Squareデータの商品ライブラリのページを開きます。
② 画面右上の「商品の登録」ボタンをクリックします。
③「商品」欄に商品名やメニュー名称を入力します。
④「カテゴリの選択」欄にカテゴリー名を入力します。
⑤ 続いて商品やメニューの詳細名称と価格を入力します。
⑥「保存」ボタンをクリックします。
商品データのエクスポート
続いて登録した商品データを、CSV形式のファイルでエクスポートします。Squareデータの商品登録画面右上のボタンから「商品のエクスポート」を選択することで、エクスポートできます。ファイルは「itemsbulk-template.csv」という名称でエクスポートされます。
エクスポートされた商品データファイルを開く
エクスポートされた商品データファイルは、Googleスプレッドシートという無料のツールを使って編集をします。(商品データファイルはUTF-8という文字コードが使用されているため、Microsoft Excelで開くと、文字化けするため、Googleスプレッドシートをご利用ください。)
① Googleドライブのページにアクセスし、「Googleドライブを使う」をクリックします。
② Googleに登録済みのアカウントでサインインをします。Googleアカウントをお持ちでない場合は、新たにGoogleアカウントを作成してください。
③ 画面左上の「新規」のボタンをクリックし、「Googleスプレッドシート」を選択します。
④ 新しいスプレッドシートが画面に表示されましたら、画面左上の「ファイル」>「インポート」を選択します。
⑤「アップロード」を選択し、先ほどダウンロードした商品データのCSVファイルをドラッグもしくはファイルを選択します。
⑥ 次の画面で「スプレッドシートを置換する」を選択し、「インポート」をクリックします。
⑦ 画面上にインポートされた商品データが表示されます。
既存の商品データの編集
続いてGoogleスプレッドシート上で商品データの編集をおこないます。
すでに登録済の商品やメニューの中身を変更する場合は、商品IDはそのままにし、名前や販売価格など、変更をしたい箇所のみ上書きで変更をします。
新規商品データの追加
新規で商品を追加にする場合は、Googleスプレッドシート上でまず空白の行を追加します。続いて、商品IDは空欄のまま、名前や販売価格などの欄に追加をしたい商品やメニューの情報を入力します。
編集済データのダウンロード
編集が完了しましたら、以下の手順でGoogleスプレッドシートから商品データをダウンロードします。
① 画面左上の「ファイル」から「形式を指定してダウンロード」>「カンマ区切りの値 (.csv、現在のシート」を選択します
② ダウンロードされたデータは、各パソコン所定の場所に保存されます。
編集済データのSquareデータへのインポート
最後に編集済データをSquareデータへインポートします。
① Squareデータの商品ライブラリのページに戻り、「インポート/エクスポート」から「商品をインポート」を選択します。
② 既存の商品はそのままで、新規商品追加をおこなう場合は、「商品ライブラリの編集」を選択します。すべての商品を置き換える場合は、「商品ライブラリの置き換え」を選択し、次に進みます。
③ 先ほどGoogleスプレッドシートからダウンロードした編集済の商品データファイルをドラッグ&ドロップまたは選択をし、アップロードをします。
④ 確認画面で変更を確認し、問題なければ「インポートを確認する」をクリックします。
⑤ Googleスプレッドシートで編集した情報が画面に表示されれば、作業完了です。
こちらの機能を使えば、例えば登録済のメニューをスタイリストの人数分コピー&ペーストして、カテゴリーの部分だけ編集をしてインポートをすることで、まとめてデータを一括更新することもできます。ぜひお試しください！
Squareに関する不明点のお問い合わせ、ご質問はSquareサポートまで、お電話もしくはEメールにてお気軽にご連絡ください。
※執筆は2015年6月23日時点の情報を参照しています。