Crear y enviar facturas
Información sobre Facturas Square
Con Facturas Square, puedes solicitar pagos de productos o servicios enviando un número ilimitado de facturas, presupuestos o facturas recurrentes digitales.
Antes de empezar
Las facturas se pueden crear, enviar y gestionar a través del Panel de control de Square, la aplicación Facturas Square o la aplicación TPV Square desde un dispositivo móvil compatible.
Si te suscribes a Facturas Square Plus, podrás enviar facturas en grupo, acceder a presupuestos con múltiples opciones, convertir los presupuestos aceptados en facturas de manera automática, y crear campos personalizados y plantillas de contenido.
Solo se pueden crear facturas en grupo desde el Panel de control de Square.
Crear y enviar una factura
Paso 1: Datos de la factura
Primero, añade información sobre tu cliente, la frecuencia de las facturas y las formas de pago. Las facturas recurrentes programadas se enviarán automáticamente al cliente a las 10:00 h (en tu zona horaria) de la fecha que selecciones.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Puedes crear facturas únicas, en bloque o recurrentes de dos maneras:
- En la página Vista general, haz clic en Enviar una factura.
- En la página Facturas, haz clic en Crear factura.
- Añade un cliente a la venta. Puedes introducir hasta 9 destinatarios.
- Introduce los detalles de la factura.
- Opcional: si quieres, puedes añadir un mensaje para tu cliente.
- Selecciona si la factura será recurrente o solo se enviará una vez.
- Si escoges Una vez, tendrás que indicar la fecha de vencimiento y, si quieres, el día en que se prestó el servicio.
- Si eliges la opción Recurrente, rellena los datos del apartado Calendario recurrente. Podrás indicar la fecha de inicio y de vencimiento de cada factura, la frecuencia, el número de repeticiones o la fecha final.
- Además, podrás activar la opción Permite pagos automáticos con la tarjeta guardada.
- Ve al Paso 2: Líneas de pedido.
- Desde tu dispositivo compatible, pulsa (+) y luego Enviar factura desde la pantalla Inicio o pulsa Facturas desde el panel de navegación y, a continuación, toca (+).
- Si tienes plantillas creadas, selecciona una.
- Añade un cliente a la venta y cualquier otro destinatario, si corresponde.
- Ve al Paso 2: Líneas de pedido.
- En tu dispositivo compatible, pulsa ≡ Más > Facturas > (+).
- Añade un cliente a la venta y cualquier otro destinatario, si corresponde.
- Ve al Paso 2: Líneas de pedido.
Las plantillas de factura que tengas creadas no están disponibles con TPV Square. Usa las aplicaciones Panel de control o Facturas Square para acceder a tus plantillas personalizadas.
Paso 2: Líneas de pedido
Añade artículos o un importe personalizado a la factura. Para mostrar las descripciones de los artículos en tus facturas, activa la opción correspondiente desde Ajustes de recibos en el Panel de control de Square.
- Introduce un importe personalizado, selecciona un artículo de tu colección o crea uno escribiendo en el campo del artículo. También puedes usar un lector de códigos de barras que tengas vinculado para escanear un artículo. Consulta cómo conectar un lector de códigos de barras a tu TPV.
- Cuando añadas artículos, podrás incluir una nota a la factura si quieres darle información detallada a tu cliente sobre el artículo.
- Si quieres, añade un descuento (por artículo o a toda la factura), impuestos (incluidos en el total), gastos de envío o costes del servicio.
-
Gestiona los depósitos de las facturas y los calendarios de pagos.
- Con los planes Gratuito y Plus de Facturas Square puedes solicitar un depósito basado en un porcentaje o un importe fijo.
- Además, si tienes el plan Plus, podrás pagar el saldo en plazos calculados por porcentaje o de una cuantía fija.
- Si no necesitas un calendario de pagos o ya lo has añadido, ve al Paso 3: Formas de pago.
