オンラインでSquare 請求書を管理する
Square 請求書を利用すると、メール、SMS、または手入力でどこからでも、請求書、定期請求書、見積もりをオンラインで送信できます。また請求書のステータス（支払い済み、支払い待ちなど）の管理や、リマインダーの送信、支払いの受け付け、請求書の設定など、これらすべてをリアルタイムで行えます。
Square データの [請求書] では、請求書の管理に役立つ操作を行えます。
請求書の編集、取り消し、アーカイブ
- Square データの [請求書] にアクセスします。
- 対象の請求書の横にある [•••] をクリックします。
- [編集] をクリックして請求書の内容を編集します。
請求書をキャンセルするには、以下の手順を行います。
- 対象の請求書を選択して、[•••] > [キャンセル] の順にクリックします。
- [請求書がキャンセルされたことを受取先に通知する] を選択して、[請求書をキャンセル] を選択します。
注意：一旦キャンセルすると、元に戻せません。
定期請求書グルーブをキャンセルするには、以下の手順を行います。
- 対象の請求書を選択します。
- [•••] > [定期送信の終了] > [確認] の順にクリックします。
確認が済みましたら、今後この定期請求書グループから追加の請求書は送信されません。すでに発行済みで未払いの請求書は、引き続き有効です。
請求書が既に支払い済みの場合、支払履歴からのキャンセルまたは削除はできませんが、払い戻しを行って、帳簿を合わせることは可能です。小数の数量で販売した請求書を払い戻しする場合は、整数の商品を払い戻す必要があります。
お客さまがカードで請求書を支払おうとして決済処理に何度も失敗すると、安全保持のため、請求書が自動的に取り消される場合があります。その場合には、該当の請求書を複製のうえ、再送信してください。また（Squareではなく）カード発行会社により決済が承認されていないため、お客さまのご本人様確認を行ってください。詳細については、Square 請求書を安全にご利用いただくためにをご覧ください。
キャンセルされたものや支払い待ちのものを含め、請求書を個別のアーカイブへと移動できます。請求書の整理に役立ち、古い請求書や関連性の低い請求書を非表示にすることができます。アーカイブするには、対象の請求書の横にある [•••] をクリックして、[アーカイブ] をクリックします。
アーカイブした請求書をすべて表示するには、[すべての請求書] をクリックし、ドロップダウンメニューから [アーカイブする] を選択します。
注意：請求書をアーカイブしても、その請求書に設定されているレポート分析やリマインダーには影響しません。
請求書を絞り込む
Square データおよびSquare POSレジアプリでは、請求書をステータス別に絞り込んで表示できます。フィルターの種別は以下の通りです。
| フィルター | 説明 |
|---|---|
| 送信済み | 支払い待ち、期限超過、 支払済み、払い戻し済み、取消済み、および支払いが失敗した請求書 |
| 未払い | 支払い待ち、期限超過、送信されなかった請求書 |
| 支払済み | 支払い済みまたは全額/一部払い戻し済みのすべての請求書 |
| 支払い保留中 | 支払プロセス中の請求書に適用される一時的なステータスです。 |
| 送信予約済み | 送信されていない次の定期請求書と、通常の送信予約済みの請求書が含まれます。 |
| 下書き | まだ送信または予約されていない請求書の下書き |
| 定期請求書のフィルター | 説明 |
| 有効 | 予約済み請求書を含む有効な定期請求書。 |
| 終了済み | 送信済みのすべての予約済み請求書または手動で終了された定期送信を含む定期請求書。 |
| 下書き | まだ送信または予約されていない定期請求書の下書き。 |
請求書の設定
Square データおよびSquare 請求書アプリでは、請求書に関する特定の設定を行えます。
Square 請求書 プラスをご利用の場合は、請求書テンプレートにより請求書をカスタマイズしたり、新規請求書の作成時に使用するデフォルトの請求書を設定したりできます。請求書テンプレートには、加盟店さまの請求関連の情報が自動的に入力されます。それぞれのテンプレートで、以下を行えます。
