この記事では、Square データからSquare 請求書を送信する際の操作方法をご説明します。
Square 請求書が利用できるカードブランドは、 カード決済手数料や利用料のページをご確認ください。
手数料
Square 請求書の決済手数料は、カード決済手数料や利用料のページでご確認ください。
【基本編】Square 請求書を作成する
まず、パソコンからSquare データにアクセスして、[請求書 ] > [請求書を作成] の順にクリックします。複数店舗を登録している場合は、プルダウンメニューより該当の店舗をあらかじめ選択してください。
① お客様の名前を入力します( 顧客リスト を使っている場合は、顧客リストから選択します)。
② お客様のメールアドレスを入力します。
③ 請求書件名を入力します《オプション》。
④ お客様宛のメッセージを入力します。今後の請求書にそのメッセージを利用する場合は、[既定値として保存]をクリックして、文章を保存します。
⑤ 請求書をメールで送信する場合は、この箇所は「メールで送信する」のままにします。
⑥ 送信予約をせず、すぐに送信する場合、この箇所は「今すぐ送信」のままにします。
⑦ ご希望の支払期限を選択します。
⑧ 商品と金額を設定します。商品登録をしている場合は、登録した商品から選択します。商品オプションを設定している場合は[編集]から適用します。
⑨ 必要に応じて、[ディスカウントを追加]から ディスカウントを設定します《オプション》。
⑩ あらかじめ税金を設定している場合は、設定している税金が適用されます《オプション》。
⑪ [送信]をクリックします。
請求書を送信する前に、右上隅にある[プレビュー]を選択してお客様に表示される請求書を確認してください。[下書き保存]をクリックし、後ほど作業することもできます。
注意:
・Square請求書の送信先は、必ずお客様の情報にしてください。
・受取先は9件まで入力できます。
・お客様より請求書が届かないとご連絡があった場合は、Squareからのメールが届かない場合はをご確認ください。
・＠マークの前に「.」や連続した「..」が含まれている携帯電話のメールアドレスには送信することができません。
・在庫管理機能を請求書での支払いに反映させるには、あらかじめ請求書で在庫管理機能をオンにする必要があります。
・支払い期限を超過しても、Square請求書はご利用可能です。
【応用編】Square 請求書を送信予約する
作成した請求書が指定日に送信されるよう予約するには、上記の【基本編】手順の他に次の設定を行います。
- ⑥で送信したい日を選択します。
- ⑦で支払期限を設定します。
- ⑪で[送信を設定]をクリックします。
注意:
・Square のシステムは、2 つ以上連続するピリオド「.」が含まれたり、アットマーク「@」の直前にピリオドが位置する携帯メールアドレスに対応していません。
・[下書き保存] のみでは、請求書は自動的に送信されません。予約日に自動送信するには、必ず [送信を設定] をクリックする必要があります。
・請求書が支払われると、店舗側に通知メールが届きます。支払代金は通常の 入金スケジュール入に従って、ご登録の金融機関口座に振り込まれます。
・送信予約済みの請求書は、指定日の午前 10 時 (送信元のタイムゾーンが基準) に送信されます。
・送信時間は、送信予約済みの請求書の作成時に設定されていたタイムゾーンが基準になります。
タイムゾーンを設定するには？
タイムゾーンは、Square データにログインし、 店舗情報の「時間帯」で設定が可能です。
※ 日本のSquareアカウントを作成した場合、タイムゾーンは「日本時間」のみ選択可能です。
【応用編】保存済みカード情報を Square 請求書に使用する
保存済みのカード情報に対して、直接課金するには、上記の【基本編】手順の他に次の設定を行います。
- ①でカード情報が登録してあるお客様をドロップダウンリストから選択します。
- ⑤で該当のカード情報を選択します。
- ⑪で[お会計]を押すと、お会計が完了します。
Square 請求書からお客様のカード情報を保存するには？
Square 請求書の作成時に「カード情報保存オプションをオンにする」にチェックを入れ、お客様へ請求書を送信すると、お客様が受け取る請求書の画面上に「カード情報の保存を許可する」旨のチェックボックスが表示されます。そのチェックボックスにチェックを入れ、お客様がお支払いを完了させると、お客様のお支払いカード情報が保存されます。カード情報の保存について詳しくは、保存済みカード情報を Square 請求書に使用するのページをご確認ください。
【応用編】Square 請求書を英語で送信する
Squareデータの 店舗情報で、言語設定を「English」にすると、請求書を英語で送信できます。複数店舗を設定している場合は店舗ごとに設定が必要です。
【応用編】Square 請求書決済リンク(URL)を作成する
あなたのお店のメールアドレスからお客様に請求書を送りたい場合は、Square 請求書のURLを作成することができます。
スクリーンショット⑤で[手動で共有する]を選択します。 Square 請求書を作成後、Square データ画面上にある[共有する]をクリックし、表示されるリンク、もしくは、Square 請求書を作成後に配信される通知メール上に記載されているリンクをお客様にお渡しください。注意: Square 請求書の送付先情報には必ずお客様の情報を入力してください。
【応用編】ファイルを添付する
Square 請求書に直接契約書や画像などの添付ファイルを追加することで、お客様は購入に関する情報をすべて1か所で確認できるようになります。
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請求書の作成時に、[その他のオプション] までスクロールし、[添付ファイルを追加] をクリックして、お使いのパソコンから文書や画像をアップロードします。
注意：アップロードできる画像やPDFの最大ファイルサイズは合計で25MBです。最大10ファイルまでアップロードできます。JPG、PNG、TIFF、BMP、GIF、PDFのファイル形式に対応しています。個人情報や法的な文書は添付しないでください。
- ファイルを添付するときは1ファイルずつ追加します。アップロードしたファイルを削除する場合は[X]をクリックしてください。
- 請求書の作成を続け、終わったら[送信]します。
【応用編】リマインダーを設定する
請求書の支払期限が近づいた時や支払期限が過ぎた時にお客様に送信する自動リマインダーを有効にします。
- 請求書の作成時に、[その他のオプション] までスクロールし、[請求書の支払いにリマインダーを設定] を選択します。デフォルトでは、支払期限の翌日と3日後に自動的にリマインダーが送信されます。
- カスタムリマインダーを設定するには、[リマインダーの編集] をクリックします。
- 2つのデフォルトオプションを編集するか、[リマインダーを追加] をクリックして別のオプションを追加します。
【応用編】お客様に届け先住所を入力してもらう
Square データから請求書を送信する際には、お客様の届け先住所を収集することができます。
選択するには、請求書の詳細ページの [その他のオプション] で [届け先住所のリクエスト] を選択します。
お客様が請求書を受け取ると、支払いフィールドの下に、希望の届け先住所を入力するオプションが表示されます。
お支払いが完了すると、お客様が入力した送付先の住所を下記の箇所で確認できます。
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「請求書の支払いが完了しました」の通知メール
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Square データの請求書ページ
見積もりを作成する
Square 請求書 では、見積もりが送信できます。お客様が見積もりを承諾すると、請求書に変わる為支払いがスムーズに行えます。
操作は下記の手順で行います。
- Square データから請求書をクリックします。
- 左側のメニューから見積もり を選択し、 見積もりを作成をクリックします。
- 顧客から選択するか、新規の場合はお客さまの名前とメールアドレスを入力します。メールアドレスは最大9つまで追加することができます。
- 件名 と ID を入力します（任意）。
- メッセージを入力します。
- 見積もりの [送信] 日と [有効期限] を設定します。
- 商品の欄を設定します。
- [ディスカウントを追加] をクリックして、任意でディスカウントを追加します。
見積もりをCSVファイルでダウンロードするには、 見積もり画面のエクスポートをクリックします。
注意: 見積もりは、お取引としてレポートに反映されません。提供するサービスのコストを見積もる用途のみにお使いください。
見積もりを請求書に変換する
見積もりを送信後、 該当の見積もりを選択 > その他 > 請求書に変換の順にクリックします。
【その他】Square 請求書を定期送信する
Square 請求書は「定期送信」を設定することで、請求書の繰り返し送信が可能です。 操作方法について詳しくは Square 請求書を定期送信するのページをご確認ください。
【留意点】Square 請求書を利用する際に気をつけること
Square 請求書利用時の留意点については、Square 請求書を安全にご利用いただくためにのページをご参照ください。