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Envoyer des Factures Square en ligne

Prêt à être payé avec des factures de Square? Démarrer >

Avec Factures Square, vous pouvez demander des paiements pour des biens ou des services en envoyant un nombre illimité de factures, d’estimations ou de factures récurrentes. Les factures peuvent être envoyées n’importe où, n’importe quand en utilisant :

Tarification des Factures Square

Tarification des Factures Square

Vous pouvez envoyer autant de factures que vous le souhaitez, moyennant des frais fixes de 2,9 % + 0,30 $ par transaction. Les frais sont appliqués au moment où votre client paie sa facture avec sa carte de crédit ou de débit, Apple Pay ou Google Pay.

Si votre client paie avec une carte cadeau physique ou électronique, les frais seront appliqués lors de la vente de la carte cadeau, mais pas au moment où elle est utilisée pour le paiement de la facture.

Les factures payées en personne sont facturées 2,65 % par transaction par carte de crédit ou 10 ¢ par transaction Interac.

Renseignez-vous sur la tarification des Factures Square.

Factures Square - tarification pour les cartes enregistrées

Si vous utilisez la fonction Cartes enregistrées pour enregistrer et facturer les cartes de paiement des clients, vous devrez payer des frais légèrement plus élevés de 3,4 % + 0,15 $ lorsqu’une carte enregistrée est utilisée pour payer une facture.

Les transactions à l’aide d’une carte enregistrée donnent lieu à des frais plus élevés, car ces paiements posent davantage de risques, étant donné qu’il n’est pas nécessaire que le titulaire de la carte soit là pour présenter la carte de paiement au moment de la transaction.

Remarque : Si votre client règle au moyen d’un acompte ou d’un paiement partiel, des frais de 2,9 % + 0,30 $ sont facturés pour chaque acompte.

Tarification des Factures Square Plus

Passez à Factures Square Plus et bénéficiez du même tarif que l’abonnement gratuit. Commencez dès aujourd’hui avec un essai gratuit de 30 jours.

Voyez comment les frais de traitement et les taux sont calculés.

Assurez-vous également de suivre les Meilleures pratiques pour Factures Square pour tirer le meilleur parti de ce produit.

Créer des factures en ligne

Pour créer une facture à partir de votre Tableau de bord Square en ligne:

Étape 1 : Les détails de la facture

  1. Accédez à Paiements et Factures et cliquez sur Envoyer une facture.
  2. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients, ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
  3. Ajoutez un Intitulé de facture facultatif et modifiez le nº de facture pour que l’information corresponde avec celle de vos dossiers.
  4. Ajoutez un message facultatif. Vous pouvez également ajouter une Date du service à votre facture si vous le souhaitez.
  5. Sélectionnez la Fréquence pour cette facture. Vous pouvez l’envoyer en tant que facture Unique ou Facture récurrente.Si vous créez une série de factures récurrentes, sélectionnez les dates de début et de fin, ainsi que la fréquence et les dates d’échéance.
  6. Choisissez de l’ Envoyer immédiatement ou à une date ultérieure et choisissez la Date d’échéance dès réception ou à une date ultérieure.

Étape 2 : Les articles

  1. Ajoutez un nouvel article ou sélectionnez un article existant dans votre Catalogue d’articles.
  2. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter une remise pour réduire la facture totale en pourcentage ou en dollars. Cliquez sur Ajouter.
  3. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter des frais de service pour appliquer des frais de service pour des frais qui seront ajoutés au montant initial de la facture, tels que des frais d’expédition ou de manutention. Vous pouvez créer de nouveaux frais de service tout en créant votre facture ou sélectionner des frais de service existants à appliquer. Les frais de service par défaut peuvent être créés à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également paramétrer des frais de service variables, dont le montant ou le pourcentage exact sera calculé au fur et à mesure de la constitution d’un panier.
  4. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter un calendrier de paiements si vous souhaitez diviser le solde total en étapes. Vous pouvez demander un acompte en pourcentage ou en dollars. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.

Conseil de pro pour le calendrier de paiements : Demandez le paiement d’une partie de votre facture à l’avance et fixez une date d’échéance distincte pour le solde restant.

Étape 3 : Les options de paiement

  1. Sélectionner le mode de paiement :

Carte de crédit ou carte de débit :

  • 2,9 % + 0,30 $ par facture réglée en ligne,
  • 2,6 % + 0,10 $ par chaque paiement effectué par carte passée, insérée ou glissée, ou
  • 3,5 % + 0,15 $ par transaction avec carte enregistrée.

Virements bancaires ACH : 1 % avec un minimum de 1 $ par transaction. Les virements bancaires ACH ne prennent pas actuellement en charge les paiements partiels.

Carte cadeau : Ne payez les frais de traitement que lorsqu’un client achète une carte cadeau chez vous.

  1. Le cas échéant, sous Pourboire, cochez Autoriser les pourboires pour proposer cette option au client sur sa facture.
  2. Le cas échéant, sous Mode de paiement de la boutique, cochez Autoriser le client à enregistrer sa carte. Si cette case est cochée, les clients auront la possibilité d’enregistrer leur carte de paiement lorsqu’ils règleront la facture. Si c’est le cas, vous aurez la possibilité de débiter les futures factures sur la carte enregistrée au lieu d’envoyer la facture pour paiement.

Étape 4 : La communication

  1. Vous pouvez choisir d’envoyer la facture par courriel, par message texte ou manuellement. Remarque : Si vous sélectionnez Manuellement, la facture et les fichiers joints ne seront pas envoyés par courriel à votre client, mais pourront être partagés par un lien une fois créés.
  2. Le cas échéant, saisissez une adresse courriel pour Ajouter un ou plusieurs destinataires supplémentaires.
  3. Choisissez la fréquence des rappels de paiement des factures.

Étape 5 : Plus d’options

  1. Le cas échéant, cochez l’option Demander une adresse de livraison pour demander une adresse de livraison pour les biens ou services de la Facture.
  2. Vous pouvez ajouter un Contrat Square facultatif pour établir des contrats de service clairs avec vos clients.
  3. Le cas échéant, téléversez une pièce jointe. Remarque : Vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers pour un poids total de 25 Mo. Types de fichiers pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles sensibles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléversez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
  4. Le cas échéant, Ajoutez un champ personnalisé pour saisir les données qui seront affichées sur la facture présentée à votre client. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.

Étape 6 : Prévisualiser et envoyer

Avant d’envoyer votre facture, sélectionnez Prévisualiser dans le coin supérieur droit pour afficher votre facture telle que votre client la verra. Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer l’ébauche pour enregistrer la version actuelle afin de la retravailler plus tard, ou pour la conserver comme modèle à dupliquer et à envoyer à tout moment. Cliquez sur Envoyer une fois que vous avez fini de la prévisualiser.

Envoyer et gérer des factures en ligne

Envoyer des factures par message texte

L’envoi de factures par message texte vous offre une flexibilité et une visibilité accrues, tant pour vous que pour vos clients. Avant de commencer, assurez-vous qu’un numéro de téléphone mobile valide figure dans le profil du client. Les clients peuvent se désabonner des messages textes s’ils ne souhaitent plus recevoir de mises à jour par texto concernant leur facture.

Découvrez comment envoyer des factures par message texte.

Programmer une Facture Square en ligne

Après avoir créé une Facture Square en ligne, vous pourrez programmer l’envoi d’une facture unique à une date ultérieure en suivant ces étapes :

  1. Choisissez de l’envoyer par Courriel, Message texte, ou Manuellement par un lien.
  2. Dans le champ Envoyer, choisissez la date d’envoi de la facture et sélectionnez la date d’échéance du paiement.
  3. Finissez de remplir la facture et sélectionnez Programmer ou Enregistrer l’ébauche.

Remarque : Si vous sélectionnez Enregistrer l’ébauche, votre facture programmée ne sera pas automatiquement envoyée. Vous devrez sélectionner l’option Programmer pour déterminer le moment de son envoi.

Les factures programmées seront automatiquement envoyées à votre client à 10 heures du matin (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée. Remarque : Il n’est pas possible de personnaliser l’heure d’envoi d’une facture. Vous recevrez un courriel de notification une fois la facture payée et les fonds seront déposés dans votre compte bancaire associé, selon votre calendrier de dépôt.

Vous pouvez activer les notifications poussées pour les factures seulement à partir de l’application Factures Square pour le moment.

Imprimer et partager les Factures Square en ligne

Partagez une facture (soit en ligne ou en l’imprimant) dans votre Tableau de bord Square en ligne en suivant les étapes ci-dessous :

  1. À partir de la page Aperçu de Factures Square, sélectionnez Envoyer une facture.
  2. Choisissez votre date d’échéance. Sous Communication, sélectionnez l’option d’envoi de votre facture Manuellement.
  3. Finissez de remplir la facture, puis sélectionnez Créer.
  4. Sélectionnez Partager le lien pour partager manuellement la facture avec vos clients par courriel, message texte ou tout autre média social.
  5. Sélectionnez Plus, puis Télécharger le PDF pour enregistrer la facture en format PDF ou l’imprimer pour votre client.

Remarque : Il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.

Actions en vrac pour les factures

À partir de l’onglet Factures, vous pouvez effectuer des actions en vrac pour sélectionner plusieurs factures et les marquer comme payées, annulées, archivées ou imprimées. Vous pouvez également supprimer des factures à l’état Ébauche. Vous ne pouvez pas supprimer les factures qui ont été envoyées au client ou payées. La suppression des ébauches de facture ne peut être annulée.

Pour effectuer des actions en vrac, vous pouvez cocher manuellement les cases à côté des factures concernées ou cocher la case dans l’en-tête pour tout sélectionner. Vous ne pouvez effectuer qu’une seule action en vrac à la fois.

Fonctions Factures Square

Modèles de facture

À partir de votre onglet Paramètres de facturation, vous pouvez créer des modèles remplis automatiquement avec les informations de votre facture pour vous faire gagner du temps. Vous pouvez créer jusqu’à 100 modèles uniques personnalisés avec des détails de facture précis, des informations de paiement et plus encore. Apprenez-en davantage au sujet de la création de modèles de facture et de la personnalisation de vos reçus et factures.

Demander une adresse de livraison

Lorsque vous envoyez une facture Square, vous pouvez choisir de recueillir l’adresse d’expédition de votre client. Pour ce faire, sélectionnez Demander l’adresse d’expédition sous « Plus d’options » lorsque vous créez une facture.

Lorsque votre client recevra sa facture, il aura la possibilité de saisir son adresse d’expédition privilégiée sous les champs de paiement. Une fois transmise, son adresse figurera avec les informations de paiement de la facture.

Ajouter des champs personnalisés

Vous pouvez ajouter un champ personnalisable à votre facture, comme vos Conditions générales ou une politique de retour et décider de l’emplacement du champ personnalisé sur votre facture.

Lors de la création d’une facture, sélectionnez Ajouter un champ personnalisé. Indiquez le titre, le texte et l’emplacement de votre champ personnalisé, puis cliquez sur Enregistrer. À partir de là, vous pouvez passer en revue et envoyer votre facture comme d’habitude. Remarque : Ceci est une fonctionnalité de Factures Plus.

Établir un calendrier de paiement

Vous pouvez établir pour vos clients un calendrier de paiement pour une facture. Avec les factures progressives, il est possible de permettre à vos clients d’effectuer jusqu’à 12 paiements échelonnés, sans compter le paiement de l’acompte initial (si vous en avez demandé un).

Remarque : Le Virement bancaire ACH ne prend pas en charge les paiements partiels pour le moment. Si le virement bancaire ACH est activé comme mode de paiement, vous ne verrez pas les options du Calendrier des paiements.

Apprenez-en davantage au sujet des Factures progressives.

Repérer une facture, une estimation ou une série récurrente

Dans la barre de recherche de la page d’aperçu des Factures de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez rechercher une facture précise, une estimation ou une série de factures récurrentes, en saisissant le nom du client, l’adresse courriel, le nom de l’entreprise et plus encore.

Apprenez-en davantage au sujet des filtres de recherche et de la gestion de vos Factures Square.

Estimations personnalisées

Si vous êtes familier avec les Factures Square et Vente en ligne Square, vous pouvez utiliser un formulaire de contact sur un site Web Vente en ligne Square pour permettre aux acheteurs de communiquer avec vous et de demander des estimations personnalisées pour les services qu’ils paieraient à partir de vos factures.

Renseignez-vous sur la façon de démarrer avec Vente en ligne Square.

Conformité de la TPS

Une fois le paiement d’une facture Square effectué, votre client reçoit également un reçu de paiement. Lorsque vous vendez des articles à une autre entreprise, vous pourriez être tenu de fournir des renseignements précis dans le champ Notes afin que la facture Square soit conforme aux obligations en matière de TPS. Par exemple :

  • La dénomination sociale ou le nom commercial de l’entreprise du fournisseur ou le nom d’un intermédiaire

  • Le numéro d’entreprise (NE) du fournisseur ou de l’intermédiaire

  • Votre nom ou nom commercial ou encore le nom de l’agent ou représentant autorisé

  • Les conditions de paiement.

Source :Agence du revenu du Canada

Nous veillons à ce que les factures Square soient conformes. La section Factures Square peut être utilisée conjointement avec le produit d’un autre fournisseur de factures, ou en incluant les renseignements ci-dessus dans le champ Notes de Factures Square (afin que la TPS soit appliquée aux factures produites) pour la vente réalisée auprès d’une autre entreprise.

En savoir plus sur: Solution PDV

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