いまさら​聞けない!?​在庫管理の​基本知識

Inventory management is an integral part of your business.

在庫切れや​過剰在庫を​防ぐために、​店舗経営者と​して​徹底したいのが​在庫管理です。​お客さまが​「欲しい!」と​思った​商品が​欠品していれば​機会損失に​つながるうえ、​せっかく​生まれた​興味も​別の​店に​向いてしまうかもしれません。​反対に​あまり出ない​商品を​必要以上に​仕入れてしまえば、​仕入れコストを​回収できないまま、​最悪、​商品を​廃棄せざるを​得ない​可能性も​出てきます。

上手に​在庫を​管理するには​どうすれば​いいのでしょうか。​この​記事では​在庫管理の​基礎を​学びたい​店舗経営者に​向けて、​在庫管理の​基本知識を​まと​めています。​自店舗に​適した​在庫管理システムの​選び方や、​効率よく​管理する​方法も​あわせて​見ていきましょう。

目次



そもそも​在庫管理って?

在庫管理と​一口に​いっても、​それに​伴う​作業は​複数あります。​具体的には、

  • 現時点での​在庫数の​把握
  • 商品の​品質の​コントロール
  • 棚卸が​すぐに​できるような​倉庫に​整理
  • 売れ行きなどを​予測したうえでの​発注作業

などが​挙げられます。

経営者と​して​避けたいのは、​冒頭にも​あったように​(1)需要の​低い​商品を​必要以上に​仕入れてしまう​こと、​(2)需要の​高い​商品の​在庫切れです。

特に​食品は、​賞味期限を​迎えてしまえば​販売が​できなくなります。​食品でなくても、​長期保存に​伴う​商品の​劣化など、​何らかの​理由で​せっかく​コストを​割いて​仕入れた​商品を​廃棄せざるを​得ない​ことも​あります。​品質管理は​もちろんの​こと、​在庫を​無駄に​してしまわないよう、​在庫数が​適正であるかを​見極める​スキルが​問われます。

昔ながらの​手書きの​帳簿で​在庫を​管理していると、​商品別・店舗別に​正確な​数字を​把握するのは​なかなかの​手間と​時間が​かかる​ことだと​気付きます。​また、​商品数が​増えれば​増える​ほど、​ヒューマンエラーで​在庫に​誤差が​生じる​可能性も​高くなります。​このような​在庫管理の​煩雑さを​解消する​方法と​して​取り入れたいのが、​「在庫管理システム」です。

在庫管理システムの​選び方

以前まで、​在庫管理システムは​非クラウド型の​ソフトが​主流でした。​店舗の​パソコンに​専用の​ソフトウェアを​インストールする​方法です。

最近では、​ネット環境さえ​整っていれば​タブレットや​スマートフォンなどから​利用できる​クラウド型在庫管理システムが​注目を​浴びています。​大きな​違いは、​導入や​維持に​かかる​コストです。​非クラウド型の​在庫管理システムは、​数万円程度の​安価の​ものから、​高額な​ものでは​100万円近く​かかる​ことも​あります。​一方、​クラウド型の​在庫管理システムは​数千円から​数万円ほどで​導入が​可能です。​固定費も​安ければ​数千円程度と、​お手頃な​価格帯は​規模の​小さな​小売店に​とって​大きな​魅力です。

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まずは​一般的な​在庫管理システムに​備わっている​機能を​見ていきましょう。

在庫一覧機能 商品ごと、店舗ごとなどで在庫数を一覧できる機能
入荷管理機能 商品登録、在庫数の変更やバーコードの作成など、仕入れた商品の入荷管理をサポートするための機能
発注管理機能 発注内容の記録や、管理画面から発注メールを送れる機能
在庫分析機能 商品ごと・指定期間ごとの出入荷数など、在庫の動きを細かく記録・分析してくれる機能
データ抽出機能 データをエクセルなどにエクスポートできる機能
棚卸機能 ハンディターミナルと連携し、バーコードを読み取り数量を入力するだけでシステムに反映されるなど、棚卸をサポートする機能

上記を​踏まえたうえで、​在庫管理システムを​選ぶうえでは​以下の​細かな​点にも​注目すると、​より​行き届いた​在庫管理が​可能です。

  • リアルタイムで​在庫数が​把握できるか
  • 在庫が​一定数を​下回ったら​通知が​届く​アラート機能は​ついているか
  • パソコンや​スマートフォンなど、​端末問わず​情報に​アクセスできるか
  • 複数店舗の​在庫を​管理できるか
  • 複数店舗の​管理に​追加費用は​かかるか
  • 店舗間で​商品を​移動できるか
  • ECサイトと​実店舗の​在庫は​連動するか
  • どのような​POSシステムと​連携できるか

