Créer et envoyer des factures
À propos des factures
Avec les factures, vous pouvez demander le paiement de biens ou de services en envoyant un nombre illimité de factures au format numérique, d’estimations ou de factures récurrentes.
Avant de commencer
Les factures peuvent être créées, envoyées et gérées à partir de votre Tableau de bord Square, de l’application Factures Square ou de l’application Solution PDV à l’aide d’un appareil mobile pris en charge.
Si vous êtes abonné à Factures Square Plus, vous pouvez envoyer des factures par lots, accéder à des estimations à options multiples, convertir automatiquement les estimations acceptées en factures et créer des champs personnalisés et des modèles de contenu.
Vous ne pouvez créer des factures par lots qu’à partir de votre Tableau de bord Square.
Vous avez accès à des limites de facturation plus élevées allant jusqu’à un million de dollars. Votre client pourra effectuer des paiements partiels pour régler le solde de la facture.
Créer et envoyer une facture
Étape 1 : détails de la facture
Tout d’abord, ajoutez les informations au sujet de votre client, la fréquence de facturation et les options de paiement. Les factures récurrentes planifiées seront envoyées automatiquement à votre client à 10 h (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez choisie.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Vous pouvez créer des factures uniques, groupées ou récurrentes de deux façons :
- Ajoutez un nouveau client ou un client existant à la vente. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
- Saisissez les détails de la facture.
- En option : ajoutez un message destiné au client.
- Sélectionnez la fréquence de facturation : ponctuelle ou récurrente.
- Pour Ponctuelle, saisissez la date d’échéance et éventuellement la date du service.
- Pour Récurrente, choisissez le calendrier de récurrence en précisant la date de début, la date d’échéance de chaque facture, la fréquence de récurrence, le nombre de répétitions ou la date de fin.
- Pour les récurrentes, vous pouvez également autoriser les paiements automatiques avec la carte enregistrée.
- Passez à l’étape 2 : articles individuels ci-dessous.
Depuis votre application Solution PDV Square avec le mode services activé ou l’application Factures Square :
- À partir de votre appareil compatible, appuyez sur (+), puis sur Envoyer la facture à partir de l’écran d’accueil. Vous pouvez également appuyer sur Factures dans le volet de navigation, puis sur (+).
- Sélectionnez un modèle existant, le cas échéant.
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant, ainsi que les destinataires supplémentaires, le cas échéant.
- Passez à l’étape 2 : articles individuels ci-dessous.
Depuis votre application Solution PDV Square avec le mode standard activé :
- À partir de votre appareil compatible, appuyez sur ≡ Plus > Factures > (+).
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant, ainsi que les destinataires supplémentaires, le cas échéant.
- Passez à l’étape 2 : articles individuels ci-dessous.
Les modèles de facture existants ne sont pas disponibles avec la Solution PDV Square. Utilisez les applications Tableau de bord Square ou Factures Square pour accéder à vos modèles personnalisés.
Étape 2 : articles individuels
Ajoutez des articles ou un montant personnalisé à votre facture. Pour afficher la description des articles sur vos factures, activez cette option dans les paramètres de facturation de votre Tableau de bord Square.
- Saisissez un montant personnalisé, sélectionnez un article existant, créez un article en commençant à écrire dans le champ Article ou utilisez un lecteur de code-barres connecté pour scanner un article. Découvrez comment connecter un lecteur de code-barres à un système de caisse.
- Quand vous ajoutez des articles, ajoutez une note facultative si vous souhaitez indiquer des précisions au client au sujet de l’article. La note apparaîtra sur cette facture.
- Ajoutez éventuellement des remises (par article ou par facture), des taxes (comprises dans le total), des frais d’expédition ou des frais de service.
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Gérez les acomptes de facture et les calendriers de versements.
- Avec l’abonnement Factures Square Gratuit ou Plus, vous pouvez demander un acompte en fonction d’un pourcentage ou d’un montant.
- Les abonnés à Factures Square Plus peuvent également diviser le solde en jalons de paiement en fonction du pourcentage ou du montant.
- Si vous n’avez pas besoin d’un calendrier de versements ou si vous en avez déjà ajouté un, passez à l’étape 3 : Options de paiement ci-dessous.
- Saisissez un montant personnalisé ou sélectionnez un article existant.
- Appliquez des remises, le cas échéant.
- Appuyez sur Rendre cette facture récurrente pour sélectionner la fréquence de facturation : Ponctuelle ou Récurrente.
- Pour Ponctuelle, saisissez la date d’échéance, la date d’envoi et la date du service (facultatif).
- Pour Récurrente, saisissez la fréquence de récurrence ou la date de fin (Jamais, À une date définie ou Après un certain nombre de factures) ou la date du service (facultatif).
- Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à la facture. À partir de là, vous pouvez modifier la date d’échéance de la facture, la date de début et éventuellement la date du service.
- Pour les factures récurrentes, vous pouvez également activer l’option Autoriser les paiements automatiques.
- Passez à l’Étape 3 : Options de paiement ci-dessous.
Étape 3 : options de paiement
Choisissez les options de paiements que vous souhaitez proposer à vos clients et précisez si vous acceptez les pourboires. Les factures payées apparaîtront dans votre historique des transactions.
Les calendriers de versements vous donne plus de contrôle sur la façon dont vos clients paient. Vous pouvez planifier l’acompte initial et diviser le solde restant en plusieurs paiements. Découvrez comment Gérer les acomptes de factures et les calendriers de versements.
- Sélectionnez les options de paiement correspondantes en cochant la ou les cases souhaitées :
- Carte bancaire
- Cartes cadeaux Square
- Paiements partiels
- Permettez aux clients de saisir le montant du paiement partiel de leur choix.
- Activez l’option Paiements partiels.
- Actions du client
- Activez l’option Pourboires ou Autoriser le client à enregistrer les cartes utilisées pour des paiements.
- Passez à l’étape 4 : communication ci-dessous.
- Dans l’onglet « Mode de paiement », appuyez sur Modes de paiement acceptés pour vérifier les options correspondantes. Appuyez sur la flèche de retour.
- Vous pouvez également + Ajouter une carte enregistrée et activer l’option Enregistrer le mode de paiement, le cas échéant.
- Paiements partiels
- Permettez aux clients de saisir le montant du paiement partiel de leur choix.
- Activez l’option Paiements partiels.
- Passez à l’étape 5 : plus d’options ci-dessous.
Étape 4 : communication
Déterminez comment vous enverrez votre facture et les relances éventuelles.
- Choisissez l’option de communication et de rappel que vous préférez : e-mail, SMS ou lien de partage.
- Pour partager un lien par e-mail, vous pouvez ajouter jusqu’à 8 destinataires supplémentaires et définir des rappels automatiques.
- Une fois que vous avez sélectionné votre mode de communication, passez à l’étape 5 : plus d’options et envoyer ci-dessous.
- Une fois les opérations de l’étape 5 : plus d’options et envoyer terminées, une page de prévisualisation s’affiche sur l’application. Appuyez sur Communication pour choisir votre mode d’envoi : partager par e-mail ou manuellement.
- Pour partager un lien par e-mail, vous pouvez ajouter jusqu’à 8 destinataires supplémentaires et définir des rappels automatiques.
- Appuyez sur Rappels de paiement et activez/désactivez l’option Envoyer des rappels de paiement. Choisissez les dates de rappel, au besoin. Appuyez sur la flèche de retour.
- À partir de là, vous pouvez Prévisualiser le PDF. Appuyez sur (•••) pour l’enregistrer comme brouillon, ou Envoyer/Créer/Programmer la facture.
Étape 5 : plus d’options et envoyer
Enfin, ajoutez les détails de l’expédition ou d’autres accords éventuels avant d’envoyer votre facture.
Une fois que la facture a été payée, vous recevrez un e-mail de notification, et les fonds seront versés sur votre compte bancaire associé selon votre calendrier de dépôts.
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Confirmation des biens et services : demandez à votre client d’accepter que les biens et services soient livrés avant ou après le paiement de la facture. Une fois que votre client accepte, la confirmation des biens et services apparaîtra sur la facture payée comme Acceptée. Cela constituera une preuve importante à utiliser dans le cas d’un litige concernant le crédit.
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Avant le paiement de la facture : pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés avant que la facture puisse être payée, activez l’option Confirmation des biens et services lors de la création de la facture. Cliquez sur Oui ou Non après avoir lu le message suivant.
- Pour payer sa facture, votre client devra alors confirmer qu’il accepte les biens et services, et qu’il en est satisfait. Cela couvre uniquement les paiements finaux effectués après la livraison des biens et services.
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Après le paiement de la facture : pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés après le paiement de la facture, accédez à la facture payée sur le Tableau de bord Square et cliquez sur Plus > Envoyer la confirmation des biens et services. Suivez les étapes pour soit programmer un rappel pour envoyer la confirmation, soit envoyer la confirmation à votre client immédiatement. Votre client recevra un e-mail contenant une case à cocher.
- Une note personnalisée facultative peut être incluse avec la confirmation des biens et services.
- Cette option ne sera pas disponible si une exigence de confirmation des biens et services a déjà été incluse sur la facture.
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Avant le paiement de la facture : pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés avant que la facture puisse être payée, activez l’option Confirmation des biens et services lors de la création de la facture. Cliquez sur Oui ou Non après avoir lu le message suivant.
