Squareには、メールで送れる請求書機能があることをご存知ですか。Squareのアカウント内、またはアプリからたったの数分でクレジットカード決済機能付きの請求書を作成・送信することができる機能です。受け取る側はメールを開いて、そこからカード情報を入力するだけで支払いが完了するので、手間をかけずに、空いた時間にサッと決済を済ませることができます。
「うちでも請求書払いは活用できるだろうか」とお悩みの人に向けて、請求書の基本知識からメリット・デメリット、Squareで請求書を作成する方法・決済をする方法を説明します。
目次
- そもそも請求書払いとは
- 近年注目を浴びているクラウド請求書
- 請求書払いのメリット・デメリット
-請求する側のメリット
-請求する側のデメリット
-支払う側のメリット
-支払う側のデメリット - すぐに使える！Square 請求書の利用方法
-Square 請求書の作成方法
-Square 請求書の支払方法
そもそも請求書払いとは
請求書払いとは、商品の購入代金やサービスの利用代金を後日、請求書を受け取ったタイミングで決済をする方法で、後払いや掛け売りの一種でもあります。特にBtoB（Business to Business：企業対企業）では、よく利用される取引方法です。
BtoBだと、以下のような場面での利用が想定されます。
BtoBに限らず、以下のようなBtoC（Business to Consumer：企業対消費者）の場面でも活用することができます。
- 住宅の修理点検サービスを提供するとき
- 家具のカスタムオーダーに対応するとき
- ヨガや語学教室の月謝を回収するとき
近年注目を浴びているクラウド請求書
最近では、Square 請求書をはじめとするクラウド請求書サービスを利用する人も増えてきました。
クラウド請求書サービスとは、ネット上で簡単に請求書の作成・送信・保存ができるサービスです。
これまでは郵送やファックスで送付していた請求書をメールで送れるようになるのはもちろんのこと、Squareのようにクレジットカード決済機能付きの請求書が発行できれば、取引先は受け取ったメールからすぐに決済を済ませることができます。
▲Square 請求書を利用した場合に送信されるメールの画面
多くの場合はサービスのアカウントを作成するだけで、管理画面などから請求書の作成・送信・保存、支払内容の確認がワンストップでできるようになります。
ペーパーレスで保存ができる
補足ではありますが、請求書はお金のやりとりを証明する「証憑書類」に該当するため、一定期間の保存が法律によって定められています。
クラウド請求書を利用すれば、期限を迎えるまでネット上に保存しておけるので、紙に印刷する必要もなければ、紛失の心配もありません。保存にかける時間・手間・スペースはぐんと減り、必要なときにアカウントにログインするだけで必要な情報にアクセスできるようになります。
この記事では主にクラウド請求書に絞って、メリットや利用方法などを伝えていきます。
クラウド請求書のメリット・デメリット
使いやすそうに思えるクラウド請求書ですが、商品やサービスの提供と同時に支払いが行われない分、資金繰りを心配する事業者も少なくないかもしれません。
ここではクラウド請求書を利用するメリットとデメリットを「請求する側」と「支払う側」とで分けて見ていきましょう。
請求する側のメリット
クラウド請求書を活用するメリットは、利用するビジネスの規模や、活用される場面によって少しずつ異なります。
BtoBの場合
BtoBなら、
- 一つの管理画面から全ての請求書を確認できる
- 売掛金の未回収を防げる
- 請求書の作成や会計処理に伴うミスが防げる
などのメリットが考えられます。
BtoBの場合、複数の企業と取引を行うことも少なくないかもしれません。
クラウド請求書を使うと、一つの管理画面から全ての請求内容がひと目で確認できるようになります。Squareのように「未払い」「支払済」など支払状況ごとの請求書を一覧できるサービスであれば、早い段階で回収できていない請求にも気づくことができます。そのほか、過去の請求書は管理画面内に蓄積されていくので、同じ取引先に同じ請求をしてしまわないように、過去の請求を事前に見返すこともできます。
請求書を印刷してファイルに保存している場合は大量の紙の山から必要なものを探し出す必要がありますが、ネット上に保存されるクラウド請求書ならファイルを取り出す必要もなく、目当ての請求書は数クリックで引っ張り出すことができます。
これまで都度払いを主に利用していた場合には、以下のようなメリットも考えられます。
- まとまった額を一度に請求できるようになる
- 都度請求・入金確認の頻度が減る
- 都度請求の手間や会計処理に伴うミスが防げる
