Mises à jour du système

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Accueil>Acceptation de paiements sur un appareil mobile

Envoyer et gérer des factures avec l’application Solution PDV Square

Les Factures Square sont disponibles directement à partir de l’application Square. Vous pouvez afficher et gérer les factures à tout moment, où que vous soyez. Exigez le paiement de biens ou de services, configuration des paiements récurrents, recherchez vos clients par nom, acceptez un paiement partiel ou intégral en personne annexer des contrats et envoyez même des rappels lorsqu’une facture est échue, tout cela à partir de votre appareil mobile ou de votre tablette.

Des frais de traitement fixes de 2,9 % + 0,30 $ sont appliqués si la facture est payée avec une carte de crédit ou de débit, Apple Pay ou Google Pay. Vous pouvez par contre envoyer un nombre illimité de factures. Si votre client paie avec une carte cadeau physique ou électronique, les frais seront appliqués lors de la vente de la carte cadeau et non lorsqu’elle sera utilisée comme mode de paiement pour la facture. Les factures payées avec Cartes enregistrées coûtent 3,5 % + 0,15 $.

Avant de commencer, assurez-vous que l’L’application Square est à jour avant d’utiliser cette fonctionnalité. Assurez-vous également de suivre notre guide des meilleures pratiques pour les factures.

Invoices in the Square app Landscape view

Remarque : Si des employés travaillent pour vous, vous devrez activer l’autorisation Gérer et créer des facturesautorisation activée pour que des factures puissent être envoyées à partir de l’application Solution PDV Square.

Créer des factures à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation et Créer une facture.

  2. Touchez Ajouter un client et créez un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire.

  3. Activez Demander l’adresse d’expédition si nécessaire.

  4. Sélectionnez les Articles à ajouter à la facture.

  5. Touchez Ajouter un article ou une remise pour ajouter des articles de votre catalogue d’articles. Une fois ajouté, touchez le nom de l’article pour rajuster la quantité et les taxes, ajouter une note, ou appliquer un pourcentage de remise. Pour ajouter une remise à la facture entière, touchez Ajouter un article ou une remise et sélectionnez une remise existante dans votre catalogue d’articles. Vous pouvez également activer l’option pour autoriser les pourboires.

  6. Sélectionnez la Fréquence d’envoi de votre facture en choisissant facture Unique ou configuration des factures récurrentes. Ajoutez une Date de la vente ou du service facultative si nécessaire.

  7. Sélectionnez la date pour Envoyer votre facture, ainsi qu’une date d’Échéance.

  8. Sous Calendrier des paiements, indiquez si vous préférez le montant de l’acompte initial ou si vous choisissez de fractionner le solde en paiements échelonnés, puis appuyez sur Enregistrer.

  9. Sélectionnez Continuer, puis ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un numéro de facture personnalisé pour qu’elle corresponde à celle de vos dossiers, et tous les courriels ou numéros de téléphone supplémentaires à copier sur la facture, les pièces jointes, ainsi qu’un rappel si nécessaire.

  10. Ajoutez un message personnalisé pour cette facture ou créez un message par défaut pour toutes les factures à venir en touchant Enregistrer comme message par défaut.

  11. Sous Communication, choisissez si vous voulez envoyer la facture par courriel à votre client ou si vous préférez partager l’URL avec lui directement.

  12. Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser ce à quoi ressemblera la facture pour le client, Enregistrer l’ébauche ou l’Envoyer.

Remarque : Les valeurs par défaut des factures peuvent être consultées et modifiées dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Factures Square (appareils iOS seulement).

Les clients peuvent payer les factures Square au moyen de carte de paiement pris en charge, Apple Pay ou Google Pay. Les factures payées apparaîtront dans les transactions à même l’application et votre Tableau de bord Square en ligne sous Transactions.

Invoice Creation Screen Tablet

Convertir automatiquement des estimations en factures

Avec Factures Square Plus, vous pouvez choisir l’option de conversion automatique en facture une fois que votre client accepte votre estimation ou d’enregistrement de la facture comme brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de faire convertir automatiquement les estimations en factures, le titre et la description de la facture resteront les mêmes que l’estimation et le client pourra effectuer le paiement dès l’acceptation.

Pour activer la fonction de conversion automatique :

  1. Accédez à votre application Factures.

  2. Créez une estimation. Dans la rubrique Communication du processus de création d’estimations, vous verrez l’option Convertir automatiquement.

  3. Activez Convertir automatiquement.

  4. Vous avez la possibilité d’enregistrer la facture convertie automatiquement comme ébauche ou de l’envoyer automatiquement à l’acheteur.

Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par texto, la facture convertie automatiquement sera également envoyée par texto.

