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Envío de facturas Square en línea

Puede solicitar el pago de artículos o servicios conFacturas Squaredesdesu Panel de Datos Square en línea, desdeAplicación Facturas Squareo desde la aplicación Punto de venta Square mediante undispositivo móvil compatible. Puede crear y enviar facturas, crear un grupo de facturas recurrentes, crear y enviar presupuestos de facturas y programar entregas de facturas.

Nota:Asegúrese de seguirprácticas óptimas para Facturas Square.

Tarifas de Facturas Square

Puede enviar una cantidad ilimitada de facturas por una tarifa de2.9% + 30¢. Las tarifas se aplican en el momento en que su cliente paga una factura con tarjeta de crédito o débito, Apple Pay o Google Pay. Si su cliente paga con una tarjeta de regalo electrónica o física, las comisiones se aplicarán al vender la tarjeta de regalo y no cuando se usa como medio de pago para la factura.

Si utiliza la tarjeta guardada paraguardar y cobrar tarjetas de pagos de clientes, pagará una tarifa apenas más alta de3.5% + 15¢cuando se utilice una tarjeta guardada para pagar una factura. La tarifa más alta para las transacciones con tarjetas guardadas se debe al riesgo más alto que implican estos pagos, ya que se pueden efectuar sin necesidad de presentar la tarjeta de pago ni la presencia del titular de la tarjeta.

Nota: Cuando su cliente pague mediante depósito o realice un pago parcial, a usted se le cobrará el 2.9% + 30¢ por depósito.

Crear facturas en línea

  1. Vaya aFacturasensu Panel de Datos Square en línea>Crear factura.

  2. Seleccione un cliente de suDirectorio de clienteso ingrese un nuevo nombre, dirección de correo electrónico o número teléfono. Puede ingresar hasta 9 destinatarios.

  3. Agregue unTítulo de facturaopcional y edite laId. de la facturapara que coincida con sus registros.

  4. Agregue un mensaje personal. Si desea utilizar el mismo mensaje para todas las facturas, seleccioneGuardar como mensaje predeterminado.

  5. EnMétodo de entrega, seleccione si desea enviar la factura por correo electrónico o compartir el enlace de forma manual con su cliente. Si su cliente tiene una tarjeta guardada, tendrá la opción de seleccionarla en este menú.

  6. Seleccione laFrecuenciapara esta factura. Se puede enviar como facturaUna vezoRecurrente. Sicrear un grupo de facturas recurrentes, seleccione las fechas de inicio y finalización, junto con las fechas de frecuencia y vencimiento.

  7. Seleccione artículos y tipos de unidades y aplique variantes de artículos, notas e impuestos haciendo clic enPersonalizar.

  8. Agregue los descuentos correspondientes:

    • Para agregar un descuento a la factura total, haga clic enAgregar descuento.

    • Para agregar un descuento a un artículo específico, haga clic enPersonalizarjunto al artículo.Nota: Solo los descuentos actuales de porcentajes fijos pueden aplicarse a un artículo. Debeconfigurar impuestosycrear descuentosantes de agregarlos a una factura.

  9. Haga clic enEnviarsi está enviando una factura por única vez o enProgramarsi está creando un grupo de facturas recurrentes. Si está realizando un cargo a latarjeta de pago guardada del cliente, seleccione una tarjeta de pago desde la lista desplegable debajo deMétodo de facturación> seleccione una fecha para realizar un cargo a la tarjeta >ProgramaroCobrarsi la envía de inmediato.

Nota: Antes de enviar la factura, seleccioneVista previaen la esquina superior derecha para ver su factura tal como la verá el cliente. También puede hacer clic enGuardar borradorpara guardar la versión actual y trabajar en ella más tarde, o para conservarla como una plantilla para duplicar y enviarla en cualquier momento.

Cuando envía una factura para el pago, cada destinatario tiene la opción depagar la facturacon cualquiertarjeta de pago aceptada, Apple Pay o Google Pay. Tanto usted como su cliente recibirán un correo electrónico de confirmación una vez que se pague una factura con una tarjeta guardada o la abone el cliente.

