Envoyer des Factures Square en ligne

1. Accédez à Paiements, puis à Factures et cliquez sur Envoyer une facture.
2. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients, ou saisissez un nouveau nom et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
3. Ajoutez un Intitulé de facture facultatif et modifiez le nº de facture pour que l’information corresponde avec celle de vos dossiers.
4. Ajoutez un message facultatif. Vous pouvez également ajouter une Date du service à votre facture si vous le souhaitez.
5. Sélectionnez la Fréquence pour cette facture. Vous pouvez l’envoyer en tant que facture Unique ou Facture récurrente. Si vous créez une série de factures récurrentes, sélectionnez les dates de début et de fin, ainsi que la fréquence et les dates d’échéance.
6. Choisissez de l’ Envoyer immédiatement ou à une date ultérieure et choisissez la Date d’échéance dès réception ou à une date ultérieure.

1. Ajoutez un nouvel article ou sélectionnez un article existant dans votre Catalogue d’articles.
2. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter une réduction pour réduire la facture totale en pourcentage ou en dollars. Cliquez sur Ajouter.
3. Le cas échant, cliquez sur Ajouter des frais de service pour ajouter des frais de service, tels que les frais d’expédition ou de prise en charge, au montant initial de la facture. Vous pouvez créer de nouveaux frais de service en créant votre facture ou en sélectionnant des frais de service préexistants à appliquer. Vous pouvez créer des frais de service par défaut depuis l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square. Vous pouvez également créer des frais de service variables, ce qui vous permet de préciser un montant exact ou un pourcentage au moment de la constitution du panier.
4. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter un calendrier de paiements si vous souhaitez diviser le solde total en étapes. Vous pouvez demander un dépôt en pourcentage ou en dollars. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.

Conseil de pro pour le calendrier de paiements : Demandez le paiement d’une partie de votre facture à l’avance et fixez une date d’échéance distincte pour le solde restant.

1. Sélectionnez le mode de paiement :
   • Carte de crédit ou de débit.
   • Carte cadeau : Ne réglez les frais de traitement que lorsqu’un client achète une carte cadeau chez vous.
2. Le cas échéant, sous Pourboire, cochez Autoriser les pourboires pour proposer cette option au client sur sa facture.
3. Le cas échéant, sous Mode de paiement de la boutique, cochez Autoriser le client à enregistrer sa carte. Si cette case est cochée, les clients peuvent enregistrer leur carte de paiement lorsqu’ils règlent la facture. S’ils le font, vous avez la possibilité de débiter les futures factures sur la carte enregistrée au lieu d’envoyer la facture pour paiement.

1. Vous pouvez choisir d’envoyer la facture par e-mail, par message texte ou manuellement. Remarque : Si vous sélectionnez Manuellement, la facture et les fichiers joints ne seront pas envoyés par courriel à votre client, mais pourront être partagés par un lien une fois créés.
2. Le cas échéant, saisissez une adresse e-mail pour ajouter un ou plusieurs destinataires supplémentaires.
3. Choisissez la fréquence des rappels de paiement des factures.

1. Le cas échéant, cochez l’option Demander une adresse de livraison pour demander une adresse de livraison pour les biens ou services de la Facture.
2. Vous pouvez ajouter un Contrat Square facultatif pour établir des contrats de service clairs avec vos clients.
3. Le cas échéant, téléchargez une pièce jointe. Remarque : Vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers pour un poids total de 25 Mo. Types de fichiers pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations confidentielles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléchargez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
4. Le cas échéant, Ajoutez un champ personnalisé pour saisir les données qui seront affichées sur la facture présentée à votre client. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.

Avant d’envoyer votre facture, sélectionnez Prévisualiser dans le coin supérieur droit pour afficher votre facture telle que votre client la verra. Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer l’ébauche pour enregistrer la version actuelle afin de la retravailler plus tard, ou pour la conserver comme modèle à dupliquer et à envoyer à tout moment. Cliquez sur Envoyer une fois que vous avez fini de la prévisualiser.

L’envoi de factures par SMS vous offre une flexibilité et une visibilité accrues, tant pour vous que pour vos clients. Avant de commencer, assurez-vous qu’un numéro de téléphone mobile valide figure dans le profil du client. Les clients peuvent se désabonner s’ils ne souhaitent plus recevoir de mises à jour par SMS concernant leur facture.

Découvrez comment envoyer des factures par SMS.

Après avoir créé une Facture Square en ligne, vous pourrez programmer l’envoi d’une facture unique à une date ultérieure en suivant ces étapes :

1. Choisissez de l’envoyer par E-mail, SMS, ou Manuellement par un lien.
2. Dans le champ Envoyer, choisissez la date d’envoi de la facture et sélectionnez la date d’échéance du paiement.
3. Finissez de remplir la facture et sélectionnez Programmer ou Enregistrer le brouillon.

