Excelのショートカットを覚えて、作業の時間を短縮しよう

Excel(エクセル)で表やグラフなどの文書を作るのにかかる時間を少しでも減らしたいときは、「ショートカット」を身につけるのが効果的です。

ショートカットのメリットや学習方法、おすすめのExcel用ショートカットを紹介します。

ショートカットを覚えるメリット

「ショートカット」は近道を意味する言葉です。ここでは、通常はマウスでの操作が必要な作業を特定のキーボードの組み合わせを押すことで、マウスを使わずに行える機能を指しています。

ショートカットを覚えることで得られるメリットとして、主に次の点が考えられます。

メリット1.作業にかかる作業時間を短縮化できる

ショートカットによる最大のメリットは作業時間の短縮化です。

たとえば、Excel2016でコピーを行うには次の三つの方法があります。

コピーしたいセルをクリックした後に、(1)から(3)のいずれかを行う

(1)「ホーム」タブを利用
・「ホーム」タブをクリック
・「クリップボード」内の「コピー」のアイコンをクリック
・貼り付けたいセルをクリック
・「クリップボード」内の「貼り付け」のアイコンをクリック

(2)右クリックを利用
・貼り付けたいセル上で右クリック
・表示されたメニュー内の「コピー」をクリック

(3)ショートカットを利用
・左手で「Ctrl(コントロールキー)」と「C」を同時に押す

(1)か(2)のどちらかを選んだ場合は、2から3回マウスをクリックする手間に加え、コピー作業の前後でキーボードを触っていたならマウスに持ち替える手間も発生します。それに対して、(3)のショートカットではキーボードを1回押せばいいだけです。

(1)と(2)の作業では、マウスを持ち替えたり、「ホームタブってどれだっけ」「コピーのアイコンはどこだっけ」と探したりといった時間を入れると、10秒近くも時間がかかってしまうこともあります。しかし、ショートカットを完全に記憶してしまえば、コピー作業に1秒もかかりません。

一つの作業にかかる時間は微々たるものですが、積み重なれば多くの時間を費やすことになります。コピーというよく使う機能で時間に10倍もの差が出るのであれば、ショートカットを身につけるだけで相当な作業時間が短縮されます。

メリット2.一つ覚えるとさらに覚えたくなり業務効率化が加速する

たとえば、コピーと貼り付けのショートカットを二つ覚えただけでも、手を動かす手間がかなり軽減化できるのを実感できるでしょう。さらにショートカットを覚えてもっと作業時間を短縮したくなるという好循環が回り始め、業務効率化につながります。

メリット3.目の疲労軽減

パソコンを使った作業で悩まされるのが眼精疲労です。眼精疲労を軽減するのにはさまざまな方法がありますが、作業時間を短縮し、画面を見る総時間数を減らすのもポイントです。ショートカットを多く覚え、作業時間の短縮を積み重ねれば、目への負担も変わってくるでしょう。

ショートカットの学習方法

ショートカットはExcel特有のものだけでも数多くの種類があり、WindowsやMacのOSで使えるものまで含めると相当な数になります。ショートカットを身につける際には次の点に留意しましょう。

まずは自分がよく使うものに数を絞って覚える

どのようなショートカットがあるのかは、ショートカットを紹介しているサイトや書籍などから情報を得ます。このとき、すべてを機械的に覚えるのではなく、自分がよく使うものに絞って覚えていきましょう。

マウスを使わずに、覚えたいショートカットを何度も反復する

たとえば、コピーと貼り付けのショートカットを身につけたい場合、マウスを使わずに、ショートカットによるコピーと貼り付けを覚えるまで何度も繰り返しましょう。

毎日のパソコン作業のなかで、コピーと貼り付けが発生したら必ずショートカットを使うといったように、実践のなかで覚えていきます。最初のうちは、デスクトップや画面上などに、ショートカットを記載した付箋紙を貼っておくのもよいでしょう。

似たキーボードの組み合わせから覚えてもよい

最初によく使うものをいくつか覚えたら、既に覚えたショートカットと似たキーボードの組み合わせのものを覚えるのも効果的です。

たとえば、コピーは「Ctrl」+「C」、貼り付けは「Ctrl」+「V」と、同じ「Ctrl」キー+1文字の組み合わせです。コピーはCopyの頭文字で「C」ですが、貼り付けの「V」は英単語の頭文字ではなく、使いやすいように「C」の右隣にある「V」キーが割り当てられています。

このとき、「C」の左隣にある「X」キーを使った「切り取り」(「Ctrl」+「X」)も一緒に覚えると作業の助けになります。このように、初めは「Ctrl」キー+1文字の組み合わせのうちよく使うものを記憶していくのが効率的です。ゆくゆくはファンクションキーや3つのキーの組み合わせなど、順序を追って身につけていくとよいでしょう。

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Excelのおすすめショートカット

Excelで使えるおすすめのショートカットを紹介します。

コピー関連

  Windows Mac 
切り取り Ctrl+X command(コマンド)+X
コピー Ctrl+C command+C
切り取り Ctrl+X command(コマンド)+X
貼り付け Ctrl+V command+V

直前の操作関連

  Windows Mac 
(直前の操作を)元に戻す Ctrl+Z command+Z
(直前の操作を)繰り返す Ctrl+Y command+shift+Z

検索・選択関連

  Windows Mac 
検索 Ctrl+F command+F
全てのセルを選択 Ctrl+A command+A
全ての列を選択 Ctrl+スペース control+スペース
全ての行を選択 Shift+スペース shift+スペース

保存関連

  Windows Mac 
上書き保存 Ctrl+S command+S
名前をつけて保存 F12 F12
選択中のセルを編集 F2 F2

F12のFはファンクションキーのことです。

移動関連

  Windows Mac 
セルA1に移動 Ctrl+Home control+home
データの始めの行に移動 Ctrl+↑ command+↑
データの最後の行に移動 Ctrl+↓ command+↓
データの始めの列に移動 Ctrl+← command+←
データの最後の列に移動 Ctrl+→ command+→

データベース上を上下左右に移動したい場合には、WindowsではCtrl、Macではcommandキーに上下左右の矢印を組み合わせると移動できます。さらにShiftを同時に押すことで、範囲選択も可能です。

ダイアログボックスの表示関連

  Windows Mac 
「セルの書式」のダイアログボックスを表示 Ctrl+1 command+1
「印刷」のダイアログボックスを表示 Ctrl+P command+P

関数・グラフ関連

  Windows Mac 
セルにSUM関数を入力 Alt+Shift+=(イコール) command+shift+T
選択したデータからグラフを作成 Alt+F1 option+F1

最初の一歩として、Excelで使える基本的なショートカットを紹介しました。ショートカットを身につけるには、よく使うものから少しずつ、日々の作業のなかで繰り返し使っていくのが効果的です。

慣れてきたら、文字色の変更など、複雑なショートカットの情報をインターネットや書籍で調べてみて、さらなる作業の効率化に挑戦してみるのもよいでしょう。


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執筆は2020年5月21日時点の情報を参照しています。
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