Parapagar facturas con Square, si cliente deberá seguir estos pasos:

Pay Invoices GIF

También puede cobrar una factura si ingresa manualmente la tarjeta de pago de su cliente desde suPanel de Datos Square en línea. Para hacerlo, seleccione una factura y haga clic enAgregar pago> ingrese la tarjeta de pago de su cliente.
Podrá cobrar pagos tanto totales como en cuotas y depósitos.

Enviar facturas manualmente mediante el Panel de Datos

  1. Vaya aFacturasensu Panel de Datos Square en línea>Crear factura.

  2. Seleccione un cliente de suDirectorio de clienteso ingrese un nuevo nombre, dirección de correo electrónico o número teléfono. Puede ingresar hasta 9 destinatarios.

  3. Agregue unTítulo de facturaopcional y edite laId. de la facturapara que coincida con sus registros.

  4. Agregue un mensaje personal. Si desea utilizar el mismo mensaje para todas las facturas, seleccioneGuardar como mensaje predeterminado.

  5. EnMétodo de entrega, elija compartir la factura manualmente. Esta factura y los archivos adjuntos no se enviarán por correo electrónico a su cliente, pero puede compartir el enlace una vez que esté creado. Si su cliente tiene una tarjeta guardada, tendrá la opción de seleccionarla en este menú.

  6. Seleccione laFrecuenciade esta factura.

  7. Seleccione artículos y tipos de unidades y aplique variantes de artículos, notas e impuestos haciendo clic enPersonalizar.

  8. Agregue los descuentos correspondientes:

    • Para agregar un descuento a la factura total, haga clic enAgregar descuento.

    • Para agregar un descuento a un artículo específico, haga clic enPersonalizarjunto al artículo.Nota: Solo los descuentos actuales de porcentajes fijos pueden aplicarse a un artículo. Debeconfigurar impuestosycrear descuentosantes de agregarlos a una factura.

  9. Haga clic enCrearsi está enviando una factura por única vez o enProgramarsi está creando un grupo de facturas recurrentes. Copie la URL de la factura en el portapapeles para compartirla con su(s) cliente(s) por correo electrónico, mensaje de texto o cualquier canal de redes sociales. Si está realizando un cargo a latarjeta de pago guardada del cliente, seleccione una tarjeta de pago desde la lista desplegable debajo deMétodo de facturación> seleccione una fecha para realizar un cargo a la tarjeta >ProgramaroCobrarsi la envía de inmediato.

Crear un presupuesto

Facturas Squarele permite enviar presupuestos. Una vez aceptado el presupuesto, podrá convertirlo rápidamente en una factura para recibir el pago rápidamente.

Para comenzar:

  1. Vaya aFacturasen suPanel de Datos Square en línea.

  2. Haga clic enPresupuestosen el menú lateral y seleccioneCrear presupuesto.

  3. Seleccione un cliente de suDirectorio de clienteso ingrese un nuevo nombre, dirección de correo electrónico o número teléfono. Puede ingresar hasta 9 destinatarios.

  4. Agregue unTítulo del presupuestoopcional y edite laId. de la facturapara que coincida con sus registros.

  5. Agregue un mensaje personal. Si desea utilizar el mismo mensaje para todas las facturas, seleccioneGuardar como mensaje predeterminado.

  6. Seleccione laFecha de envíoyFecha de vencimientopara esta factura. Puede ser inmediata, de 7, 14 o 30 días o al final del mes.

  7. Seleccione artículos y, luego, aplique modificadores de artículos, notas e impuestos.

  8. Haga clic enAgregar descuentopara agregar cualquier descuento aplicable a la factura completa.

Para descargar un archivo .csv de los presupuestos de sus facturas, haga clic enExportaren la pestañaPresupuestos.

Nota: Los presupuestos no aparecerán como una transacción en ninguno de sus informes. Un presupuesto no implica dinero transferido y solo debe usarse para proporcionar un presupuesto del costo y del alcance de la prestación de un servicio.

Adjuntar un contrato a una factura o un presupuesto

Puede adjuntarContrato Squaredirectamente a sus facturas o presupuestos desde su Panel de Datos Square en línea. Al asociar un contrato a sus facturas o presupuestos, podrá documentar un acuerdo firmado y establecer expectativas claras con su cliente, lo cual aumentará su protección contra los reclamos de pago.

