Créer et envoyer des factures
À propos de Factures Square
Factures Square vous permet de demander le paiement de biens ou de services en envoyant un nombre illimité de factures numériques, d’estimations ou de factures récurrentes.
Avant de commencer
Les factures peuvent être créées, envoyées et gérées à partir de votre Tableau de bord Square, de l’application Factures Square ou de l’application Solution PDV Square à l’aide d’un appareil mobile pris en charge.
Si vous êtes abonné à Factures Square De plus, vous pouvez envoyer des factures en lots, accéder plusieurs estimations, convertir automatiquement les estimations acceptées en factures et créer des champs personnalisés et des modèles de contenu.
Vous pouvez seulement créer des factures par lots à partir de votre Tableau de bord Square.
Créer et envoyer une facture
Étape 1 : Détails de la facture
Tout d’abord, ajoutez les informations sur votre client, la fréquence de facturation et les options de paiement. Les factures récurrentes programmées seront envoyées automatiquement à votre client à 10 h (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- Vous pouvez créer des factures uniques, groupées ou récurrentes de deux façons :
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
- Saisissez les détails de la facture.
- En option : Ajoutez un message au client.
- Sélectionnez la fréquence de facturation : ponctuelle ou récurrente.
- Pour Une seule fois, entrez la date d’échéance et la date de service facultative.
- Pour Récurrent, entrez le calendrier récurrent pour inclure la date de début, la date d’échéance de chaque facture, la fréquence récurrente, le nombre de répétitions ou la date de fin.
- Pour les paiements récurrents, vous pouvez également autoriser les paiements automatiques avec la carte enregistrée.
- Passez à l’Étape 2 : Articles ci-dessous.
- À partir de votre appareil compatible, touchez (+), puis Envoyer la facture à partir de l’écran d’accueil ou Factures dans le volet de navigation, puis (+).
- Sélectionnez un modèle existant, le cas échéant.
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant, ainsi que les destinataires supplémentaires, le cas échéant.
- Passez à l’Étape 2 : Articles ci-dessous.
- À partir de votre appareil compatible, touchez ≡ Plus > Factures > (+).
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant, ainsi que les destinataires supplémentaires, le cas échéant.
- Passez à l’Étape 2 : Articles ci-dessous.
Les modèles de facture existants ne sont pas disponibles avec la Solution PDV Square. Utilisez les applications Tableau de bord Square ou Factures Square pour accéder à vos modèles personnalisés.
Étape 2 : Articles
Ajoutez des articles ou un montant personnalisé à votre facture. Pour afficher la description des articles sur vos factures, activez cette option à partir des paramètres de facturation dans votre Tableau de bord Square.
- Saisissez un montant personnalisé, sélectionnez un article existant, créez un nouvel article en tapant dans le champ de l’article ou utilisez un lecteur de code à barres connecté pour lire un article. Découvrez comment connecter un lecteur de codes à barres à un point de vente.
- Quand vous ajoutez des articles, ajoutez une note facultative si vous souhaitez que le client sache quelque chose au sujet de l’article. La note apparaîtra sur cette facture.
- Ajoutez des remises en option (par article ou par facture), des taxes (incluses dans le total), des frais d’expédition ou des frais de service.
-
Gérez les acomptes de facture et les calendriers de paiements.
- Avec l’abonnement Factures Square Gratuit ou Plus, vous pouvez demander un acompte en fonction d’un pourcentage ou d’un montant.
- Les abonnés à Factures Square Plus peuvent également diviser le solde en jalons de paiement en fonction du pourcentage ou du montant.
- Si vous n’avez pas besoin d’un calendrier de paiement ou si vous en avez déjà ajouté un, passez à l’Étape 3 : Options de paiement ci-dessous.
- Saisissez un montant personnalisé ou sélectionnez un article existant.
- Appliquez des remises, le cas échéant.
- Touchez Rendre cette facture récurrente pour sélectionner la fréquence de facturation : Une seule fois ou Récurrente.
- Pour Une seule fois, saisissez la date d’échéance, la date d’envoi et la date du service (facultatif).
- Pour Récurrent, entrez la fréquence récurrente ou la date de fin (Jamais, À une date définie ou Après le nombre de factures) ou la date du service (facultatif).
