中小企業の経営者や個人事業主を対象にスケジュール共有の重要性、スケジュール共有アプリの選び方、おすすめのスケジュール共有アプリを三つ紹介します。
スケジュール共有のメリット
昨今ではビジネスの場だけでなく、家族やカップル向けのスケジュール共有アプリも使われるようになってきています。そのような中「スケジュールを共有しておくとよい」と感じている経営者や管理職も多いことでしょう。ここでは改めてスケジュール共有のメリットを具体的に確認しておきましょう。
アプリを使ったデジタルなスケジュール共有のメリットは、スマートフォンさえあればいつでもどこでも確認できる形でスケジュールが見える化されることにあります。口頭でスケジュールを共有した方が手間がかからない、紙のカレンダーで共有する方がわかりやすいといった場合もありますが、少なからず伝えた・聞いていないといったトラブルやダブルブッキングなどのミススケジューリングが発生してしまいます。お客様や取引先との大事なミーティングを忘れてしまってはビジネスに支障をきたしかねません。スケジュール共有をしておくと、他の関係者による予定のダブルチェック、アプリの通知機能などでミスを防ぐことができます。
また、スケジュールが関係者に見えるようになっていることで、各人の仕事量や忙しさがわかりやすくなり、適切なタスク配分にもつながるでしょう。ミーティングなど複数人の関わる予定を入れたいときには、スケジュールが共有されていると、全員の空き時間を見つけやすくなります。
スケジュール共有をする上で注意したい点
スケジュールを共有するメリットはたくさんありますが、注意したい点もあります。スケジュール共有の肝は「誰とどの予定を共有するか」です。
何でも共有してしまっては、共有相手を混乱させかねませんし、共有する人を選びたいスケジュールもあるでしょう。職場でのスケジュール共有であれば「営業」「マーケティング」「社内のイベント」など内容ごとにカレンダーを分け、必要な人にアクセス権限を与えるようにするとスケジュール共有がスムーズになります。
また、経営者や個人事業主としては従業員や取引先のワークライフバランスにも気を配りたいところです。スケジュールを共有して予定が見えるようになるのはよいことですが、干渉しすぎると監視されていると捉えられてしまう可能性があり注意が必要です。あくまで業務をスムーズに行うためのツールとして活用しましょう。これは上司と部下など従業員間でもいえることです。
デジタルツールを使いこなす若い従業員からは「今更スケジュール共有ツールの講習だなんて……」という反応が返ってくるかもしれませんが、倫理面も含めてツールを適切に使いこなすための社内教育の機会を設けてもよいかもしれません。議論を重ねることで社風や業務にあったスケジュール共有の方法が見えてきます。
自社に合ったスケジュール共有アプリの選び方
経営者や個人事業主の中にはすでに社内で使っているグループウェアやカレンダーアプリでスケジュールを共有している、これからしてみたいという人もいることでしょう。ここではどのような点を考慮してスケジュール共有アプリを選んだらよいか説明します。
スケジュールはいつでもどこでも確認できると便利です。以前は社内のサーバーやコンピューターにインストールして使うスケジュール共有ソフトウェアもありましたが、現在は会社のコンピューターでなくても、社外からでもアクセスできるクラウド型のスケジュール共有アプリが主流です。外まわりなどに出る従業員が多い場合は、スマートフォンやタブレットなど持ち歩くことの多いデバイスにきちんと対応したアプリを選ぶとよいでしょう。
パソコンのブラウザからアクセスできるもののほか、各自のデバイスにアプリをインストールして使うものもあります。スケジュールにアクセスする可能性のあるデバイスのOSやブラウザをリストアップしてみるとよいでしょう。すぐにスケジュール共有アプリを導入したい、従業員が新しくデバイスやアプリの操作を覚えるのが難しいといった場合には、普段から使い慣れている環境に対応したスケジュール共有アプリや、同じ会社がシリーズとしてリリースしているサービスを候補にするのも一つの手です。
続いて具体的にどのようなスケジュール共有アプリがあるのか、おすすめのスケジュール共有アプリを三つ紹介します。
おすすめのスケジュール共有アプリ3選
スケジュール共有アプリについてインターネットを検索してみると実にたくさんのアプリがあることがわかります。アプリの選び方は前項で説明した通りですが、それでも数が多すぎてどれにしていいか迷ってしまうという人も少なくないはずです。
まずは普段から検索エンジンなどのサービスを使っている人も多いGoogleやYahoo!といったサービスのスケジュール共有アプリを選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。
インターフェイスに見覚えがあり使いやすいだけでなく、大手企業が提供しているものであることからサービスが不安定になりにくい、突然サービスが終了してしまう可能性が少ない、バグ修正や新しいOSに対応したアップデートが頻繁にあるといったメリットもあります。ユーザー数が多くユーザーからのフィードバックに基づいて、さまざまなユーザー層が使いやすく作られています。
Google カレンダー
検索エンジンで親しまれているGoogleのカレンダーサービスです。端末のOSやブラウザを選ばず利用できます。普段からGoogleの検索エンジンやGmail、YouTubeなどを使っていて、Googleのアカウントを持っている人も少なくなく、利用のハードルも高くありません。
個人事業主が本格的に利用する場合、中小企業で利用する場合はビジネス向けに提供されるG Suiteの一部として利用するとよいでしょう。利用料はベーシックプランで月額1ユーザー680円から、Googleがおすすめとしているビジネスプランで月額1ユーザー1,360円から。14日間無料で試用できます。
Yahoo!カレンダー
ポータルサイトYahoo!で、検索やニュース、オークションサービスを利用したことがあるという人は少なくないでしょう。Yahoo!はYahoo!カレンダーというカレンダーサービスも提供していて、スケジュールの共有ができます。端末のOSやブラウザ選ばず、さらに無料で利用できます。
どちらかというとビジネス向けのGoogleカレンダーとは少し趣向が異なり、Yahoo!カレンダーは占いや天気を追加できる遊び心のある一面を強調しています。一方で、作業をグループ分けしたりToDoリストを作成したりすることもでき、ビジネスでの利用も想定されています。
Google、Yahoo!のカレンダーサービス以外にもさまざまなスケジュール共有サービスがあり、中でも日本企業JUBILEE WORKSが提供するTimeTreeが人気を集めているようです。
TimeTree
JUBILEE WORKSは自然なコミュニケーションを組み込んだカレンダーサービスを目指したスケジュール共有アプリTimeTreeを提供しています。端末のOSやブラウザを選ばず、さらに無料で利用できます。日本発のサービスですが、日本語、英語、韓国語、中国語（簡体字、繁体字）、ドイツ語に対応しています。仕事やプライベートでよりスムーズにスケジュールを共有できる点が評価されています。
執筆は2019年7月24日時点の情報を参照しています。
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