店舗の業績アップには、運営業務の効率化が欠かせません。事務作業や確認・調整にかかる時間を短縮できれば、サービスの改善や顧客体験の向上など、より重要な仕事に集中できるようになります。
なかでも特に注目したいのが予約管理の効率化です。予約管理システムを導入して予約の受付や確認などをデジタル化すれば、予約対応にかかる時間が大幅に縮小するだけでなく、新たな売り上げの機会も広がります。また、予約履歴を活用したコミュニケーションを行いやすくなるため、リピート客の増加も期待できるでしょう。
本記事では、そんなメリットの多い予約管理システムを選ぶ際のポイントとおすすめのサービスを厳選して紹介します。
目次
予約管理システムとは
予約管理システムとは、予約の管理や予約状況の確認を一元化するためのシステムです。ネット予約はもちろん、電話やFAXなどで受け付けた予約も入力でき、あらゆる予約状況をすべてデジタル端末上で確認できるのが特徴です。
予約管理システムを導入するメリットは多岐にわたります。代表的な機能であるリアルタイムでのネット予約を活用すれば、予約の電話やメールに対応する手間や時間が大きく減るだけでなく、お客さまにとっても時間を気にせず予約や変更ができるため非常に便利です。空き状況をリアルタイムで確認できるため、予約の重複やミスの防止につながります。また、予約履歴を活用して顧客の好みや過去の利用状況を把握することで、よりパーソナライズされたサービスを提供することが可能です。さらに、予約管理システムのなかにはは多言語対応しているものもあります。多言語に対応しているサービスを使えば、インバウンド需要にも対応でき売上アップが期待できます。
予約管理システムの導入効果は、予約にまつわる領域にとどまりません。たとえば顧客データの収集や分析ができる顧客管理機能を使えば、過去の予約履歴やお客さまの属性などに基づいて適切なフォローアップを実施できるため、リピート売り上げの拡大を期待できます。
これらのメリットにより、予約管理システムは現在、美容室やネイルサロン、ジム、パーソナルトレーニングだけでなく、英会話のレッスンやイベントの予約にも利用されています。
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予約管理システムを無料で導入する際の確認点
予約管理システムにはさまざまなものがあり、なかには無料で使えるものも少なくありません。この章では、店舗に最適なサービスを選ぶために確認したいポイントを解説します。
予約件数に制限があるか
無料で使える予約管理システムのなかには、予約件数に制限を設けているものもあります。たとえば、月に50件までしか予約を受け付けられないシステムもあります。予約件数に制限があると、繁忙期やキャンペーン時に対応しきれない可能性があるため、事前に確認しておくことが重要です。予約件数に制限がないシステムを選ぶことで、安定した運用が可能になります。予約件数自体に制限がなくても、利用できるアカウント数や登録できる顧客数に制限があったりするものもあります。こうした制限を設けているかどうかをまず確認しましょう。
業種に特化しているか
多種多様な業種で使える汎用性の高い予約管理システムもあれば、飲食店や美容院、医療機関、教育機関など、特定の業種に特化した機能を提供している予約管理システムもあります。数々の予約管理システムのなかから自店舗に合うものを探し出すのは簡単ではありません。そうしたときの判断に役立つのが、予約にまつわる課題です。
複数のグルメサイトを通じて予約を受け付けており、管理が煩雑で負担が大きいという飲食店の場合は、予約管理システムとグルメサイトの連携ができるかどうかがポイントです。一方、無断キャンセルが多く、売り上げに響いて困るという美容院なら、事前決済あるいはキャンセル料の請求ができる予約管理システムが課題解決の近道になるでしょう。
まずは店舗が抱えている予約関連の課題を考えましょう。それによって、必要な機能が見え、合わせて汎用性のあるシステムが必要なのか、それとも業種に特化しているシステムが必要なのかも明確になってきます。
どんなアプリと連携できるか
予約管理システムのなかには、ほかのサービスと連携できるものがあります。すでに店舗で導入しているシステムやツールがある場合は、それらと連携できるかどうかを確認しましょう。
たとえば、SNSや「Google で予約」などと連携させれば、お客さまは検索結果からそのまま予約できるようになるため、売り上げ機会を逃しません。また、すでに使っているウェブサイト作成サービスと連携できるものであれば、既存のサイト上で予約を受け付けられるようになります。さらに、Google カレンダーと同期させれば、お客さまの予約と他の予定を同時に管理できます。
ネット予約は受け付けられるか
