Envoyer et gérer des factures avec votre application Solution PDV Square
Vos Factures Square sont disponibles directement depuis l’application Solution PDV Square. Exigez le paiement de biens ou de services, configurer les paiements récurrents, recherchez vos clients par nom, enregistrez des paiement intégraux ou partiels en personne et envoyez des rappels quand une facture est échue, le tout depuis votre appareil mobile ou votre tablette.
Des frais de traitement fixes de 2,5 % sont appliqués si la facture est réglée à l’aide d’une carte de crédit ou de débit, Apple Pay ou Google Pay, et vous pouvez envoyer un nombre illimité de factures. Si votre client paye avec une carte-cadeau physique ou électronique, les frais sont appliqués au moment de la vente de la carte-cadeau, et non pas de son utilisation pour le paiement de la facture. Des frais de 2,5 % sont également appliqués aux factures réglées à l’aide de Carte enregistrée.
Avant de commencer, pour utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous que l’L’application Square est à jour. Assurez-vous également de suivre notre guide des meilleures pratiques pour les factures.
Remarque : si des employés travaillent pour vous, vous devrez activer l’autorisation Gérer et créer des facturespermission activée pour envoyer des factures à partir de l’application Solution PDV Square.
Créer des factures depuis l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran, sélectionnez Factures dans le menu de navigation puis Créer une facture.
Appuyez sur Ajouter un client pour créer un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire. Incluez des destinataires supplémentaires et demandez une adresse d’envoi si nécessaire.
Sélectionnez les Articles à ajouter à la facture. Appuyez sur Ajouter un autre article pour apply a service charge à la facture. Remarque : Les frais de service par défaut peuvent être créés à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Sinon, vous pouvez mettre en place des frais de service variables, qui vous permettent de spécifier le montant ou le pourcentage exact au moment de la constitution du panier.
Sous Calendrier des versements, choisissez un calendrier de versement, optez pour demander un acompte ou fractionner le paiement de la facture en plusieurs jalons.
Choisissez si la facture sera Récurrente ou Unique et sélectionnez sa date d’Échéance, ainsi que sa date d’Envoi. Ajoutez une date facultative de vente ou de service le cas échéant.
Indiquez le Mode de paiement accepté pour cette facture.
Ajoutez les Détails de la facture, tels que le titre et le numéro de la facture et un message personnalisé, puis appuyez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, choisissez d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.
Le cas échéant, vous pouvez ajouter des Square Contracts à votre facture. Remarque : les contrats peuvent être ajoutés aux factures depuis les appareils iOS et Android. Cependant, à l’heure actuelle, vous ne pouvez modifier les contrats qu’à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Appuyez sur Continuer pour choisir votre mode de communication et ajouter des Rappels de paiement.
Une fois tous les détails de la facture complétés, appuyez sur Envoyer la facture.
Remarque : les valeurs des factures par défaut peuvent être consultées et modifiées dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Factures Square (uniquement sur appareils iOS).
Les clients peuvent payer les factures Square avec une carte de paiement pris en charge, Apple Pay ou Google Pay. Les factures payées apparaîtront dans les transactions de l’application et de votre Tableau de bord Square en ligne, sous Transactions.
Convertir automatiquement les estimations en factures
Avec Square Invoices Plus, vous pouvez choisir de la faire convertir automatiquement en facture une fois que votre client l’a acceptée ou d’enregistrer la facture comme brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de faire convertir automatiquement les estimations en factures, le titre et la description de la facture resteront les mêmes que ceux de l’estimation, et l’acheteur pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée.
Pour activer la fonction de conversion automatique :
Accédez à votre application Factures.
Créez une estimation.
Sur l’écran Détails, activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.
Vous pourrez faire enregistrer la facture convertie automatiquement comme brouillon, ou l’envoyer automatiquement à l’acheteur.
Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par SMS, la facture convertie automatiquement le sera également.
Remarque : les commerçants peuvent fixer des rappels pour les échéances de paiement d’une estimation, mais ils ne seront pas envoyés tant que celle-ci n’aura pas été convertie en facture. Toutes les dates sont relatives à la date à laquelle l’estimation est convertie en facture et envoyée. Aucun rappel ne sera émis pour les factures envoyées par SMS.
