面倒なシフト管理を効率化するコツ

Alt text

シフト勤務とは勤務する曜日や時間帯が固定されず、複数の時間帯で勤務することです。シフト管理は、このような複数の時間帯で働くスタッフのシフトを管理することです。

今回はシフト管理の大切さや課題、そして効率的に管理をするコツを説明します。

シフト管理の大切さ

Alt text

業務効率の向上

適切な人員配置は業務効率の向上につながります。具体的には下記のような効果が見込まれます。

・各スタッフを適切な分野に配置することによって、業務のスピードが上がる
・ベテランと新人スタッフを上手く配置することで、新人の育成が出来る
・人間関係に配慮した人員配置をすることで、コミュニケーションの円滑化につながる
・希望通りのシフトになると、スタッフの満足度も上がり、離職率低下につながる

このように適切なシフト管理は業務効率の向上に大きく貢献できると考えられます。

コストカット

適切なシフト管理を行うことによって、コストの削減も期待できます。繁忙期や、忙しい時間帯に業務に慣れている社員やベテランのアルバイトスタッフを配置し、閑散期や余裕のある時間帯に業務に慣れていない新人スタッフを配置することによって、人材の育成を兼ねられる上に必要以上の人件費発生を防げます。

シフト管理の課題

Alt text

シフト管理は業務を効率的に回す上で、非常に重要な業務である一方、課題も多くあります。シフト管理の課題について具体的に紹介します。

シフト作成の煩雑さ

勤務時間帯のパターンが複数だったり、スタッフの人数が多かったりすると、シフト作成の作業が煩雑になりがちです。他にも、特定のスタッフに負担が偏らないようにしたり、業務内容に合わせてスキルの必要な人材を配置したり、経験年数を考慮したりなどさまざまな事情を考慮することが求められます。

また、複数の店舗があり、店舗間でスタッフの行き来がある場合は、シフト管理がより複雑になるでしょう。

スタッフの事情に合わせたシフト作成

スタッフの中にはさまざまな事情を持った人がいます。学生、高齢者、育児中の人など、限られた日や時間帯にしかシフトに入れない人もいるでしょう。働き方の多様化が進む現在、あらゆる事情を考慮したシフト管理が大切になっています。

加えて、適度に休暇が取れない職場では、スタッフのモチベーションは下がり、業務効率の低下や退職につながることも考えられます。個人の事情を把握し、可能な限り配慮することもシフト管理の大きな課題のひとつとして挙げられます。

長時間労働が問題になる可能性

長時間労働によるスタッフの過労や健康リスクも問題になる場合があります。適切なシフト管理ができず、特定のスタッフに長時間労働をさせてしまうと過労を招き、訴訟問題になるケースもあります。シフト管理をしっかり行うことは、経営者の責任でもあります。

シフト管理のヒント

Alt text

シフト管理の重要性の共有

シフト管理の重要性を経営者自らが職場全体に共有しましょう。いくら経営者や人事担当者がシフト管理の重要性を認識していても、スタッフがその重要性を知らないことでトラブルが発生する可能性もあります。

・連絡なしに欠勤をする
・人事担当者に相談なしにシフトを交換する
・シフトの書類を期限ギリギリまたは期限が過ぎた後に提出する

これらはスタッフがシフト管理の重要性を認識していないために起こると考えられます。

ビジネスの成長に合わせたPOSレジアプリ

Square POSレジを設定
無料のアカウントを作成

ツールの活用

シフトを紙や表計算ソフトを利用して管理している職場もあるでしょう。これらの方法の場合、手書きや入力ミスなどで効率の良い管理が難しい場合もあります、近年ではIT技術の進歩によって、シフト管理に使えるさまざまなシステムが提供されています。

サービスによって異なりますが、シフト管理システムを導入することによって、次のようなことが可能になります。

・曜日と人員の設定によって、自動的にシフトが振り分けられる
・人員が不足している時間帯の可視化
・給与計算ソフトなどとの連携

クラウド型のシフト管理システムの場合、職場全体でシフトを共有でき、シフトを「見える化」できます。また、導入コストも比較的安価なことが多いようです。

業種や人員によって適したシフト管理システムは異なりますので、複数のシステムを比較検討することをオススメします。

また、すでにSquareのアカウントをお持ちなら、スタッフの勤怠管理にはSquareの従業員管理機能を活用してみてはいかがでしょうか。タイムカードとしての機能だけでなく、スタッフごとの売り上げ管理もできるので、適切な評価を行うことにもつながります。ぜひ導入を検討してみてください。

関連記事

従業員と管理する上手なシフトの作り方
スッキリ勤怠管理!タイムカードの押し忘れをゼロにする方法

執筆は2018年4月18日時点の情報を参照しています。
当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。
Photography provided by, Unsplash

さらに詳しく

業務効率化に役立つPOSシステム

あなたの事業の成長に合わせて使えるPOSシステムです。

無料アカウントを作成

詳細はこちら

最新の情報や使い方のヒントなどを直接あなたのメールボックスへ。

事業成長やマーケティング、会計のヒントなどの特集やアドバイスが満載。