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Livraison : activez l’option Livraison pour créer une commande à expédier.
- Vérifiez que l’option Demander l’adresse de livraison est activée afin que le client puisse fournir l’adresse qui figurera sur la facture des biens ou services, le cas échéant.
- Si l’option Livraison est activée, cette commande sera ajoutée à votre Gestionnaire de commandes Square une fois que le client aura payé la facture.
- Contrats Square : vous pouvez ajouter un Contrat Square facultatif pour établir des contrats de service clairs avec vos clients.
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Pièces jointes : vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers totalisant 25 Mo, le cas échéant.
- Types de fichiers pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. N’ajoutez ni de renseignements personnels confidentiels ni de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu téléchargé pour gérer les rétrofacturations en votre nom.
- Champs personnalisés : les abonnés à Factures Square Plus peuvent ajouter un champ personnalisé pour saisir les données qui figureront sur la facture présentée au client. Saisissez l’intitulé du champ personnalisé, son texte et son emplacement sur la facture. Cliquez sur Enregistrer.
- Une fois que vous avez finalisé les détails de la facture, cliquez sur Prévisualiser, Enregistrer comme brouillon, Créer ou Planifier pour une date ultérieure.
Dans l’onglet « Détails », vous pouvez configurer les options suivantes :
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Confirmation des biens et services : activez l’option Confirmation des biens et services et appuyez sur Oui ou Non après avoir lu le message.
- Pour payer sa facture, votre client devra alors confirmer qu’il accepte les biens et services, et qu’il en est satisfait. Cela couvre uniquement des paiements finaux effectués après la livraison des biens et services.
- La confirmation apparaîtra sur la facture payée comme Acceptée. - Livraison : activez l’option Créer une commande à expédier avec l’option Demander une adresse d’envoi.
- Pas de titre, pas de nº de facture personnalisé : appuyez dessus pour saisir éventuellement un titre de facture, un numéro de facture personnalisé et un message destiné au client. Appuyez sur Enregistrer.
- Ajouter une pièce jointe : choisissez un fichier dans votre catalogue photo, prenez une nouvelle photo avec votre appareil ou joignez un fichier PDF à partir de celui-ci.
- Joindre un contrat Square : sélectionnez un contrat existant. Vous pouvez aussi effectuer une recherche par nom de client ou par titre.
- Ajouter un champ personnalisé : les abonnés à Factures Square Plus peuvent créer des champs personnalisés plus adaptés à leur entreprise.
Une fois que vous avez configuré les paramètres supplémentaires, appuyez sur Continuer, puis passez à l’étape 4 : communication.
Création de factures par lots
Avec Factures Square, vous pouvez gagner du temps et simplifier votre processus de facturation mensuelle : au lieu de créer des factures individuelles, envoyez par e-mail la même facture à plusieurs clients à la fois.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Il y a deux façons de créer une facture par lot :
- Suivez les étapes ci-dessus pour préparer une facture.
Vous pouvez créer des groupes de clients à qui vous facturez régulièrement le même service, par exemple des frais d’adhésion, et envoyez ainsi vos factures à l’ensemble du groupe en une seule fois.
Découvrez comment créer des groupes de clients et des filtres à partir de votre Tableau de bord Square.
Faire le suivi des stocks et des ventes
Si vous utilisez Square pour le suivi des stocks, la quantité d’articles ne sera ajustée que lorsque la facture aura été payée dans son intégralité. Le paiement de l’acompte ne modifiera pas le nombre d’articles. Découvrez comment Utiliser le suivi des stocks pour les factures Square.
Avec les factures, les ventes ne s’enregistrent dans les rapports de vente qu’une fois l’intégralité de la facture Square payée. Les ventes sont attribuées à la date de paiement total de la facture et non à la date de paiement de l’acompte ou d’envoi de la facture.
Gérer les factures envoyées
Après avoir envoyé une facture, vous pouvez rappeler aux clients de la payer, apporter des modifications si elle est impayée, accepter un paiement ou la marquer comme étant payée. Vous pouvez également l’annuler, la dupliquer, la partager, l’imprimer, la télécharger au format PDF ou l’archiver.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- À côté de la facture correspondante, cliquez sur (•••) et sélectionnez l’action concernée.
- Vous pouvez également cliquer sur la facture pour ouvrir un volet d’aperçu rapide, puis sur Plus pour sélectionner l’action appropriée.
- Dans l’application Factures Square ou Solution PDV Square, appuyez sur Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, appuyez sur ≡ Plus > Factures.
- Sélectionnez la facture à gérer, puis appuyez sur (•••).
- Choisissez parmi les options suivantes : envoyer une relance, dupliquer, partager, annuler, archiver ou télécharger. Vous pouvez également Modifier la facture ou Ajouter un paiement.