予約制のサービスを提供している店舗では、Google カレンダーをオンライン予約システムとして利用することが可能です。飲食店や美容サロン、レッスン教室、コンサルタントなどに必要な予約システムを、Google カレンダーで簡単に運用する方法を考えてみましょう。
低コストかつ導入しやすいGoogle カレンダーを使うメリット・デメリット、そして予約システムとしての機能性や連携可能な外部の予約サービスについて解説します。
目次
Google カレンダーとは？ Google カレンダーは、Google アカウントを持っている人なら誰でも使うことができる機能で、Gmailなどと同じく無料で利用可能です。パソコンやスマートフォン、タブレット端末上でGoogle カレンダーに予定を書き込んだり、当日にリマインダー通知を受け取ったりすることができます。また、予定を人と共有する、毎朝「今日の予定リスト」の通知を受け取るといった使い方も可能で、プライベートにも仕事にも役立つカレンダーです。
Google カレンダーの使い方は、パソコンのブラウザならGmail画面などの右上のメニューから「カレンダー」を選択し、スマートフォンやタブレット端末の場合は専用のGoogle カレンダーアプリをダウンロードして使います。ログインすればどの端末からでも同じカレンダーにアクセスできるため、予定の管理や確認が非常にスムーズで、Google カレンダーをタスク管理に利用する企業も少なくありません。
Google カレンダーの「予約枠」の利用法は？ 便利なGoogle カレンダーは、「予約枠」という機能を使って店舗の予約システムとして活用することも可能です。Google カレンダーの予約枠は、有料のビジネス用サービスGoogle Workspace（旧G Suite）に登録すると利用できます。
Google カレンダーの予約枠の利用手順は以下の通りです。最短1時間ほどで簡単に利用を開始できます。
Google Workspaceに登録 Google カレンダーで予約スケジュール用の新規カレンダーを作成 利用可能な時間枠を「予約枠」として設定 詳細設定で、場所・説明などを書き込む カレンダーのURLを公開し、利用開始
Google Workspaceは月額680円から利用でき、登録すると独自ドメインのメールアドレスを持つこともできます。料金プランを選んだら、必要情報を入力して登録を完了します。
予約システム用として使うカレンダーを新規作成する際は、「◯◯サロン来店予約表」「◯◯利用スケジュール」など、お客様にわかりやすいタイトルを付けると良いでしょう。
予約システムの設定が全て完了次第、Google カレンダーのURLを店舗の公式ウェブサイトやお客様へのメールに貼り付けることで公開が完了します。カレンダーを開いたお客様は、あらかじめ店舗側が設定した予約枠を選ぶと予約できます。
Google カレンダーを予約システムとして使うメリット 店舗の予約システムとしてGoogle カレンダーを利用することには、多くのメリットがあります。導入や使用の際に、店舗側が享受できるメリットは以下の通りです。
低コストで使える Google Workspaceの月額料金以外に費用は全くかからず、Google カレンダーや予約枠の利用は無料です。特に予算の少ない店舗やスモールビジネスであれば、予約システムとしてコスト面と機能面のバランスが良いといえます。
誰でも使いやすいシステムなので、利用のためにトレーニングを受けたり、IT専門の担当者を雇ったりといった負担も発生しません。
共有や公開範囲の設定が選べる 予約システムの編集権限を他のスタッフと共有するなど、複数人での使い勝手の良さもGoogle カレンダーの魅力です。公開範囲についても、誰でも利用できる「一般公開」の他、予約システムを利用できる人を制限することもできるため、店舗の状況に応じた柔軟な使い方ができます。
簡単に作成・操作できる Google カレンダーの予約枠の作成・設定の方法は、一度アカウントを作ってしまえば非常に簡単です。詳細の設定や予約の確認といった操作もシンプルなので、誤操作も起きにくく、導入後すぐに使うことができます。
Google カレンダーはパソコンやスマートフォン、タブレット端末などさまざまなデバイスから利用しやすく、店舗やオフィス、出先など異なるロケーションから予約システムを管理することが可能です。
お客様も簡単に予約できる 予約システムを利用するお客様にとっても、Google カレンダーは誰にでも直感的に分かりやすい画面設計で操作が簡単です。オンラインでの予約に抵抗感のあるお客様や初めて予約システムを使うお客様に対して、使い方を説明しやすい点もメリットといえます。