在庫管理を​上手に​行う​方法

ここまでは​「在庫管理とは」​「在庫管理を​楽に​する​在庫管理システムとは」に​ついて​説明を​してきました。​ここでは​上手に​在庫を​管理する​ための​コツを​紹介します。


1. 売上予測を​立てよう
2. 先入れ先出しを​徹底しよう
3. 回転率の​悪い​在庫を​把握しておこう
4. 棚卸しを​しよう
5. クラウド型の​在庫管理システムを​視野に​入れよう
6. ABC分析を​取り入れよう
7. ドロップシッピングも​視野に​入れよう

「在庫管理を​上手に​行う​方法」を​飛ばして、​Squareの​在庫管理システムを​読む


1. 売上予測を​立てよう

どの​商品を​どれだけ​仕入れたら​いいかを​判断する​うえで、​役に​立つのは​過去の​売り上げです。​人気商品や​死に​筋商品の​データを​基に​売上予測を​立てていきましょう。​また、​売上予測を​立てる​際には、

  • セールを​実施する​タイミング、​頻度
  • ネット広告など、​特別な​マーケティング戦略を​行う​予定は​あるか
  • 市場の​トレンドや​消費の​傾向は​どのように​変化しているか

などを​考慮しながら、​できるだけ​細かく​予定を​立てておくと​より​正確な​予測が​立てられるでしょう。​なお、​商品別売上などは​クラウド型POSレジを​導入すると、​簡単に​確認できるようになります。​在庫管理機能を​兼ね備えた​POSレジも​あるので、​あわせて​検討すると​いいでしょう。

2. 先入れ先出しを​徹底しよう

在庫は​仕入れた​順に​販売していくのが​鉄則です。​食品や​生花、​化粧品など、​使用期限や​賞味期限が​ある​商品に​ついては、​特に​先入れ先出しの​徹底が​欠かせません。

もちろん​期限が​ない​ものでも、​先入れ先出しは​有効です。​あまりにも​長い​時間倉庫に​放置しておくと、​知らぬ間に​傷が​ついていたり、​商品の​価値が​薄れてしまっていたり……と​いう​ことも​考えられます。​倉庫で​商品を​保管している​場合、​新しく​入荷した​ものは​奥に、​それ以前に​入荷した​ものは​手前に​出して、​先入れ先出しを​実施しやすい​環境を​自ら生み出しましょう。

3. 回転率の​悪い​在庫を​把握しておこう

(1)でも​触れた​通り、​日々​欠かさず​確認したい​数字と​いえば、​商品別の​売り上げです。​POSレジなどに​備わっている​売上分析機能を​もとに​半年から​一年ほど​売り​上げが​伸び​悩んでいる​商品が​あると​発覚した​場合、​仕入れを​とりやめる​ことも​視野に​入れてみましょう。​消費者の​反響が​あまり​よくない​死に​筋在庫には​割引を​つける、​あるいは​人気商品と​セットで​販売するなどして、​消費者が​手に​とりたくなるような​戦略を​練りましょう。

4. 棚卸しを​しよう

たとえば​在庫管理機能が​ついた​POSレジアプリなどを​活用すると、​お会計を​通した​時点で​在庫が​自動的に​調整されます。​このような​クラウド型の​システムの​場合、​仕入れた​数さえ​正確に​登録しておけば、​リアルタイムで​在庫数が​更新されていきます。​とは​いっても​システムに​頼りっきりにならず、​最低でも​月に​1回、​人間の​目で​在庫数を​確かめる​棚卸しを​実施するのが​賢明です。​一つ​ひとつ手に​取る​ことで​商品に​経年劣化が​ないかどうかなど、​品質の​コントロールに​努める​こともできるでしょう。

5. クラウド型の​在庫管理システムを​視野に​入れよう

手軽に​低コストで​在庫管理システムを​導入したい​場合には、​クラウド型の​在庫管理システムが​おすすめです。

前章でも​述べたように​非クラウド型在庫管理システムよりも​コストが​抑えられる​うえ、​普段から​使い慣れている​タブレットや​スマートフォンを​そのまま​在庫管理システムと​して​使える​点が​特徴的です。​さらに​ネット環境の​整った​端末さえ​あれば、​どこからでも​在庫が​確認できます。​複数店舗の​在庫を​管理する​際や、​店舗に​常に​いられない​経営者などに​とっても​利便性が​高いと​いえるでしょう。