Ajouter des pièces jointes à des factures
Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
Choisissez une photo depuis votre galerie de photos ou prenez-en une.
Modifiez le nom de l’image si nécessaire et touchez Télécharger.
Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à l’étape 1.
Appuyez sur Envoyer.
Remarque : les fichiers image et les PDF peuvent être téléchargés avec un maximum de 10 fichiers combinés d’une taille ne dépassant pas 25 Mo. Vous pouvez télécharger les fichiers de type PDF, PNG et JPG.
| N’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des renseignements médicaux personnels, des contenus illégaux ou des contenus qui enfreignent les Conditions d’utilisation. Les contenus que vous téléchargez pourront être étudiés et utilisés par Square en vue de contester une rétrofacturation. |
Accepter des paiements de factures depuis l’application Solution PDV Square
Vous pouvez utiliser l’application Solution PDV Square pour finaliser les factures envoyées à partir de l’application ou du Tableau de bord.
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Cliquez sur la facture à partir de votre liste ou apprenez comment créer une facture depuis votre appareil mobile et appuyez sur Ajouter un paiement.
Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, facturez une carte enregistrée ou sélectionnez un autre mode de paiement (espèces, carte-cadeau, chèque ou autre).
L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.
Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse e-mail ou au numéro de téléphone (si vous avez choisi de partager le lien manuellement) associé à sa facture.
L’ajout de pourboires ne sera disponible que s’il est activé quand la facture est créée. Le paramètre Pourboires de la Solution PDV n’affecte pas les factures.
Remarque : les paiements de factures ne prennent pas en charge les signatures sur papier. Toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si le paramètre Signature sur l’appareil est désactivé.
Modifier, renvoyer ou annuler des factures à partir de l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Cliquez sur la facture que vous souhaitez modifier depuis votre liste.
Appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit ou Annuler la facture au bas de la page.
Effectuez les modifications nécessaires, puis appuyez sur Renvoyer.
Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer les personnes informées des modifications et des annulations de facture.
Remarque : vous pouvez rechercher des factures et des estimations en fonction de plusieurs champs comme le nom du client, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son titre, etc. Consultez la liste complète des options de recherche dans notre Centre d’assistance.
Partager une facture avec votre appareil mobile
Vous pouvez partager votre facture directement depuis votre appareil mobile. Pour ce faire :
Ouvrez l’application Solution PDV Square et appuyez sur Plus, > Factures.
Appuyez sur Créer une facture.
Dans le champ d’envoi, appuyez sur Envoyer la facture par e-mail, Partager par SMS ou sur Partager l’URL manuellement.
Remplissez la facture, puis appuyez sur Créer.
Vous retrouverez également un bouton de partage de lien dans une facture existante. Copiez le lien URL au bas de l’écran des détails de la facture pour le partager depuis votre appareil mobile.
Remarque : il n’est pour l’instant pas possible d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.
Ajouter des rappels automatiques aux factures depuis l’application Solution PDV Square
Lorsque vous créez une facture, remplissez tous les champs pertinents, que ce soit les informations de facturation, les articles, le calendrier des paiements ou le mode de paiement.
Appuyez sur Continuer.
Cliquez sur Rappels de paiement.
Modifiez les options par défaut. Sélectionnez Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.
Remplissez et programmez ou envoyez votre facture.
L’envoi des rappels cesse dès lors que la facture est payée.
Remarque : si une facture est envoyée par SMS, les rappels automatiques ne seront pas envoyés à vos clients. Les rappels automatiques s’appliquent uniquement aux factures envoyées manuellement ou par e-mail.
Envoyer un rappel pour une facture depuis l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Dans votre liste de factures, appuyez sur la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel. Si vous avez des difficultés à trouver une facture en particulier, vous pouvez effectuer une recherche en utilisant plusieurs filtres.
Faites défiler la page jusqu’au bas des détails de la facture, puis appuyez sur Envoyer un rappel.
Dupliquer une facture depuis l’application Solution PDV Square
Appuyez sur Plus et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Appuyez sur la facture que vous souhaitez dupliquer dans votre liste. Utilisez des filtres pour réduire la liste de factures à afficher.
Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et appuyez sur Dupliquer.
Une page comportant la nouvelle facture reprenant les détails précédents s’affiche. Modifiez les sections au besoin, puis appuyez sur Envoyer.