英語の​請求書の​書き方を​伝授。​よく​使われる​英単語や​フレーズも​紹介

サービスなどを​提供した​ときに​個人や​企業宛に​送付する、​請求書。​普段から​使い慣れている​言語で​請求書を​作成するのは​そこまで​厄介な​ことでは​ありませんが、​英語で​作成するとなると​気持ちが​少し​ひるんでしまうかもしれません。

ここでは​気後れせずに、​英語で​請求書を​書けるようになる​ための​知識や​便利サービスなどを​紹介します。

目次

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• 請求書の​基本知識
  ・請求書の​発行目的を​おさえる
• 英語の​請求書の​書き方
• 英語の​請求書を​送る​ときの​ビジネスメール例
  ・感謝の​気持ちを​英語でも
  ・​メールの​例文​（英語）
• 英語の​請求書の​作成には​Squareが​便利

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請求書の​基本知識

最初に、​請求書を​発行する​理由を​おさらいして​おきましょう。

請求書の​発行目的を​おさえる

請求書の​送り先が​日本語話者でも​英語話者でも​請求書を​発行する​目的は​変わり​ありません。​請求書とは、​取り​引きに​おいてお金の​やりとりが​発生した​ことを​証明する​書類で​あり、​請求者は​これを​発行する​ことで​請求先に​対して、​商品や​サービスの​提供と​引き換えに​代金の​支払いを​請求する​ことができます。​請求書が​適切に​発行されなかったり、​内容に​不備が​あったりすると、​支払いが​行われない​ことも​あります。

「どのような​内容の​取り​引きが​いつ​行われ、​請求書を​受け取った​者は​いくらの​金額を​どのようにして​支払う​必要が​あるのか」が​はっきりと​分かるように​作成する​必要が​あります。​逆に​言えば、​これらの​内容さえ​明確に​記述されていれば、​その他の​細部に​こだわらなくても​正式な​請求書と​して​発行する​ことができます。

英語の​請求書の​書き方

請求書は、​英語だと​“invoice”​（インヴォイス）と​呼ぶことは​もう​知っているかもしれません。​まずは​英語で​書かれた​請求書を​見てみましょう。

※上記の​請求書テンプレートは、​こちらの​ページから​無料で​ダウンロードする​ことができます。

項目を​一つ​ずつ​見ていきましょう。

Business Name​（屋号・社名）
書類を​作成した​者​（請求者）の​屋号もしくは​社名と​連絡先を​書きましょう。​「会社」を​表す英語は、​Corporation、​Incorporated、​Company、​Limitedなど​複数あるので、​正しく​表記します。

Invoice Number​（請求書番号）
管理の​効率化の​ためにも​請求書番号​（Invoice Number）を​振り、​必要な​書類を​すぐに​見つける​ことができるようにしましょう。

Issue Date​（請求書の​発行日）
Issue Dateとは、​発行日の​ことです。​ここに​請求書の​発行日を​入力しましょう。​「MM/DD/YYYY」は​「月/日​/年」を​意味します。

Bill To​（請求先）
​「Bill To」の​欄には、​請求先の​情報を​記入しましょう。​「Customer Name」は​顧客名、​「Email Address」は​メールアドレス、​「Telephone Number」は​電話番号です。

注意しなければいけないのは、​Address​（住所）を​書く​ときです。

日本語で​住所を​書く​際は​【郵便番号】【都道府県】【市町村】【番地、​アパート名・部屋番号】の​順で​書いていきますが、​英語だと​その逆です。​【番地、​アパート名・部屋番号】からは​じまり、​市町村、​都道府県​（または​州）、​郵便番号と​続きます。​取引先の​名刺や​ウェブサイトなどを​確認して​正しく​表記しましょう。

Details​（詳細）
ここには​請求内容を​簡単に​記入しましょう。​また、​振込口座の​情報は​ここに​記載しても​いいでしょう。

Payment​（支払）
Paymentとは​支払を​意味します。​ここには​支払期日​（Payment Due Date）と​請求額を​記載しましょう。

Item​（商品・サービス）
商品・サービス​（Item）、​個数​（Quantity、​QTYとも​記載する）、​単価​（Price）、​合計​（Amount）を​列挙し、​小計​（Subtotal）、​該当すれば​消費税額​（Tax）を​合計した​ものが​請求額​（Total Due）に​なります。

Bank Information​（振込先情報）
正しく​記載が​できていないと​請求金額を​受け取れなくなってしまう​ため、​注意して​記入したい​振込先情報。

振込先に​必要なのは​おおまかに​以下の​情報です。

• Bank Name​（金融機関名）
• Branch Name​（支店名）
• Bank Address​（金融機関の​住所）
• Account Holder’s Name​（口座名義）
• Bank Account Number​（口座番号）
• SWIFT Code​（スウィフトコード）
• IBAN Code​（アイバンコード）

最後に​ある​SWIFTコードと​IBANコードは、​普段​あまり目にしない​単語かもしれません。

海外から​送金を​受ける​場合、​よく​求められるのが​この​二つです。​SWIFT​（スウィフト）​コードは​国際銀行間金融通信協会が​定めている​コードで、​BICコードとも​呼ばれ、​海外送金には​必須と​される​ことが​多いようです。​アルファベットと​数字を​組み合わせた​8桁または​11桁で​構成されています。

一方、​IBANコードは​銀行の​所在国、​支店、​口座番号を​特定する​ために​使われる​ものです。​桁数には​ばらつきが​あるようですが、​最大34桁と​されています。

SWIFTコードは​全世界的に​使われており、​IBANコードは​欧州を​中心に​使われています。

参考：IBAN・BIC​（SWIFTコード）​・CLABEとは​（三菱UFJ銀行）

SWIFTコードに​関しては​株式会社ワイズ・ジャパンの​ウェブサイト
から​調べる​ことができるので、​検索したうえで​記載しておくと​いいでしょう。

上記内容を​記入した​英語の​請求書を​見てみましょう。

英語の​請求書を​送る​ときの​ビジネスメール例

英語の​請求書が​完成したら、​次は​メール文を​作成します。

英語で​メールを​書く​ときの​大切な​ポイントは、​すぐに​確認して​もらえるように​一目で​内容が​わかる​件名を​つける​ことや​用件は​なるべく​簡潔に​おさめる​ことです。​「敬具」を​意味する​結びの​言葉も​忘れずに​記載しましょう。

また​日本語で​メールを​送る​際には​「お世話に​なっております」と​いう​一言からは​じめる​ことが​一般的ですが、​英語だと​「Hope your day is going well. ​（素敵な​1日を​過ごしている​ことを​願っています）」​「Hope all is well with you. ​（全て​順調である​ことを​願っています）」など、​相手が​健やかに​暮らしたり、​ビジネスを​順調に​営んだりしている​ことを​願うような​前置きからは​じめる​ことが​一般的です。

感謝の​気持ちを​英語でも

言語に​関係なく、​自分の​サービスを​選んでくれた​お客様には​できるだけ​感謝の​気持ちを​表したいと​思うかもしれません。​請求書を​機械的に​英語化するだけでなく、​お客様や​取引先との​心の​距離を​少しでも​縮める​ための​ちょっと​した​工夫を​足してみましょう。

“It was a pleasure working with you.”​（ご一緒できました​こと、​大変光栄に​思います）
“I’m glad we got to connect this way.”​（このような​機会で​ご一緒できました​こと、​うれしく​思います）

上記は​一緒に​仕事が​できた​ことへの​感謝の​気持ちを​表した​言葉です。​日本語で​いうと​少し​大袈裟に​聞こえてしまうかもしれませんが、​英語だと​このような​フレーズは​割と​カジュアルに​使われる​ことも​少なくなく、​「今後とも​よろしく​お願いいたします」や​「この度は​ありがとう​ございます」などに​該当します。​もちろん、​面と​向かって​話す​機会が​あれば、​口頭で​伝えてみるのも​素敵な​アプローチ方法です。

メールの​例文​（英語）

ここでは​請求書を​送る​際に​使える​メールの​例文を​紹介します。​ぜひご活用ください。

Dear Ms. / Mrs. / Mr. ●●

Hope all is well with you. Thank you so much for ordering with us. It was a pleasure working with you.

I have attached an invoice to this e-mail.

I would appreciate it if you could make a payment by the due date on the invoice.

We will dispatch the products after receiving the payment in full.

If you have any further questions about the invoice, please feel free to reach us on the following number: xxxx-xxx-xxx or kindly reply to this e-mail.

