キャンセル料金の​請求に​必要な​キャンセルポリシーとは?​書き方と​例文、​伝える​コツ

予約キャンセル問題に​悩まされている​経営者に​とって、​キャンセルに​関する​トラブルの​防止や、​リスク軽減の​ために​重要なのが​「キャンセルポリシー」の​存在です。​キャンセルポリシーを​しっかり​定めて、​予約時に​伝えておく​ことで、​無断キャンセルなどに​よる​被害を​減らすことに​つながります。

この​記事では、​キャンセル対策を​考えている​飲食店や​サロン、​美容院などの​経営者に​向けて、​キャンセルポリシーの​書き方に​ついて、​具体的な​例文も​含めて​紹介します。

目次



キャンセルポリシーとは

キャンセルポリシーとは、​店舗側が​定める​「予約が​キャンセルと​なった​場合の​ルール」の​ことです。​キャンセル料の​有無や​注意事項などを​定めて​明記します。

キャンセルポリシーの​役割と、​明記する​理由

キャンセルポリシーには、​以下の​大きく​四つの​役割が​あります。​しっかりと​定めておく​ことで、​直前キャンセルや​無断キャンセルの​発生を​減らす​効果が​期待できます。

キャンセルに​よる​損失を​回収できる

当然の​ことですが、​予約の​キャンセルは​売上機会の​損失と​なります。​特に、​直前の​キャンセルや​無断キャンセルの​場合、​新たな​予約を​受ける​ことは​難しいでしょう。​飲食店で​あれば、​下ごしらえを​した​食材を​破棄する​ことになるかもしれません。​美容院や​美容サロンで​あれば、​予約に​合わせて​シフトに​入った​スタッフの​人件費が​発生します。​売り​上げが​入らないだけでなく、​材料費や​人件費と​いった​損失は​お店に​とって​大きな​ダメージに​なります。

キャンセルポリシーの​中で​キャンセル料を​明示しておく​ことで、​キャンセル料金を​請求し、​損失を​ある​程度回収する​ことができます。。

キャンセルの​方法を​分かりやすく​伝える

お客様の​都合が​悪くなったり、​予定が​変わったりなど、​キャンセルの​発生自体は​避けられません。​キャンセルの​受付期間や​受付方法を​キャンセルポリシーに​明記したうえで、​ホームページや​SNS、​予約確認メールなどに​掲載し、​お客様が​すぐ​確認できるようにして​おきましょう。​「キャンセルしたいけど、​連絡方法が​分からなかった」​「キャンセル期間が​書いてないから、​いつでも​キャンセルできると​思った」と​いった​トラブルを​防止し、​キャンセルを​したい​お客様の​ニーズに​応えられます。

無断キャンセルを​事前に​防止できる

キャンセル料が​発生する​ことが​分かれば、​お客様は​キャンセル料が​発生しない​時期に​キャンセルを​するようになり、​直前キャンセルや​無断キャンセルの​予防に​つながるでしょう。。

他の​予約を​受け付ける​ことができる

無断キャンセルや​直前キャンセルが​減り、​キャンセル受付期間内に​キャンセルが​入るようになれば、​キャンセル待ちを​している​お客様に​連絡を​する​余裕が​生まれます。​キャンセルで​空いた​時間帯や​席に​他の​お客様を​受け入れる​ことで、​損失が​発生せず、​売り​上げが​確保できます。
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キャンセルポリシーを​書く​ときの​ポイント

具体的に​どんな​キャンセルポリシーを​作れば​いいかを​考えていきましょう。​キャンセルポリシーに​盛り込みたい​ポイントを​お伝えします。

キャンセル受付期間を​設定する

キャンセル料が​発生しない​期間を​設け、​明示しましょう。​早めの​キャンセルを​促す​ことができます。​キャンセル期間を​考える​ときには、​「次の​お客様の​予約を​入れる​余地が​ある​日数」を​設定するのが​ポイントです。

たとえば、​飲食店の​コース料理など、​事前に​食材の​仕入れや​仕込みが​ある​場合は​「予約日​3日前の​17時まで」と​余裕を​持って​設定し、​ネイルサロンのように​飛び込みの​お客様が​予想できる​場合には、​「予約時間の​1時間前まで」キャンセルを​受け付ける​柔軟な​設定に​しても​いいでしょう。

キャンセル時の​対応を​詳細に​書く

お客様が​キャンセルを​したい​場合に、​どんな​手続きが​必要なのかを​分かりやすくまと​めます。

キャンセルを​する​方法
​「予約日の​前日までなら​予約システム経由で​キャンセルが​可能」​「予約当日の​場合は​必ず電話を​してください」など、​どんな​方法で​予約を​受け付けているのかを​明示しましょう。

キャンセル料が​発生する​場合、​いくらなのか?
7日前までの​キャンセルは​0%、​3日前までは​10%、​前日は​50%、​無断キャンセルは​100%のように、​基準を​明確に​して​記載します。​具体的かつ適切な​額になるよう​考えましょう。​料金設定に​関しては​「予約キャンセル料は​いくらが​適正料金?​直前・無断も​含めた​対策を​紹介」の​記事も​参考に​してください。

キャンセル料の​請求方法
キャンセル料が​発生した​場合の​請求方法を​記載します。​事前に​振り込みや​クレジットカード決済で​お客様が​利用料金を​支払済みの​場合は、​「キャンセル料金を​差し引いた​金額を​返金します」などと​記載できます。​事前決済を​利用していない​場合は、​予約時に​記入した​メールアドレスや​住所宛に​「請求書を​送付します」と​記載するなど、​具体的な​請求方法を​説明しましょう。

誤解を​生む​表現は​避ける

トラブルを​避ける​ためにも、​あいまいな​表現や​誤解を​生む​表現は​避けます。​たとえば、​「なるべく​早く​ご連絡ください」だと、​いつまでに​キャンセルの​連絡を​すれば​いいか​明確では​ありません。​「予約日の​3日前までに​電話で​ご連絡ください」のように、​数字を​用いて​記載しましょう。

不測の​事態に​よる​キャンセルの​場合の​対応も​書く

悪天候や​災害、​不測の​事態に​よる​キャンセルに​ついては、​「キャンセル料は​発生しません」と​いった​一言を​キャンセルポリシーに​入れておく​ことで、​お客様の​安心に​つながるでしょう。

また、​新型コロナウイルス感染症の​状況を​考慮して、​「発熱などの​体調不良に​より​急に​来店が​難しくなった​際には、​直前でも​ご連絡ください。​その​場合の​キャンセル料は​いただいておりません」と​いう​一文を​入れておくと、​少しでも​体調に​異変を​感じた​お客様は​キャンセル料を​気に​する​ことなく​キャンセルの​連絡が​でき、​お店に​とっても​感染症対策に​なります。

遅刻した​場合の​対応も​書く

「10分以上​遅れる​場合は、​ご連絡​お願いします」​「15分以上​経過の​場合、​キャンセル扱いとさせていただきます」​「予約時間を​過ぎての​来店は、​サービス提供時間を​短縮させていただく​場合が​あります」など、​遅刻したら​どうなるのかも​明示しておくと、​その場での​対応に​迷わずに​すみます。

予約時に​キャンセルポリシーを​伝える

キャンセルポリシーを​定めたら、​お客様が​必ず​目に​する​ところに​掲載します。

インターネット経由の​予約の​場合、​予約確定の​前に​「キャンセルポリシーに​同意する」と​いう​チェックボックスを​準備したり、​予約確認メールに​キャンセルポリシーを​載せたりすると​いった​方法が​あります。

電話や​店頭での​予約の​場合、​手間は​かかっても​口頭で​伝えて​おきましょう。​店頭での​予約で​あれば、​ショップカードや​チラシに​記載して​渡すのも​おすすめです。
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キャンセルポリシーの​例文​(テンプレート)

前述の​ポイントを​ふまえて、​キャンセルポリシーの​例文を​「飲食店向け」​「サロン・美容院向け」の​2パターン用意しました。​自店舗で​キャンセルポリシーを​作成する​際の​参考に​してみてください。

飲食店向け

ご予約のキャンセルや変更のご連絡は、お電話とメールにて承っています。

【コース料理をご予約の場合】
コース料理のご予約については、前日以降のキャンセルはキャンセル料が
発生する場合があります。2日前までのキャンセルや人数変更・メニュー
変更は無料で承っていますので、お気軽にご連絡ください。

・前日キャンセルの場合:ご予約コース料金の10%
・当日キャンセルの場合:ご予約コース料金の50%

なお、連絡のない状態での無断キャンセルにつきましては、
予約金額の80%をご請求いたします。

【ご来店の遅れについて】
やむを得ないご事情でご予約時間に遅れる場合は、判明した時点
で早めにご連絡ください。ご連絡がなく、予約時間の15分を超えて
も来店されない場合は、無断キャンセルとさせていただきます。

【悪天候や自然災害時の対応について】
急な天候不良や自然災害などによりご来店が難しい場合は、
その旨をご連絡いただければ、当日のキャンセルでもキャンセル料
は発生しません。落ち着いてから、またのご予約をお待ちしています。