- Touchez la flèche de retour pour revenir à la facture. À partir de là, vous pouvez modifier la date d’échéance de la facture, la date de début et la date de service facultative.
- Pour les paiements récurrents, vous pouvez également activer l’option Paiements automatiques.
- Passez à l’Étape 3 : Options de paiement ci-dessous.
Étape 3 : Options de paiement
Décidez comment vos clients peuvent payer et si vous acceptez les pourboires. Les factures payées apparaîtront dans votre historique des transactions.
La programmation de paiement vous donne plus de contrôle sur la façon dont vos clients paient. Vous pouvez programmer l’acompte initial et diviser le solde restant en plusieurs paiements. Découvrez comment gérer les acomptes de facture et les calendriers des paiements.
- Sélectionnez les options de paiement correspondantes en cochant la ou les cases souhaitées :
- Carte de crédit ou de débit
- Apple Pay ou Google Pay
- Afterpay
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Cartes cadeaux Square
- Le cas échéant, activez l’option Pourboires ou Autoriser le client à enregistrer les cartes de paiements.
- Passez à l’Étape 4 : Communication ci-dessous.
Afterpay ne prend pas en charge les factures récurrentes ni le calendrier des paiements pour le moment.
- Dans l’onglet Mode de paiement, touchez Modes de paiement acceptés pour vérifier les options appropriées. Touchez la flèche de retour.
- Vous pouvez également + Ajouter une carte enregistrée et activer l’option Enregistrer le mode de paiement, le cas échéant.
- Passez à l’Étape 5 : Plus d’options ci-dessous.
Afterpay ne prend pas en charge les factures récurrentes ni le calendrier des paiements pour le moment.
Étape 4 : Communication
Déterminez comment vous enverrez votre facture et les rappels éventuels.
- Cette option permet de choisir les options de communication et de rappel préférées (courriel, texto ou lien de partage).
- Pour partager un lien par courriel, vous pouvez ajouter jusqu’à huit destinataires supplémentaires et définir des rappels automatiques.
- Pour partager une facture par texto, confirmez que le client a demandé qu’une facture soit envoyée par texto et si oui, confirmez qu’il y a un numéro de téléphone mobile valide dans le profil du client.
- Les rappels automatiques et les destinataires supplémentaires ne sont pas pris en charge lorsque vous sélectionnez Texto comme mode d’envoi.
- En plus de la facture, vos clients recevront un texto de bienvenue avec des instructions pour refuser de recevoir des textos. 4. Pour partager une facture via le lien de paiement, la facture et les fichiers joints ne seront pas envoyés par courriel au client, mais ils pourront être partagés via le lien une fois qu’il sera créé.
- Une fois que vous avez sélectionné votre méthode de communication, passez à l’Étape 5 : Plus d’options et envoyer ci-dessous.
- Une fois que vous avez terminé les étapes de l’Étape 5 : Plus d’options et envoyer, vous verrez une page d’aperçu dans l’application. Touchez Communication pour choisir votre mode d’envoi : pour le partager manuellement par courriel, texto ou URL.
- Pour partager manuellement une URL, vous aurez la possibilité de Copier manuellement le lien ou de Partager pour envoyer à partir de vos appareils.
- Pour partager un lien par courriel, vous pouvez ajouter jusqu’à huit destinataires supplémentaires et définir des rappels automatiques.
- Pour partager une facture par texto, confirmez que le client a demandé qu’une facture soit envoyée par texto et si oui, confirmez qu’il y a un numéro de téléphone mobile valide dans le profil du client.
- Les rappels automatiques et les destinataires supplémentaires ne sont pas pris en charge lorsque vous sélectionnez Texto comme mode d’envoi.
- En plus de la facture, vos clients recevront un texto de bienvenue avec des instructions pour refuser de recevoir des textos.
- Touchez la flèche de retour pour continuer.
- Touchez Rappels de paiement et activez ou désactivez l’option Envoyer des rappels de paiement. Choisissez les dates de rappel, au besoin. Touchez la flèche de retour.
- À partir de là, vous pouvez Prévisualiser le PDF, toucher (•••) pour l’Enregistrer comme brouillon, ou Envoyer/Créer/Programmer la facture.
