Square 請求書を管理する
請求書を絞り込む
Square データおよびSquare POSレジアプリから、請求書をステータスで絞り込んで表示できます。
フィルターに含まれるもの：
- 送信済み： 支払い待ち、期限超過、 支払済み、払い戻し済、取消済み、および支払いが失敗した請求書。
- 未払い： 支払い待ち、期限超過、送信されなかった請求書。
- 支払済み： 支払い済みまたは払い戻し済み（または一部払い戻し）のすべての請求書。
- 支払い保留中: 支払済みであるが、カード発行会社によりキャプチャされていない請求書です。
- 送信予約済み： 送信されていない次の定期請求書と、通常の送信予約済みの請求書が含まれます。
- 下書き： まだ送信または予約されていない請求書の下書き。
定期請求書のフィルターには次のものが含まれます。
- 有効： 予約済み請求書を含む有効な定期請求書。
- 終了済： 送信済みのすべての予約済み請求書または手動で終了された定期送信を含む定期請求書。
- 下書き： まだ送信または予約されていない定期請求書の下書き。
請求書を検索する際は次のフィールドを利用して条件を絞り込むことができます。
- お客様名
- お客様電話番号
- お客様メールアドレス
- お客様請求先住所
- お客様名または法人/団体名
- 請求書ID
- 請求書件名
- 請求書のメッセージ
- 単位品目名
請求書を印刷または共有する
次の手順で請求書を共有（オンラインでの共有または印刷）します。
- Square データの [請求書] から新しい請求書を作成します。
- 支払いのドロップダウンから [請求書を手動で共有する] を選択し、支払期限を選択します。
- 請求書を記入してから [作成] をクリックします。
- お客様と請求書を共有する場合は [リンクを共有] をクリックします。共有方法はEメール、SMS、その他のソーシャルメディアなどから選択できます。
- お客様用にPDFファイルとして保存したり印刷したりするには、[その他] ＞ [PDFをダウンロード] の順にクリックします。
注意：現時点では、モバイルブラウザーから請求書の印刷はできません。
請求書の設定を変更する
Square 請求書の初期設定および通知設定はSquare データから変更できます。
請求書をカスタマイズして、顧客の会社名や住所、返品ポリシー、自社ロゴ、および請求書タイトルなどを入れることができます。また、インボックスをより効率的に管理するのに役立つ通知を設定可能です。
各請求書には商品ごとに、整数および小数による数量の内訳、ディスカウント、適用税額が記載されます。
初期設定を変更する
新規請求書の次の初期設定は、Square データから直接変更できます。
- 請求書件名：すべての請求書に共通で表記される件名を設定します。
- メッセージ：請求書に表示されるデフォルトのメッセージを追加します。
- 請求書の送付方法： 請求書をメールで送付するか、手渡すかを選択します。
- 送信：請求書を送信するデフォルトの頻度を選択します。
- 支払期限：請求書の支払期限（受取次第のお支払いとするか、一定の日数以内のお支払いとするか）を選択します。
- リマインダー：請求書の支払いのリマインダーを設定できます。リマインダーの頻度の変更や新しいリマインダーの作成を行うには、[リマインダーの編集] を選択します。注意：請求書の支払いが終わると、リマインダーは送信されなくなります。
- 届け先住所：請求書の届け先住所をリクエストするには、このチェックボックスにチェックを入れます。
- カード情報の保存：チェックを入れると、お客様が請求書を支払う際に、次回以降の支払いのためにカード情報を保存できるようになります。お客様のカード情報が保存されると、次回以降、請求書を発行した際に、該当のカードに対して自動的に課金することが可能となります。
また、[設定] ページから以下を設定することもできます。
- 請求書のカスタマイズ: Square データの [アカウントと設定] タブで自社のロゴ（フレームまたは全幅）、ブランドカラー、および店舗情報を変更します。
- 在庫管理：Square データの [商品設定] タブで請求書の在庫管理を有効にします。
- スタッフ管理：Square データの [チーム] から、請求書の作成に関するスタッフのアクセス権限を変更します。
- 決済手数料が無料に：新規のお客様があなたのお知り合い紹介用コードを使用してSquareの利用を始めると、双方に特典が付与されます。[請求書メールにお知り合い紹介用バナーを表示] をオンに切り替えると、今後はお知り合い紹介用リンクがSquare 請求書のレシートに自動的に追加されるようになります。詳細については、Squareのお知り合い紹介用バナープログラムをご覧ください。
- 見積もりを請求書に自動変換: 個別の見積もりに対して選択し、顧客が見積もりを受諾したら自動的に請求書に変換させることができます。この機能を有効化すると、請求書の件名と説明は見積もりと同じままになり、購入者は受諾すると同時に支払いを完了できるようになります。この機能は、Square データおよびiOS端末でのみ利用可能ですのでご注意ください。
注意：この設定は個々の請求書に上書きすることができます。
初期設定を変更するには次の手順を行います。
- Square データ にアクセスし、[請求書] ＞ [設定] の順にクリックします。
