経営者が​おさえて​おきたい​法定三帳簿とは​

※本記事の​内容は​一般的な​情報提供のみを​目的に​して​作成されています。​法務、​税務、​会計等に​関する​専門的な​助言が​必要な​場合には、​必ず​適切な​専門家に​ご相談ください。

「法定三帳簿」と​いう​言葉を​聞いた​こと​ありますか。​経営者と​して​一人でも​従業員を​雇用したら​保存して​おかなければならない、​3つの​帳簿の​ことを​指しています。​今回は​「法定三帳簿」に​ついて​取り上げます。

法定三帳簿とは

業務を​スムーズに​する​ために、​独自の​帳簿を​設置している​会社が​あるかもしれません。​たとえば、​昼と​夜で​従業員が​異なる​場合、​商品や​お客様に​ついての​情報を​従業員で​共有する​ために、​帳簿や​電子データを​作成している​ことも​あるでしょう。

労働基準法に​よって、​会社の​規模に​関わらず​「必ず​設置してください」と​義務づけられている​帳簿が​あります。​これらを​「法定三帳簿」と​いいます。

労働条件や​賃金、​休暇、​労働時間などの​労働基準法に​関わる​事柄を​記載する​「労働者名簿」​「賃金台帳」​「出勤簿等」の​3種類の​帳簿の​ことです。​また、​それぞれ保存期間は​「3年」と​されています。

参考：労働者を​雇用したら​帳簿などを​整えましょう​(厚生労働省)

法定三帳簿は、​労務管理の​基本となる​帳簿で​あり、​法定三帳簿から、​自社の​労務管理の​現状や​課題を​把握する​ことができます。

労働者名簿

労働者名簿は、​会社が​雇っている​従業員​（労働者）の​情報を​記録する​帳簿です。​法人・個人事業主を​問わず、​従業員を​雇用している​場合は、​事業所ごとに​労働者名簿を​作成・保存しなければならない​ことが​定められています。

労働者名簿には、​下記の​9つの​項目を​記載します。

・労働者氏名
・​生年月日
・履歴
・性別
・住所
・従事する​業務の​種類​（常時30人以上の​場合）​
・雇入年月日
・​退職や​死亡年月日、​その​理由や​原因

従業員から​受け取った​履歴書に​9つの​項目が​記載されていても、​履歴書で​代用する​ことは​できません。​履歴書とは​別に、​9つの​項目を​記載した​労働者名簿を​作成します。

労働者名簿は、​労働者の​死亡や​退職、​解雇の​日から​3年間の​保存義務が​あります。

賃金台帳

賃金台帳は、​従業員に​支払った​賃金や​手当て、​税金の​控除などに​ついて​記載する​帳簿の​ことです。​保存義務は、​労働者名簿と​同じ​3年です。​ただし期間の​起算点は、​労働者の​最後の​賃金に​ついて​記入した​日に​なります。

賃金台帳には、​下記の​全10項目を​記載する​必要が​あります。

・労働者氏名
・性別
・賃金の​計算期間
・労働日数
・労働時間数
・​時間外労働時間数
・深夜労働時間数
・​休日労働時間数
・基本給や​手当などの​種類と​額
・控除項目と​額

出勤簿等

出勤簿とは、​従業員の​出退勤の​記録を​まと​めた​帳簿の​ことです。​給与は、​労働時間数が​わからなければ​計算できません。​出退勤の​時間を​帳簿に​記録する​ことに​より、​賃金計算の​資料と​して​用いる​ことができます。

出勤簿には、​下記の​項目などを​記録します。

・出勤簿や​タイムレコーダーなどの​記録
・労働者使用者が​自ら始業・終業時刻を​記録した​書類
・残業命令書及び​その報告書
・労働者が​記録した​労働時間報告書など

参考：労働時間の​適正な​把握 の​ために​ 使用者が​講ずべき措置に​関する​ガイドライン​（厚生労働省）

法定三帳簿を​揃えていないと​罰則や​デメリットも

法定三帳簿は、​雇用保険の​手続きや​助成金の​申請、​労働基準監督署の​調査などで​必要に​なるので、​作成と​保存を​忘れないようにしましょう。​また、​帳簿の​記載に​漏れが​ないかも、​よく​確認して​おきましょう。​法定三帳簿の​作成を​忘れたり、​保存義務を​守らなかったりすると、​罰則が​課される​ことが​あります。

また、​法令違反に​よってお客様や​取引先からの​信頼に​大きな​打撃を​受ける​ことも​考えられます。​法定三帳簿の​保存や​管理は​常日頃から​徹底しておく​ことが​大切です。

法定三帳簿の​設置は​厚生労働省の​様式と​専門家の​活用を

法定三帳簿には、​それぞれ様式が​あります。​保存義務が​定められている​ため、​管理責任者や​保存方法が​問題に​なります。​また、​正確に​帳簿が​つけられていない​場合、​従業員の​入社・退社に​伴う​雇用保険や​社会保険の​資格取得・喪失の​手続きが​できません。​加えて、​厚生労働省が​管轄する​助成金・補助金を​申請する​際には、​提出を​求められる​ことが​多いようです。​このように、​さまざまな​手続きで​必要に​なるので、​どんな​場面や​手続きで​必要に​なるのかも​把握して​おきましょう。

厚生労働省では、​法定三帳簿の​テンプレートを​提供しているので、​活用してみるのも​よいでしょう。

参考：主要様式ダウンロードコーナー(厚生労働省)

また、​社会保険労務士などの​専門家に​相談する​ことも​ひとつの​方法です。​様式や​保存に​ついても​アドバイスを​受ける​ことができます。​「帳簿の​記載が​足りなかった」​「肝心の​手続きの​ときに​必要な​情報が​なかった」と​いう​トラブルを​回避する​ためにも、​専門家に​相談できる​環境づくりを​しておく​ことが​重要です。

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執筆は​2018年8月13日​時点の​情報を​参照しています。​当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。​Photography provided by, Unsplash