- Les clients peuvent refuser les mises à jour par texto à tout moment via le message de bienvenue.
- Vous recevrez un courriel vous alertant et vous verrez que votre client s’est désinscrit dans le journal d’activité Facture à partir du Tableau de bord Square et de l’application PDV Square.
- Si un client choisit de ne pas recevoir des communications par texto, vous ne pourrez plus lui envoyer de facture par texto, à moins qu’il ne se réinscrive.
Étape 5 : Plus d’options et envoyer
Enfin, ajoutez les détails de l’expédition ou de l’entente avant d’envoyer votre facture.
Vous recevrez un courriel de notification une fois la facture réglée et les fonds seront déposés dans votre compte bancaire lié selon votre calendrier des dépôts.
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Confirmation des biens et services : Activez l’option Confirmation des biens et services et cliquez sur Oui ou Non après avoir lu le message.
- Pour payer la facture, votre client doit confirmer qu’il accepte les biens et services, et qu’il en est satisfait. Il s’agit uniquement des paiements finaux effectués après la livraison des biens et services.
- La confirmation apparaîtra sur la facture payée comme Acceptée.
-
Livraison : Activez l’option Livraison pour créer une commande à expédier.
- Vérifiez que l’option Demander l’adresse de livraison est activée pour permettre au client de fournir une adresse pour les biens ou services facturés, le cas échéant.
- Si l’option Livraison est activée, cette commande sera ajoutée à votre Gestionnaire de commandes Square quand le client aura payé la facture.
- Contrats Square : Vous pouvez ajouter un Contrat Square facultatif pour établir des contrats de service clairs avec vos clients.
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Pièces jointes : vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers totalisant 25 Mo, le cas échéant.
- Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles confidentielles ni de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléversez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
- Champs personnalisés : Les abonnés de Factures Square Plus peuvent ajouter un champ personnalisé pour saisir les données qui figureront sur la facture présentée au client. Saisissez l’intitulé du champ personnalisé, son texte et son emplacement sur la facture. Cliquez sur Enregistrer.
- Une fois que vous avez finalisé les détails de la facture, cliquez sur Prévisualiser, Enregistrer comme brouillon, Créer ou Programmer pour une date ultérieure.
Sous Détails, vous pouvez configurer les options suivantes :
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Confirmation des biens et services : Activez l’option Confirmation des biens et services et touchez Oui ou Non après avoir lu le message.
- Pour payer sa facture, le client devra alors confirmer qu’il accepte les biens et services, et qu’il en est satisfait. Il s’agit uniquement des paiements finaux effectués après la livraison des biens et services.
- La confirmation apparaîtra sur la facture payée comme Acceptée. - Livraison : Activez l’option Créer une commande à expédier avec l’option Demander une adresse de livraison.
- Pas de titre, pas de numéro de facture personnalisé : touchez ici pour saisir éventuellement un titre de facture, un numéro de facture personnalisé et un message destiné au client. Touchez Enregistrer.
- Ajouter une pièce jointe : choisissez un fichier dans votre catalogue photo, prenez une nouvelle photo avec votre appareil ou joignez un fichier PDF à partir de celui-ci.
- Joindre un contrat Square: sélectionnez un contrat existant. Vous pouvez aussi effectuer une recherche par nom de client ou par titre.
- Ajouter un champ personnalisé : les abonnés de Factures Square Plus peuvent créer des champs personnalisés plus adaptés à leur entreprise.
Une fois que vous avez configuré les paramètres supplémentaires, touchez Continuer, puis passez à l’Étape 4 : Communication.
Créer des factures en lot
Avec Factures Square, vous pouvez gagner du temps et simplifier votre processus de facturation mensuelle en envoyant par courriel la même facture à plusieurs clients à la fois, au lieu de créer une nouvelle facture chaque fois.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- Il y a deux façons de créer une facture par lot :
- Suivez les étapes ci-dessus pour préparer une facture.
Vous pouvez créer des groupes de clients à qui vous facturez régulièrement le même service, par exemple des frais d’abonnement, et envoyez ainsi vos factures à l’ensemble du groupe en une seule fois.
Découvrez comment créer des groupes de clients et des filtres à partir du Tableau de bord Square.
