事業者にとって年末調整は負担が大きいものですが、「源泉徴収簿」をこまめにつけていくことによってスムーズに進めることができます。提出の義務はありませんが、煩雑な作業の負担を少しでも軽減させるべく、源泉徴収簿の概要および書き方について解説します。
源泉徴収簿とは
源泉徴収簿とは、事業者が年末調整を正確に行うために作成する書類で、雇用している従業員に関して以下のような情報を記載します。
- 支払った給与の金額
- 従業員の扶養家族
- 年金などの社会保険料
- 源泉徴収で預かっている金額
事業者はこの書類に書かれた情報をもとに年末調整を行い、従業員の所得税額を計算します。
なぜ作成が勧められているのか
源泉徴収簿の作成は法律上義務付けられてはいませんが、国税庁では作成をすすめています。
理由は、年末調整による所得税計算の手続きをスムーズに行うためです。税金計算の根拠になる情報を残しておくことで、後から年間の給与明細を確認し、まとめて計算する負担が軽減されます。給与明細を都度確認して計算する場合、従業員の数が多ければ負担も大きく、ミスが起きる可能性も高くなります。源泉徴収簿に記録しておけば、簡単な集計だけで税金額を算出することが可能です。
作成の際には、毎月記録することをおすすめします。給与計算ソフトの中には、自動で作成してくれる機能を持つ製品もあるので、より簡単に作成可能です。
参考：［手続名］給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿の作成（国税庁）
源泉徴収票との違い
源泉徴収簿と同じく所得税関連の書類として、源泉徴収票があります。これら二つは名前がよく似ていますが、全く意味合いが異なりますので、提出先などを間違えないように注意しましょう。
源泉徴収票とは、所得税法で定められた所得税の証明書のことです。事業者が従業員に対して発行し、1年間に支払った給与をもとに翌年の1月31日までに交付義務があります。給与所得者の会社員は通常確定申告の義務がなく、給与を支払う事業者側が代理で税金を計算・納付します。源泉徴収表はその納付実績を従業員に対して証明する資料です。
対して源泉徴収簿は、源泉徴収票を発行するための根拠になります。源泉徴収票とは違い、閲覧するのは事業者側だけで従業員に公開されることはありません。また税金処理の補助書類なので、前述の通り法律上の作成義務もありません。
二つの書類の違いは、財務資料の元帳と決算書の関係に似ています。経理上、日々の取引を記録した元帳をもとに決算書を作成するのと同様に、源泉徴収票の作成には源泉徴収簿を使います。
源泉徴収簿の書き方の決まり
源泉徴収簿には、特別に決まった様式はありません。給与や源泉徴収の金額が正しく記載されていれば、どんな書き方でも良いです。
ちなみに、国税庁はウェブサイト上で様式例を公開しており、同様に記入例も公開しています。
国税庁の様式に沿っていれば、不足なく情報を記載できるので、初めて作成する場合はこのテンプレートを利用するのが無難です。データで保管したり自動計算したりする場合は、表計算ソフトのエクセルなどを使ってシートを作ると良いでしょう。
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記入の手順
源泉徴収簿の作成手順を紹介します。毎月の記入と、年末調整時の計算手続きをそれぞれ分けています。なお、項目は国税庁の様式に合わせています。
【源泉徴収簿の記入方法】
1. 対象者の基本情報を記載する
源泉徴収簿の対象となる従業員の所属、職名、住所、氏名、整理番号を記入します。整理番号とは、確定申告時に税務署が納税者一人ひとりに付与する番号のことです。整理番号は特に記入しなくても問題はありませんが、後から確認する場合にわかりやすくするためできるだけ書いておくのが良いでしょう。
2. 給与に関する情報を記入する
従業員に支払った給与関する情報を月別に記入します。具体的には「支給月日」「総支給金額」「社会保険料等の控除額」「社会保険料等控除後の給与等」です。給与計算時の金額をそのまま転記すれば良いです。
3. 扶養家族の情報を記入する
扶養家族がいる場合、給与情報の右側に「扶養家族の人数」「算出税額」を記入します。これも給与計算時も情報をそのまま転記して良いです。
4. 賞与の情報を記入する
支払った賞与があれば、「賞与等」の欄に記入します。
【年末調整】
1. 給与と賞与の合計を算出する
1年間の記録が終わったら、「総支給金額」の合計金額を計算します。算出した金額は、フォーマット右側の「給与・手当等」「賞与等」の欄に転記します。
2. 給与所得控除後の合計金額を計算する
「給与所得控除後の給与等の金額」も同様に計算します。控除額は一人ひとり変わるので注意が必要です。
3. 扶養家族の情報を記入する
続いて扶養家族の情報を記入します。対象者に扶養家族がいれば、右欄の「扶養控除等の申告」に「申告有り」と記入し、具体的な扶養家族・配偶者の情報を埋めていきます。
4. 扶養家族の控除額を記入する
扶養家族の人数をもとに、控除額を計算します。「配偶者（特別）控除額」「扶養控除額及び障害者等の控除額の合計額」の欄にそれぞれの金額を記入します。
5. 保険料控除額を記入する
保険料控除額を計算します。対象になるのは生命保険料（生命保険、医療保険などにかかるもの）、社会保険料（年金など）、地震保険などです。それぞれの金額を該当する欄に記入します。
6. 所得税額を計算する
控除金額が全て判明したら、所得税額を計算します。「給与所得控除後の給与等の金額」から「所得控除額の合計金額」を差し引き、税率をかければ所得税額が分かります。
7. 年調年税額を計算する
年調所得税に102.1%をかけた金額が、年調年税額になります。
源泉徴収簿は提出が必要？
前述した通り源泉徴収簿は法律で作成が義務付けられているものではなく、あくまで税務計算に使う内部書類という位置付けです。そのため、税務署に提出する必要はありません。
ただし、年末調整の根拠資料として作成した場合、7年間の保存が定められています。保存期間中に国税庁の確認時にはすぐに提示できるようにしておきましょう。
源泉徴収簿は多くの個人情報が記載されているため、取り扱いには十分な注意が必要です。万が一、外部に個人情報が漏れるようなことがあれば、大きな問題になってしまいます。通常の管理は責任者が厳重に行い、定められた7年間の保存期間が経過したら、速やかに処分することをおすすめします。
ちなみに、似た書類に賃金台帳がありますが、賃金台帳は法律で作成が義務付けられ、記入項目も決まっています。
源泉徴収簿は作成が必須の書類ではありませんが、年末調整の手続きを簡単にしてくれる便利なものです。まとめて作成しようとすると負担が大きいので、給与計算時のルーティーンとしてこまめに更新することをおすすめします。従業員数が多く、手作業で記録するのが難しい場合は、源泉徴収簿の自動作成機能がある給与計算ソフトを活用しましょう。
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執筆は2020年5月18日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
