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Introducción a Control de inventario: cómo administrar el inventario de pequeños negocios

Square

Es importante que evalúe su negocio de manera regular para garantizar que está en el camino correcto. Una de las partes más integrales de su negocio es el control de inventario.

¿Cómo ha sido el control de inventario en su pequeño negocio? ¿Ha tenido los productos adecuados disponibles cuando los necesitaba? ¿Perdió oportunidades comerciales por no tener existencias disponibles? ¿O perdió dinero por un exceso en el inventario?

En este artículo, hablamos sobre las técnicas básicas de control de inventario, explicamos qué buscar en un buen software de control de inventario y repasamos algunas de las prácticas recomendadas para controlar el inventario.

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¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario es la parte en la cadena de suministro que apunta a tener siempre los productos correctos en la cantidad correcta a la venta, en el momento correcto. Cuando se realiza de manera eficaz, los negocios reducen los costos de tener inventario en exceso, al tiempo que maximizan las ventas. Un buen control de inventario puede ayudarle a realizar un seguimiento del inventario en tiempo real para simplificar este proceso.

Al controlar de manera eficaz su inventario, puede tener los productos correctos en la cantidad correcta a mano y evitar que los productos no estén disponibles o que los fondos estén atados a un exceso de inventario. También puede asegurarse de que los productos se vendan a tiempo para evitar vencimientos, obsolescencias o gastar demasiado dinero en inventario que ocupa espacio en un depósito.

El buen software de control de inventario debe:

  • Reducir costos, mejorar el flujo de efectivo y aumentar las ganancias de su negocio
  • Realizar un seguimiento del inventario en tiempo real
  • Ayudar a pronosticar la demanda
  • Evitar escasez de productos o de producción
  • Evitar el exceso de inventario o de materia prima
  • Permitir un análisis sencillo del inventario en cualquier dispositivo
  • Estar accesible directamente desde su punto de venta para tiendas
  • Optimizar la organización del depósito y el valioso tiempo de los empleados
  • Ofrecer un escaneo de código de barras rápido y sin molestias para acelerar la recepción
  • Permitir el control en varias ubicaciones, al realizar un seguimiento del inventario en varias ubicaciones o depósitos

Técnicas para el control de inventario y prácticas recomendadas para pequeños negocios

A continuación, encontrará algunas de las técnicas que muchos negocios pequeños utilizan para controlar inventario:

