請求書を作成・送信する
Square 請求書について
Square 請求書で、商品またはサービスのお支払いを依頼できます。デジタル請求書、見積もり、定期送信請求書の送信数に上限はありません。
はじめに
請求書は、Square データ、Square 請求書アプリ、またはSquare POSレジアプリから、対応するモバイル端末を使って作成、送信、管理できます。
Square 請求書プラスに登録すると、一括請求書を送信したり、複数パターンの見積もりにアクセスしたり、承認済みの見積もりを自動的に請求書に変換したり、カスタムフィールドやコンテンツテンプレートを作成したりできます。
請求書の一括作成は、Square データからのみ行えます。
最大1億円の高額な請求書にも対応しています。 お客さまは、請求書の残高を分割して支払います。
請求書を作成・送信する
ステップ1：請求書の詳細
まず、お客さま、請求頻度、支払いオプションに関する情報を追加します。支払い日の決定した定期送信請求書は、選択した日の（お住まいのタイムゾーンで）午前10時にお客さまに自動送信されます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] の順に移動します。
- 単一、一括、または定期送信の請求書を作成するには、以下の2つの方法があります。
- 新規または既存のお客さまの情報を売上に追加します。受取先は9件まで入力できます。
- 請求書の詳細を入力します。
- 任意：お客さまへのメッセージを追加します。
- 請求書の送信頻度（1回限りまたは定期送信）を選択します。
- 1回限りの場合、支払期限と任意のサービス日を入力します。
- 定期送信の場合、開始日、各請求書の支払期限、定期送信頻度、繰り返し回数、または終了日を含む定期送信スケジュールを入力します。
- 定期送信の場合は、登録済みのカードで自動引き落としにすることも可能です。
- 以下の手順2：単位品目に進みます。
サービスモードが有効になっているSquare POSレジアプリまたはSquare 請求書アプリからの場合：
- 対応する端末から、[ホーム] で [+] > [請求書を送信] の順にタップするか、ナビゲーションパネルから [請求書] > [(+)] の順にタップします。
- 該当する場合は、既存のテンプレートを選択します。
- 新規または既存のお客さまの情報を売上に追加し、該当する場合は追加の受取先を入力します。
- 以下の手順2：単位品目に進みます。
標準モードが有効になっているSquare POSレジアプリからの場合：
- 対応する端末から、[≡その他] > [請求書] > [(+)] の順にタップします。
- 新規または既存のお客さまの情報を売上に追加し、該当する場合は追加の受取先を入力します。
- 以下の手順2：単位品目に進みます。
既存の請求書テンプレートは、Square POSレジではご利用いただけません。Square データまたはSquare 請求書アプリを使って、カスタムテンプレートにアクセスします。
ステップ2：単位品目
商品または任意の金額を請求書に追加します。請求書に商品の説明を表示するには、Square データの [レシートの設定] で有効にします。
- 任意の金額を入力、既存の商品を選択、商品フィールドに入力して新規商品を登録、または接続済みバーコードスキャナーを使って商品をスキャンします。詳しくは、POSレジにバーコードスキャナーを接続する方法をご覧ください。
- 商品を追加する際、この商品についてお客さまにお知らせしたいことがある場合はメモを追加します。メモはこの請求書に表示されます。
- 任意のディスカウント（商品別または請求書別）、税金（合計に含まれます）、送料、サービス料を追加します。
-
請求書の一部入金と支払いスケジュールを管理する
- Square 請求書フリーまたはプラスでは、パーセンテージまたは金額に基づいて一部入金をリクエストできます。
- Square 請求書プラスの登録者は、パーセンテージまたは金額に基づいて残高を支払いマイルストーンに分割することもできます。
- 支払いスケジュールが必要ない場合、またはすでに追加されている場合は、以下の手順3：支払いオプションに進みます。
- 任意の金額を入力するか、既存の商品を選択します。
- 該当する場合、ディスカウントを適用します。
- [この請求書を定期送信にする] をタップして、請求書の送信頻度（1回限りまたは定期送信）を選択します。
- 1回限りの場合、支払期限、送信日、およびサービス日を入力します（任意）。