- [既定値] を選択して任意の変更を加えます。注意：店舗が複数ある場合は、ページ上部で変更を加える店舗に間違いがないように選択して、[保存] をクリックします。
通知設定を変更する
Square 請求書では、請求書または見積もりの送信、更新、支払い、キャンセルが行われるときや、請求書リマインダーが送信されるたびに、アプリ内通知または通知メールを受信するかどうかを選択できます。
通知設定はSquare データから直接変更できます。
操作は以下の手順で行います。
- Square データの [請求書] タブで [設定] をクリックします。
- [通知] を選択して任意の変更を加えてから、[保存] をクリックします。
注意：Square データで行った設定の変更はモバイル端末にもすべて反映されます。変更に際しては、事業主のアカウントと管理者レベルのアクセス権限に対してのみメールとプッシュ通知が届きます。
請求書の編集、取り消し、アーカイブ
請求書を編集する
- Square データの [請求書] に進みます。
- 編集する請求書をクリックします。
- [編集] をクリックして請求書の内容を編集します。
請求書を取り消す
請求書を取り消しするには、請求書を選択して、[その他] ＞ [取り消す] ＞ [OK] の順にクリックします。
[定期送信]を取り消しするには、請求書を選択して、[定期送信を表示] ＞ [定期送信の終了] ＞ [確認] の順にクリックします。
請求書が既に支払い済みの場合、支払履歴からのキャンセルまたは削除はできませんが、払い戻しを行って、帳簿を合わせることは可能です。
注意：小数点以下の数量を含む商品の請求書を払い戻しする場合は、購入した商品全体の払い戻しが必要になります。
メモ: お客様がカードで請求書を支払おうとして決済処理に何度も失敗すると、安全保持のため、請求書が自動的に取り消される場合があります。 その場合には、該当の請求書を複製のうえ、再送信します。また、お客様のご本人様確認を行ってください。これはSquare ではなくカード発行会社によって決済が承認されていないためです。カード決済を安全におこなうためには、こちらも併せてご覧ください。
請求書のアーカイブ
キャンセルされたものや支払い待ちのものを含め、請求書は個別のアーカイブに移動できます。これにより、整理された状態を保ち、古い請求書や関連性の低い請求書を非表示にすることができます。
操作は以下の手順で行います。
- Square データの [請求書] に進みます。
- 目的の請求書の横にある3つの点のアイコンをクリックして、[アーカイブする] を選択します。
- [請求書をアーカイブする] を選択して確定します。
請求書を元に戻す場合は、ドロップダウンメニューから [アーカイブ解除] を選択します。
アーカイブした請求書をすべて表示するには、上部の [全ての請求書] をクリックし、メニューから [アーカイブする] を選択します。
注意：請求書をアーカイブしても、その請求書に設定されているレポート分析やリマインダーには影響しません。
決済を記録する
Square 請求書以外の方法で支払いがあった場合は、Square データから手動で請求書のステータスを「支払済み」に変更できます。請求書を選択し、詳細ページから [決済を記録]をクリックします。請求書の記録に手数料はかかりません。
お客様が請求書の直接支払いをご希望される場合、Square POSレジで決済をすることができます。詳しくは、POSレジアプリから請求書の支払いを受け付ける方法をご覧ください。
スタッフ管理とSquare 請求書
Squareのスタッフ管理機能を使用する場合、スタッフに請求書の作成を許可することができます。作成許可を与える前に、各アクセス権限設定で次のアクセス権限がオンになっていることを確認してください。
- [請求書] へのアクセス権限にチェックが入っていること。
未払いの請求書レポートを表示する
Square 請求書では未払いの請求書がある顧客の一覧や顧客全体での請求額の合計を確認できるだけでなく、特定の顧客に絞って情報を確認できます。
また支払期限が切れて何日経過しているかを請求書単位で確認したり、未払い分の支払いを催促するリマインダーを送信したりするほか、未払いの請求書がある顧客に絞ってリストを表示したりすることもできます。この機能を活用すればキャッシュフローの把握や請求対象および請求金額の確認など、すべてを一括して管理できます。
お客様の未払いの請求書を確認するには、次の手順に従ってください。
- Square データの [請求書] に移動し、[レポート] をクリックすると未払いの請求書が表示されます。
- 特定の顧客に関する詳細を確認するには、検索バーに該当する顧客名を入力してください。
顧客にリマインダーメールを送信するには、期限超過している請求書の金額の横にある 3 本線のアイコンを選択します。これを行うには [リマインダーを送信] をクリックし、詳細を入力し終わったら [完了] をクリックします。[請求書を表示] を選択すると、該当の顧客に関連するすべての未払い請求書がリストで表示されます。
レポートはCSVファイルでダウンロードすることもできます。CSV形式でダウンロードするには [エクスポート] を選択します。するとファイルがお使いのパソコンにダウンロードされます。