- Introduce un importe personalizado o selecciona un artículo de tu colección.
- Si quieres, aplica un descuento.
- Pulsa Hacer que esta factura sea recurrente para seleccionar la frecuencia con la que se enviará: una vez o de forma recurrente.
- Si escoges Una vez, tendrás que introducir la fecha de vencimiento, la de envío y, si quieres, el día en que se prestó el servicio.
- Si eliges Recurrente, introduce la frecuencia o la fecha de finalización (nunca, en una fecha establecida o después de un número de facturas). Si quieres, podrás indicar el día en que se prestó el servicio.
- Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la factura. Desde aquí, puedes cambiar la fecha de vencimiento de la factura, la de inicio y, si quieres, el día en que se prestó el servicio.
- Además, podrás activar la opción Permite pagos automáticos.
- Ve al Paso 3: Formas de pago.
Paso 3: Formas de pago
Decide cómo pueden pagar tus clientes y si aceptarás propinas. Las facturas pagadas aparecerán en el historial de transacciones.
Los calendarios de pagos te permiten establecer cómo cobrarás a tus clientes. Puedes programar el depósito inicial y dividir el saldo restante en varios pagos. Consulta cómo gestionar los depósitos de las facturas y los calendarios de pagos.
- Selecciona las formas de pago que quieras marcando las casillas correspondientes:
- Tarjeta de débito o crédito
- Apple Pay o Google Pay
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Tarjetas de regalo Square
- Si corresponde, activa Propina o Permitir al cliente guardar tarjetas de pago.
- Ve al Paso 4: Comunicación.
Paso 4: Comunicación
Determina cómo enviarás tu factura y cualquier recordatorio.
- Choose the preferred communication and reminder options; email, text message, or share link.
- To share a link via email, you can add up to 8 additional recipients and set automatic reminders.
- To share an invoice via text message, confirm that your customer requested an invoice be sent via text and if yes, confirm there is a valid mobile phone number in the customer’s profile.
- Automatic reminders and additional recipients are not supported when you select Text message as a delivery method.
- Along with the invoice, your customers will receive a welcome text message/SMS with instructions to opt-out of receiving messages. 4. To share an invoice via payment link, the invoice and any attached files will not be emailed to your customer, but can be shared via link once it is created.
- Once you’ve selected your communication method, move to Step 5: More options and send below.
- Once you’ve completed the steps in Step 5: More options and send, you’ll see a preview page on the app. Tap Communication to choose your Delivery method: to share by email, text message, or URL manually.
- To share a URL manually, you’ll have the option to manually Copy Link or Share to send from your devices.
- To share a link via email, you can add up to 8 additional recipients and set automatic reminders.
- To share an invoice via text message, confirm that your customer requested an invoice be sent via text and if yes, confirm there is a valid mobile phone number in the customer’s profile.
- Automatic reminders and additional recipients are not supported when you select Text message as a delivery method.
- Along with the invoice, your customers will receive a welcome text message/SMS with instructions to opt-out of receiving messages.
- Tap the back arrow to continue.
- Tap Payment reminders and toggle Send payment reminders on/off. Choose the reminder dates, as needed. Tap the back arrow.
- From here you can Preview PDF, tap (•••) to Save as Draft, or tap Send/Create/Schedule invoice.
Paso 5: Más opciones y envío
Por último, antes de enviar la factura, tendrás que añadir los detalles del envío o del acuerdo.
Recibirás una notificación por correo electrónico cuando la factura esté pagada, y los fondos se depositarán en la cuenta bancaria que tengas vinculada según tu calendario.
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Confirmación de productos y servicios: solicita a tu cliente que confirme que está de acuerdo con los productos y servicios entregados antes o después del pago de la factura. Cuando lo haga, la confirmación aparecerá en la factura pagada como Aceptada. Esto servirá como prueba clave si tu cliente decide presentar una reclamación.