サロン・美容院向け

ご予約のキャンセルや日時変更は、前日の営業時間内(20:00まで)
までにご連絡をお願いします。
ご連絡は、お電話・メール・公式LINEにて承っています。

当日キャンセルにつきましては、下記のキャンセル料が発生します。

・当日のキャンセルまたは日時変更の場合:施術料の30%
・無断キャンセルの場合:施術料の50%

【遅刻について】
万が一ご予約時間に遅れる場合は、判明した時点で早めにご連絡ください。
予約時間を15分を超えても来店されない場合やご連絡がない場合は、
無断キャンセルとさせていただきます。

また、遅れて来店された場合、ご予約のメニューよりも提供時間が
短くなることや、ご予約のメニューを提供できないことがありますので、
ご了承ください。遅刻を繰り返される場合、次回のご予約をお断りさせ
ていただくことがあります。

【注意事項】
悪天候により交通機関が遅延・運休した場合は、その旨お電話で
ご連絡いただければ、キャンセル料は発生しません。

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キャンセル防止の​ために​できる​こと

キャンセルの​発生防止に​ついては、​キャンセルポリシーを​設ける​以外にもさまざまな​方法が​あります。​キャンセルポリシーと​合わせた​導入を​検討してみてください。

リマインドメールを​送る

「うっかり​予約を​忘れていた」と​いう​無断キャンセルを​防ぐため、​来店の​1週間前・​3日前・​前日などに​リマインドメールを​送りましょう。​予約システムの​中には、​自動で​リマインドメールを​送ってくれる​仕組みも​あるので、​そういった​サービスを​使えば​手間も​かかりません。

キャンセルしやすい​予約システムを​採用する

キャンセルの​受付が​電話のみだと、​営業時間内に​電話が​できない​お客様に​とっては​「キャンセルの​連絡が​したいのに、​このままでは​無断キャンセルになる」と​いう​状況が​生まれてしまいます。​メールや​SNSの​ダイレクトメッセージ、​予約システムなど、​営業時間外でも​キャンセルが​できる​仕組みを​整備しておくと​お客様に​親切です。

たとえば、​キャンセルが​入り次第、​自動的に​繰り上げ処理が​行われたり、​キャンセル待ちを​している​お客様に​空きが​出た​ことを​連絡してくれたりする​機能を​備えている​予約システムも​あります。​予約システムを​活用する​ことで、​予約受付や​キャンセル処理に​かかる​手間を​大幅に​減らせるでしょう。

予約システムの​事前決済を​利用する

キャンセル料の​請求書を​送付しても、​支払いを​拒否する​お客様が​いるかもしれません。​キャンセル料を​確実に​回収する​ためには、​事前決済機能付きの​予約システムの​利用が​有効です。​キャンセルが​発生しても、​事前に​決済した​金額の​中から​キャンセル料を​差し引く​ことができるので、​お店の​損失も​少なくなります。

たとえば、​予約システムの​Square 予約なら、​無料で​事前決済に​対応した​予約ページを​作成できます。​「利用メニューは​当日決めたい」など、​利用料金が​当日にならないと​分からない​場合は、​Square 予約の​「無連絡キャンセルの​防止」​機能が​役立つかもしれません。​この​機能では​予約時に​お客様が​クレジットカード情報を​入力します。​無断キャンセルや​直前キャンセルが​起きた​際には、​キャンセルポリシーに​沿って​該当する​カードに​キャンセル料金を​課金する​ことができます。​有料機能ですが、​キャンセル料金の​徴収に​悩んでいる​お店では​導入を​検討してみては​いかがでしょうか。

無断キャンセル保証を​利用する

「無断キャンセル保証」を​提供している​サービスも​あります。​無断キャンセルを​繰り返す悪質な​予約者に​困っている​お店や、​キャンセルの​割合が​多い​店舗の​場合は、​利用を​検討してみても​よいかもしれません。

キャンセルポリシーを​適切に​定め、​周知する​ことは、​機会損失を​防ぎ、​お客様との​トラブルを​防ぐ​効果が​期待できます。​予約システムや​キャンセルポリシーを​上手に​活用して、​店舗の​利益を​最大化しましょう。

予約管理は​Square 予約で

Squareの​予約管理は​無料から​導入でき、​事前決済は​もちろん、​有料プランの​場合は​キャンセル料も​取れるので、​ノーショー対策も​できます。​専用アプリでも、​お使いの​ブラウザでも、​場所を​問わず、​どこでも​予約の​状況を​確認、​調整できます。

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執筆は​2022年4月5日​時点の​情報を​参照しています。​2023年6月27日に​一部情報を​更新しています。​当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。​Photography provided by, Unsplash