外部サービスとも連携できる Google カレンダー単独で予約システムとして使うだけでなく、外部の予約管理サービスなどと連携させて使うことも可能です。Google カレンダーにない機能を外部サービスで補ってさらに使いやすくできるほか、複数の外部サービスからの予約をGoogle カレンダー上で一括管理するといった使い方もできます。
Google カレンダーを予約システムとして使うデメリット 実際にGoogle カレンダーを予約システムとして導入する前に、起こりうるデメリットについても考え、希望する使い方ができるか検討しましょう。確認すべきポイントは「自分の店舗に合う使い方が可能か」です。
予約者もGoogle アカウントが必要となる Google カレンダーを使った予約システムを利用するには、予約をするお客様側もGoogle アカウントを持っている必要があります。そのため、Google アカウントがないお客様については別途、電話や対面、Eメールなどで予約を受け付け、店舗側で予約システムに書き込むという対応が必要です。
ただし、外部サービスと連携させて使う場合は、お客様がGoogle アカウントを持っていなくても予約システムを利用できます。
予約の詳細を管理できない Google カレンダーを予約システムとして使うと、予約枠に記録されるのはGoogle アカウント名やメールアドレスなど最低限の情報のみです。そのため、リピーターか新規のお客様かを判別しにくい点もデメリットといえますが、お客様の詳細情報が予約時に必要でない場合は、特に問題ないと考えられます。
一つの予約枠に対して1人しか予約できない Google カレンダーを使った予約システムでは一つの予約枠に対して、1人のお客様の予約しか受け付けることができません。そのため、同じ時間帯に複数の予約を取ることが可能な場合は、予約枠をあらかじめ複数作成しておく手間が発生します。そのため、同時に複数の予約が発生する飲食店や美容院、複数のお客様が同時にレッスンを受ける習い事の教室などは、Google カレンダーの予約システムでは柔軟な対応が難しい可能性があります。
時間枠の中でお客様1人だけを接客する小規模なサロンなどであれば、Google カレンダーを使った予約システムでも十分に対応可能です。しかし、スタッフの増員などに伴う業務拡大の際に、Google カレンダーでは対応しにくくなり、別の予約システムへの切り替えを余儀なくされることがあるかもしれません。
デザインの自由度が低い 予約システムに特化したサービスと異なり、Google カレンダーはデザインの幅が狭く、店舗や業種のイメージにぴったり合うページ作りは難しいといえます。特に、デザイン性の高いウェブサイト内に予約サイトを組み込んで使う場合は、シンプルなGoogle カレンダーは浮いてしまうかもしれません。
外部サービスとGoogle カレンダーを連携する 「Google カレンダーのデメリットをどうにかできないか」「業務よく使うGoogle カレンダーに最新の予約情報を反映させたい」といった悩みを解決するには、Googleと外部の予約システムを連携させるという方法があります。外部サービスとの連携によるメリットは以下の通りです。
Google カレンダーよりも予約関連機能が豊富 サービス会社からサポートが受けられる お客様により安心感を与えられる
Google カレンダーの利便性を生かしつつ、外部サービスの便利な機能を活用できることは店舗にとって大きなメリットといえます。また、外部サービスと連携と聞くと複雑に聞こえますが、ユーザーフレンドリーな設計のサービスが多いので初心者でも問題なく使えます。予約システムの使い方で不明な点があれば、電話やメールでサポートを受けることができる点も安心です。
何より、外部サービスと連携したより使いやすい予約システムを用意することで、お客様の利便性や提供できるサービスの質が上がり、結果として安心感を与えられる他、リピーター増加や店舗への評価アップも期待できます。予約制のビジネスでは予約そのものをサービスの一部と考え、店舗とお客様の双方にとって最適な予約システムを用意しておくことが理想的です。
Googleと連携できる外部サービス7選 Google カレンダーなどGoogleの機能と外部サービスを連携させるには、まず「店舗の予約システムにどんな機能が必要か」を洗い出しましょう。その上で、店舗のサービスやお客様の特性に合わせて、適した外部サービスを選んでみましょう。
以下の七つのサービスは、いずれもGoogleの機能との連携が可能です。詳しい連携方法などについては、各サービスのウェブサイトでご確認ください。