  1. Ajuste su pronóstico. El pronóstico preciso es fundamental. Sus cálculos de ventas proyectadas deben basarse en factores como cifras históricas de ventas (si vende con Square, examine esta información en el Panel de Datos en línea), tendencias del mercado, crecimiento previsto y la economía, las promociones, los esfuerzos de marketing, etc.
  2. Utilice el enfoque FIFO (Primero en entrar, primero en salir). Los bienes deben venderse en el mismo orden cronológico en que se compraron o se crearon. Esto es especialmente importante para los productos perecederos como alimentos, flores y maquillaje. El propietario de un bar, por ejemplo, debe conocer los materiales detrás de la barra y aplicar métodos de FIFO para mejorar el inventario del bar. Esto también es una buena idea para los bienes no perecederos, ya que los artículos que se conservan durante demasiado tiempo pueden dañarse, quedar desactualizados o ser imposibles de vender. La mejor manera de aplicar el enfoque FIFO en un depósito es agregar los artículos nuevos desde la parte trasera para que los productos más antiguos queden adelante.
  3. Identifique el inventario de bajo recambio. Si tiene inventario que no se vendió en absoluto en los últimos seis a doce meses, es probable que sea momento de dejar de acumular ese artículo. También puede considerar diferentes estrategias para deshacerse de ese inventario, como descuentos o promociones especiales, dado que el exceso de inventario es un desperdicio tanto de espacio como de capital.
  4. Audite su inventario. Incluso con un buen software de control de inventario, aún debe contar periódicamente su inventario para asegurarse de que lo que tiene coincide con lo que cree que tiene. Las empresas utilizan diferentes técnicas, incluido un inventario físico anual a fin de año donde se cuenta cada artículo y se realiza una revisión, lo que puede resultar muy útil para los productos que se mueven rápidamente o tienen problemas de inventario.
  5. Utilice software de control de inventario basado en la nube. Busque software con análisis en tiempo real. El software de Square se conecta directamente con su punto de venta, de modo que sus niveles de inventario se ajustan automáticamente cada vez que realiza una venta. Reciba una alerta diaria por correo electrónico para conocer la existencia detallada de artículos con pocas unidades o que están agotados a fin de poder solicitar más a tiempo.
  6. Realice un seguimiento de los niveles de inventario en todo momento. Implemente un sistema sólido para realizar un seguimiento de los niveles de inventario, priorizando siempre los productos más costoso. El software eficaz permite ahorrar tiempo y dinero, ya que se ocupa de gran parte del trabajo pesado por usted.
  7. Disminuya los plazos de reparación de los equipos. Las máquinas esenciales no siempre funcionan correctamente, por lo que es importante que controle estos activos. Una máquina rota puede ser costosa. Supervisar su equipamiento y sus piezas es fundamental para comprender su ciclo de vida y así estar preparado si surge un problema.
  8. No olvide el control de calidad. Sin importar su especialidad, es importante garantizar que todos los productos se vean bien y funcionen bien. Puede ser tan sencillo como hacer que los empleados hagan un examen rápido durante auditorías de existencias que incluya una lista de comprobación en busca de señales de daños y donde se corrija el etiquetado de productos.
  9. Contrate un controlador de inventario. El control de inventario se usa para ver la cantidad de inventario que tiene en un momento determinado y se aplica a todos los artículos, desde materia prima hasta bienes terminados. Si tiene mucho inventario, es posible que necesite una persona para que sea la responsable. Un controlador de inventario procesa todas las órdenes de compra, recibe las entregas y se asegura de que todo lo que se recibe coincida con lo que se solicitó.
  10. Recuerde su ABC. A muchos negocios les resulta útil tener controles más estrictos sobre los artículos de mayor valor, para lo cual agrupan los artículos de inventario en categorías A, B y C.
  11. Considere realizar envíos directos. Si su negocio adopta métodos de envío directo (drop shipping), puede vender productos sin necesidad de tener el inventario. En su lugar, el vendedor mayorista o fabricante es el responsable de transportar el inventario y enviar los productos cuando un consumidor compra en su tienda. De este modo, no debe preocuparse por tener, almacenar ni reponer inventario. Muchos propietarios que comienzan una tienda en línea adoptan métodos de envío directo, pero esta estrategia de cumplimento de la cadena de suministro puede adoptarse en muchos tipos de negocios en todos los sectores.

Los productos clasificados como A (artículos de pedidos grandes) componen el porcentaje más pequeño de inventario y tienen el mayor valor de consumo anual. Los productos agrupados en la categoría C (los artículos menos costosos) componen el mayor porcentaje de inventario y tienen el menor valor de consumo anual. Los productos B están en el medio. El valor de consumo anual es la demanda anual multiplicada por el costo de un artículo.

En el siguiente gráfico (basado en recomendaciones de Lokad), se muestra de qué manera los negocios pueden hacer el desglose:

Ejemplo de análisis de inventario ABC Clasificación Porcentaje de inventario Valor de consumo anual A 10 a 20% 70 a 80% B 30% 15 a 25% C 50% 5%

Square para Tiendas

Un sistema de inventario de punto de venta creado para los pequeños negocios

El Punto de venta minorista de Square ofrece software de control de inventario gratuito que se actualiza en tiempo real y permite a los vendedores controlar su inventario desde cualquier lugar. Nuestro sistema es ideal para la venta omnicanal y se sincroniza con su punto de venta físico tradicional y su tienda en línea.

Nuestro sistema de control de inventario es rápido de configurar y fácil de usar. Descargue informes y reciba una alerta de inventario diario con los artículos que estén agotados o con baja existencia, para saber siempre cuánto inventario tiene. Puede obtener más información sobre cómo usarlo aquí.