予約管理システムには、リアルタイムでの空き状況に応じて予約を24時間365日ネットで受け付ける機能が欠かせません。この機能があれば予約の対応や調整にかかる手間や時間が減るのはもちろん、営業時間外でも予約を受け付けられるため、売り上げの機会損失を避けられます。それだけでなく、電話予約で発生しがちな予約受付時のミスも防げるほか、お客さまが予約した内容がシステム上に残るため、トラブルの回避にも効果的です。
ネット予約はお客さまにとってもメリットの大きい方法です。時間を気にせずに予約できるだけでなく、空き状況がひと目でわかれば予定も調整しやすくなります。「予約のしやすさ」はお客さまの来店の動機にもなるため、結果的に売り上げの拡大にも貢献するでしょう。
自動メールを送れるか
予約管理システムのなかには、予約を受け付けるとお客さまに確認メールを自動配信するものがあります。これにより、予約内容に関する認識をお客さまと店舗の間で揃えられるため、トラブル発生の可能性を最小限に抑えられます。
また、予約忘れや日時の勘違いを防止する際に便利なのが、予約管理システムのリマインド機能です。これは、リマインドメールを自動送信する機能で、予約前日のほかにも数日前、1週間前など複数回送信できるサービスもあります。なお、メールには、当日の注意事項や事前の準備物などを記載することも可能です。
スマートフォンでも使えるか
予約管理システムをスマートフォンやタブレット端末でも操作できるかどうかも重要なポイントです。決まったパソコンでしか使えないとなると、必要なタイミングやちょっとしたスキマ時間に予約状況をさっと確認できず、お客さまを待たせてしまうなどサービスのスムーズな提供を妨げかねません。
モバイルアプリを提供している予約管理システムなら、場所や時間を選ばずに予約状況を確認できるため、便利です。また予約の変更やキャンセルが発生した場合も、空いた枠に対して臨機応変に対応しやすくなるでしょう。
決済機能はあるか
決済機能のついている予約管理システムであれば、事前決済が可能です。サービス提供前に会計ができるので、無断キャンセルやドタキャンなどの防止効果が期待できます。
たとえば、キャンセル問題が大きく取り上げられることも多い飲食業界では、無断キャンセルが業界全体に与えている損害が、年間で約2,000億円にのぼるともいわれています。
こうした状況に対する打ち手の一つが、キャンセル料の設定です。事前決済からキャンセル料を差し引くことで、損失をある程度抑えることができます。キャンセル料を請求する場合は、キャンセル料金が発生する条件や返金の方法についてキャンセルポリシーに記載しておきましょう。
また、決済機能のなかには予約段階だけでなく、月謝などの月会費を自動で集金するものや回数券などを発行できるものもあります。
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予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショー対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
【予約件数無制限】 無料予約管理システム3選
予約管理システムを選ぶポイントを押さえたところで、いよいよ実際のサービスを見ていきましょう。まずは無料プランの範囲で予約件数に制限のないサービスを三つ紹介します。
Square 予約
Square 予約は、決済機能のついた予約管理システムです。事前決済やキャンセル料の請求（有料プランのみ）に対応しており、無料プランでも予約件数や顧客登録数に制限がないのが特長です。美容関連業種やパーソナルトレーニング、語学や楽器の個人レッスンを提供している事業者におすすめです。Square 予約の導入により、予約管理に割いていた時間が1/10になったという事例もあります。
無料プランでは以下の機能が利用できます。
- Instagram、Facebook、「Google で予約」との連携
- ネット予約の受付
- 自動リマインダー
- 管理者向け専用アプリ（iOS、Android対応）
- オンライン決済
- POSレジ機能
そのほかの月額料金プランは以下のとおりです。
- プラスプラン 3,000円/店舗
- プレミアムプラン 8,000円/店舗
Airリザーブ
Airリザーブは、「自由受付タイプ」と「事前設定タイプ」の二つの予約タイプから選べる予約管理システムサービスです。「自由受付タイプ」では、事業者が受付可能な営業時間帯を設定し、お客さまは予約が入ってない時間帯から好きな時間に予約を入れることができます。レンタルスペースや歯科医院、トリミングサロンなどにおすすめのタイプです。
「事前設定タイプ」では、お客さまは事業者があらかじめ設定した予約枠のなかから予約します。予約枠に対して定員数を決めることもできるので、スクールや体験イベントなどに便利です。登録できる枠は最大で月1,000件です。