Remarque : Si vous sélectionnez Enregistrer le brouillon, votre facture programmée ne sera pas automatiquement envoyée. Vous devrez sélectionner l’option Programmer pour déterminer le moment de son envoi.

Les factures programmées seront automatiquement envoyées à votre client à 10 heures du matin (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée. Remarque : Il n’est pas possible de personnaliser l’heure d’envoi d’une facture. Vous recevrez un e-mail de notification une fois la facture payée et les fonds seront déposés sur votre compte bancaire associé selon votre calendrier de dépôt.

Vous pouvez activer les notifications poussées pour les factures seulement à partir de l’application Factures Square pour le moment.

Partagez une facture (soit en ligne ou en l’imprimant) dans votre Tableau de bord Square en ligne en suivant les étapes ci-dessous :

1. À partir de la page Aperçu de Factures Square, sélectionnez Envoyer une facture.
2. Choisissez votre date d’échéance. En dessous de Communication, sélectionnez l’option d’envoi de votre facture Manuellement.
3. Finissez de remplir la facture, puis sélectionnez Créer.
4. Sélectionnez Partager le lien pour partager manuellement la facture avec vos clients par e-mail, SMS ou tout autre réseau social.
5. Sélectionnez Plus, puis Télécharger le PDF pour enregistrer la facture en format PDF ou l’imprimer pour votre client.

Remarque : Il n’est pas encore possible d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.

Dans l‘onglet Factures, vous pouvez effectuer des actions groupées afin de sélectionner plusieurs factures et les marquer comme payées, annulées, archivées ou imprimées. Vous pouvez également supprimer des factures au stade de Brouillon. Vous ne pouvez pas supprimer les factures ayant été envoyées au client ou payées. La suppression de plusieurs brouillons de factures à la fois est irréversible.

Pour effectuer des actions groupées, vous pouvez cocher les cases correspondant aux factures concernées ou cocher la case figurant dans l’en-tête pour tout sélectionner. Vous pouvez effectuer une action groupée à la fois.

À partir de votre onglet Paramètres de facturation, vous pouvez créer des modèles remplis automatiquement avec les informations de votre facture pour vous faire gagner du temps. Vous pouvez créer jusqu’à 100 modèles uniques personnalisés avec des détails de facture précis, des informations de paiement et plus encore. En savoir plus sur la création de modèles de facture et la personnalisation de vos reçus et factures.

Lorsque vous envoyez une facture Square, vous pouvez choisir de recueillir l’adresse d’expédition de votre client. Pour ce faire, sélectionnez Demander l’adresse d’expédition sous Plus d’options lorsque vous créez une facture.

Lorsque votre client recevra sa facture, il aura la possibilité de saisir son adresse d’expédition privilégiée sous les champs de paiement. Une fois le paiement effectué par le client, son adresse figurera avec les informations de paiement de la facture.

Vous pouvez ajouter un champ personnalisable à votre facture, comme vos Conditions générales ou une politique de retour et décider de l’emplacement du champ personnalisé sur votre facture.

Lors de la création d’une facture, sélectionnez Ajouter un champ personnalisé. Indiquez le titre, le texte et l’emplacement de votre champ personnalisé, puis cliquez sur Enregistrer. À partir de là, vous pouvez passer en revue et envoyer votre facture comme d’habitude. Remarque : Ceci est une fonctionnalité de Factures Plus.

Vous pouvez définir pour vos clients un échéancier de paiement pour une facture. Avec les factures progressives, il est possible de permettre au client d’effectuer jusqu’à 12 paiements échelonnés, sans compter le paiement de l’acompte initial si vous en avez demandé un.

Remarque : il n’est actuellement pas possible d’effectuer un transfert bancaire ACH avec des paiements partiels. Si le transfert bancaire ACH est activé comme mode de paiement, vous ne verrez pas les options liées au calendrier des versements.

En savoir plus sur les Factures progressives.

Dans la barre de recherche de la page Aperçu des factures dans votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez rechercher une facture précise, une estimation ou une série de factures récurrentes, en saisissant le nom du client, l’adresse e-mail, le nom de l’entreprise et plus encore.

En savoir plus sur les filtres de recherche et de la gestion de vos Factures Square.

Si vous utilisez déjà Factures Square et Vente en ligne Square, vous pouvez vous servir d’un formulaire de contact sur un site Web Vente en ligne Square pour permettre aux acheteurs de communiquer avec vous et de demander des estimations personnalisées pour les services qu’ils paieraient à partir de vos factures.

En savoir plus sur la façon de démarrer avec Vente en ligne Square.