Si necesita una solución más compleja, el Punto de venta Square se integra perfectamente con Stitch Labs, Shopventory y DEAR para controlar inventario en varios canales. O bien, trabaje con un desarrollador para crear una solución de software de control de inventario personalizada con la API de artículos de Square.

Ejemplo de control de inventario Square

Cómo realizar un seguimiento y controlar el inventario en Square

El software de control de inventario basado en la nube y gratuito de Square le da las herramientas para activar y realizar un seguimiento del inventario por artículo o en grupo. Para los artículos con inventario activado, el recuento de existencias se actualiza según las ventas de la aplicación Square, Facturas Square y su tienda en línea. El inventario se registra y se controla según cada ubicación (lo cual puede lograr mediante SKU).

Cómo realizar un seguimiento del inventario por artículo:

Para activar el seguimiento de artículos en su inventario:

  1. Vaya a Surtido de artículos en su Panel de Datos.
  2. Seleccione un artículo.
  3. Ajuste el recuento de un artículo y su ubicación (el inventario se determina, se edita y se registra según cada ubicación).

Después de activar el inventario, recibirá alertas en su Panel de Datos de artículos agotados o con bajas existencias para saber cuándo volver a pedirlos y reabastecerse. Obtenga instrucciones detalladas para controlar artículos en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Cómo cargar inventario en grupo

¿Tiene una gran cantidad de artículos para activar? No se preocupe, puede descargar un informe de su inventario actual y actualizar sus cantidades en grupo con la herramienta de importación. Esto resulta especialmente útil para agregar inventario nuevo y verificar las existencias actuales.
Solo debe hacer lo siguiente:

  1. Vaya a Surtido de artículos en su Panel de Datos.
  2. Haga clic en Modificar el surtido de artículos.
  3. Descargue nuestro archivo de plantilla (esto incluye su surtido de artículos completo).
  4. Abra el archivo y agregue su inventario por artículo en la columna etiquetada Nueva cantidad [ubicación].
  5. También puede actualizar su Alerta de inventario activado [ubicación].
  6. Guarde el archivo, luego, arrástrelo a la ventana Importar inventario y haga clic en Cargar.

Puede obtener más información sobre cómo controlar el inventario con un CSV de inventario en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Sugerencias para negocios que hacen sus propios productos

Algunos negocios son propietarios de toda su cadena de suministro, como los productores y vendedores de bolsos de mensajero hechos a mano.

En vez de obtener productos acabados de otros proveedores, su negocio obtiene la materia prima que, luego, se convierte en artículos para vender. El inventario para este tipo de negocios, en general, consiste de tres categorías:

  • Materia prima utilizada para hacer los productos
  • Trabajo en curso
  • Productos acabados

En 2001, el gigante de equipamiento de red Cisco aprendió por las malas qué sucede cuando el suministro supera la demanda. Pasó a pérdida $2.25 mil millones en materia prima y componentes de equipos. Uno de los factores clave para la pérdida fue que el modelo de control de inventario de Cisco estaba descalibrado y realizó malos pronósticos sobre sus ventas.

Sugerencias para las tiendas minoristas

Pero, incluso si usted no es un negocio multinacional, el buen control de inventario minorista puede ayudar a su negocio a ahorrar mucho dinero. Si bien puede resultar tentador comprar mercadería en grandes cantidades para aprovechar descuentos de proveedores y envíos gratuitos, tener un exceso de inventario no siempre es bueno al final del día.

El exceso de inventario es problemático por dos motivos. Para empezar, no es conveniente que una parte demasiado grande de los fondos de su negocio esté atada a mercadería, y podría arriesgarse a perder dinero si no logra vender los productos a tiempo. (Esto es cierto especialmente en el caso de los productos de temporada. Pregúntele a cualquier propietario de un negocio que intenta vender adornos de Navidad después del 25 de diciembre. Naturalmente, los consumidores esperan tener importantes descuentos y puede que venda a pérdida, si es que vende los artículos en absoluto). Además, existen costos asociados con almacenar demasiado inventario.