Para comenzar:

1. Vaya a la pestañaFacturasde suPanel de Datos Square en línea.

2. SeleccioneCrear factura.

3. Después de completar los detalles de facturas necesarios, seleccioneAdjuntar un Contrato Squareen la sección Más opciones.Nota: Puede adjuntar contratos tanto firmados como no firmados, pero no borradores.

4. Utilice la herramienta de búsqueda para seleccionar el Contrato Square que desee y, luego, seleccioneGuardar.

Crear un presupuesto con más de un paquete

Facturas Square también le permite enviar un presupuesto con más de un paquete que incluye grupos de artículos o servicios a precios adicionales, lo que permite al comprador elegir qué paquete prefiere comprar. Con esta función, puede pasar menos tiempo enviando varios presupuestos para el mismo trabajo y más tiempo cerrando una venta.

Para enviar un presupuesto con varios paquetes:

  1. Vaya aFacturasen suPanel de Datos Square en línea.

  2. Haga clic enPresupuestosen el menú lateral y seleccioneCrear presupuesto.

  3. Seleccione un cliente de suDirectorio de clienteso ingrese un nuevo nombre, dirección de correo electrónico o número teléfono. Puede ingresar hasta 9 destinatarios.

  4. Agregue unTítulo del presupuestoopcional y edite laId. de la facturapara que coincida con sus registros, junto con unMensajeo unArchivo adjunto> presioneSiguiente.

  5. En la páginaPaquetes, indique unTítulo del paquete,DescripciónyArchivos adjuntosde ser necesario.

  6. SeleccioneAgregar artículopara incluir artículos de suSurtido de artículosy seleccionePersonalizarsi necesita editar el precio o el total para los artículos. Haga clic enAgregar descuentosi desea aplicar un descuento al paquete.

  7. Cuando termine de crear el paquete, puede seleccionarDuplicarpara replicar el paquete o presione el botón (+) junto aAgregar paquetepara crear otro paquete para incluir en el presupuesto.Nota: Podrá crear hasta nueve paquetes en total.

  8. Haga clic enSiguientepara obtener una vista previa y enviar su presupuesto. Indique elMétodo de entrega,Fecha de entregayFecha de vencimiento. Como alternativa, seleccioneGuardar borradorsi desea guardar el presupuesto sin enviarlo.

Una vez que se haya enviado un presupuesto con más de un paquete, aparecerá en laPestaña Presupuestos, en la secciónFacturasde su Panel de Datos. Puede hacer clic en la factura para ver su información, ver los paquetes rechazados (si hay),EditaroMarcar como aceptado. Si el comprador aceptó el presupuesto, verá la opción paraConvertir a facturamanualmente.

Nota: Los presupuestos con más de un paquete tienen funcionalidad limitada en la aplicación móvil Punto de venta Square. Por el momento, esta función no está disponible en la aplicación Facturas Square. Para disfrutarla en su totalidad, use la función en su Panel de Datos Square.

Convertir un presupuesto en una factura

Una vez que mande un presupuesto, selecciónelo para ver los detalles > haga clic enMás>Convertir a factura.

Al enviar un presupuesto, puede elegir que un presupuesto individual se convierta automáticamente en una factura una vez que su cliente lo acepte o guardar la factura como borrador para enviarla en una fecha posterior. Si elige que los presupuestos se conviertan automáticamente en facturas, el título y la descripción de las facturas serán los mismos que los de los presupuestos, y el comprador podrá completar el pago después de aceptarlo.

Para activar la función de conversión automática:

  1. Inicie sesión en suaplicación Facturas

  2. Cree un presupuesto. En la secciónComunicacionesdel flujo de creación del presupuesto, verá la opciónConvertir automáticamente.

  3. ActiveConvertir automáticamente.

  4. Tendrá la opción de que la factura convertida automáticamente se guarde como borrador o se envíe al comprador de manera automática.

Los ajustes predeterminados de las facturas se usan para los campos que no se comparten en un presupuesto. Por ejemplo, los recordatorios de facturas se basan en los ajustes predeterminados de las facturas. Puede desactivar esta función en cualquier momento para los presupuestos.

