スマートフォンやタブレットで使えるアプリには、仕事で使うと便利なビジネスアプリが多数存在します。賢く活用すれば、仕事はもっと効率的に、日々の負担はもっと減るでしょう。そこで、ビジネスアプリの種類や活用すべき理由、おすすめのアプリを紹介します。
ビジネスアプリとは
ビジネスアプリは、数あるアプリケーションの中でも仕事に役立つアプリを指しています。
現在では、アプリというと、スマートフォンやタブレット端末で使用する専用のソフトウェアを指す場合が多いですが、アプリケーションとは、作業の目的に応じて開発されたソフトウェア全般を指す用語です。なので、広義のビジネスアプリには、ビジネスの現場で必ずといっていいほど使用されている表計算ソフトや文章作成ソフトも含みます。一方で、名刺管理専用や見積書作成専用のビジネスアプリなど、ある特定の限定的な目的のために利用されるアプリも存在します。
ビジネスアプリの種類
もう少し細かくビジネスアプリの種類をみていきます。
汎用ビジネスアプリ
汎用ビジネスアプリとは、ある限定した目的で利用されるアプリではなく、広い用途で使われるビジネスアプリを指します。たとえば、表計算ソフトや文章作成ソフト、資料作成ソフトです。代表的なものに、マイクロソフトのExcel、Word、PowerPointがあります。これらのソフトは規模を問わず多くの企業で使用されています。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、クラウド上にあるサービス提供者のサーバーにデータを保存できるビジネスアプリです。
代表的なオンラインストレージには、Google ドライブ、Dropbox、OneDriveなどがあります。
スケジュール管理
抜け漏れのないスケジュール管理はビジネスには欠かせません。スケジュール管理で用いられるビジネスアプリにもさまざまな種類がありますが、Google カレンダー、Yahoo!カレンダーが代表的です。
名刺管理
ソーシャルメディアが普及した現代といえど、ビジネスの現場では名刺交換が盛んに行なわれます。名刺管理のビジネスアプリには、EightやmyBridgeなどがあります。
会計管理
ビジネスに欠かせない会計管理も便利なビジネスアプリを活用することで、煩雑な事務作業を減らすことができます。会計管理のビジネスアプリには、freeeややよいの青色申告オンライン・やよいの白色申告オンライン、マネーフォワード クラウド会計・マネーフォワード 確定申告などがあります。
各種書類作成
見積書や納品書、請求書の作成を効率化できるビジネスアプリは、業種を問わず日々の業務を楽にするツールです。請求書作成のビジネスアプリには、Square 請求書やMisocaなどがあります。
チャットツール
オンラインで24時間やりとりできる現代では、スピーディーなチーム内のコミュニケーションがビジネス成功のカギでもあります。そこで活用されるのがチャットツールです。チャットツールのビジネスアプリには、Chatworkや、Slackなどがあります。
ビジネスアプリを取り入れるべき理由
なんとなく便利そうだと感じられるビジネスアプリですが、改めて取り入れるべき理由についてみていきましょう。
業務を効率化させてくれる
ビジネスアプリを活用するメリットは何といっても日々の業務効率化です。たとえば、請求書作成のアプリを使えば、書類作成は一瞬で完了します。いちから紙を用意し、表計算ソフトなどで作成していたら日々の業務は増えるばかりです。そのほか、会計管理などでも必要なフォーマットはすでに用意されているので、イマイチ気が乗らない作業も短時間で終わらせることができます。
データや作業をオンラインに移行できる
ビジネスアプリの多くは、クラウド上にデータを保存しているものが多いため、作業もインターネットさえつながっていれば、どこからでも行なうことができます。
たとえば、紙の名刺データをすべてビジネスアプリに保存しておけば、外出先からいつでも名刺の情報をチェックすることが可能となります。
チーム内の連携が取りやすくなる
ビジネスアプリの多くはクラウド上にデータを保存し、アカウント情報を共有し、複数人で利用できます。そのため、従来、紙に印刷して手渡しで確認してもらっていたような作業が、インターネットさえつながっていれば、どこででもできます。また、アカウントは別でもデータが共有できるように設定すれば、グループ内でスピーディーなやりとりが可能となり、ビジネスを加速させるメリットもあるでしょう。
Square導入のご相談は営業チームに
Squareサービスの導入を検討中のお客さまに、営業チームが導入から利用開始までサポートします。イベントでの利用や、複数店舗での一括導入など、お気軽にご相談ください。
おすすめのビジネスアプリ3選
最後に、いくつもあるビジネスアプリの中から、おすすめのビジネスアプリを三つ紹介します。気になったビジネスアプリがあれば、ぜひ導入してみてください。
クレジットカード決済サービスのSquareが提供する、請求書作成アプリケーションです。スマートフォンから簡単に請求書を作成し、クライアント宛に送付できます。紙の印刷、封入、送付などの作業から開放されるので、一気に日々の業務が楽になるのではないでしょうか。
アプリのダウンロードや利用は無料で、請求書を受け取った人がクレジットカードで支払いをした際に決済手数料がかかります。詳しくはこちら。
Slackは双方向にリアルタイムなコミュニケーションがとれるチャットツールです。2013年にアメリカでリリースされ、現在では日々1,000万人以上のユーザーが利用しています。
Slackではチャットツールとして基本的なダイレクトメッセージ機能やグループチャット機能、ビデオ通話機能、ファイル共有機能が利用できます。パソコンやタブレット、スマートフォンでも利用可能です。料金体系について詳しくはこちら。
freee（フリー）はfreee株式会社が提供する会計管理のビジネスアプリです。法人向けのみならず、個人向け会計ソフトなど、多様なビジネスモデルにフィットしたビジネスアプリを提供しています。たとえば、個人事業主向けには確定申告を簡単に行なえる機能や、レシートをスマートフォンで撮影して取り込むなど日々の経費入力が楽になる機能がついています。
日々の業務負担を軽減するビジネスアプリにはさまざまな種類があります。無料のお試し期間を設けているアプリも多数あるので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
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執筆は2019年7月18日時点の情報を参照しています。
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