Accueil>Acceptation de paiements sur un appareil mobile

Factures dans l’application Solution PDV Square

Factures Square est disponible directement dans l’application Square; vous pouvez afficher et gérer les factures à tout moment, où que vous soyez. Exigez le paiement de biens ou de services, configurez des paiements récurrents, recherchez vos clients par nom, acceptez un paiement partiel ou complet en personne et envoyez même des rappels lorsqu’une facture est échue, tout cela à partir de votre appareil mobile ou de votre tablette. Des frais fixes de traitement de 2,9 % + 0,30 $ s’appliquent si la facture est réglée avec une carte de crédit ou de débit, Apple Pay ou Google Pay, et vous pouvez envoyer un nombre illimité de factures. Le tarif des factures réglées avec une carte enregistrée est de 3,5 % + 0,15 $.

Avant de commencer, assurez-vous que l’application Square est à jour pour utiliser cette fonctionnalité. Assurez-vous également de suivre notre guide de pratiques exemplaires relatives aux factures.

Factures dans la vue Paysage de l’application Square

Remarque : Si des employés travaillent pour vous, vous devez activer l’autorisation Gérer et créer des factures pour que des factures puissent être envoyées à partir de l’application Square.

Créer des factures à partir de l’application Square

  1. Sélectionnez Factures dans le menu de navigation Créer une facture.
  2. Touchez Ajouter un client, puis créez un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire.
  3. Activez Demander l’adresse d’expédition si nécessaire.
  4. Touchez Ajouter un article ou une remise pour ajouter des articles à partir de votre Catalogue d’articles. Une fois ajouté, touchez le nom de l’article pour rajuster la quantité et les taxes, ajouter une note, ou appliquer un pourcentage de remise. Pour ajouter une remise à la totalité de la facture, touchez Ajouter un article ou une remise et sélectionnez une remise existante à partir de votre Catalogue d’articles.
  5. Sous Détails du paiement, appuyez sur Mode de facturation si vous voulez envoyer la facture par courriel à votre client ou si vous préférez partager l’URL avec lui directement. Si votre client a déjà une carte enregistrée en dossier, vous pouvez la sélectionner comme mode de paiement.
  6. Choisissez la Fréquence de votre facture, entre l’envoi d’une facture Unique ou la configuration de factures récurrentes.
  7. Sélectionnez la date pour Envoyer votre facture, ainsi qu’une date d’Échéance.
  8. Sous Demander un acompte, indiquez si vous préférez le montant de l’acompte initial ou si vous choisissez de fractionner le solde en paiements échelonnés, puis appuyez sur Enregistrer.
  9. Sélectionnez Continuer, puis ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un numéro de facture personnalisé pour qu’elle corresponde à celle de vos dossiers, et tous les courriels ou numéros de téléphone supplémentaires à copier sur la facture, les pièces jointes, ainsi qu’un rappel si nécessaire.
  10. Ajoutez un message personnalisé pour cette facture ou créez un message par défaut pour toutes les factures à venir en touchant Enregistrer comme message par défaut.
  11. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra, Enregistrer l’ébauche, ou l’Envoyer.

Remarque : Les valeurs par défaut des factures peuvent être consultées et modifiées dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Factures Square (appareils iOS seulement).

Vos clients peuvent payer des factures Square à l’aide de n’importe quelle carte de paiement prise en charge, Apple Pay ou Google Pay. Les factures payées seront affichées dans la section Transactions de votre application et dans votre Tableau de bord Square en ligne, sous Transactions.

Invoice Creation Screen Tablet

Ajouter des pièces jointes à des factures

  1. En créant une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
  2. Choisissez une image dans votre album photo ou prenez une photo.
    Remarque : JPEG est le seul format de fichier actuellement pris en charge.
  3. Modifiez le nom de l’image si nécessaire et touchez l’option Téléverser.
  4. Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à l’étape 1.
  5. Touchez Envoyer.

Remarque : Les fichiers d’image et les PDF peuvent être téléversés avec un maximum de dix fichiers combinés d’une taille ne dépassant pas 25 MO. Vous pouvez téléverser les fichiers de type PDF, PNG et JPG.

N’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des renseignements médicaux personnels, des contenus illégaux ou des contenus qui enfreignent les Conditions d’utilisation de Square. Les contenus que vous téléchargez pourront être étudiés et utilisés par Square en vue de contester une rétrofacturation.

Accepter les paiements de factures à partir de l’application Solution PDV Square

Vous pouvez utiliser l’application Square pour finaliser toute facture à envoyer à partir de l’application ou du Tableau de bord.

  1. Sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
  2. Cliquez sur la facture dans la liste ou apprenez à créer une facture sur votre appareil mobile, puis touchez Ajouter un paiement.
  3. Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, imputez des frais sur une carte enregistrée ou sélectionnez un autre mode de paiement (espèces, carte cadeau, chèque ou autre).
  4. L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.

Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse courriel ou au numéro de téléphone (si vous avez choisi le partage manuel) associé à sa facture.

Remarque : Les pourboires sur factures sont possibles et configurables selon la plateforme (Android ou iOS) que vous utilisez.

  • Android : Si l’option Pourboires est activée dans les paramètres de l’application Solution PDV, les clients pourront ajouter des pourboires pour l’ensemble des factures et paiements traités dans l’application.
  • iOS : L’ajout de pourboires ne sera disponible que s’il est activé quand la facture est créée. Les paramètres Pourboires de la Solution PDV n’affectent pas les factures.

Remarque : Les paiements de factures ne prennent pas en charge les signatures sur papier, et toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si l’option Signature sur l’appareil est désactivée.

Convertir automatiquement des estimations en factures

Lorsque vous envoyez une estimation, vous pouvez choisir l’option de conversion automatique en facture une fois que votre client accepte votre estimation ou de sauvegarder la facture en tant que brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de faire convertir automatiquement les estimations en factures, le titre et la description de la facture resteront les mêmes que l’estimation, et le client pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée.

Pour activer la fonction de conversion automatique :

  1. Connectez-vous à l’application Factures
  2. Créer une estimation. Dans la rubrique Communications du processus de création d’estimation, vous verrez l’option Convertir automatiquement.
  3. Activez l’option Convertir automatiquement.
  4. Vous avez la possibilité de faire enregistrer la facture convertie automatiquement comme brouillon ou de l’envoyer automatiquement à l’acheteur.

Les paramètres par défaut de la facture s’appliquent pour les champs qui ne s’affichent pas dans l’estimation. Par exemple, les rappels de facture sont basés sur les paramètres par défaut de la facture. Vous pouvez désactiver cette fonction à tout moment pour n’importe quelle estimation.

Remarque : Les vendeurs peuvent fixer des rappels pour les échéances de paiement d’une estimation, mais ils ne seront pas envoyés tant que celle-ci n’aura pas été convertie en facture. Toutes les dates sont relatives à la date à laquelle l’estimation est convertie en facture et envoyée. Cette fonction n’est pas disponible pour les appareils Android et ne peut être activée que dans le Tableau de bord Square et avec les appareils iOS pour le moment.

Modifier, renvoyer ou annuler des factures avec l’application Square

  1. Sélectionnez Factures à partir du menu de navigation.
  2. Cliquez sur la facture que vous souhaitez modifier à partir de votre liste.
  3. Appuyez sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit ou Annuler la facture au bas de la page.
  4. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Renvoyer pour retourner la facture.
  5. Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui (le cas échéant) sera notifié des modifications et des annulations de la facture.

Remarque : Vous pouvez rechercher des factures et des estimations en fonction de plusieurs champs comme le nom du client, son adresse courriel, son numéro de téléphone, son titre, etc. Vous pouvez consulter la liste complète des options de recherche dans notre Centre d’assistance.

Partager une facture avec votre appareil mobile

Partagez votre facture directement à partir de votre appareil mobile.

  1. Ouvrez l’application Square, puis touchez Factures.
  2. Touchez Créer une facture.
  3. Dans le champ d’envoi, touchez Partager l’URL manuellement.
  4. Préparez la facture et touchez Créer.
  5. Touchez Copier le lien pour copier l’URL à partager dans le presse-papiers, ou cliquez sur Plus d’options pour partager la facture avec votre client par courriel, par message texte ou par un réseau social.

Vous trouverez également un bouton Partager le lien dans une facture existante. Copiez l’URL de la facture en bas de l’écran Détails de la facture pour la partager à partir de votre appareil mobile.

Remarque : Il n’est pas possible pour l’insant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.

Ajouter des rappels automatiques aux factures

  1. Lorsque vous créez une facture, défilez jusqu’à Options de facture.
  2. Sélectionnez Rappels > et activez la fonction Programmer des rappels de paiement.
  3. Modifiez les deux options par défaut et cliquez sur Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.
  4. Remplir et programmer ou envoyer votre facture.

L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée.

Envoyer un rappel pour une facture à partir de l’application Square

Envoyez un rappel au sujet d’une facture existante en souffrance.

  1. Sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
  2. Dans la liste, touchez la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel. Si vous avez des difficultés à trouver une facture en particulier, vous pouvez effectuer une recherche en utilisant plusieurs filtres.
  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et touchez le bouton Envoyer un rappel.

Dupliquer une facture à partir de l’application Square

  1. Sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
  2. Dans votre liste de factures, touchez celle que vous souhaitez dupliquer. Utilisez des filtres pour réduire la liste de factures à afficher.
  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et touchez le bouton Dupliquer.
  4. Une page comportant la nouvelle facture qui présente les détails antérieurs s’affiche. Modifiez les sections au besoin et touchez le bouton Envoyer en haut à droite.

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