- 基本的な詳細をカスタマイズ：請求書のタイトルやメッセージを追加します。これらはお客さまに表示されます。
- カスタムメッセージをデフォルトとして保存：サービス規約、キャンセルポリシー、返品規則、個別メッセージなどを、カスタマイズした請求書の [メッセージ] フィールドに追加できます。
- 支払い設定を選択：受け付ける支払方法を設定する、Square 請求書に保存済みのカードを使用する、またはチップオプションを追加するなど、請求書のデフォルトの支払い設定を選びます。
- 商品レベルのメモを追加：商品を追加し、[カスタマイズ] を選択して、[メモ] セクションにアクセスします。価格ポイントと税金を選択しメモを追加したら、忘れずに [保存] を押してください。
- 請求書を共有：お客さまに請求書をメールで送るか手入力で送るか、方法を選択します。また、支払いのリマインダーを送信予約してお客さま宛てに送ることもできます。
- カスタムフィールドを追加：利用規約、キャンセル規則、返品規則、または個別メッセージなどのカスタムフィールドを請求書に追加して、テンプレート内でその位置を選択できます。
請求書のブランディング、在庫管理、スタッフ管理の設定は、Square データから管理できます。
[スタッフ管理] を使用している場合は、オンラインでスタッフに請求書の作成を許可することもできます。作成許可を与えるには、[Square 請求書へのアクセス] のアクセス権限をオンにしてください。
[通知] では、請求書または見積もりの閲覧、送信、更新、支払い、キャンセルが行われるときや、請求書リマインダーが送信されるたびに、アプリ内通知またはメールを受信するかを選択できます。
注意：Square データで行った設定の変更は、モバイル端末にもすべて反映されます。変更があった場合、アカウント登録者と管理者のアクセス権限を持つ人物にのみメールとプッシュ通知が届きます。
契約書を請求書に添付する
Square データでは、Square 契約書で作成した請求書を、請求書や見積もりに添付することができます。契約書を請求書や見積もりに紐づけして送信することで、同意した内容を署名入りで文書化でき、案件に関する期待事項を明記できるので、支払い異議申し立て（チャージバック）があった場合の反証資料として役立てることができます。
次の手順で操作を開始します。
1. Square データの [請求書] タブ にアクセスします。
2. [請求を作成] を選択します。
3. 請求書に関する必要事項を入力したら、[その他オプション] セクションの [Square 契約書を添付] を選択します。注意：契約書は署名のありなしにかかわらず添付できますが、請求書の下書きは添付することはできません。
4. 検索ツールを使用して対象のSquare 契約書を選択し、[保存] を選択します。
Square以外の請求書の支払いを記録する
Square以外で作成した請求書で支払いがあった場合は、Square データから請求書のステータスを「支払済み」に変更できます。操作は以下の手順で行います。
対象の請求書を選択します。
[•••] > [支払いを追加] の順に選択します。
「方法」で、[支払いを記録] を選択します。
支払方法を選択して、[確認] を選択します。
注意：請求書の記録には、決済手数料は発生しません。
お客さまが請求書を対面で支払うことを希望される場合、Square POSレジで請求書の支払いを受け付けることができます。さらに詳しくは、Square POSレジアプリから請求書の支払いを受け付けるをご覧ください。
リマインダーを送信・管理する
未払いの請求書レポートを表示する
レポートでは、以下の操作を行えます。
未払いの請求書があるお客さまを一覧表示する。
すべてのお客さまを対象とする支払い待ち合計額を表示する。
特定のお客さまの検索やデータの絞り込みを行う。
各請求書の期限超過の日数を表示する。
未払い残高の支払いについてリマインダーをお客さまに送信する。
特定のお客さまで絞り込んだ未払い請求書を一覧表示する。
請求書に関するレポートを参照することで、資金繰りの把握や、請求対象および請求金額の確認など、すべてを一括して管理できます。
レポートは、CSVファイルでダウンロードすることもできます。CSV形式でダウンロードするには [エクスポート] を選択します。するとファイルがお使いのパソコンにダウンロードされます。