Créer et envoyer des factures Square en ligne
Êtes-vous prêt à recevoir des paiements de factures par Square ? Démarrer > |
Avec Factures Square, vous pouvez demander le paiement de biens ou de services en envoyant un nombre illimité de factures, d’estimations ou de factures récurrentes. Les factures peuvent être envoyées n’importe où, n’importe quand en utilisant votre tableau de bord de Square en ligne, l’Application Factures Square ou l’application Solution PDV Square à l’aide d’un appareil mobile pris en charge.
Créer des factures en ligne
Pour créer une facture en ligne à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
- Allez dans Factures > cliquez sur Envoyer une facture.
- Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
- Vous pouvez ajouter un Intitulé de facture et modifier le numéro de facture pour que les informations correspondent avec celles de vos dossiers.
- Ajoutez un message facultatif. Vous pouvez également ajouter une Date de service à votre facture si vous le souhaitez.
- Sélectionnez la fréquence de cette facture. Elle peut être envoyée en tant que facture unique ou récurrente. Si vous créez une série de factures récurrentes, sélectionnez les dates de début et de fin, ainsi que la fréquence et les dates d’échéance.
- Choisissez de l’envoyer immédiatement ou à une date ultérieure et choisissez la date d’échéance dès réception ou à une date ultérieure.
- Ajouter un nouvel article ou un article existant depuis votre catalogue d’articles. Vous pouvez trouver des articles existants en effectuant une recherche ou en scannant un code-barres. En savoir plus sur la connexion d’un lecteur de codes-barres.
- Le cas échéant, cliquez sur Ajouter une remise pour appliquer une remise en pourcentage ou en dollars au montant total de la facture. Cliquez sur Ajouter.
- Le cas échéant, cliquez sur Ajouter des frais de service pour appliquer des frais de service aux frais qui seront ajoutés au montant initial de la facture, tels que les frais d’expédition ou de traitement. Vous pouvez créer de nouveaux frais de service lors de la création de votre facture ou sélectionner des frais de service existants à appliquer. Les frais de service par défaut peuvent être créés à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Sinon, vous pouvez mettre en place des frais de service variables, qui vous permettent de spécifier le montant ou le pourcentage exact au moment de la constitution du panier.
- Le cas échéant, cliquez sur Ajouter un calendrier des versements si vous souhaitez fractionner le solde total en plusieurs échéances. Vous pouvez demander un dépôt en pourcentage ou en dollars. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Square Plus.
Conseil de pro pour le calendrier des versements : demandez le paiement d’une partie de votre facture à l’avance et fixez une date d’échéance distincte pour le solde restant.
- Sélectionnez le mode de paiement.
- Le cas échéant, en dessous de Pourboires, cochez Autoriser les pourboires pour proposer cette option au client sur sa facture.
- Le cas échéant, sous Mode de paiement de la boutique, cochez Autoriser votre client à enregistrer une carte. Si cette option est sélectionnée, les clients auront la possibilité d’enregistrer leur carte de paiement lors du règlement de la facture. Si c’est le cas, vous aurez la possibilité de débiter les factures à venir sur la carte enregistrée au lieu d’envoyer la facture pour règlement.
- Choisissez de partager la facture par e-mail, SMS ou manuellement. Remarque : Si vous sélectionnez Manuellement, la facture et les fichiers joints ne seront pas envoyés par e-mail à votre client, mais pourront être partagés via un lien une fois qu’il sera créé.
- Le cas échéant, saisissez une adresse e-mail pour ajouter un ou plusieurs destinataires supplémentaires.
- Choisissez la fréquence des rappels de paiement des factures.
- Le cas échéant, cochez l’option Demander l’adresse de livraison pour obtenir l’adresse d’envoi des biens ou des services facturés.
- Le cas échéant, téléchargez une pièce jointe. Remarque : Ajoutez jusqu’à 10 fichiers pour une taille totale de 25 Mo maximum. Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP, et PDF. N’ajoutez ni de renseignements personnels confidentiels ni de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu téléchargé pour gérer les rétrofacturations de votre part.
- Le cas échéant, ajoutez un champ personnalisé pour saisir les données qui seront affichées sur la facture présentée au client. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Square Plus.
Avant d’envoyer votre facture, sélectionnez Aperçu pour visualiser votre facture telle que votre client la verra. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer comme brouillon pour enregistrer la version actuelle afin de la retravailler ultérieurement, ou pour la conserver comme modèle à dupliquer et à envoyer à tout moment. Cliquez sur Envoyer une fois que vous avez fini de prévisualiser le document.
Envoyer et gérer des factures en ligne
L’envoi de factures par SMS vous offre une flexibilité et une visibilité supplémentaires pour vous et vos clients. Avant de démarrer, assurez-vous que le profil du client contient un numéro de téléphone mobile valide. Les clients peuvent refuser les mises à jour par SMS s’ils ne souhaitent plus en recevoir au sujet de leur facture.
Découvrez comment envoyer des factures par SMS.
Après avoir créé une facture en ligne, vous pouvez programmer l’envoi d’une seule facture à une date ultérieure en suivant les étapes suivantes :
- Choisissez de la partager par e-mail, par SMS ou manuellement avec un lien.
- Dans le champ Envoyer, choisissez la date d’envoi de la facture et sélectionnez la date d’échéance du paiement.
- Finalisez la facture et sélectionnez Programmer ou Enregistrer comme brouillon.
Remarque : Si vous sélectionnez Enregistrer comme brouillon, votre facture programmée ne sera pas envoyée automatiquement. Vous devrez sélectionner Programmer pour déterminer quand elle sera envoyée.
Les factures programmées seront automatiquement envoyées à vos clients à 10 h (heure locale) à la date que vous avez choisie. Remarque : Il n’est pas possible de personnaliser l’heure d’envoi d’une facture. Une fois que la facture a été payée, vous recevrez un e-mail de notification, et les fonds seront versés sur votre compte bancaire associé selon votre calendrier de dépôts.
À l’heure actuelle, vous pouvez activer les notifications push pour les factures uniquement depuis l’application Factures Square.
Partagez une facture (en ligne ou sur papier) dans votre Tableau de bord Square en ligne en suivant les étapes ci-dessous :
- Depuis la page Aperçu de Factures Square, sélectionnez Envoyer une facture.
- Choisissez votre date d’échéance. Sous Communication, sélectionnez l’option d’envoi de votre facture Manuellement.
- Terminez de remplir la facture et sélectionnez Créer.
- Sélectionnez Partager le lien pour partager manuellement la facture avec vos clients par e-mail, SMS ou réseau social.
- Sélectionnez Plus > Télécharger le PDF pour enregistrer la facture au format PDF ou l’imprimer pour votre client.
Remarque : Il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.
Depuis l’onglet Factures, vous pouvez effectuer des actions groupées et sélectionner plusieurs factures et les marquer comme payées, annulées, archivées ou imprimées. Vous pouvez également supprimer les factures en statut Brouillon. Vous ne pouvez pas supprimer des factures qui ont été envoyées au client ou payées. Une fois que vous avez supprimé en masse des factures en statut brouillon, cette action est irréversible.
Pour effectuer des actions groupées, vous pouvez cocher manuellement les cases à côté des factures concernées ou cocher la case dans l‘en-tête pour tout sélectionner. Vous pouvez effectuer une seule action groupée à la fois.