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Gestionar tus Facturas Square

Con Facturas Square puedes enviar facturas digitales, grupos recurrentes o presupuestos tanto por correo electrónico como de manera manual ¡y desde cualquier lugar! También puedes ver qué facturas se han pagado y cuáles no, así como enviar recordatorios, aceptar pagos y configurar tus facturas: todo en tiempo real.

Editar, cancelar o archivar facturas

Hay varias acciones que puedes llevar a cabo en la sección Facturas del Panel de control en línea de Square para ayudarte a gestionar mejor las facturas.

Cómo editar una factura

  1. Dirígete a Facturas en tu Panel de control en línea de Square.
  2. Haz clic en •••, ubicado al lado de la factura que quieres editar.
  3. Haz clic en Modificar para actualizar los detalles de la factura.

Cómo cancelar una factura

Para cancelar una factura, selecciónala y haz clic en ••• > Cancelar > selecciona la opción de notificar a los receptores que la factura se ha cancelado > Cancelar factura.

Nota: No es posible deshacer esta acción.

Para cancelar un grupo de facturación recurrente, selecciona la factura y haz clic en el icono «•••» > Finalizar grupo > Confirmar.

Nota: Una vez confirmada esta acción, no se enviará ninguna factura de este grupo, incluida cualquier factura pendiente.

En el caso de que ya se haya pagado una factura, no podrás cancelarla ni eliminarla de tu historial de pagos, aunque puedes emitir un reembolso para cuadrar tus cuentas.

Nota: En el caso de emitir un reembolso para facturas con cantidades decimales, deberás reembolsar el artículo completo.

Para velar por tu seguridad, Square podrá en ciertos casos cancelar una factura si considera que ha habido demasiados intentos fallidos para realizar su pago. En dicho caso, podrás duplicar la factura cancelada y enviársela de nuevo a tu cliente. Para ello, deberás también verificar la identidad del cliente, ya que es la entidad emisora de la tarjeta quien rechaza el pago, no Square. Infórmate sobre posibles fraudes y cómo aceptar tarjetas de pago de forma segura.

Cómo duplicar una factura

Duplica tus facturas y ahorrarás tiempo. Para ello, selecciona la factura que te interese y haz clic en ••• > Duplicar.

Imprime o descárgala como PDF

Para guardar una factura como PDF o imprimirla para tu cliente, haz clic en ••• junto a la factura y en Imprimir o Descargar PDF.

Nota: Actualmente, no está disponible la opción de imprimir facturas desde el explorador móvil.

Cómo archivar una factura

Puedes mover tus facturas, incluidas las canceladas o no pagadas, a otro archivo independiente. De este modo, te resultará más fácil mantener la organización y ocultar las facturas antiguas o menos importantes. Para hacerlo, haz clic en ••• junto a la factura que te interesa > Archivar.

Para ver todas las facturas archivadas, haz clic en Todas las facturas, ubicado en la parte superior, y selecciona Archivar en el menú desplegable.

Nota: El archivado de una factura no afectará a las métricas de los informes ni a los recordatorios configurados para dicha factura.

Cómo registrar un pago

Si recibes el pago de una factura fuera del entorno de Facturas Square, puedes marcarla como “pagada” desde tu Panel de control de Square en línea. Para ello, haz lo siguiente:

  1. Selecciona la factura.
  2. Selecciona ••• > Añadir pago.
  3. En Método, selecciona Registrar el pago.
  4. Elige el tipo de pago y, a continuación, selecciona Confirmar.

No se aplicarán comisiones por transacción al registrar las facturas.

Si tu cliente quiere pagar la factura en persona, puedes aceptar el pago a través de tu TPV Square. Infórmate sobre cómo aceptar pagos de facturas a través de la aplicación TPV Square.

Nota: Para protegerte, a veces Square puede cancelar una factura si ha habido demasiados intentos fallidos de pagarla. Puedes duplicar la factura cancelada y enviarla a tu cliente de nuevo. Verifica la identidad del cliente, ya que es la entidad emisora de la tarjeta quien ha rechazado las transacciones, no Square. Obtén más información sobre posibles estafas y cómo aceptar tarjetas de pago de forma segura.

Filtrar facturas

Puedes filtrar las facturas por estado y consultarlas tanto desde el Panel de control en línea de Square como desde la aplicación TPV Square. Dispones de los siguientes filtros:

Filtro Descripción
Enviada Facturas pagadas, sin pagar, vencidas, reembolsadas, canceladas o que no se pudieron tramitar
Pendiente Facturas sin pagar, vencidas o no entregadas
Pagado Todas las facturas pagadas, y también las reembolsadas parcial o totalmente
Pago pendiente Un estado temporal que se ha aplicado a una factura que está en proceso de pago
Programada Incluye los casos de facturas recurrentes que indicamos a continuación y que no se han enviado, y las facturas programadas estándar
Borradores Borradores de facturas que aún se tienen que enviar o programar
Filtro de facturas recurrentes Descripción
Activo Grupo recurrente activo con facturas programadas
Finalizada Grupo recurrente con todas las facturas programadas que se han enviado o grupo que se ha cerrado manualmente
Borradores Borradores de facturas que aún se tienen que enviar o programar

Para localizar una factura en particular, puedes usar los campos siguientes:

  • Nombre del cliente

  • Número de teléfono del cliente

  • Dirección de correo electrónico del cliente

  • Dirección de facturación del cliente

  • Nombre de la empresa del cliente

  • Número de factura

  • Título de la factura

  • Mensaje de la factura

  • Nombres de los artículos del pedido

Configurar facturas

Puedes configurar determinados ajustes de la factura desde tu Panel de control en línea de Square o desde la aplicación Facturas Square.

