Gestiona les teves Factures Square
Amb Factures Square, pots enviar factures digitals (siguin o no recurrents) o pressupostos des de qualsevol lloc, tant per correu electrònic com manualment. Pots fer un seguiment de les factures pagades i no pagades, enviar recordatoris i acceptar pagaments o configurar les factures en temps real.
Modifica, cancel·la o arxiva factures
Pots dur a terme diverses accions a la secció Factures del Tauler de control en línia de Square per ajudar-te a gestionar millor les factures.
- Ves a Factures al Tauler de control de Square en línia.
- Fes clic a ••• al costat de la factura que vulguis.
- Fes clic a Modifica per actualitzar els detalls de la comanda.
Per cancel·lar una factura:
- Selecciona la factura i fes clic a ••• > Cancel·la.
- Tria notificar els destinataris que la seva factura s’ha cancel·lat i després fes clic a Cancel·la la factura.
Nota: aquesta acció no es pot desfer.
Per cancel·lar un grup de facturació recurrent:
- Selecciona la factura.
- Fes clic a ••• > Finalitza el grup > Confirma.
Quan confirmis, ja no s’enviaran factures d’aquest grup. Qualsevol factura pendent seguirà sent vàlida.
Si una factura ja s’ha pagat, no la pots cancel·lar o eliminar del teu historial de pagaments, però en pots tramitar un reembossament per equilibrar la teva comptabilitat. Si reembosses una factura que contingui una quantitat amb decimals, hauràs de reembossar la totalitat de l’article.
Per motius de seguretat, Square pot cancel·lar una factura de manera ocasional si hi ha hagut massa intents fallits de pagar-la. Pots duplicar la factura cancel·lada i tornar-la a enviar al client. Verifica la identitat del client, ja que ha estat l’emissor de la targeta, i no Square, qui ha denegat les transaccions. Més informació sobre possibles estafes i com acceptar targetes de pagament amb seguretat.
Pots moure factures, incloses les que s’han cancel·lat o les que no s’han pagat, a un arxiu a part, perquè et sigui més fàcil tenir-ho tot més ben organitzat i puguis ocultar les factures antigues o menys rellevants. Per fer-ho, fes clic a ••• al costat de la factura que vols arxivar i fes clic a Arxiva.
Per consultar les factures arxivades, fes clic a Totes les factures i selecciona Arxiu al menú desplegable.
Nota: arxivar una factura no afectarà les mètriques dels informes ni els recordatoris d’aquella factura.
Nota: per motius de seguretat, pot ser que Square cancel·li una factura ocasionalment si hi ha hagut massa intents fallits de pagar-la. Pots duplicar la factura cancel·lada i tornar-la a enviar al client. Hauràs de verificar la identitat del client, ja que ha estat l’emissor de la targeta, i no Square, qui ha denegat les transaccions. Més informació sobre possibles estafes i com acceptar targetes de pagament amb seguretat.
Filtra les factures
Filtra i mostra les factures per estat des del Tauler de control en línia i l’aplicació de TPV Square. Els filtres inclouen:
Filtre | Descripció |
---|---|
Enviada | Factures sense pagar, endarrerides, reembossades, cancel·lades i amb errors |
Pendent | Factures sense pagar, endarrerides i no entregades |
Pagada | Totes les factures que s’han pagat i reembossat total o parcialment |
Pendent de pagament | Estat temporal que s’aplica a una factura que està en procés de cobrar-se. |
Programada | Inclou les properes factures recurrents que encara no s’han enviat, així com les factures programades normals. |
Esborranys | Esborranys de factura que encara no s’han enviat ni programat |
Filtre de factures recurrents | Descripció |
Actiu | Grups recurrents actius amb factures programades |
Finalitzat | Grups recurrents amb totes les factures programades enviades, o un grup que s’hagi finalitzat manualment |
Esborranys | Els esborranys de factures recurrents que encara no s’han enviat ni programat |
També pots localitzar factures concretes cercant als camps següents:
Nom del client
Número de telèfon del client
Adreça electrònica del client
Adreça de facturació del client
Nom de l’empresa del client
Identificador de factura
Títol de la factura
Missatge de la factura
Noms de les partides
Configuració de les factures
Pots gestionar algunes configuracions de les factures des del Tauler de control en línia de Square o des de l’aplicació Factures Square.
Amb el pla Plus de Factures Square pots personalitzar les factures amb plantilles de factura o establir una plantilla predeterminada per fer servir cada vegada que creïs una factura nova. Les plantilles emplenen automàticament les dades de la factura. Amb cada plantilla única, pots:
- Personalitzar les dades bàsiques: afegeix un títol de factura i un missatge que serà visible per al client.
- Desar un missatge personalitzat predeterminat: afegeix les teves condicions del servei, la política de cancel·lació, la política de devolució o qualsevol altre missatge personalitzat a la factura personalitzada al camp Missatge.
- Escollir la configuració del pagament: tria la configuració de pagament predeterminada per a les factures, com ara els mètodes de pagament acceptats, l’ús de la targeta desada amb una factura Square i l’opció de donar propina.
- Afegir notes en funcio de l’article: afegeix l’article, selecciona Personalitza i ves a la secció Nota. Assegura’t de fer clic a Desa un cop hagis seleccionat el punt de preu i els impostos i hagis afegit la nota.
- Compartir la factura: tria com enviaràs la factura als clients, per correu electrònic o manualment. També pots programar recordatoris de pagament perquè s’enviïn al client.
- Afegir camps personalitzats: pots afegir un camp personalitzat a la factura (com ara condicions del servei, política de cancel·lació, política de devolucions o un missatge personalitzat) i triar-ne la ubicació dins la plantilla.
Pots portar la imatge de marca de les factures, la gestió de l’inventari i la configuració de la Gestió d’equips des del Tauler de control en línia de Square.
Si fas servir Gestió d’equips, també pots permetre que els empleats creïn factures en línia. Per fer-ho, comprova que el permís Accés a les factures està activat.
Ajusta la configuració per defecte per als pressupostos nous: pots modificar-ne el títol, el missatge, el mètode d’enviament o la configuració d’enviament i venciment. Aquesta configuració es pot anul·lar en pressupostos concrets.
A Notificacions pots optar per rebre una notificació a l’aplicació o per correu electrònic cada vegada que una factura o un pressupost es visualitzi, s’enviï, s’actualitzi, es pagui o es cancel·li, així com quan s’enviï un recordatori de la factura.
Nota: qualsevol configuració que modifiquis al Tauler de control en línia de Square es reflectirà als teus dispositius mòbils. Només els comptes amb permisos de propietari i administrador rebran notificacions automàtiques i per correu electrònic.
Mostra l’informe de la factura pendent
Des d’Informes, pots:
Consultar una llista de clients que tenen factures pendents.
Saber l’import total que et deuen els clients en total.
Aplicar filtres i cercar un client específic.
Consultar quants dies fa que està vençuda cada factura.
Enviar un recordatori als clients perquè paguin l’import pendent.
Mostrar una llista filtrada de les factures pendents d’algun client en concret.
Amb això podràs fer un seguiment del flux de caixa i veure qui et deu diners i quants diners són, tot en un sol lloc.
Per enviar un recordatori o un extracte de la factura:
Fes clic a ••• > Envia recordatoris.
Afegeix un missatge personalitzat (opcional) i selecciona fins a 10 factures.
Fes clic a Envia.
També podràs descarregar els informes com a fitxer .CSV. Per fer-ho, selecciona Exporta i es baixarà un fitxer al teu ordinador.