無料プランでは以下の機能が利用できます。
- 予約管理
- 顧客管理
- 予約確認メールの配信
- スタッフの店舗権限登録
- オンライン決済
そのほかの月額料金プランには以下のものがあります。
- ベーシック 5,500円
- スタンダード 11,000円
- プレミアム 問い合わせ
tol（トル）
tol（トル）は、iOSとAndroidに対応した予約管理システムアプリです。アプリをインストールすれば、およそ3分で予約用のウェブサイトが完成します。予約サイトのリンクをSNSやホームページに貼り付ければ、お客さまはリンク先から予約を行うことができます。美容サロンやヨガレッスンでの利用が多いようです。運用はスマートフォンのみで、パソコンによる操作はできないため、その点は注意しておきましょう。有料版では、顧客管理や売上管理、複数店舗管理も可能です。
無料プランでは以下の機能が利用できます。
- ネット予約の受付
- 自動リマインダー
- オンライン決済
- 承認制予約の受付
- 予約受付プッシュ通知
- 予約ページのQRコード生成
そのほかの月額料金プランは以下になります。
- ビジネスプラン 3,180円
- ショッププラン 受付停止中
- カンパニープラン 受付停止中
【予約件数利用制限あり】 無料予約管理システム3選
次に、無料プランでは予約件数に制限はあるものの、さまざまな機能を備えたサービスを三つ紹介します。
STORES 予約
180を超える業種に対応しているSTORES 予約は、ネット予約決済、月謝集金、顧客管理のサービスを一括して提供しています。無料プランでは、月50件まで予約を受け付けられます。有料プランでは、メルマガやダイレクトメールの配信機能、事業者のサービスについてのレビュー機能などもあります。
無料プランでは以下の機能が利用できます。
- 「Google で予約」との連携
- ネット予約の受付
- オンライン決済
- お客さま向け会員アプリ
- QRセルフチェックイン機能
- 回数券・月謝の販売
そのほかの月額料金プランは以下のとおりです。
- スモールプラン 12,980円
- チームプラン 22,880円
- ビジネスプラン 31,790円
- エンタープライズプラン 77,000円
RESERVA
RESERVAは、シンプルな操作性が好評の予約管理システムサービスで、日本の官公庁や大企業、個人事業主までさまざまな規模・業種に対応しています。無料プランの場合、月間予約件数は50件、登録顧客数は250件となっています。有料にはなりますが、顧客アンケートやターゲティングメール配信などの機能もあります。
無料プランでは以下の機能が利用できます。
- Googleカレンダーとの連携（一方向）
- ネット予約の受付
- オンライン決済
- 外国通貨の設定
- メルマガ・ダイレクトメール配信（RESERVAメールを利用し、1通あたり1.1円）
- クーポン発行（RESERVAクーポンを利用し、1クーポンあたり月額330円）
そのほかの月額料金プランは以下のとおりです。
- ブルー 4,950円
- シルバー 8,800円
- ゴールド 17,600円
- エンタープライズ 30,800円
- スイート 61,600円
EDISONE
EDISONEは、飲食店、クリニック、美容サロン、スクール、施設など業種に応じて9種類のテンプレートから予約管理システムを導入できるサービスです。
たとえば、飲食店用テンプレートを選択すると、座席の自動割り当てや、お客さまが座席や個室を指定する機能が利用できます。美容サロン向けであれば、スタッフの指名やスタッフ対応メニューの設定が可能になるなど、その業種に特化した予約サービスをテンプレート内で提供しています。また、ホームページテンプレートも無料で利用することができます。無料プランの場合、月間予約件数は30件、登録顧客数は150件となっています。
無料プランでは以下の機能が利用できます。
- ネット予約の受付
- 料金の表示設定- 所要時間の表示設定
そのほかの月額料金プランには以下のものがあります。
- エントリー 528円
- ステップ 1,078円
- ライト 2,178円
- ベーシック 5,478円
- アドバンス 10,780円
まとめ
予約管理システムの導入は、事業の成長を加速する可能性を秘めています。予約にまつわる課題を整理すると同時に、店舗に最適なサービスを選べるよう、今回紹介したポイントをぜひ参考にしてください。
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執筆は2022年2月21日時点の情報を参照しています。2024年11月27日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。