Modifica la configuración desde la aplicación Facturas Square

Puedes cambiar la configuración por defecto que hay a continuación para las nuevas facturas únicamente desde la aplicación de Facturas Square:

  • Título de la factura: establece un título para todas las facturas.
  • Mensaje: añade un mensaje predeterminado que se muestre en las facturas.
  • Método de facturación: selecciona entre enviar las facturas por correo electrónico, SMS o compartirlas a mano.
  • Envío: elige una frecuencia predeterminada para enviar las facturas.
  • Vencimiento: selecciona la fecha de vencimiento de la factura (al recibirla o en una determinada cantidad de días).
  • Recordatorios: podrás programar recordatorios de pago para las facturas. Selecciona Modificar recordatorios para modificar la frecuencia de los recordatorios y crear los nuevos. Nota: cuando se haya pagado una factura, se dejarán de enviar los recordatorios. Si las facturas se han enviado mediante mensaje de texto no se enviará ningún recordatorio.
  • Dirección de envío: maca la casilla para solicitar una dirección de envío en las facturas.
  • Propinas: marca la casilla para que tus clientes tengan la opción de dejar propina cuando pagan la factura.
  • Tarjeta guardada: si se selecciona, los clientes tendrán la opción de guardar la tarjeta de pago al pagar la factura. Si lo hacen, tendrás la opción de cobrar facturas a la tarjeta guardada en lugar de enviar la factura para que la paguen.

Modificar la configuración en línea

La configuración por defecto de las facturas se ha transferido a tu plantilla por defecto. Puedes encontrar y modificar cualquier configuración anterior dentro de la plantilla Factura.

Plantillas

Con Facturas Square Plus, puedes personalizar las facturas con plantillas de factura o estableciendo una plantilla predeterminada para usar cuando crees una factura nueva. Las plantillas de Factura rellenan la información de la factura de forma automática, lo que reduce la cantidad de tiempo y el esfuerzo que tienes que invertir para generarlas. Con cada plantilla única, puedes:

  • Personalizar la información básica: añade un título a la factura y un mensaje que el cliente verá.
  • Guardar un mensaje personalizado predefinido: añade las condiciones de lservicio, la política de cancelación, la política de devolución o cualquier otro mensaje personalizado a tu factura personalizada en el campo Mensaje.
  • Elige tu configuración de pago: elige la configuración de pago predeterminada para las facturas, como establecer los métodos de pago aceptados, utilizar la tarjeta guardada con una factura de Square y añadir la opción de propina.
  • Añadir notas en el artículo: añade el artículo, selecciona Personalizar y ve a la sección Nota. Asegúrate de hacer clic en Guardar una vez hayas seleccionado el precio y los impuestos y hayas añadido la nota.
  • Envía la factura: elige cómo enviarás la factura al cliente, si por correo electrónico o manualmente. También puedes programar recordatorios de pago para que le lleguen al cliente.
  • Añadir campos personalizados: puedes añadir un campo personalizado (condiciones del servicio, política de cancelación, política de devolución o cualquier otro mensaje personalizado) a la factura y elegir donde colocarlo dentro de la plantilla.

Gestión de las facturas

Puedes gestionar la marca de las facturas, la gestión del inventario y la configuración de la gestión del equipo desde el Panel de control en línea de Square.

Si usas Gestión de equipos, a los empleados también les puedes dar acceso para crear facturas en línea. Para hacerlo, asegúrate de que los permisos de «acceso a Facturas» están activados.

Configuración de los presupuestos

Configura la configuración por defecto para los nuevos presupuestos. Puedes establecer el título, el mensaje, el método de entrega o las opciones de envío o vencimiento. Esta configuración se puede anular en presupuestos individuales.

Configuración de las notificaciones

En Notificaciones, puedes elegir si recibir una notificación en la aplicación o un correo electrónico cada vez que se vea, envíe, actualice, pague o cancele una factura o un presupuesto, así como cuando se envíe un recordatorio de factura.

Nota: Todos los ajustes que se modifiquen desde el Panel de control en línea de Square también se verán reflejados en los dispositivos móviles. Solo las cuentas con permisos de Propietario y Administrador recibirán notificaciones push y de correo electrónico.

Ver el informe de facturas pendientes

Desde Informes, puedes:

  • Ver una lista de clientes con facturas pendientes,

  • Consultar el importe total pendiente de pago entre todos tus clientes,

  • Filtrar y buscar por clientes específicos,

  • Ver cuántos días de retraso tiene cada factura,

  • Enviar un recordatorio a los clientes para que paguen el importe pendiente, o

  • Filtrar y ver una lista con las facturas pendientes de un determinado cliente.

Esto te ayudará a controlar tu flujo de efectivo e identificar quién te debe dinero y cuánto: todo en un único lugar.

Para enviar un recordatorio o un extracto de la factura:

  1. Haz clic en ••• > Enviar recordatorios.

  2. Añade un mensaje personalizado (opcional) y selecciona hasta un máximo de10 facturas.

  3. Haz clic en Enviar.

También puedes descargar tus informes en un archivo .CSV. Para ello, selecciona Exportar y se descargará un archivo en tu ordenador.