Bonnes pratiques pour Factures Square
Factures Square permet de facturer vos clients sans avoir à saisir leurs informations de paiement manuellement. Cependant, vous aurez moins de visibilité quant au moyen de paiement de votre client. Nous vous conseillons donc de suivre ces pratiques recommandées.
1. Apprenez à connaître vos clients
Vous êtes responsable de l’envoi d’une facture Square, il est donc important de savoir à qui vous avez affaire. Prenez le temps d’appeler votre client en cas de commande inhabituelle ou d’un montant élevé. Si vous ne parvenez pas à joindre votre client ou si le numéro fourni ne fonctionne pas, ne finalisez pas la vente.
2. Envoyez vos factures directement à l’adresse e-mail ou au numéro de téléphone de votre client
Cela permet de vous assurer que le client accepte et reconnaît chaque paiement traité, et de réduire l’éventualité d’un litige. Si vous souhaitez conserver une copie de ces factures pour référence, vous pouvez toujours ajouter votre propre adresse e-mail ou numéro de téléphone au message que vous envoyez.
3. Gardez un œil sur les tentatives répétées de payer une facture
Votre client dispose de plusieurs tentatives pour payer une facture. Afin de garantir votre sécurité, Square annule une facture si le client atteint le nombre maximal de tentatives. Si vous recevez ce message, nous vous recommandons vivement de vérifier l’identité de votre client, de lui proposer un autre mode de paiement (chèque ou espèces) ou de refuser de conclure la vente.
4. Soyez vigilant lorsque le client demande un retrait en personne
Si quelqu’un demande à payer avec Factures Square, mais souhaite retirer un produit ou recevoir des services en personne, il peut s’agir d’un signe que votre client utilise les informations d’une carte volée. Vérifiez les quatre derniers chiffres de la carte en accédant à Ventes dans votre Tableau de bord Square et en sélectionnant Transactions. Sélectionnez le paiement en question pour afficher le type de carte et ses quatre derniers chiffres. Demandez à voir une copie de la carte et une pièce d’identité du client lorsque vous le rencontrez en personne.
Vous pouvez également demander à votre client de payer leurs factures en personne.
5. Méfiez-vous des demandes de livraison immédiate ou accélérée
Vérifiez que l’adresse d’envoi soit logique pour la commande de votre client. Les points de retrait de courrier, tels que les points UPS et les transitaires, sont fréquemment associés à des fraudes et nous vous recommandons de ne pas effectuer d’envoi vers ces établissements. Si vous recevez une commande de la part d’un client se faisant passer pour une entreprise, mais que le client demande une expédition vers une adresse privée ou résidentielle, il peut également s’agir d’un signe indicatif de fraude.
6. Indiquez vos conditions d’utilisation et votre délai de livraison approximatif
Veillez à ce que vos clients aient accès à vos politiques et conditions lorsqu’ils effectuent un paiement. Pour prévenir de futurs litiges, ajoutez les informations suivantes dans le corps de vos factures :
Politique de remboursement
Conditions d’annulation
Conditions d’utilisation
Délai de livraison estimé
En savoir plus sur les best practices for accepting card payments.