Nota:Esta función solo está disponible mediante el Panel de Datos Square y en dispositivos iOS. Actualmente, la opción de convertir automáticamente no está disponible en dispositivos Android.

Facturación avanzada

Agregar archivos adjuntos a facturas

Puede agregar un archivo adjunto, como uncontratoo imágenes directamente a su factura Square, de modo que su cliente tendrá toda la información sobre la compra en un solo lugar.

  1. Al crear una factura, haga clic enAgregar archivos adjuntospara cargar documentos o imágenes de su computadora.

Nota:los archivos de imágenes y los PDF pueden cargarse con un límite de tamaño combinado de 25 MB, con un máximo de 10 archivos. Puede cargar archivos en formato PDF, PNG y JPG.

  1. Agregue archivos adjuntos adicionales de a uno o elimine los archivos adjuntos cargados haciendo clic enX.

  2. Continúe creando la factura, luego, haga clic enEnviaroProgramar.

Antes de enviar su factura, seleccioneVista previaen la esquina superior derecha para ver la factura de la misma manera que la verá su cliente. También puede hacer clic enGuardar como borradorpara guardar la versión actual y continuar más tarde.

No utilice esta función para cargar información médica personal, contenido ilegal o contenido que viole lasCondiciones de serviciode Square. Square puede revisar y utilizar el contenido que cargue en relación con el rechazo de devoluciones de pago.

Agregar recordatorios automáticos para facturas

Active los recordatorios automáticos para sus clientes cuando se acerca la fecha de vencimiento de una factura o cuando esté vencida.

  1. Durante el proceso de creación de facturas, desplácese hastaMás opciones> marqueProgramar recordatorios de pago para esta factura. De manera predeterminada, se enviará automáticamente un recordatorio 1 y 3 días después de la fecha de vencimiento.

  2. Para configurar recordatorios personalizados, haga clic enEditar recordatorios.

  3. Edite las dos opciones predeterminadas y/o haga clic enAgregar recordatoriopara añadir otra opción.

Obtenga más información sobreAjustes de notificaciones de Facturas Square.

Crear un grupo de facturas recurrentes

Puede configurar pagos recurrentes con sus clientes mediante Facturas Square.

Para comenzar:

  1. Vaya aFacturasen suPanel de Datos Square en línea.

  2. Haga clic enRecurrente>Crear grupo recurrente.

  3. Seleccione un cliente de su directorio de clientes o ingrese un nuevo nombre y dirección de correo electrónico o número de teléfono. Puede ingresar hasta nueve destinatarios.

  4. Si un cliente ya tiene una o varias tarjetas de pago almacenadas en su perfil de directorio, elija la tarjeta a cobrar en el menú desplegableMétodo de facturación. Si desea que su cliente tenga la opción de optar por los pagos automáticos con unaTarjetas guardadas, activePermitir pagos automáticos. Al hacerlo, su cliente tendrá la opción de guardar de manera segura su tarjeta de pago y pagar automáticamente cada factura de un grupo periódico. La tarjeta de su cliente se cobrará de forma automática según el calendario del grupo.

  5. Seleccione la fecha de inicio, la frecuencia del pago y la fecha final.

  6. Complete el resto de la factura, incluidos los descuentos.

  7. Marque los casilleros enMás opciones, si corresponde.

  8. Haga clic enProgramaroCobrarsi lo envía de inmediato.

Si programó un pago recurrente para una próxima fecha con la función de tarjeta guardada, se le cobrará a la tarjeta de su cliente en forma automática a las 10 a. m. (en su zona horaria) de la fecha que haya seleccionado.

Tenga en cuentaque, si se cambia la tarjeta guardada y el cliente tiene una factura recurrente, deberá editar el grupo de facturación para asegurarse de que se cobre a la tarjeta correcta.

Programar una factura

Si desea programar una factura única para que se envíe en una fecha determinada, siga lospasos 1 a 4en la secciónCrear facturas en líneay, luego, siga los pasos a continuación:

  1. SeleccioneEnviar factura por correo electrónico> oCompartir manualmente mediante enlace.

  2. En el campoEnviar, elija una fecha de envío y, luego, seleccione la fecha de vencimiento del pago.

  3. Termine de completar la factura y seleccioneProgramaroGuardar como borrador.

Nota:Si seleccionaGuardar como borrador, no se enviará automáticamente su factura programada y tendrá que seleccionarProgramarpara determinar cuándo se enviará.