- 定期送信の場合、定期送信頻度または終了日（なし、設定日、または請求書の指定回数後）、またはサービス日（任意）を入力します。
- 戻る矢印をタップして請求書に戻ります。ここから、請求書の支払期限、開始日、および任意のサービス日を変更できます。
- 定期送信の場合は、[自動引き落としにする] をオンにすることも可能です。
- 以下の手順3：支払いオプションに進みます。
ステップ3：支払いオプション
お客さまのお支払い方法とチップを受け取るかどうかを決定します。支払い済みの請求書は、取引履歴に表示されます。
お支払いスケジュールにより、お客さまのお支払い方法をより細かく管理できます。初回入金をスケジュールし、残額を複数の支払いに分けることができます。詳しくは、請求書の一部入金と支払いスケジュールを管理する方法をご覧ください。
- チェックボックスにチェックを入れて、該当する支払いオプションを選択します。
- クレジットカードまたはデビットカード
- Square ギフトカード
- 一部支払い
- お客さまが希望する金額を入力できるようにします。
- [一部支払い] をオンにします。
- お客さまの操作
- 該当する場合は、[チップ] または [お客さまが支払いカードを保存できるようにする] をオンにします。
- 以下の手順4：コミュニケーションに進みます。
ステップ4：コミュニケーション
請求書とリマインダーの送信方法を決定します。
- ご希望のコミュニケーション/リマインダーの方法（メール、SMS、または共有リンク）を選択します。
- メールでリンクを共有するには、最大8名の受取先を追加して自動リマインダーを設定できます。
- SMSで請求書を共有するには、お客さまがSMSによる請求書の送信をリクエストしたことを確認します。リクエストされている場合、お客さまのプロフィールに有効な携帯電話番号があることを確認します。
- 送信方法にSMSを選択すると、自動リマインダーの利用と受取先の追加はできなくなります。
- お客さまには、請求書と一緒に新規ユーザー用テキストメッセージ/SMSが送信されます。メッセージにはテキスト/SMSの受信をオプトアウトする手順が記載されています。4. リンク決済を介して請求書を共有するには、この請求書と添付ファイルはお客さまにはメール送信されませんが、リンク作成後にリンクを介して共有できます。
- コミュニケーション方法を選択したら、以下のステップ5：その他のオプションと送信に進みます。
-
ステップ5：その他のオプションと送信のステップが完了したら、アプリにプレビューページが表示されます。[コミュニケーション] をタップして送信方法：を選択し、メール、SMS、またはURLを手動で共有します。
- URLを手動で共有するには、手動でリンクをコピー、またはお使いの端末から送信して共有できます。
- メールでリンクを共有するには、最大8名の受取先を追加して自動リマインダーを設定できます。
- SMSで請求書を共有するには、お客さまがSMSによる請求書の送信をリクエストしたことを確認します。リクエストされている場合、お客さまのプロフィールに有効な携帯電話番号があることを確認します。
- 送信方法にSMSを選択すると、自動リマインダーの利用と受取先の追加はできなくなります。
- お客さまには、請求書と一緒に新規ユーザー用テキストメッセージ/SMSが送信されます。メッセージにはテキスト/SMSの受信をオプトアウトする手順が記載されています。
- 「戻る」矢印をタップして続行します。
- [支払いリマインダー] をタップし、[支払いリマインダーを送信] をオン/オフにします。必要に応じてリマインダーの日付を選択します。「戻る」矢印をタップします。
- ここから、PDFをプレビュー、(•••)をタップして下書きとして保存、または [請求書を送信/作成/スケジュール] をタップできます。
ステップ5：その他のオプションと送信
最後に、請求書を送信する前に、送料または契約書の詳細を追加します。
請求書の支払いが完了すると、通知メールがお手元に届きます。登録済みの銀行口座に入金スケジュールに沿って入金されます。
-
商品またはサービスの受領確認：お客さまに、商品またはサービスが請求書の支払い前または支払い後に提供されたことに同意していただくよう求めます。お客さまが同意すると、商品またはサービスの受領確認は、支払済み請求書に「承諾済み」として表示されます。この確認は記録として機能し、クレジットカードのチャージバックが発生した場合に重要な証拠として提出できます。