請求書払いなら、「当月分の請求」など、まとまった額を一度に請求できるようになります。経理の面では、取引の度に何度も請求を行う手間が省けるのはもちろんのこと、入金確認をする回数も減り、管理業務がぐんと楽になるでしょう。また、忙しなく働きながら取引毎に請求業務も同時に行っていると、ちゃんと確認しているつもりでも、思いがけず大事なところを見落としてしまうかもしれません。
請求書払いでは請求の頻度も、入金確認の頻度も減る分、会計処理のミス減少が期待できます。
BtoCの場合
BtoCだと、
- オンラインで決済が受け付けられるようになる
- 月謝が回収しやすくなる
などのメリットがあります。一つずつ見ていきましょう。
オンラインでの決済方法として活用
まず、冒頭で例として挙げた
- 住宅の修理点検サービスを提供する
- 家具のカスタムオーダーに対応する
などを行うビジネスの事業者であれば、どのように代金を回収するのが最善なのだろう……と迷ったこともあるかもしれません。
銀行振込だと、お客さまに少なからず手間をかけてしまう。とはいってもネットショップでもなければオンラインで決済を受け付けるのは難しい……。
このような考えからオンライン決済を諦めていた人におすすめなのが、クレジットカード決済機能付きの請求書が発行できるクラウドサービスです。お客さまはメールで受け取った請求書からクレジットカード決済を済ませることができるので、支払いもスムーズ。また、案件ごとの決済状況はアカウントから確認できるので、管理も楽になります。
ネットショップなどを立ち上げることなく、オンライン決済を簡単に受けられるようになることは、一つの大きなメリットでしょう。
月謝の回収方法として活用
もちろん、月謝の回収方法としても活用できます。
月謝においては、お客さまが登録したクレジットカードなどから自動引き落としが可能な「自動継続課金機能」の活用が便利です。もちろん引き落とし日を指定することもできます。
銀行振込で月謝を回収する場合と比べて、期日を過ぎた支払いを防げるうえに、回収漏れの心配が減るのは大きなメリットです。また、現金での月謝回収をクレジットカード決済に切り替えてしまえば、銀行に現金を預けに行く手間も省けます。Square 請求書で継続課金を有効化する方法などは、「月謝や定期便に継続課金を導入！メリットや注意点とは」の記事を参考にしてください。
請求する側のデメリット
請求する側のデメリットとしては、
- 貸倒れのリスクが生まれる
- 代金が回収できない可能性がある
- 資金繰りをよくするには工夫が必要
の三つが大きく挙げられます。
貸倒れのリスクが生まれる
請求額にももちろんよりますが、支払期限日から数週間、数カ月経っても支払いが行われなければ、最悪、貸倒れのリスクも考えられます。このようなリスクを防ぐには、
- 取引先の「与信調査」を行う
- 新規取引先に関しては代金は前払いで回収する
などの対策を講じておくといいかもしれません。取引先の信用度を判断するうえでは、直近の決算書類の提出を要求する場合もいれば、第三者機関に調査を依頼する場合もあるようです。
代金を期日までに回収できない可能性がある
貸倒れとまではいかなくても、請求書を発行しても期日通り支払いが行われないことが発生する可能性があります。その際には催促状を出す、内容証明書を送付する、支払督促の申し立てをする、などの手を打つ必要も出てくるでしょう。
資金繰りをよくするには工夫が必要
クレジットカード決済機能付きのクラウド請求書を利用する場合には、資金繰りを考慮して、利用するサービスの入金サイクルを欠かさずに確認しておくことが大切でしょう。
たとえばSquareなら、取引先が決済をしてから最短で翌営業日に代金が振り込まれます。なかには「入金日は月2回」など、すぐに請求額が口座に入金されないサービスもあるので、入金サイクルは導入前に必ず把握しておきたい点です。また、Squareでは「Square 資金調達」というサービスも提供しています。資金繰りを円滑にする方法として、検討してみてはいかがでしょうか。
支払う側のメリット
請求書払いでは、請求する側に多くのメリットがあるようにも思えますが、実は支払う側にもいくつかのメリットがあります。
これまで都度決済をしていた場合
月に一回など請求額がひとまとまりになると、支払日に合わせて計画的に資金を準備しやすくなるかもしれません。何よりも、会計処理の頻度が減るため、支払管理にかける時間がある程度削減されます。請求額を銀行口座に振り込んでいた場合には、振込手数料の削減も望めるでしょう。
これまで銀行振込しかできなかった場合
クレジットカード決済機能付のクラウド請求書なら受け取ったメールからすぐにクレジットカードで決済が行えるので、いつ、どこにいてもスマートフォンさえあれば、支払いを済ませることができます。ATMまでわざわざ足を運んで振り込んでいた人にとっては、手間が大きく省かれます。
支払う側のデメリット