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Antes del pago de la factura: para establecer como requisito que tus clientes confirmen la entrega antes de que puedan pagar la factura, activa la confirmación de productos y servicios al crear la factura. Lee el siguiente mensaje y haz clic en Sí o No.
- Así, a la hora de abonar una factura, tus clientes deberán confirmar que están conformes con los productos y servicios recibidos. Esta función solo se aplica a los pagos finales tras entregar los productos o prestar los servicios en cuestión.
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Después del pago de la factura: para establecer como requisito que tus clientes confirmen la entrega después de pagar la factura, accede a la factura pagada en el Panel de control de Square y haz clic en Más > Enviar confirmación de productos y servicios. Sigue los pasos correspondientes si quieres programar un recordatorio para enviar la confirmación a tu cliente, o envíasela de inmediato. Recibirá un correo electrónico con una casilla de verificación.
- Si quieres, puedes incluir una nota personalizada con la confirmación de productos y servicios.
- Esta opción no estará disponible si has establecido un requisito de confirmación de los productos y servicios en la factura.
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Antes del pago de la factura: para establecer como requisito que tus clientes confirmen la entrega antes de que puedan pagar la factura, activa la confirmación de productos y servicios al crear la factura. Lee el siguiente mensaje y haz clic en Sí o No.
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Envío: activa la opción Envío para crear un pedido con este tipo de tramitación.
- Si corresponde, marca la casilla Solicitar dirección de entrega para que tu cliente indique dónde quiere recibir los productos o servicios facturados.
- Si el envío está habilitado, este pedido se añadirá al Administrador de pedidos de Square una vez que tu cliente pague la factura.
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Archivos adjuntos: si corresponde, puedes adjuntar hasta 10 archivos que no superen los 25 MB en total.
- Tipos de archivo compatibles: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP y PDF. No adjuntes información personal confidencial ni contenido ilegal. Square puede usar el contenido que subas para disputar devoluciones de pago en tu nombre.
- Campos personalizados: los suscriptores de Facturas Square Plus pueden añadir un campo personalizado para introducir datos que aparecerán en la factura que le envíes a tu cliente. Indica el título, el texto y la ubicación del campo personalizado. Haz clic en Guardar.
- Después de completar todos los detalles de la factura, haz clic en Vista previa, Guardar como borrador, Crear o Programar para más adelante.
En Detalles, puedes configurar las siguientes opciones:
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Confirmación de productos y servicios: activa la confirmación de productos y servicios y pulsa Sí o No después de revisar el mensaje.
- Tu cliente deberá confirmar que está conforme con los productos y servicios para poder pagar la factura. Esta función solo se aplica a los pagos finales tras entregar los productos o prestar los servicios.
- La confirmación aparecerá en la factura pagada como Aceptada.
- Envío: activa la opción Crear pedido para envío con la opción Solicitar dirección de envío.
- Sin título ni n.º de factura personalizado: pulsa aquí si quieres introducir un título de factura, un número de factura personalizado y un mensaje para tu cliente. Pulsa Guardar.
- Añadir un archivo adjunto: elige una imagen de tu galería, haz una foto o adjunta un PDF desde tu dispositivo.
- Añadir un campo personalizado: los suscriptores de Facturas Square Plus pueden crear campos personalizados en función de las necesidades de su negocio.
Una vez que hayas configurado los ajustes adicionales, pulsa Continuar y luego ve al Paso 4: Comunicación.
Crear facturas en grupo
Con Facturas Square Plus, puedes ahorrar tiempo y simplificar tu proceso de facturación mensual enviando por correo electrónico la misma factura a varios clientes a la vez en lugar de crearlas una por una.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Existen dos formas de crear facturas en bloque:
- En Vista general, haz clic en Enviar factura en bloque.
- En Facturas, haz clic en Crear factura > Bloque.
- Sigue los pasos detallados anteriormente para preparar una factura.
Crea grupos de clientes a los que cobres regularmente por el mismo servicio, como cuotas de socios, para enviar una factura a todo el grupo a la vez.
