Crea y envía facturas
Acerca de Facturas Square
Con Facturas Square, podrás solicitar el pago de productos o servicios enviando una cantidad ilimitada de facturas digitales, presupuestos o facturas recurrentes.
Antes de comenzar
Puedes crear, enviar y administrar facturas desde el Panel de Datos Square, la aplicación Facturas Square o la aplicación Punto de venta Square con un dispositivo móvil compatible.
Si te suscribes a Facturas Square Plus, puedes enviar varias facturas, acceder a presupuestos de multipaquete, convertir automáticamente presupuestos en facturas y crear plantillas de contenido y campos personalizados.
Solo puedes crear facturas en grupo desde el Panel de Datos Square.
Crear y enviar una factura
Paso 1: Información de la factura
Primero, agrega información sobre el cliente, la frecuencia de las facturas y las opciones de pago. Las facturas recurrentes programadas se enviarán automáticamente a tu cliente a las 10:00 a. m. (en tu zona horaria) de la fecha que seleccionaste.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas.
- Puedes crear facturas únicas, por lotes o recurrentes de dos maneras:
- En la página Vista general , haz clic en Enviar una factura.
- En la página Facturas , haz clic en Crear factura.
- Agrega un cliente nuevo o existente a la venta. Puedes ingresar hasta nueve destinatarios.
- Ingresa información detallada de la factura.
- Opcional: agrega un mensaje para el cliente.
- Selecciona la frecuencia de la factura, una vez o recurrente.
- Para Una vez, ingresa la fecha de vencimiento y la fecha de servicio opcional.
- Para Recurrente, ingresa la programación recurrente para incluir la fecha de inicio y de vencimiento de cada factura, la frecuencia, el número de repeticiones o la fecha final.
- Para pagos recurrentes, también puedes Permitir pagos automáticos con tarjeta guardada.
- Ve al Paso 2: Artículos de línea a continuación.
- Desde tu dispositivo compatible, pulsa (+) luego, Enviar factura desde la pantalla de Inicio o pulsa Facturas desde el panel de navegación y, a continuación, pulsa (+).
- Selecciona una plantilla existente, si corresponde.
- Agrega un cliente nuevo o existente a la venta y cualquier destinatario adicional, si corresponde.
- Ve al Paso 2: Artículos de línea a continuación.
- En tu dispositivo compatible, pulsa ≡ Más > Facturas > (+).
- Agrega un cliente nuevo o existente a la venta y cualquier destinatario adicional, si corresponde.
- Ve al Paso 2: Artículos de línea a continuación.
Las plantillas de factura existentes no están disponibles con Punto de venta Square. Usa las aplicaciones Panel de Datos Square o Facturas Square para acceder a tus plantillas personalizadas.
Paso 2: Artículos de línea
Agrega artículos o un importe personalizado a la factura. Para mostrar las descripciones de los artículos en tus facturas, activa la opción desde Ajustes de recibos en el Panel de Datos Square.
- Ingresa un importe personalizado, selecciona un artículo existente, crea un artículo nuevo escribiendo en el campo del artículo o usa un escáner de código de barras conectado para escanear un artículo. Consulta cómo conectar un escáner de códigos de barras a tu punto de venta.
- Cuando agregues artículos, agrega una nota opcional si deseas que el cliente sepa algo sobre este artículo. La nota aparecerá en esta factura.
- Agrega cualquier descuento opcional (por artículo o factura), impuestos (incluidos en el total), tarifas de envío o cobros por servicio.
-
Administra depósitos de facturas y calendarios de pago.
- Con Facturas Square Gratis o Plus, puedes solicitar un depósito basado en un porcentaje o monto.
- Los suscriptores de Facturas Square Plus también pueden dividir el saldo en metas de pago según el porcentaje o el monto.
- Si no necesitas un calendario de pagos o ya lo agregaste, ve al Paso 3: Opciones de pago a continuación.
- Ingresa un importe personalizado o selecciona un artículo existente.
- Aplica cualquier descuento, si corresponde.
- Pulsa Hacer esta factura recurrente para seleccionar la frecuencia de la factura: Una vez o Recurrente.
- Para Una vez, ingresa la fecha de vencimiento, la fecha de envío y la fecha de servicio (opcional).
- Para Recurrente, ingresa la frecuencia recurrente o fecha de finalización (Nunca, en una fecha establecida o después de un número de facturas) o la fecha de servicio (opcional).
- Pulsa la flecha para regresar a la factura. Desde aquí, puedes cambiar la fecha de vencimiento de la factura, la fecha de inicio y la fecha de servicio opcional.
- Para pagos recurrentes, también puedes activar Permitir pagos automáticos.
- Ve al Paso 3: Opciones de pago a continuación.
Paso 3: Opciones de pago
Decide cómo pueden pagar tus clientes y si aceptarás propinas. Las facturas pagadas aparecerán en el Historial de transacciones.
Los cronogramas de pago te dan más control sobre cómo pagan tus clientes. Puedes programar el depósito inicial y dividir el saldo restante en varios pagos. Obtén más información sobre cómo administra depósitos de facturas y calendarios de pago.
- Selecciona la(s) opción(es) de pago correspondiente(s) marcando la casilla:
- Tarjeta de débito o crédito
- Apple Pay o Google Pay
- Cash App Pay
- Transferencia bancaria de ACH
- Afterpay
-
Tarjetas de regalo Square
- Si corresponde, activa Propina o Permitir al cliente guardar tarjetas de pago.
- Ve al Paso 4: Comunicación a continuación.
Actualmente, Afterpay no admite facturas recurrentes ni calendario de pagos.
- En Forma de pago, pulsa Formas de pago aceptadas para verificar las opciones correspondientes. Pulsa la flecha para regresar.
- También puedes + Agregar una tarjeta guardada y activar Guardar forma de pago, si corresponde.
- Ve al Paso 5: Más opciones a continuación.
Actualmente, Afterpay no admite facturas recurrentes ni calendario de pagos.
- La Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) es una red para la transferencia de fondos electrónicos entre instituciones financieras de los Estados Unidos.
- Con el procesamiento ACH, recibes un menor costo de procesamiento y un mayor margen de beneficio para tu negocio. La comisión de procesamiento de ACH para Facturas Square es solo del 1%, con una comisión mínima de $1 y sin costos de procesamiento adicionales. Por ejemplo, si tu factura es de $300, la comisión de procesamiento será del 1% o $3.00.
- Puedes actualizar a Facturas Plus y obtén un límite de comisión de $10 por transacción de ACH. Las comisiones se limitan por solicitud de pago para las facturas progresivas.
Paso 4: Comunicación
Determina cómo enviarás tu factura y cualquier recordatorio.
- Elige las opciones de comunicación y recordatorio preferidas: correo electrónico, mensaje de texto o enlace para compartir.
- Para compartir un enlace por correo electrónico, puedes agregar hasta 8 destinatarios adicionales y establecer recordatorios automáticos.
- Para compartir una factura por mensaje de texto, confirma que tu cliente solicitó que se enviara una factura por mensaje de texto y, si aplica, confirma que hay un número de teléfono móvil válido en el perfil del cliente.
- Si seleccionas Mensajes de texto como método de envío, no se admiten los recordatorios automáticos y destinatarios adicionales.
- Tus clientes recibirán un mensaje de texto de bienvenida junto con la factura e instrucciones para optar por no recibir mensajes. 4. Para compartir una factura a través de un link de pago, la factura y los archivos adjuntos no se enviarán por correo electrónico al cliente, pero puedes compartir el enlace una vez que esté creado.
- Una vez que selecciones tu método de comunicación, ve al Paso 5: Más opciones y envío a continuación.
- Una vez que hayas completado las indicaciones del Paso 5: Más opciones y envío, aparecerá una página de vista previa en la aplicación. Pulsa Comunicación para elegir tu método de envío: compartir por correo electrónico, mensaje de texto o manualmente con una URL.
- Para compartir una URL manualmente, tendrás la opción de Copiar enlace o Compartir para enviarlo desde tus dispositivos.
- Para compartir un enlace por correo electrónico, puedes agregar hasta 8 destinatarios adicionales y establecer recordatorios automáticos.
- Para compartir una factura por mensaje de texto, confirma que tu cliente solicitó que se enviara una factura por mensaje de texto y, si aplica, confirma que hay un número de teléfono móvil válido en el perfil del cliente.
- Si seleccionas Mensajes de texto como método de envío, no se admiten los recordatorios automáticos y destinatarios adicionales.