Remarque : Les commerçants peuvent fixer des rappels pour les échéances de paiement d’une estimation, mais ils ne seront pas envoyés tant que celle-ci n’aura pas été convertie en facture. Toutes les dates sont relatives à la date à laquelle l’estimation est convertie en facture et envoyée. Les rappels ne seront pas envoyés pour les factures transmises par message texte.

Ajouter des pièces jointes à des factures

  1. Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.

  2. Choisissez une photo à partir de votre galerie de photos ou prenez-en une.

  3. Modifiez le nom d’une image si nécessaire et touchez Téléverser.

  4. Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à l’étape 1.

  5. Touchez Envoyer.

Remarque : Les fichiers d’image et les PDF peuvent être téléversés avec un maximum de dix fichiers combinés d’une taille ne dépassant pas 25 Mo. Vous pouvez téléverser les fichiers de type PDF, PNG et JPG.

N’utilisez pas cette fonctionnalité pour téléverser des renseignements médicaux personnels, des contenus illégaux ou qui enfreignent les Conditions d’utilisation de Square. Les contenus que vous téléversez pourront être étudiés et utilisés par Square en vue de contester une rétrofacturation.

Accepter des paiements de factures à partir de l’application Solution PDV Square

Vous pouvez utiliser l’application Solution PDV Square pour finaliser toute facture ayant été envoyée à partir de l’application ou du Tableau de bord.

  1. Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.

  2. Cliquez sur la facture à partir de votre liste ou apprenez comment créer une facture à partir de votre appareil mobile et touchez Ajouter un paiement.

  3. Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, imputez des frais sur une carte enregistrée ou sélectionnez un autre mode de paiement (espèces, carte cadeau, chèque ou autre).

  4. L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.

Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse courriel ou au numéro de téléphone (si vous avez choisi le partage manuel) associé à sa facture.

Remarque : L’ajout de pourboires ne sera disponible que si l’option est activée au moment de créer la facture. Les paramètres Pourboires de la Solution PDV n’affectent pas les factures.

Remarque : Les paiements de factures ne prennent pas en charge les signatures sur papier. Toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si le paramètre Signature sur l’appareil est désactivé.

Modifier, renvoyer ou annuler des factures à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.

  2. Cliquez sur la facture que vous souhaitez modifier à partir de votre liste.

  3. Touchez le bouton Modifier dans le coin supérieur droit ou Annuler la facture au bas de la page.

  4. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Renvoyer pour retourner la facture.

  5. Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui (le cas échéant) sera avisé des modifications et des annulations de la facture.

Remarque : Vous pouvez rechercher des factures et des estimations en fonction de plusieurs champs comme le nom du client, son adresse courriel, son numéro de téléphone, son titre, etc. Vous pouvez consulter la liste complète des options de recherche dans notre Centre d’assistance.

Partager une facture avec son appareil mobile

Vous pouvez partager votre facture directement à partir de votre appareil mobile. Pour ce faire :

  1. Ouvrez l’application Solution PDV Square et touchez Plus et Factures.

  2. Touchez « Créer une facture ».

  3. Dans le champ d’envoi, touchez Partager par courriel, Partager par message texte ou Partager l’URL manuellement.

  4. Remplissez la facture, puis touchez Créer.

Vous retrouverez également un bouton de partage de lien dans la facture existante. Copiez le lien URL au bas de l’écran des détails de la facture pour le partager à partir de l’appareil mobile.

Remarque : Il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur d’appareil mobile.

Ajouter des rappels automatiques aux factures

  1. Lorsque vous créez une facture, défilez jusqu’à Options de facture.

  2. Touchez Rappels, puis activez Programmer des rappels de paiement.

  3. Modifiez les deux options par défaut et cliquez sur Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.

  4. Remplissez et programmez ou envoyez votre facture.

Remarque : L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée. Les rappels ne seront pas envoyés pour les factures transmises par message texte.

Envoyer un rappel pour une facture à partir de l’application Solution PDV Square

Envoyez un rappel au sujet d’une facture existante en souffrance.

  1. Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.

  2. Dans votre liste de factures, touchez la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel. Si vous avez des difficultés à trouver une facture en particulier, vous pouvez effectuer une recherche en utilisant plusieurs filtres.

  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture, puis touchez le bouton Envoyer un rappel.

Dupliquer une facture à partir de l’application Solution PDV Square

  1. Touchez Plus dans la barre de navigation au bas de votre écran et sélectionnez Factures dans le menu de navigation.

  2. Dans votre liste de factures, touchez la facture que vous souhaitez dupliquer. Utilisez des filtres pour réduire la liste de factures à afficher.

  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et touchez le bouton Dupliquer.

  4. Une page comportant la nouvelle facture qui présente les détails antérieurs s’affiche. Modifiez les sections au besoin et touchez le bouton Envoyer en haut à droite.

Communauté d’utilisateurs : Posez des questions, obtenez des réponses et découvrez comment les autres utilisateurs de Square accepter des paiements en personne pour les factures.

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