もちろん気をつけなければいけない点もあります。
複数回に分けていた支払いが一回にまとまると、請求額も自然と増えるでしょう。資金繰りの管理をきちんと行えていないと、期日までに支払えない、という事態を招いてしまうかもしれません。取引先から信頼を失い、最悪の場合には取引停止も考えられます。
また、なかには支払能力が十分にあるかを見極めるうえで、取引をはじめる前に慎重に与信調査を行う取引先もあるかもしれません。このような場合は、決算書類の提出を求められたりなど、取引に至るまでにある程度の時間と手間がかかるかもしれません。
すぐに使える！Square 請求書の利用方法
請求する側と支払う側の両者にとって、効率アップが期待できる請求書払い。Square 請求書なら前述でも少し触れたように、クレジットカード決済機能付きのクラウド請求書の作成・送信・管理がワンストップで行えます。何枚送信しても利用料金は無料。かかるのはクレジットカードの決済手数料のみです。
もっと細かいところでいうと、
- リマインダーメールの自動送信を設定できる
- 未払い・支払済みの請求書が一瞬にして把握できる
- 自動継続課金が行える
など、日々の作業を一層効率よく行うための便利機能が詰まっています。作成方法もわかりやすく、多くの時間を割かずにパパッと送信することができます。
さらに有料プラン（月額3,000円）のSquare 請求書プラスでは、
など、日々の見積もり・請求業務の効率化に役立つより高度な機能が用意されています。
Square 請求書の作成方法
Square 請求書を作成するために必要となる最初のステップは、Squareの無料アカウントの作成です。アカウントはこちらから作成ください。
アカウントが開設できたら、以下の方法で利用を開始します。
- タブレットやスマートフォンからなら：Square 請求書アプリ、またはSquare POSレジアプリをダウンロードして利用
- パソコンからなら：Squareのアカウントにログインする
Square 請求書の作成画面からは、
- 顧客情報
- 請求項目
- 請求額
- 請求頻度
- 支払期限
などの項目を順に入力していきましょう。そのほか、リマインダーメールが送信されるタイミング、自動継続課金の設定などもここから行います。
詳しい手順は以下のリンクを参照ください。
都内で3店舗展開している花屋「ex. flower shop & laboratory」では、ソーシャルメディアを通して受けた注文の決済方法として、簡単に利用できるSquare 請求書を重宝しているようです。
「まず予算、デザイン、送付先などを聞いて、送料をお伝えする、というやりとりを、メッセージなりチャット上でさせていただいています。その内容に応じてSquare 請求書を作成して、送付しています。ソーシャルメディア上でやりとりをするお客様にスムーズに決済いただく手段としては、かなり使いやすいものかなと思ってます。POSレジアプリでのレジ打ちと同じくらいの知識があれば、請求書の作成もすぐにできますね」ーBOTANIC Inc. 代表取締役 上甲友規さま
Square 請求書の支払方法
Square 請求書は、受け取ったメールを開くとすぐに視界に飛び込む「カードで支払う」と書かれたボタンを押すだけで決済画面に飛べる、という誰にでもわかりやすい作りです。
ただ、取引先や顧客などには、Square 請求書をメールで受け取ったときにどのように決済するべきか、を前もって説明しておくと「見慣れない決済方法」などと変に緊張することなく安心して決済に進めるかもしれません。
❶以下は取引先が受け取るメールです。[カードで支払う]を押します。
❷[カードで支払う]を押すと、以下のページに飛びます。取引先の担当者には、以下を記入してもらい、最後に⑦の支払ボタンを押して、決済を完了してもらいます。
※⑥にある「カード情報をハナミズキに保存する」にチェックを入れると、次回以降は請求者側がSquare 請求書を発行した時点で自動的に決済が行われます。登録したカードはいつでも解除することができます。詳しくはこちら。
❸上記の⑦にある支払いボタンを押すと、以下が表示されたページに飛びます。これで支払完了です。
支払者には、利用方法を細かく説明しているこちらのリンクも添えておくと親切かもしれません。
請求者側のみならず、支払う側にとっても効率のいい請求書払い。まずはすぐに利用をはじめられるクラウド請求書サービスなどで、その使い心地を実感してみてはいかがでしょうか。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2021年8月30日時点の情報を参照しています。2024年3月1日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash