Envoyer et gérer des factures sur votre application Solution PDV Square
L’option Factures Square est offerte directement dans l’application Solution PDV Square. Vous pouvez demander le paiement de biens ou de services, configuration des paiements récurrents, rechercher vos clients par nom, encaisser un paiement partiel ou complet en personne, annexer des contrats, et mêm envoyer des rappels quand le paiement d’une facture est en retard, le tout à partir de votre appareil mobile ou votre tablette.
Un taux de traitement fixe de 2,9 % + 0,30 $ est appliqué si la facture est payée à l’aide d’une carte de crédit ou de débit, d’Apple Pay ou de Google Pay, et vous pouvez envoyer un nombre illimité de factures. Si votre client paie à l’aide d’aide d’une carte cadeau physique ou d’une cyber carte cadeau, les frais seront appliqués lors de la vente de la carte cadeau, et non au moment de son utilisation comme mode de paiement de la facture. Les factures payées à l’aide de Carte enregistrée comportent des frais de 3,5 % + 0,15 $.
Avant de commencer, assurez-vous que l’L’application Square est à jour avant d’utiliser cette fonctionnalité. Assurez-vous également de suivre notre guide des meilleures pratiques pour les factures.
Remarque : Si des employés travaillent pour vous, vous devrez activer l’autorisation Gérer et créer des facturesautorisation activée pour que des factures puissent être envoyées à partir de l’application Solution PDV Square.
Créer des factures à partir de l’application Solution PDV Square
Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation > Créer une facture.
Touchez Ajouter un client > créer un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire. Ajoutez des destinataires supplémentaires et demandez une adresse d’expédition si nécessaire.
Sélectionnez les Articles à ajouter à la facture. Touchez Ajouter un autre article pour appliquer des frais de service à la facture. Remarque : Les frais de service par défaut peuvent être créés à partir de la section Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également configurer des frais de service variables, dont le montant ou le pourcentage exact sera calculé au fur et à mesure de la constitution d’un panier.
Sous Calendrier de paiement, définissez un calendrier de paiement, choisissez de demander un acompte ou fractionnez le paiement de la facture en plusieurs jalons.
Choisissez de rendre la facture Récurrente ou Ponctuelle, et sélectionnez la date d’Échéance de la facture et à quel moment Envoyer la facture. Ajoutez une date de vente ou de service optionnelle au besoin.
Indiquez le mode de paiement accepté pour la facture.
Ajoutez les Détails de la facture, comme un intitulé, un nº de facture et un message personnalisé > puis touchez Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, choisissez d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.
Si nécessaire, ajoutez des Contrats Square à votre facture. Remarque : Les contrats peuvent être ajoutés aux factures à partir des appareils iOS et Android. Cependant, les contrats ne peuvent être modifiés qu’à partir de votre Tableau de bord Square en ligne pour le moment.
Touchez Continuer pour choisir votre mode de communication et ajouter des rappels de paiement.
Une fois que tous les détails de votre facture sont remplis, touchez Envoyer la facture.
Remarque : Les valeurs par défaut des factures peuvent être consultées et modifiées dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Factures Square (appareils iOS seulement).
Les clients peuvent payer les factures Square au moyen de carte de paiement pris en charge, Apple Pay ou Google Pay. Les factures payées apparaîtront dans les transactions à même l’application et votre Tableau de bord Square en ligne sous Transactions.
Convertir automatiquement des estimations en factures
Avec Factures Square Plus, vous pouvez choisir l’option de conversion automatique de votre estimation en facture une fois que votre client accepte votre estimation ou d’enregistrement de la facture comme brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de convertir automatiquement les estimations en factures, l’intitulé et la description de la facture resteront les mêmes que l’estimation et le client pourra effectuer le paiement dès l’acceptation.
Pour activer la fonction de conversion automatique :
Accédez à votre application Factures.
Créez une estimation.
Dans la section Communications du processus de création d’estimation, activez l’option Convertir automatiquement.
Vous avez la possibilité d’enregistrer la facture convertie automatiquement comme ébauche ou de l’envoyer automatiquement à l’acheteur.
Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par texto, la facture convertie sera automatiquement envoyée par texto elle aussi.
Remarque : Les commerçants peuvent fixer des rappels pour les échéances de paiement d’une estimation, mais ils ne seront pas envoyés tant que celle-ci n’aura pas été convertie en facture. Toutes les dates sont relatives à la date à laquelle l’estimation est convertie en facture et envoyée. Les rappels ne seront pas envoyés pour les factures envoyées par messages textes.
Ajouter des pièces jointes à des factures
Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
Choisissez une photo à partir de votre galerie de photos ou prenez-en une.
Modifiez le nom d’une image si nécessaire et touchez Téléverser.
Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à l’étape 1.
Touchez Envoyer.
Remarque : Les fichiers d’image et les PDF peuvent être téléversés avec un maximum de dix fichiers d’une taille combinée ne dépassant pas 25 Mo. Vous pouvez téléverser les fichiers de type PDF, PNG et JPG.
| N’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des renseignements médicaux personnels, des contenus illégaux ou des contenus qui enfreignent les Conditions d’utilisation. Les contenus que vous téléversez pourront être étudiés et utilisés par Square en vue de contester une rétrofacturation. |
Accepter des paiements de factures à partir de l’application Solution PDV Square
Vous pouvez utiliser l’application Solution PDV Square pour finaliser toute facture ayant été envoyée à partir de l’application ou du Tableau de bord.
Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Cliquez sur la facture à partir de votre liste ou apprenez comment créer une facture à partir de votre appareil mobile et touchez Ajouter un paiement.
Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, imputez des frais sur une carte enregistrée ou sélectionnez un autre mode de paiement (espèces, carte cadeau, chèque ou autre).
L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.
Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse courriel ou au numéro de téléphone (si vous avez choisi le partage manuel) associé à sa facture.
L’ajout de pourboires ne sera possible que s’il est activé quand la facture est créée. Les paramètres Pourboires de la Solution PDV n’affectent pas les factures.
Remarque : Les paiements de factures ne prennent pas en charge les signatures sur papier. Toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si le paramètre Signature sur l’appareil est désactivé.
Modifier, renvoyer ou annuler des factures à partir de l’application Solution PDV Square
Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Cliquez sur la facture que vous souhaitez modifier à partir de votre liste.
Touchez Modifier dans le coin supérieur droit ou Annuler la facture au bas de l’écran.
Effectuez les mises à jour nécessaires, puis touchez Renvoyer.
Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui sera avisé des modifications et des annulations de la facture.
Remarque : Vous pouvez rechercher des factures et des estimations en fonction de plusieurs champs comme le nom du client, son adresse courriel, son numéro de téléphone, son titre et plus encore. Consultez la liste complète des options de recherche dans notre Centre d’assistance.
Partager une facture avec son appareil mobile
Vous pouvez partager votre facture à partir de votre appareil mobile. Pour ce faire :
Ouvrez l’application Solution PDV Square et touchez Plus > Factures.
Touchez Créer une facture.
Dans le champ de livraison, touchez Envoyer la facture par courriel, Partager par message texte, ou Partager l’URL manuellement.
Remplissez la facture, puis touchez Créer.
Vous retrouverez également un bouton de partage de lien dans la facture existante. Copiez le lien URL au bas de l’écran des détails de la facture pour le partager à partir de l’appareil mobile.
Remarque : Il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir du navigateur d’un appareil mobile.
Ajouter des rappels automatiques aux Factures à partir de l’application PDV Square
Lorsque vous créez une facture, remplissez tous les champs pertinents avec les informations de facturation pour chaque ligne en passant par le calendrier et le mode de paiement.
Touchez Continuer.
Cliquez sur Rappels de paiement.
Modifiez les options par défaut, puis sélectionnez Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.
Remplissez et programmez votre facture ou envoyez-la.
L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée.
Remarque : Si une facture est envoyée par message texte, les rappels automatiques ne seront pas envoyés à vos clients. Les rappels automatiques ne s’appliquent qu’aux factures envoyées manuellement ou par courriel.
Envoyer un rappel pour une facture à partir de l’application Solution PDV Square
Touchez Plus et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Dans votre liste de factures, touchez la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel. Si vous avez des difficultés à trouver une facture en particulier, vous pouvez effectuer une recherche en utilisant plusieurs filtres.
Faites défiler jusqu’au bas des détails de la facture et touchez Envoyer un rappel.
Dupliquer une facture à partir de l’application Solution PDV Square
Touchez Plus et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
Choisissez dans votre liste la facture que vous souhaitez dupliquer. Utilisez des filtres pour réduire la liste de factures.
Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et touchez le bouton Dupliquer.
Une nouvelle page de facture reprenant les détails précédents s’affichera. Modifiez les sections au besoin, puis touchez Envoyer.