1.Square 予約 「Square 予約 」は、さまざまな業種で利用できるサービスです。特に、小規模な美容サロン 、貸し切り予約ができる飲食店、出張サービスを提供するフォトグラファーなど、時間予約制のサービスに適しています。直感的な操作性が特長で、顧客管理やスタッフ管理のほか、SMSやメールによるリマインダーの自動送信、事前決済、月額課金、SEOツールなど充実した機能を無料プランでも利用することができます。Googleの機能だけでなく、InstagramやFacebookとの連携も可能です。
詳しい使い方については、記事下部にある動画をご参考ください。
初期費用：0円 月額料金：0円〜 「Google で予約」と連携が可能（Google カレンダーとの連携には、月額3,000円の「プラスプラン」もしくは月額8,000円の「プレミアムプラン」いずれかの有料プランへの申し込みが必要です）
2. STORES 予約 「STORES 予約」は、広い業種で使われているサービスです。予約確認から来店後のフォローまで、お客様にメールを送信する自動化の仕組みや、顧客管理、オンライン決済などの機能も充実しています。
初期費用：0円〜 月額料金：0円〜 「Google で予約」の利用、Google カレンダーと連携が可能（STORES 予約に入った予約はGoogle カレンダーに同期されますが、Google カレンダーに入力した情報はSTORES 予約には同期されません）
3. リザービア 美容室やエステサロンなどで多く利用されている「リザービア」は、日本語のほか英語、中国語、韓国語、タイ語に対応した予約システムです。24時間対応の導入後サポートなども特徴で、オプションとして、LINEやインスタグラムと連携した予約やPOSシステムとの連携も可能です。
初期費用：10万円〜 月額料金：1万5,000円〜 「Googleで予約」の利用が可能
4. 調整さんカレンダー 予約確認や前日のリマインドのメールの送信などが自動化されているため、店舗の仕事を効率化できる点が魅力の「調整さんカレンダー」。デザインのテンプレートも豊富で、項目の追加も可能です。
初期費用：0円〜 月額料金：3,980円〜 Google カレンダーとの連携が可能
5. SelectType（セレクトタイプ） メンバーページなどの機能の他、オンラインでの決済、英語・中国語対応のオプションも選択可能な「SelectType」。レンタルスペースや写真スタジオ、医療機関、宿泊施設など、さまざまな活用例のサンプルが見られる点もわかりやすいです。
初期費用：0円〜 月額料金：0円〜 Google カレンダーとの連携が可能（有料プランから）
6. RESERVA（レゼルバ） 予約管理台帳や予約番号の発行、オンライン決済、お客様へのアンケート機能などもある「RESERVA」。スクールやサロン、クリニックをはじめとする350以上の業種に対応し、特定のお客様を対象とするクーポンの発行なども可能です。
初期費用：0円〜 月額料金：0円〜 Google カレンダーとの連携が可能
7. eReserve（イーリザーブ） 予約システムとサーバー利用がセットになったeReserve。実際にサービスを導入している企業サイトの例も掲載され、これから予約システム付きのウェブサイトを作って運用を始める人にもイメージがつかみやすくなっています。
初期費用：5,500円〜 月額料金：7,150円〜 Google カレンダーとの連携が可能
オンラインの予約システムを導入すれば電話予約などの対応が減り、予約を取り逃がしてしまう可能性も下がることから、ビジネスの運営をいっそう円滑化できます。お客様にとっても、店舗の営業時間にかかわらず24時間いつでも予約ができることで店舗利用のハードルが下がる、耳の不自由なお客様や日本語での通話が得意でないお客様も予約しやすくなるなど、さまざまなメリットがあります。
Google カレンダーを使うことでシステム構築や管理の手間を削減し、効率的かつお客様に役立つ予約システムを運用してみてはいかがでしょうか。
予約管理はSquare 予約で Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショー対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。 執筆は2022年3月16日時点の情報を参照しています。2022年5月10日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
