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Envoyer des Factures Square en ligne

Avec Factures Square, vous pouvez demander des paiements pour des biens ou des services en envoyant un nombre illimité de factures, d’estimations ou de factures récurrentes. Les factures peuvent être envoyées n’importe où, n’importe quand en utilisant :

Vous pouvez envoyer autant de factures que vous le souhaitez, moyennant des frais de 2,5 %. Les frais sont appliqués lorsque votre client paye la facture avec sa carte de crédit ou sa carte de débit, Apple Pay ou Google Pay. Si votre client paye avec une carte cadeau physique ou électronique, les frais sont appliqués lorsque la carte cadeau est vendue, mais pas lorsqu’elle est utilisée pour le paiement de la facture.

Découvrez comment les frais de traitement et les tarifs sont calculés.

Assurez-vous également de suivre les meilleures pratiques pour Factures Square pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités.

Créer des factures en ligne

Pour créer une facture depuis votre Tableau de bord Square en ligne :

Étape 1 : Les détails de la facture

  1. Accédez à Paiements, puis à Factures et cliquez sur Envoyer une facture.
  2. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients, ou saisissez un nouveau nom et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
  3. Ajoutez un intitulé à la facture (facultatif) et modifiez le nº de facture pour que l’information concorde avec celle de vos dossiers.
  4. Ajoutez un message facultatif. Vous pouvez également ajouter une Date du service à votre facture si vous le souhaitez.
  5. Sélectionnez la Fréquence pour cette facture. Vous pouvez l’envoyer en tant que facture Unique ou Facture récurrente. Si vous créez une série de factures récurrentes, sélectionnez les dates de début et de fin, ainsi que la fréquence et les dates d’échéance.
  6. Choisissez de l’Envoyer immédiatement ou à une date ultérieure et choisissez la Date d’échéance dès réception ou à une date ultérieure.

Étape 2 : Les articles

  1. Ajoutez un nouvel article ou sélectionnez un article existant dans votre Catalogue d’articles.
  2. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter une réduction pour réduire la facture totale en pourcentage ou en dollars. Cliquez sur Ajouter.
  3. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter un calendrier de paiements si vous souhaitez diviser le solde total en étapes. Vous pouvez demander un acompte en pourcentage ou en dollars. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.

Conseil d’expert pour le calendrier de paiements : Demandez le paiement d’une partie de votre facture à l’avance et fixez une date d’échéance distincte pour le solde restant.

Étape 3 : Les options de paiement

  1. Sélectionner le mode de paiement

Carte de crédit ou de débit

Carte cadeau : ne payez les frais de traitement que lorsqu’un client achète une carte cadeau chez vous.

  1. Le cas échéant, sous Pourboire, cochez Autoriser les pourboires pour proposer cette option au client sur sa facture.
  2. Le cas échéant, sous Mode de paiement de la boutique, cochez Autoriser le client à enregistrer sa carte. Si cette case est cochée, les clients auront la possibilité d’enregistrer leur carte de paiement lorsqu’ils règleront la facture. Si c’est le cas, vous aurez la possibilité de débiter les futures factures sur la carte enregistrée au lieu d’envoyer la facture pour paiement.

Étape 4 : La communication

  1. Vous pouvez choisir d’envoyer la facture par e-mail ou manuellement. Remarque : si vous sélectionnez Manuellement, la facture et les fichiers joints ne seront pas envoyés par e-mail à votre client, mais pourront être partagés dans un lien une fois créés.
  2. Le cas échéant, saisissez une adresse e-mail pour ajouter un ou plusieurs destinataires supplémentaires.
  3. Choisissez la fréquence des rappels de paiement des factures.

Étape 5 : Plus d’options

  1. Le cas échéant, cochez l’option Demander une adresse de livraison pour demander une adresse de livraison pour les biens ou services de la facture.
  2. Le cas échéant, téléchargez une pièce jointe. Remarque : vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers pour un poids total de 25 Mo. Types de fichiers pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles sensibles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléchargez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
  3. Le cas échéant, Ajoutez un champ personnalisé pour saisir les données qui seront affichées sur la facture présentée à votre client. Remarque : il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.

Étape 6 : Prévisualiser et envoyer

Avant d’envoyer votre facture, sélectionnez Prévisualiser dans le coin supérieur droit pour afficher votre facture telle que votre client la verra. Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer l’ébauche pour enregistrer la version actuelle afin de la retravailler plus tard, ou pour la conserver comme modèle à dupliquer et à envoyer à tout moment. Cliquez sur Envoyer une fois que vous avez fini de la prévisualiser.

Envoyer et gérer des factures en ligne

Programmer une Facture Square en ligne

Après avoir créé une Facture Square en ligne, vous pourrez programmer l’envoi d’une facture unique à une date ultérieure en suivant ces étapes :

  1. Choisissez de l’envoyer par e-mail ou Manuellement dans un lien.
  2. Dans le champ Envoyer, choisissez la date d’envoi de la facture et sélectionnez la date d’échéance du paiement.
  3. Finissez de remplir la facture et sélectionnez Programmer ou Enregistrer l’ébauche.

Remarque : Si vous sélectionnez Enregistrer l’ébauche, votre facture programmée ne sera pas automatiquement envoyée. Vous devrez sélectionner l’option Programmer pour déterminer le moment de son envoi.

