初めてのアルバイト採用、教育や管理にかかる負担を減らすには

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新しく飲食や小売のお店を始める場合、オープン当初は経営者1人や家族や友人といった周囲の人の協力で回せていても、軌道に乗ってくるとその分人手が足りなくなり、従業員を雇うタイミングが出てきます。

正社員を雇うのは難しいけれど、週に数日、もしくは日に数時間だけまずはアルバイトやパートのスタッフに手伝ってもらおうと考えた時に、お願いする業務の内容から接客時の言葉遣いまで詳細に書かれたマニュアルの準備や、研修が必要だと思うと、そのタスクの多さに気後れしてしまうこともあるのではないでしょうか。

これから初めてアルバイトスタッフを雇う方の向けて、なるべく手間ひまをかけずにスタッフを育成し、マネジメントするヒントをご紹介したいと思います。

期待を明確に伝える

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アルバイトスタッフがドキドキしながら出勤してくるように、初めてアルバイトを迎える経営者側も同じくらい不安を抱えていると思います。時間やコストをかけられる場合はマニュアルやルールブックを準備することができますが、急に人手が必要になった等、十分な用意ができない場合もあると思います。

株式会社インテリジェンスが運営するanレポートによる、アルバイト・パートを「続ける理由」「辞める理由」【2016年版】の調査では、“店長や店員の雰囲気が良いかどうか”、“やりがいの仕事であるかどうか”が、高校生、大学生、フリーター、主婦、シニアのどの層にとってもアルバイトを続ける上で大事な判断基準になっていることがわかります。

「思っていたのと違った」と早々に辞めてしまわないように、お互いに正直に話ができる雰囲気をつくり、アルバイトスタッフにはどんな働きや役割を期待しているのかを、面接やオリエンテーションといった早い段階で伝えることをおすすめします。

もし初めてアルバイトスタッフを雇うなら、アルバイト向けのマニュアル作りを二人三脚で取り組むのも良いかもしれません。経営者の目線ではなく、アルバイトの目線でどこが分かりにくいのか、間違えにくいのかかが明確になったマニュアルを作れるだけでなく、一つのプロジェクトを達成することでアルバイトスタッフのモチベーションアップにもつながります。

お店に愛着を持ってもらう

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いちからご自身のお店を立ち上げたのなら、内装、什器、商品の一つ一つ、サービスの提供方法にまで特別な想いがあると思います。日々の業務内容を伝えるだけでなく、その裏にある経営者としての想いもぜひ伝えるようにしてください。

想いを共有することで、お店への愛着が芽生えるとともに、単純に業務をこなすのではなく一つ一つの業務内容に責任を持って取り組む姿勢につながります。

分かりやすいツールを利用する

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レジやパソコン、商品管理ソフトなど、1人で運営をする場合は自分が使いやすいツールで充分ですが、複数の人がシフトを組んで働く時には誰にとっても分かりやすいツールを利用するだけで、エラーやトラブルの原因を減らせます。

例えば、スマートフォンやタブレットに接続するだけで利用できるPOSレジは、操作方法がかんたんで、経営者にとっても教える手間が随分と省けます。

もし、Squareをご利用の場合は、Square活用ガイド(PDF版)をぜひご活用ください。

情報共有の場を作る

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新商品の情報、お客様からのクレームの共有、マニュアルの改定箇所、またアルバイトスタッフからのフィードバックなど、日々更新されていく情報を口頭で伝えるだけでは、伝え忘れが起きることもあります。忘れずに伝えたい情報を共有し、あとで見返せる場を作ることをおすすめします。

アナログにノートやファイルにまとめてもいいですし、ソーシャルメディアやドキュメント共有サービスを利用すれば、外出先からでもすぐに情報をアップデートすることができます。

ニーズに合わせたシフト体制

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前述のアルバイト・パートを「続ける理由」「辞める理由」【2016年版】の調査では、時間の融通がきくかどうかも、続ける理由になっているようです。

人手不足と言われている中、一度採用したアルバイトスタッフに長期間はたらいてもらうためにも、お店側の都合だけでなく、スタッフのニーズに合わせたシフトの組み方が必要になってきています。

anレポートによる調査では大学生には授業の合間や、他のアルバイトと両立できる1時間や2時間程度の短時間のアルバイトニーズがあるようです。このような短時間勤務のアルバイトスタッフを複数人採用するのも一つの手段です。

ただ、その場合朝から晩まで開店しているような飲食店で、出入りするアルバイトスタッフの数が多いと、経営者にとっては管理の負担が気になります。

Squareをお使いでしたら、従業員管理をご利用いただくことでアルバイトスタッフの出退勤時間の記録や権限管理がかんたんにできます。

どこからでも管理できる体制を

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アルバイトスタッフを雇用し、さらに軌道に乗ってくれば、ポップアップショップやイベント出店、さらには2店舗目、3店舗目と店舗数が増えるといった可能性もあります。

事業が上手くいくのは喜ばしい一方で、アルバイトスタッフ一人ひとりに目が届きにくくなる上、外出先や休日もお店の状況が気になって落ち着かないかもしれません。

安心して任せられるアルバイトスタッフや店長を育成することはもちろん、どこからでも常に店舗の状況を把握できる体制を整えておくと安心です。

従業員管理同様、店舗管理では各店舗で取り扱っている商品、アルバイトスタッフの勤怠、売上をオンラインで把握できます。

まだビジネスを始めたばかりで人を雇うのはまだまだ先だと思っていても、いざアルバイトスタッフを採用すると経営者には「教育」や「管理」といった負担が増えます。経営者の負担を減らすためにも、またアルバイトスタッフにとって続けたい職場になるよう、今回ご紹介したヒントをご活用ください。

執筆は2017年1月24日時点の情報を参照しています。
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