Por el contrario, tener muy pocas existencias de un artículo puede provocar una pérdida de clientes potenciales. Imagine que los clientes van a su tienda física tradicional y descubren que su producto favorito está agotado. Si cree que regresarán cuando el producto esté disponible nuevamente, piénselo dos veces. Según un estudio de consumidores alemanes que realizó GT Nexus, el 63% de los compradores que encontró que un artículo estaba agotado eligió comprar el producto a un competidor o no lo compró en absoluto.

Cómo conciliar artículos perdidos, dañados o robados

A menudo, una reducción de inventario en una tienda minorista se conoce como una merma. El porcentaje de merma promedio en el sector minorista es del dos por ciento. Y, en 2016, la merma costó a los minoristas más de $49 millones en pérdidas, según la Encuesta Nacional de Seguridad de Tiendas Minoristas sobre el robo en tiendas minoristas.

Existen cuatro categorías principales para la merma de inventario que se deben a pérdidas o robo. Según un estudio de 2014, el robo en tiendas representa el 38% de la merma de tiendas minoristas, los robos de empleados representan el 34.5%, los errores administrativos, el 16% y el fraude de proveedores, el 7%. Algunos expertos también hablan de una quinta categoría que engloba todos los motivos desconocidos de la pérdida de inventario; esta categoría representa el 6% de toda la merma del inventario.

Cuando los bienes sufren daños, esto también se incluye como parte de la merma. El daño puede ocasionarse durante el transporte a su tienda o en la tienda misma.
Independientemente de cómo suceda, la merma es un problema muy costoso para las tiendas minoristas y puede resultar en una pérdida de ingresos. Y es un problema doble: no puede recuperar el costo del inventario ni puede venderlo para obtener ganancias.

Para cubrir estas pérdidas potenciales, puede que sea conveniente aumentar los precios de sus bienes para transferir el costo a sus clientes. Pero eso puede salir mal si los clientes son muy sensibles a los precios. También es posible que necesite multiplicar los procesos para contener el robo y las pérdidas (como la seguridad), lo que aumenta su presupuesto total.

Si bien la merma es algo que debe incluir en su administración general, no debe simplemente absorberla como el costo de hacer negocios. Es aconsejable que hable con su asesor impositivo para comprender si puede deducir las bajas y las pérdidas por robo relacionadas con el inventario en sus impuestos personales o corporativos.

Preguntas frecuentes

¿Las hojas de cálculo no son una buena manera de controlar el inventario?

Las hojas de cálculo no son una herramienta eficaz de control de inventario porque deben actualizarse en forma manual, lo que consume mucho tiempo y significa que los datos están casi siempre desactualizados. Además, las hojas de cálculo no pueden crecer con su negocio, no se comunican con su Punto de venta ni muestran cómo se venden sus productos.

¿El software de control de inventario es costoso?

No necesariamente. Si bien hay software de control de inventario que cuesta cientos o, incluso, miles de dólares, el software basado en la nube de Square es gratuito al registrarse.

¿Qué aplicaciones de control de inventario ofrece Square actualmente?

Square cuenta con dos aplicaciones que los negocios pueden usar para controlar su inventario: Punto de venta Square y Square para Tiendas.

Si es propietario de un negocio con solo una ubicación, el Punto de venta Square debe ser ideal para usted. Pero si tiene más de una ubicación, le recomendamos Square para Tiendas, dado que su sistema de control de inventario le permite controlar el inventario en más de una ubicación (incluidas transferencias de inventario entre ubicaciones), crear o recibir órdenes de compra, administrar proveedores y ejecutar informes del costo de los bienes vendidos.

Las diferencias entre las dos aplicaciones son las siguientes:

Aplicación Panel de Datos Square Square para Tiendas
Costo Gratis $60 al mes por caja
Carga de artículos en grupo
Control de existencias en varias ubicaciones
Alertas de bajo nivel de existencias
Recibir existencias en la aplicación No
Crear e imprimir etiquetas de código de barras desde el Panel de Datos No
Conciliar mermas/marcar artículos como perdidos No
Registrar el inventario perdido, dañado o devuelto No

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