忙しい経営者にとって時間管理、つまりタイムマネジメントは欠かせません。今回は、経営者のためのタイムマネジメントについて説明します。
経営者のタイムマネジメント
タイムマネジメントとは、「効率よく時間を使うための管理術」といえます。タイムマネジメントには、業務効率化や売り上げ増加、そしてプライベートの充実といった効果が期待できます。
また、仕事とプライベートの調和を意味する「ワーク・ライフ・バランス」を実現するためにもタイムマネジメントは不可欠な要素です。
タイムマネジメントのヒント
タスクの整理
夢や目標を紙に書き出す
個々のタスクを整理する前に、まずは夢や目標を紙に書き出してみましょう。
箇条書きやフローチャートなど、好きなやり方で自由に書き出します。書き出す順番の具体例を紹介します。
1,仕事やプライベートの夢や目標を思いつくままに書く
2,1で書いた夢や目標の中で「生涯」など長いスパンをかけて実現したいものを選ぶ
3,10年、5年、1年など比較的短いスパンで実現したいものを選ぶ
4,1ヵ月単位で実現したいものを選ぶ
5,1週間や1日などすぐに実現できるものを選ぶ
ただ、上記すべてを書き出す必要はありません。たとえば、5年スパンで実現したい夢や目標が思いつかない場合もあるでしょう。思いつくままに書き出すことが大切です。
この作業をすることで、「人生をかけて実現したいもののボリューム」と「実現に必要な時間を把握する」ことができます。
ToDoリストを作成する
夢や目標を把握できたら、次のステップとして「ToDoリスト」を作成します。
ToDoリストとは、夢や目標をもとに、その日実際におこなうタスクを書き出したリストのことです。
ToDoリストの書き方としては、
1,書き出した夢や目標をもとに、10年、5年、1年、1か月、1週間、1日の単位でタスクを手帳やノートなどにすべて書き出す
2,書き出したタスクに優先順位をつける
3,優先順位の高いタスクからを実行する
という順番になります。
ToDoリストを作成することで、自由に書き出した夢や目標を今日から実行できるタスクにまで落とし込んでいけます。
また、書き出したタスクに優先順位をつけることも大切です。1日は24時間と限られていますので、書き出したタスクをすべて実行できないこともあるでしょう。書き出した夢や目標に一歩でも近づくために、どのタスクを優先的に実行すればよいのかを考えながらToDoリストを作成しましょう。
時間管理
時間を意識する
個々のタスクを時間を意識して行うために、ツールを活用しましょう。
たとえば、「ストップウォッチ」を活用するのはいかがでしょうか。1人で小規模な会社を経営していたり、個人で事業を営んだりしている場合は、時間にルーズになってしまう人もいるでしょう。ストップウォッチを使って分単位で時間を管理することで、時間を意識して仕事ができます。
他にも、スマートフォンアプリやシステム手帳、カレンダー、腕時計などさまざまなツールがあります。これらを上手に利用して時間を管理しましょう。
「使い方は自分次第！経営者の手帳活用術」の記事もぜひ参考にしてみてください。
意味を考える
今まで何となく目の前にあるタスクや予定をこなしてきた人もいるかもしれません。それぞれのタスクの意味を考え、取捨選択を行うことで、より集中して仕事ができるでしょう。
習慣
休日をきちんと取る
経営者もきちんと休日をとることをオススメします。
休みなく働いていると集中力や体力が続かず、結果的に業務効率が悪くなってしまうことがあります。また、組織のトップである経営者が休日をとらないと、休みを取りにくい雰囲気を従業員が感じるかもしれません。
仕事上難しい場合もありますが、先に休日のルールを作ることも効果的です。
・ 毎週土日は休む
・ 1週間に2日間は休む
・ 1ヵ月で6日間は休む
など自分で休日のルールを作って体を休めましょう。
朝日を浴び午前から活動する
人は、朝日を浴びることで体内時計がリセットされるといわれています。朝日を浴びずにいると、いつまでも体が眠ったままの状態で業務に支障が出てしまうかもしれません。
業務の都合上可能なら、毎朝日光を浴びる習慣をつけましょう。太陽の光で体が目覚めますので、午前中の時間を有効に使うことができます。
「自分のために使う、経営者にとっての朝時間」の記事もぜひ参考にしてみてください。
上手にタイムマネジメントを行うことで、業務効率化や健康的な生活を目指しましょう。
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執筆は2018年2月7日時点の情報を参照しています。
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