Les factures programmées seront automatiquement envoyées à votre client à 10 heures du matin (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée. Remarque : il n’est pas possible de personnaliser l’heure d’envoi d’une facture. Vous recevrez un e-mail de notification une fois la facture payée et les fonds seront déposés sur votre compte bancaire associé selon votre calendrier de dépôt.

Vous pouvez activer les notifications push pour les factures seulement à partir de l’application Factures Square pour le moment.

Imprimer et partager les Factures Square en ligne

Partagez une facture (en ligne ou sur papier) dans votre Tableau de bord Square en ligne en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Depuis page Aperçu de Factures Square, sélectionnez Envoyer une facture.
  2. Choisissez votre date d’échéance. Sous Communication, sélectionnez l’option d’envoi de votre facture Manuellement.
  3. Finissez de remplir la facture, puis sélectionnez Créer.
  4. Sélectionnez Partager le lien pour partager manuellement la facture avec vos clients par e-mail ou sur n’importe quel réseau social.
  5. Sélectionnez Plus, puis Télécharger le PDF pour enregistrer la facture en format PDF ou l’imprimer pour votre client.

Remarque : il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur mobile.

Actions groupées pour les factures

À partir de l‘onglet Factures vous pouvez effectuer des actions groupées afin de sélectionner plusieurs factures et les marquer comme payées, annuler ou archiver. Vous pouvez également supprimer des factures au stade de brouillon. Vous ne pouvez pas supprimer les factures qui ont déjà été envoyées au client ou qui ont été payées.

Pour effectuer des actions groupées, vous pouvez cocher manuellement les cases à côté des factures concernées ou cocher la case dans l‘en-tête pour tout sélectionner.

Remarque: la fonctionnalité de sélection multiple pour les factures à imprimer n‘est pas encore disponible. Nous travaillons sur une solution pour l‘avenir.

Fonctionnalités Factures Square

Modèles de facture

À partir de votre onglet Paramètres de facturation, vous pouvez créer des modèles remplis automatiquement avec les informations de votre facture pour vous faire gagner du temps. Vous pouvez créer jusqu’à 100 modèles uniques personnalisés avec des détails de facture précis, des informations de paiement et plus encore. En savoir plus sur la création de modèles de facture et la personnalisation de vos reçus et factures.

Demander l’adresse de livraison

Lorsque vous envoyez une facture Square, vous pouvez choisir de recueillir l’adresse d’expédition de votre client. Pour ce faire, sélectionnez Demander l’adresse d’expédition sous Plus d’options lorsque vous créez une facture.

Lorsque votre client recevra sa facture, il aura la possibilité de saisir son adresse d’expédition privilégiée sous les champs de paiement. Une fois le paiement effectué par le client, son adresse figurera avec les informations de paiement de la facture.

Ajouter des champs personnalisés

Vous pouvez ajouter un champ personnalisable à votre facture, comme vos Conditions générales ou une politique de retour et décider de l’emplacement du champ personnalisé sur votre facture.

Lors de la création d’une facture, sélectionnez Ajouter un champ personnalisé. Indiquez le titre, le texte et l’emplacement de votre champ personnalisé, puis cliquez sur Enregistrer. À partir de là, vous pouvez passer en revue et envoyer votre facture comme d’habitude. Remarque : Ceci est une fonctionnalité de Factures Plus.

Définir un échéancier de paiement

Vous pouvez définir pour vos clients un échéancier de paiement pour une facture. Avec les factures progressives, il est possible de permettre au client d’effectuer jusqu’à 12 paiements échelonnés, sans compter le paiement de l’acompte initial si vous en avez demandé un.

Remarque : il n’est actuellement pas possible d’effectuer un transfert bancaire ACH avec des paiements partiels. Si le transfert bancaire ACH est activé comme mode de paiement, vous ne verrez pas les options liées au calendrier des versements.

En savoir plus sur les Factures progressives.

Trouver une facture, une estimation ou une série récurrente

Dans la barre de recherche de la page Aperçu des factures dans votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez rechercher une facture précise, une estimation ou une série de factures récurrentes, en saisissant le nom du client, l’adresse e-mail, le nom de l’entreprise et plus encore.

En savoir plus sur les filtres de recherche et de la gestion de vos Factures Square.

Estimations personnalisées

Si vous utilisez déjà Factures Square et Vente en ligne Square, vous pouvez vous servir d’un formulaire de contact sur un site Web Vente en ligne Square pour permettre aux acheteurs de communiquer avec vous et de demander des estimations personnalisées pour les services qu’ils paieraient à partir de vos factures.

En savoir plus sur la façon de démarrer avec Vente en ligne Square.

Facture avec TVA

Le produit Factures Square vous permet d’envoyer une facture, ainsi qu’un justificatif de paiement lors de sa finalisation, au client.

Si nécessaire, vous pouvez ajouter les informations supplémentaires de votre client, telles que son numéro de TVA, le nom de son entreprise et son adresse, à son profil du client depuis votre Tableau de bord Square en ligne, application PDV Square ou application Factures Square. Une fois ajoutées, ces informations s’affichent sur toute nouvelle facture envoyée à ce client.

La facture en format PDF que votre client peut télécharger comprend :

  • le Nº de TVA du client ;

  • au niveau des articles, le prix unitaire hors TVA, les réductions, le taux de TVA (le cas échéant, selon vos choix) et le montant total de la facture ;

  • un tableau de la TVA en bas de page qui résume la facture en fonction du taux de TVA et inclut le montant total hors TVA, le montant total de la TVA (le cas échéant), ainsi que le montant total TVA incluse.