Las facturas programadas se enviarán de manera automática a su cliente a las 10 a. m. (en su zona horaria) en la fecha que haya seleccionado. Recibirá un correo electrónico de notificación una vez que se abone la factura, y los fondos se depositarán en su cuenta bancaria asociada segúnsu calendario de depósitos.

Nota:No es posible personalizar la hora a la que se envía una factura.

Solicitar la dirección de envío del cliente

Cuando envía una factura mediante su Panel de Datos Square en línea, puede optar por recopilar la dirección de envío de su cliente.

Para hacerlo, enMás opcionesen la página de detalles de la factura, seleccioneSolicitar dirección de envío.

Cuando su cliente reciba la factura, debajo de los campos de pago, verán la opción para introducir la dirección de envío de su preferencia. Cuando la envíen, usted podrá ver su dirección junto con la información del pago de la factura.

Guardar una tarjeta de pago para los pagos con tarjeta

Con la opción de tarjeta guardada, puede almacenar las tarjetas de pago de los clientes en su directorio de clientes, procesar pagos de facturas inmediatamente y recibir el pago más rápido. Guardar una tarjeta registrada puede resultar muy útil cuando utilizafacturas periódicaso envía varias facturas al mismo cliente.

Existen algunas maneras de guardar la tarjeta de pago de un cliente:

Desde su Panel de Datos Square en línea:

  1. Visite la secciónClientesde suPanel de Datos Square en línea.

  2. Cree o seleccione un perfil de cliente existente.

  3. Haga clic en el ícono de tres puntos del menú de acciones en la parte inferior derecha >Agregar tarjeta.

  4. Ingrese los detalles de la tarjeta, seleccione un lugar donde se pueda cobrar esta tarjeta e imprima y guarde un formulario de autorización del cliente.Nota:El formulario de autorización no tiene un campo para el CVV por motivos de seguridad. El CVV se guarda de manera segura dentro del perfil del cliente y no puede visualizarse una vez almacenado.

  5. Haga clic enConfirmar.

Desde su aplicación Square:

  1. PresioneClientesen el menú de navegación >Todos los clientes.

  2. Cree o seleccione un perfil de cliente existente.

  3. PresioneEditar información personal>Agregar tarjeta.

  4. Deslice, inserte o escriba el número de tarjeta >Siguiente.

  5. Ingrese la dirección de correo electrónico del cliente para que se le notifique cuando se haga un cargo a la tarjeta >Siguiente.

  6. Ingrese el código postal de facturación de la tarjeta >Autorizar.

Cuando crea una factura nueva:

  1. Cuando cree una factura en el Panel de Datos Square o en la aplicación de Square, desplácese hastaMás opciones.

  2. Marque o activePermitir al cliente guardar una tarjeta registrada.

  3. Cuando pague la factura, su cliente tendrá la opción de guardar los detalles de la tarjeta para futuras compras y facturas.

Administrar Formas de pago para Facturas Square

Puede administrar las formas de pago aceptadas por sus Facturas Square actualizando los ajustes en su Panel de Datos Square en línea o desde la aplicación Facturas Square. Para hacerlo:

  1. Desde suPanel de Datos Square en línea, visiteFacturas>Ajustes.

  2. EnMétodos de pago, seleccioneTarjeta de crédito o débito,Tarjetas de regaloo ambas.

  3. Haga clic enGuardar.

  4. Desde la aplicación Facturas Square, seleccioneMás>Ajustes de facturas predeterminados.

  5. PresioneMétodos de pago> seleccioneTarjeta de crédito o débito,Tarjetas de regaloo ambas.

  6. Presione la flecha para regresar a la pantallaAjustes de facturas predeterminados.

Después de actualizar estos ajustes, sus clientes solo podrán pagar sus facturas de acuerdo con los criterios de forma de pago seleccionados.

Más información sobre: Point of Sale