6. ABC分析を​取り入れよう

「たくさん​ある​商品を​効率的に​分析したい!」と​いう​場合には、​ABC分析を​取り入れるのも​一つの​手です。​ABC分析とは、​重要度を​もとに、​全商品を​A・B・Cと​三つの​グループに​振り分けて​分析する​方法です。​基本的には​最も​優先度が​高い​商品を​Aに、​優先度が​最も​低い​商品を​Cに​入れていきます。​このように​グループ分けする​ことで、​どの​商品に​力を​注ぐべきかが​可視化されます。​詳しくは​「在庫管理を​効率化!​ABC分析のまとめ」を​ご覧ください。

7. ドロップシッピングも​視野に​入れよう

在庫を​抱える​スペースが​ない、​余剰在庫の​リスクが​心配……と​いう​場合は、​在庫を​一切持たずに​オンライン販売が​できる​「ドロップシッピング」を​取り入れてみても​いいでしょう。​商品は​メーカーや​卸売業者から​直接消費者に​送られる​ため、​過剰在庫の​リスクを​負わずに​店舗を​運営する​ことができます。​詳しい​メリットやは​じめかたに​ついては​「ドロップシッピングとは?​初めての​Eコマースでも​在庫ゼロで​起業できる​ネットビジネス」を​ご覧ください。

Squareの​在庫管理システム

▶︎​「Squareの​在庫管理システム」を​飛ばして、​Squareで​決済を​受け付ける​方法を​読む

Squareでは​在庫管理機能を​備えた​クラウド型POSレジアプリを​提供しています。

在庫情報が​リアルタイムで​更新されるのは​もちろんの​こと、​通信環境が​整った​タブレットや​パソコンさえ​あれば、​どこからでも​在庫状況を​確認する​ことができます。​アラート機能を​活用すれば、​指定した​個数を​下回った​時点ですぐに​通知が​届くので、​欠品を​防ぎつつ、​余裕を​持って​発注を​かける​こともできます。

また、​Squareで​ネットショップを​作成すれば、​実店舗と​ネットショップの​在庫が​連動する​ため、​オンライン販売を​検討している​店舗経営者にも​おすすめです。

Squareで​決済を​受け付ける​方法

▶︎​「Squareで​決済を​受け付ける​方法」を​飛ばして、​店舗別の​在庫管理方法を​読む

Squareでは、​複数の​方法で​決済を​受け付けられます。

Squareの​無料アカウントが​一つ​あれば、​上記の​決済方法は​全て​受け付けられます。​固定費は​かかりません。​また、​決済方法問わず、​在庫は​決済完了と​同時に​自動的に​調整されます。​複数の​店舗を​運営している​場合は、​店舗ごとで​在庫を​管理する​こともできます。

店舗別の​在庫管理方法

▶︎​「店舗別の​在庫管理方法」を​飛ばして、​在庫管理に​ついて​よく​ある​質問を​読む

ここでは​どのような​商品を​扱うかに​合わせて、​適切な​在庫管理方法を​紹介します。

商品を​一から​作っている​場合

ハンドメイド商品を​作って​販売している​店舗など、​商品の​パーツから​仕入れている​小売店は​どのように​在庫管理を​行うと​いいのでしょうか。

完成した​商品に​限らず、​以下の​三つの​カテゴリに​分けて、​仕入れた​資材も​抜かりなく​登録して​おきましょう。

  • 材料
  • 未完成品
  • 完成品

どれだけの​資材が​あるかを​記録しておけば、​余分に​調達してしまう​リスクも​減ります。

商品を​仕入れて​販売している​場合

余剰在庫を​減らす

いくら商品を​仕入れても、​倉庫に​眠っているだけでは​店舗の​売り上げには​貢献しません。​商品を​仕入れて​販売している​場合は、​「そもそも​在庫管理って?」でも​述べたように、​余剰在庫を​できるだけ​抱えないような​仕組み​作りが​大切だと​いえます。​また、​在庫置き場と​して​保管スペースなどを​借りている​場合、​余剰在庫を​減らすと​ひとまわり​小さい​スペースに​置き場を​変更できるかもしれません。

余剰在庫を​減らすためには、​在庫管理システムの​分析機能を​活用して、​死に​筋商品を​常に​把握しておく​ことが​大切です。

人気商品の​欠品を​防ぐ

反対に​人気商品などが​欠品してしまうと、​機会損失に​つながります。​人気商品も、​死に​筋商品と​同じように​売れ行きを​把握し、​底を​ついてしまう​前に​発注できるよう在庫アラート機能などを​活用しましょう。​人気商品に​関しては、​在庫アラートの​しきい値を​他の​商品よりも​高く​設定しておくのも​一つの​案でしょう。