Descubre cómo crear grupos de clientes y filtros desde el Panel de control de Square.
Control de inventario y ventas
Si usas Square para controlar tu inventario, tus artículos se modificarán una vez que se pague la factura en su totalidad. Pagar el depósito no cambiará el recuento de artículos. Consulta cómo usar el seguimiento del inventario para Facturas Square.
Las ventas con factura no se registran en los informes hasta que se paga el importe íntegro. Las ventas se atribuyen a la fecha en la que se abona la factura, no al día en que se hizo el depósito ni a la fecha en que se envió la factura.
Gestionar las facturas enviadas
Una vez que envíes una factura, podrás enviar recordatorios de pago a tus clientes, editar una factura pendiente de pago, marcarla como pagada o cobrar a tus clientes. También podrás cancelarla, duplicarla, compartirla, imprimirla, descargarla en PDF o archivarla.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Junto a la factura correspondiente, haz clic en (•••) y selecciona una acción.
- También puedes seleccionar la factura para abrir una vista rápida y hacer clic en Más para escoger una acción.
- Abre la aplicación Facturas Square o TPV Square y pulsa Facturas en la barra de navegación. Desde TPV Square, pulsa ≡ Más > Facturas.
- Selecciona la factura que quieras gestionar y pulsa (•••).
- Elige si quieres enviar un recordatorio, duplicarla, compartirla, cancelarla, archivarla o descargarla. También puedes editarla o añadir un pago.
Aceptar el pago de una factura
Si tu cliente no paga una factura online, puedes cobrarle manualmente y marcarla como pagada.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Hay tres formas de aceptar un pago desde el Panel de control:
a. Junto a la factura, haz clic en (•••) > Aceptar un pago.
b. Selecciona la factura y haz clic en Más > Marcar como pagada.
c. Selecciona la factura, ve hasta Pagos y haz clic en Aceptar un pago. - Confirma el importe, el método de pago y, si quieres, añade una nota personal y otra para el cliente.
- Haz clic en Cobrar.
Si has solicitado una confirmación de productos y servicios a tu cliente y aceptas el pago de una factura sin su confirmación, la confirmación se eliminará y renunciarás a cualquier derecho para protegerte en caso de reclamación.
Si recibes un pago total o parcial por una factura fuera de Facturas Square (por ejemplo, en efectivo, con un cheque o con otra forma de pago), puedes marcarla como pagada desde el Panel de control. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Hay tres formas de marcar una factura como pagada desde el Panel de control:
a. Junto a la factura, haz clic en (•••) > Marcar como pagada.
b. Selecciona la factura y haz clic en Más > Marcar como pagada.
c. Selecciona la factura, desplázate hasta Pagos y haz clic en Marcar como pagada. - Confirma el importe, el método de pago y, si quieres, añade una nota personal y otra para el cliente.
- Por último, haz clic en Guardar.
Desde Facturas Square y TPV Square, puedes recibir un pago total o parcial con una tarjeta de crédito o débito (conectando un dispositivo de Square o usando Tap to Pay on iPhone y Tap to Pay en Android), una tarjeta guardada, una tarjeta regalo de Square o anotando manualmente los datos de una tarjeta.
También puedes marcar las facturas como pagadas en efectivo, con otra tarjeta regalo o mediante certificado, cheque u otras formas de pago, pero en estos casos el importe solo se registrará para llevar un seguimiento. No recibirás ningún depósito por esta transacción.
Para marcar una factura como total o parcialmente pagada:
- Desde la aplicación Facturas Square, pulsa Facturas en la barra de navegación. Desde TPV Square, pulsa ≡ Más > Facturas.
- En Pagos, selecciona Añadir pago.
- Elige Importe restante u Otro importe para registrar un pago parcial. Pulsa Siguiente.
- Elige la forma de pago.
- Una vez que se confirme el pago, pulsa Nueva venta para volver a la factura.