Faire le suivi des stocks et des ventes
Si vous faites le suivi des stocks au moyen de Square, vos articles seront uniquement ajustés lorsque la facture entière sera payée. Le paiement de l’acompte ne modifiera pas le nombre d’articles. Découvrez comment use inventory tracking for Square Invoices.
Avec les factures, les ventes s’enregistrent dans les rapports de vente seulement une fois l’intégralité de la facture Square payée. Les ventes sont attribuées à la date de paiement total de la facture et non à la date de paiement de l’acompte ou d’envoi de la facture.
Gérer les factures envoyées
Une fois que vous avez partagé une facture, vous pouvez rappeler aux clients de la payer, apporter des modifications si elle est impayée, accepter un paiement ou la marquer comme payé. Vous pouvez également l’annuler, la dupliquer, la partager, l’imprimer, la télécharger en format PDF ou l’archiver.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- À côté de la facture correspondante, cliquez sur (•••) et sélectionnez l’action appropriée.
- Vous pouvez également cliquer sur la facture pour ouvrir un volet d’aperçu rapide, puis sur Plus pour sélectionner l’action appropriée.
- Dans l’application Factures Square ou Solution PDV Square, touchez Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures.
- Sélectionnez la facture à gérer, puis touchez (•••).
- Choisissez parmi les options suivantes : envoyer un rappel, dupliquer, partager, annuler, archiver ou télécharger. Vous pouvez également Modifier la facture ou Ajouter un paiement.
Accepter le paiement d’une facture
Si votre client ne paie pas une facture en ligne, vous pouvez prendre le paiement manuellement et marquer la facture comme payée.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- Il existe trois façons d’accepter un paiement à partir du tableau de bord :
a. À côté de la facture, cliquez sur (•••) > Accepter un paiement.
b. Cliquez sur la facture, puis sur Plus > Marquer comme payée.
c. Cliquez sur la facture, faites défiler vers le bas jusqu’à Paiements, puis cliquez sur Accepter un paiement. - Confirmez le montant, le mode de paiement et éventuellement une note personnelle destinée au client.
- Cliquez sur Facturer.
Si vous avez demandé une confirmation des biens et services à l’acheteur, mais que vous acceptez le paiement d’une facture sans avoir sa confirmation, celle-ci sera retirée de la facture. Le client renoncera ainsi à ses droits lors de la préparation des documents pour contester les litiges.
Si vous recevez le paiement intégral ou partiel d’une facture autrement que par Factures Square, par exemple en espèces, par chèque ou autre, vous pouvez marquer la facture comme payée à partir du tableau de bord. Voici comment faire :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures. 2. Il existe trois façons de marquer une facture comme payée à partir du tableau de bord :
a. À côté de la facture, cliquez sur (•••) > Marquer comme payée.
b. Cliquez sur la facture, puis sur Plus > Marquer comme payée.
c. Cliquez sur la facture, faites défiler vers le bas jusqu’à Paiements, puis cliquez sur Marquer comme payée. - Confirmez le montant, le mode de paiement et éventuellement une note personnelle destinée au client.
- Cliquez sur Enregistrer.
À partir des applications Factures Square et Solution PDV Square, vous pouvez recevoir un paiement intégral ou partiel par carte de crédit ou de débit (en connectant le matériel Square approprié ou en utilisant Paiement rapide sur iPhone ou Tap to Pay on Android), enregistrer une carte, une carte cadeau Square ou une saisie manuelle de carte.
Vous pouvez également marquer les factures comme payées en espèces, avec une autre carte ou un autre certificat cadeau, par chèque ou par un autre mode de paiement. Notez cependant que le montant n’est enregistré qu’à des fins de suivi. Vous ne recevrez pas d’acompte pour cette transaction.
Pour marquer une facture comme payée partiellement ou dans son intégralité :
- Dans l’application Factures Square, touchez Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures.
- Dans l’onglet Paiements, sélectionnez Ajouter un paiement.
- Choisissez Montant restant ou Autre montant pour indiquer un paiement partiel. Touchez Suivant.
- Choisissez l’option de paiement.
- Une fois le paiement confirmé, touchez Nouvelle vente pour revenir à la facture.