-
請求書の支払い前：請求書の支払い前に商品またはサービスが提供されたことに同意していただくようお客さまに求めるには、請求書の作成時に [商品またはサービスの受領確認] をオンにします。その後のメッセージを確認後、[はい] または [いいえ] をクリックします。
- 請求書の支払いの際、お客さまに商品やサービスに満足したことを確認していただきます。この機能は、商品やサービスの提供後に行われる最終支払いのみに適用されます。
-
請求書の支払い後：請求書が支払われた後に商品またはサービスが提供されたことに同意していただくようお客さまに求めるには、Square データの支払済み請求書に移動し、[その他] > [商品またはサービスの受領確認を送信] をクリックします。手順に沿ってリマインダーを設定して確認メールを送信するか、すぐにお客さまに確認メールを送信します。チェックボックスが含まれるメールがお客さまに送信されます。
- オプションで、商品またはサービスの受領確認にカスタムメモを含めることができます。
- 請求書に商品またはサービスの受領確認の要件がすでに含まれている場合、このオプションはご利用になれません。
-
請求書の支払い前：請求書の支払い前に商品またはサービスが提供されたことに同意していただくようお客さまに求めるには、請求書の作成時に [商品またはサービスの受領確認] をオンにします。その後のメッセージを確認後、[はい] または [いいえ] をクリックします。
-
発送：[発送] をオンにすると、発送する注文が作成されます。
- 該当する場合は、[届け先住所をリクエストする] にチェックを入れて、お客さまが請求書の商品またはサービスの住所を提供できるようにします。
- 発送が有効になっている場合、お客さまが請求書を支払うと、この注文はSquare オーダーマネージャーに追加されます。
- Square 契約書：必要に応じてSquare 契約書を追加して、お客さまと取り交わすサービスの合意事項を明確にします。
-
添付ファイル：該当する場合は、最大10個のファイル（合計25 MB）を添付できます。
- 対応しているファイル形式：JPG、PNG、GIF、TIFF、BMP、PDF。個人情報や違法な文書は添付しないでください。Squareでは、チャージバックの代理手続きにおいてアップロード情報を利用することがあります。
- カスタムフィールド：Square 請求書プラスのご登録者さまは、カスタムフィールドを追加して、お客さまに提示する請求書に表示されるデータを入力できます。請求書にカスタムフィールドのタイトル、テキスト、および配置を入力します。[保存] をクリックします。
- 請求書の詳細を確定したら、[プレビュー]、[下書きとして保存]、または [作成]、あるいは将来の日付で [スケジュール] のいずれかをクリックします。
[詳細] では、以下のオプションを設定できます。
-
商品またはサービスの受領確認：[商品またはサービスの受領確認] をオンにしてメッセージを確認後、[はい] または [いいえ] をタップします。
- 請求書の支払いの際、お客さまに商品やサービスに満足したことを確認していただきます。この機能は、商品やサービスの提供後に行われる最終支払いのみに適用されます。
- 確認は、支払い済み請求書に「承諾済み」として表示されます。
- 発送：「届け先住所をリクエスト」するオプションで [発送する注文を作成] をオンにします。
- タイトルなし、任意の請求書IDなし：これをタップして、任意の請求書タイトル、任意の請求書ID、お客さまへのメッセージを入力します。[保存] をタップします。
- 添付ファイルを追加：フォトライブラリからファイルを選択するか、デバイスから新しい写真を撮るか、デバイスからPDFを添付します。
- Square 契約書を添付：既存の契約書を選択します。お客さま名やタイトルで検索することもできます。
- カスタムフィールドを追加：Square 請求書プラスのご登録者さまは、事業に合わせてよりカスタマイズされたカスタムフィールドを作成できます。
追加の設定が完了したら、[続行] をタップして手順4：コミュニケーションに進みます。
請求書を一括作成する
Square 請求書プラスでは、複数のお客さまに同じ請求書を送る場合、個別に複数の請求書を作成・送信する代わりにメールで一括送信することで毎月の請求作業を簡略化でき、時間の節約にもつながります。
同じサービスを定期的に請求しているお客さまのグループを作成すると、そのグループ全体に対して会費などの一括請求が可能になります。