- Tus clientes recibirán un mensaje de texto de bienvenida junto con la factura e instrucciones para optar por no recibir mensajes.
- Para continuar, pulsa la flecha para regresar.
- Pulsa Recordatorios de pago y activa o desactiva la opción Enviar recordatorios de pago. Elige las fechas de recordatorios, según sea necesario. Pulsa la flecha para regresar.
- Desde aquí puedes obtener la Vista previa del PDF, pulsar (•••) para Guardar como borrador, o pulsar Enviar, crear o programar factura.
- Los clientes pueden optar por no recibir actualizaciones por mensaje de texto en cualquier momento a través del texto de bienvenida.
- Recibirás un correo electrónico de alerta y verás que tu cliente optó por no participar en el registro de actividad de Facturas desde el Panel de Datos de Square y la aplicación PDV de Square.
- Una vez que el cliente cancela la suscripción, no podrás enviarle Facturas por mensajes de texto a no ser que vuelva a suscribirse.
Paso 5: Más opciones y enviar
Por último, antes de enviar la factura, deberás agregar los detalles del envío u otros detalles del acuerdo.
Recibirás una notificación por correo electrónico una vez que la factura esté pagada. Los fondos se depositarán en tu cuenta bancaria asociada según tu calendario de depósitos.
-
Confirmación de productos y servicios: Activa la confirmación de productos y servicios y haz clic en Sí o No después de revisar el mensaje.
- Para pagar, tu cliente debe confirmar que está satisfecho con los productos y servicios. Esto solo cubre los pagos finales tras entregar los productos o prestar los servicios.
- La confirmación aparecerá en la factura pagada como Aceptada.
-
Tarifas de envío: activa la opción Enviar para crear un pedido de envío.
- Si corresponde, verifica la dirección de envío de la solicitud para que el cliente pueda proporcionar una dirección para los productos o servicios facturados.
- Si el envío está habilitado, este pedido se agregará a tu Administrador de pedidos de Square una vez que el cliente pague la factura.
- Contratos Square: agrega un Contrato de Square opcional para establecer acuerdos de servicio claros con tus clientes.
-
Anexos: si corresponde, puedes adjuntar hasta 10 archivos con un total de 25 MB.
- Los tipos de archivo compatibles son: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP y PDF. No adjuntes información personal confidencial o contenido ilegal. Square puede utilizar el contenido que cargas para contestar devoluciones de pagos en tu nombre.
- Campos personalizados: los suscriptores de Square Invoices Plus pueden agregar un campo personalizado para ingresar datos que aparecerán en la factura que le envíes al cliente. Ingresa el título, el texto y la ubicación del campo personalizado en la factura. Haz clic en Guardar.
- Después de haber completado los detalles de la factura, haz clic en Vista previa, Guardar como borradoro Crear o Programar para una fecha futura.
En Detalles, puedes configurar las siguientes opciones:
-
Confirmación de productos y servicios: activa la confirmación de productos y servicios y pulsa Sí o No después de revisar el mensaje.
- Tu cliente debe confirmar que está satisfecho con los productos y servicios para poder pagar la factura. Esto solo cubre los pagos finales tras entregar los productos o prestar los servicios.
- La confirmación aparecerá en la factura pagada como Aceptada.
- Tarifas de envío: activa la opción Crear pedido para envío con la opción Solicitar dirección de envío.
- Sin título, sin ID personalizado de factura: pulsa aquí para ingresar un título de factura opcional, un ID personalizado de factura y un mensaje para el cliente. Pulsa Guardar.
- Agregar un archivo adjunto: elige un archivo de tu biblioteca de fotos, toma una nueva foto desde tu dispositivo o adjunta un PDF desde tu dispositivo.
- Adjuntar un contrato de Square: selecciona un contrato existente. También puedes buscar por nombre o título del cliente.
- Agregar un campo personalizado: los suscriptores de Facturas Square Plus pueden crear campos personalizados que se adapten mejor a su negocio.
Una vez que hayas configurado los ajustes adicionales, pulsa Continuar y luego ve al Paso 4: Comunicación.
Crear facturas en grupos
Con Facturas Square Plus, puedes enviar la misma factura a varios clientes a la vez por correo electrónico, en lugar de crear facturas individuales para cada uno, a fin de ahorrar tiempo y simplificar el proceso de facturación mensual.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas.
- Existen dos formas de crear un bloque de facturas:
- En Descripción general , haz clic en Enviar un bloque de facturas.
- En Facturas, haz clic en Crear factura > Bloque.
- Sigue los pasos detallados anteriormente para preparar una factura.
Crea grupos de clientes a quienes les cobres con frecuencia por el mismo servicio, como comisiones de membresía. De este modo, podrás facturar al grupo entero de una sola vez.
Descubre cómo crear grupos de clientes y filtros desde el Panel de Datos Square.
Control de inventario y ventas
Si usas Square para controlar tu inventario, tus artículos se modificarán una vez que se pague la factura en su totalidad. Pagar el depósito no cambiará el recuento de artículos. Obtén más información sobre cómo usa el seguimiento de inventario para Facturas Square.
En facturas, las ventas no se registran en los informes de ventas hasta que se pague la factura Square en su totalidad. Las ventas se atribuyen a la fecha en la que se salda la factura, no a la fecha del depósito o en la que se envió la factura.
Administrar facturas enviadas
Una vez que hayas compartido una factura, puedes enviar recordatorios de pago a tus clientes, editar una factura sin pagar, aceptar un pago o marcarla como pagada. También puedes cancelar, duplicar, compartir, imprimir, descargar el PDF o archivar.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas.
- Junto a la factura correspondiente, haz clic en (•••) y selecciona la acción correspondiente.
- También puedes hacer clic en la factura para abrir un panel de vista rápida y hacer clic en Más para seleccionar la acción correspondiente.
- Desde la aplicación Facturas Square o Punto de venta Square, pulsa Facturas en la barra de navegación. Desde la aplicación PDV Square, pulsa ≡ Más > Facturas.
- Selecciona la factura correspondiente para administrarla y pulsa (•••).
- Elige enviar un recordatorio, duplicar, compartir, cancelar, archivar o descargar. También puedes Editar o Agregar un pago.
Aceptar el pago de una factura
Si tu cliente no paga una factura en línea, puedes aceptar el pago manualmente y marcarla como pagada.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas.
- Hay tres formas de aceptar un pago desde el panel de datos:
a. Junto a la factura, haz clic en (•••) > Aceptar un pago.
b. Haz clic en la factura y haz clic en Más > Marcar como pagada.
c. Haz clic en la factura, ve hasta Pagos y haz clic en Aceptar un pago. - Confirma el monto, la forma de pago y de manera opcional una nota personal o para el cliente.
- Haz clic en Cobrar.
Si solicitaste una confirmación de productos y servicios al comprador, pero aceptas un pago por una factura sin la confirmación del comprador, la confirmación se eliminará de la factura. Esto renunciará a los derechos defensivos al preparar documentos para impugnar disputas.
Si recibes un pago total o parcial por una factura fuera de Facturas Square, como efectivo, cheque u otro, puedes marcarla como pagada desde tu panel de datos. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas. 2. Hay tres formas de marcar una factura como pagada desde el panel de datos:
a. Junto a la factura, haz clic en (•••) > Marcar como pagada.
b. Haz clic en la factura y haz clic en Más > Marcar como pagada.
c. Haz clic en la factura, desplázate hasta Pagos y haz clic en Marcar como pagada. - Confirma el monto, la forma de pago y de manera opcional una nota personal o para el cliente.
- Haz clic en Guardar.
Desde la aplicación Facturas Square y PDV Square, puedes recibir un pago total o parcial a través de tarjeta de crédito o débito (conectando el hardware Square o usando Tap to Pay en iPhone y Tap to Pay en Android), tarjeta guardada en el archivo, tarjeta de regalo Square, ingreso manual de tarjeta.
También puedes marcar las facturas como pagadas en efectivo, con otra tarjeta de regalo o certificado, cheque u otros tipos de pago, sin embargo, el monto registrado es solo para fines de seguimiento. No recibirás un depósito por esta transacción.
Para marcar una factura como total o parcialmente pagada:
- Desde la aplicación Facturas Square, pulsa Facturas desde la barra de navegación. Desde la aplicación PDV Square, pulsa ≡ Más > Facturas.
- En Pagos, selecciona Agregar pago.
- Elige Monto restante u Otro monto para marcar un pago parcial. Pulsa Siguiente.
- Elige la opción de pago.
- Una vez que se confirme el pago, pulsa Nueva venta para regresar a la factura.