ロスの​登録、​対応方法

盗難や​紛失、​返品など、​やむを​得ない​理由で​商品が​販売できなくなる​ことも​考えられます。​これを​「ロス」と​いいます。​チェックポイントシステムズ社の​調査に​よると、​ロス要因の​内訳で​最も​多かったのは​「万引き」、​続いて​「管理上の​ミス、​犯罪以外の​ロス」​「従業員に​よる​盗難」​「サプライヤーに​よる​不正」でした。​このような​ロスを​考慮して、​価格設定を​する​小売店も​少なくないようです。

参考:万引きなどに​よる​小売業の​ロス総額は、​日本で​約102億ドル(約9,984億円)、​ 24カ国中3番目に​高額である​ことが​判明  - ​最新版 小売業の​ロス対策に​関する​世界調査報告書 発行 -​(2014年11月6日)

たとえば​Squareなら​在庫情報を​編集する​際に、

  • 入荷済み
  • 再集計
  • 不良品
  • 移動済み
  • 紛失
  • 返品に​よる​在庫戻り

から​理由を​選んで​登録する​ことができます​(詳しい​方法は​こちら。​たとえば​不良品が​何点​ありロスは​どれくらいに​及ぶのか、​などを​確認したい​場合には、​【不良品】と​して​登録された​商品に​絞って​表示する​こともできます​(※)。

※上記の​項目に​絞って​一覧と​して​確認できるのは、​Square リテールPOSレジのみの​機能です。

在庫管理に​ついて​よく​ある​質問

ここでは​在庫管理に​ついて​よく​ある​質問を​いくつか​見ていきます。

Q. 在庫管理は​エクセルで​十分じゃないの?

リアルタイムで​更新されないと​いう​欠点が​あります。

エクセルで​管理すると​なれば、​在庫数を​記録するのも​更新するのも​手動です。​手間も​時間も​かかるうえ、​ヒューマンエラーが​発生する​恐れも​あります。​また、​エクセルだと、​手動で​更新を​しない​限り古い​情報が​手元に​あることに​なります。​会計時に​自動で​在庫状況が​更新されないのは​もちろんの​こと、​売上分析を​行うにも​かなりの​時間が​かかってしまうと​いう​デメリットが​発生します。​前述のように、​POSレジと​連動した​クラウド型在庫管理システムを​活用すると、​在庫情報を​自ら更新する​必要もなく、​システムの​管理画面などを​開くだけで、​常に​最新の​在庫情報が​確認できるようになります。

Q. 在庫管理ソフトは​高額な​ものを​購入した​ほうが​いいですか。

高ければいいとも​限りません。

まずは​どのような​機能を​求めているのかを​明確に​しましょう。​在庫管理ソフトは​車や家と​同じで、​ピンから​キリまで​あります。​在庫管理機能の​活用で​どれだけ​業務が​効率化されるかを​まずは​見てみたい、と​いう​場合は​低コストで​導入できる​クラウド型在庫管理機能を​検討してみても​いいでしょう。

Q. Squareで​できる​在庫管理に​ついて​詳しく​知りたいです。

Squareでは、​二つの​方法で​在庫管理が​できます。

  • 無料の​Square POSレジを​利用する
  • 有料の​Square リテール POSレジプラスを​利用する

いずれも​タブレットに​ダウンロードして​利用できる​アプリです​(※)。​ブラウザから​Squareの​アカウントに​ログインすれば、​細かいレポートを​見る​こともできます。

※Square リテールPOSレジは​iOS10以上の​iPadのみの​利用と​なります。​Square POSレジアプリは​iOS, Androidに​対応しています。

1店舗だけ管理するのであれば、​Square POSレジアプリで​十分でしょう。​1店舗以上を​経営している​場合や、​商品数・従業員数が​多い​場合は、​小売店に​特化した​Square リテールPOSレジプラスが​おすすめです。​複数店舗の​在庫は​どちらの​アプリでも​できますが、​店舗間で​在庫を​移動したり、​バーコードを​読み取って​在庫情報を​更新したりなどは​Square リテールPOSレジプラスに​限定された​機能と​なります。

詳しい​違いを​以下の​表から​見ていきましょう。

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この​記事では​在庫管理の​基礎知識や、​Squareで​在庫管理を​はじめる​方法を​説明してきました。​まずは​Squareで​在庫管理システムの​便利さに​触れてみては​いかがでしょうか。​複数店舗を​経営している​場合は、​有料の​Square リテール POSレジプラスからは​じめるのが​いいかもしれません。​30日間​無料トライアルも​設けているので、​こちらに​アクセスの​うえ、​業務効率の​向上を​ぜひ肌で​感じてみてください!