詳しくは、Square データから顧客グループとフィルターを作成する方法をご覧ください。
在庫と売上を追跡する
Squareを介して在庫を追跡する場合、商品は請求書全体が支払われたときにのみ調整されます。一部入金の場合、商品数は変わりません。詳しくは、Square 請求書に在庫管理を使う方法をご覧ください。
請求書では、Square 請求書全体が支払われるまで、売上は売上レポートに記録されません。売上は、一部入金や請求書が送信された日付ではなく、請求書が支払われた日付に起因します。
送信済み請求書を管理する
請求書を共有したら、お客さまにお支払いを促したり、支払い待ちの請求書を編集したり、支払いを受け付けたり、「支払い済み」にしたりできます。キャンセル、複製、共有、印刷、PDFのダウンロード、またはアーカイブも可能です。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] の順に移動します。
- 関連する請求書の横にある (•••) をクリックし、関連するアクションを選択します。
- 請求書をクリックしてクイックビューパネルを開き、[その他] をクリックして関連するアクションを選択することもできます。
請求書の支払いを受け付ける
お客さまがオンラインで請求書を支払わない場合は、手動で支払いを受け付け、請求書を「支払い済み」にできます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] の順に移動します。
- Square データから支払いを受け付けるには、次の3つの方法があります。
a. [請求書] の横で [•••] > [支払いを受け付ける] の順にクリック
b.[請求書] をクリックし、[その他] > [「支払い済み」にする] の順にクリック
c.[請求書] をクリックし、[支払い] まで下にスクロールして [支払いを受け付ける] をクリック - 金額、支払方法、任意の顧客情報と個人的なメモを確認します。
- [お会計] をクリックします。
お客さまに商品またはサービスの受領確認をリクエストしたにもかかわらず、お客さまの確認なしに請求書の支払いを受け付けた場合、その確認は請求書から削除されます。これにより、チャージバックに反証するための文書を準備する際の防御権が放棄されます。
Square 請求書経由ではない方法で全額または一部支払い（現金、小切手など）があった場合は、Square データから請求書のステータスを「支払い済み」にできます。以下のとおりに進めます。
- Square データにログインし、[注文と支払い]（または [請求書と支払い] または [支払い]）> [請求書] の順に移動します。
- Square データから請求書を「支払い済み」にするには、次の3つの方法があります。
a. [請求書] の横で [•••] > [支払い済みにする] の順にクリック
b.[請求書] をクリックし、[その他] > [「支払い済み」にする] の順にクリック
c.[請求書] をクリックし、[支払い] まで下にスクロールして [支払い済みにする] をクリック - 金額、支払方法、任意の顧客情報と個人的なメモを確認します。
- [保存] をクリックします。
サービスモードが有効になっているSquare POSレジアプリまたはSquare 請求書アプリから、クレジットカードまたはデビットカード（Squareハードウェアを接続するか、iPhoneのタッチ決済やTap to Pay on Androidを利用）、保存済みカード、Square ギフトカード、カード情報の手入力で、全額または一部支払いを受け付けることができます。
請求書には、現金、その他のギフトカードまたは商品券、小切手、またはその他の支払いタイプで「支払い済み」とすることもできますが、記録された金額は追跡目的のみに使われます。このお取引に関する入金は発生しません。
請求書を全額または一部支払い済みとするには、以下の手順を行います。
- Square 請求書アプリから、ナビゲーションバーの [請求書] をタップします。Square POSレジアプリで、[≡その他] > [請求書] の順にタップします。
- [支払い] で [支払い情報を追加] を選択します。
- 一部支払いをマークするには、[残額] または [その他の金額] を選択します。[次へ] をタップします。
- 支払いオプションを選択します。
- 支払いが確認されたら、[新規販売] をタップして請求書に戻ります。