Kind regards, 【名前】

●●様

全て​順調である​ことを​願っています。​弊社の​サービスを​ご利用いただき、​ありがとう​ございます。​ご一緒できました​こと、​大変光栄に​思います。

請求書を​Eメールに​添付しました。

請求書に​記載されている​期日までに​お振込みいただければ​幸いです。

全額​お支払い​いただいてから​商品を​発送いたします。

請求書に​関しまして​ご不明な​点が​ございましたら、​本メールに​ご返信、​または​下記の​連絡先まで​お問合せください。
xxx-xxxx-xxx

敬具

その​ほか​メール文を​作成する​際などに​役立つ請求書関連の​英単語を​以下の​表に​まと​めて​おきます。

Due date / Payment Due Date	支払い期日
Payment term	支払いサイクル
By the end of next month	翌月末払い
By the 30th of next month	翌月30日払い
Tax Included / Tax Inc.	消費税込み
Tax Excluded / Tax Excl.	消費税抜き
Sales Tax / Consumption Tax（アメリカ）、VAT / value-added tax(イギリス)	消費税

英語の​請求書の​作成には​Squareが​便利

先ほどの​例では、​Squareの​ウェブサイトから​ダウンロードできる​請求書テンプレートを​紹介しました。​一方で​ここでは​テンプレートを​使う​以上に​効率よく​請求書を​発行できる​サービスを​紹介します。​Square 請求書です。

パソコン、​または​スマートフォンから​Square 請求書を​利用すると、​請求先や​価格など​必要な​項目を​入力するだけで、​英語の​請求書が​発行できます。​メールアドレスを​入力すれば、​請求書は​自動的に​取引先の​受信箱に​送られます。

取引先の​担当者が​請求書の​メールを​開くと、​このような​形で​表示が​されます。

※イメージです

取引先の​担当者は、​「Pay Now​（支払う）」の​ボタンを​クリックして​支払いを​完了させるだけ。​請求額は、​クレジットカードで​支払う​ことができます。​もちろん口座振替を​希望する​場合は、​口座情報を​「Message」の​箇所に​書き加える​こともできます。

Square 請求書を​紹介している​動画も​ページ下部より​ぜひ参考に​してください。

請求先に​とっても​請求する​側に​とっても​便利な​Square 請求書ですが、​「先ほどの​請求書テンプレートとは​どう​違うの？」と​疑問に​思うかもしれません。​請求書テンプレートを​使用した際とは、​以下の​点が​異なります。

Square 請求書の場合	請求書テンプレートを使用した場合
🙆取引先は請求額をクレジットカード払い（※）できる	😭支払方法は口座振替のみ
🙆アプリを通じて支払完了通知を受けられる	😭支払が完了したかは都度確認しないといけない
🙆支払期日を過ぎると、取引先にリマインダーメールが自動で送信できる	😭支払を促すメールを自ら作成しないといけない
🙆アプリの管理画面からは過去の取引をいつでも一覧できる（CSVとしてエクスポート可能）	😭取引はエクセルなどで管理する必要がある

※決済ごとに​手数料が​発生します。

まずは​その​使いやすさを​実感する​ためにも、​以下の​ページを​頼りにしながらSquare 請求書を​発行してみては​いかがでしょうか。

• Square 請求書アプリで​請求書を​送信する
• 解決済み：請求書を​英語で​海外に​送りたいんですけど、​できますか？」
• Square請求書に​関する​加盟店様からの​お問い​合わせ　Top10！

この​記事では​英語で​請求書を​書く​方法を​説明してきました。​普段から​使い慣れていない​言語だと、​単語を​その都度​調べるなど、​作成には​何かと​時間が​かかってしまう​ものです。​よく​使われる​フレーズなどを​少し​知って​おくだけで、​作成する​際の​負担も​軽くなります。​必要で​あれば、​この​記事を​何度でも​ご活用ください。

また、​Square 請求書なら​入力項目さえ英語で​記入できれば、​見出しなどは​自動的に​作成されるので、​数分で​英語の​請求書を​作成する​ことができます。​効率的に​作業を​進める​うえで、​味方に​つけてみては​いかがでしょうか。

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執筆は​2017年4月24日​時点の​情報を​参照しています。​最終更新日は​2023年1月17日です。​当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。​Photography provided by, Unsplash