Gestionar Facturas Square online
Con Facturas Square puedes enviar facturas digitales, grupos recurrentes o presupuestos desde cualquier lugar por correo electrónico, SMS o de forma manual. Puedes hacer un seguimiento de las facturas pagadas y no pagadas, enviar recordatorios, aceptar pagos y configurar los ajustes de las facturas, todo ello en tiempo real.
En la sección Facturas Square del Panel de control en línea de Square encontrarás varias opciones para gestionar mejor tus facturas.
Editar, cancelar o archivar facturas
- Dirígete a Facturas en tu Panel de control en línea de Square.
- Haz clic en •••, ubicado al lado de la factura que quieres editar.
- Haz clic en Modificar para actualizar los detalles de la factura.
Para cancelar una factura, sigue estos pasos:
- Selecciona la factura y haz clic en ••• > Cancelar.
- Selecciona la opción de avisar a los destinatarios de que la factura se ha cancelado y haz clic en Cancelar factura.
Nota: Esta acción no se puede deshacer.
Para cancelar un grupo recurrente de facturas, sigue estos pasos:
- Selecciona la factura.
- Haz clic en ••• > Finalizar grupo > Confirmar.
Una vez confirmado, no se volverán a enviar facturas de este grupo. Las facturas pendientes seguirán vigentes.
Si ya se ha pagado una factura, no podrás cancelarla ni eliminarla del historial de pagos, pero sí emitir un reembolso para cuadrar las cuentas. Si has vendido un artículo con una cantidad decimal, tendrás que reembolsarlo completo.
Para protegerte, Square podrá cancelar una factura si ha habido demasiados intentos de pago fallidos. Puedes duplicar la factura cancelada y enviarla a tu cliente de nuevo. Verifica la identidad del cliente, ya que es la entidad emisora de la tarjeta quien ha rechazado las transacciones, no Square. Consulta más información sobre posibles estafas y cómo aceptar tarjetas de pago de forma segura.
Puedes mover facturas, incluidas las canceladas o sin pagar, a un archivo independiente para que organizarte mejor y ocultar las facturas más antiguas o las menos importantes. Para ello, haz clic en ••• junto a la factura que quieras y después haz clic en Archivar.
Para ver todas las facturas archivadas, haz clic en Todas las facturas, y selecciona Archivar en el menú desplegable.
Nota: El archivado de una factura no influirá en las métricas de los informes ni en los recordatorios configurados.
Filtrar facturas
Puedes filtrar las facturas por estado y consultarlas tanto desde el Panel de control en línea de Square como desde la aplicación TPV Square. Dispones de los siguientes filtros:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Enviada | |
| Pendiente | |
| Pagado | |
| Pago pendiente | |
| Programada | |
| Borradores | |
| Filtro de facturas recurrentes | Descripción |
| Activo | Grupo recurrente activo con facturas programadas |
| Finalizada | Grupo recurrente con todas las facturas programadas que se han enviado o grupo que se ha cerrado manualmente |
| Borradores | Borradores de facturas que aún se tienen que enviar o programar |
Ajustes de facturas
Puedes gestionar algunos ajustes de las facturas desde el Panel de control en línea de Square o desde la aplicación Facturas Square.
Con Facturas Square Plus, puedes usar plantillas de factura para personalizarlas o establecer una plantilla predeterminada para cuando crees facturas. Las plantillas rellenan la información de las facturas automáticamente. ¿Qué puedes hacer con cada plantilla única?
- Personalizar información básica: añade un título a la factura y una nota para el cliente.
- Guardar un mensaje personalizado predeterminado: añade a tu factura las condiciones del servicio, la política de cancelación y la de devoluciones, o cualquier otro mensaje personalizado en el campo Mensaje.
- Elegir las opciones de pago: escoge las opciones de pago predeterminadas para tus facturas. Puedes definir los métodos de pago aceptados, utilizar las tarjetas guardadas para abonar una factura Square y añadir una opción de propina, entre otras posibilidades.
- Añadir notas a artículos específicos: solo tienes que incluir el artículo, seleccionar Personalizar e ir a la sección Nota. No olvides pulsar en Guardar una vez que hayas seleccionado el precio y los impuestos, y hayas añadido la nota.
- Compartir tu factura: elige si quieres enviar la factura a tus clientes por correo electrónico o manualmente. También puedes programar recordatorios de pago.
- Añadir campos personalizados: puedes incluir un campo personalizado en la factura, como las condiciones del servicio, la política de cancelación o de devoluciones, o cualquier mensaje personalizado, y elegir en qué parte de la plantilla quieres que aparezca.
Puedes gestionar el diseño de tus facturas, el inventario y los ajustes de Gestión de equipos desde el Panel de control en línea de Square.
Si utilizas algún producto de Personal Square, también puedes permitir que tu equipo cree facturas online. Para ello, debes activar el permiso de acceso a las facturas.
Puedes modificar los ajustes predeterminados de los presupuestos; por ejemplo, cambiar el título, el mensaje, el método de entrega o las opciones de envío y el vencimiento. Estos ajustes se pueden anular en presupuestos individuales.
En Notificaciones, puedes elegir si quieres recibir una notificación en la aplicación o un correo electrónico cada vez que alguien vea, envíe, actualice, pague o cancele una factura o un presupuesto, y también cuando se envíe un recordatorio sobre una factura.
Nota: Todos los ajustes modificados desde tu Panel de control en línea de Square también se verán reflejados en tus dispositivos móviles. Solo las cuentas con permisos de nivel Propietario y Administrador recibirán notificaciones push y por correo electrónico.
Registrar el pago de una factura
- En el Panel de control en línea de Square, ve a la sección Facturas.
- Selecciona ••• > Aceptar un pago.
- Añade un importe y un método de pago.
- Selecciona Cobrar.
Si tu cliente quiere pagar la factura en persona, puedes cobrarle directamente a través de TPV Square. Descubre cómo
cobrar facturas desde la aplicación TPV Square.
Si cobras a un cliente desde fuera de Facturas Square, puedes marcarla factura como pagada en el Panel de control en línea de Square siguiendo estos pasos:
- En el Panel de control en línea de Square, ve a la sección Facturas.
- Selecciona la factura que quieras.
- Selecciona ••• > Añadir pago.
- En Método, selecciona Registrar pago.
- Elige el tipo de pago y selecciona Confirmar.
Nota: No se aplicarán comisiones por transacción al registrar las facturas.
Enviar y gestionar recordatorios
Ver el informe de facturas pendientes
En Informes, puedes:
Consultar una lista de clientes con facturas pendientes.
Ver el importe total que te deben los clientes.
Filtrar y buscar clientes concretos.
Ver los días de retraso de cada factura.
Enviar un recordatorio a los clientes para que paguen el saldo pendiente.
Filtrar y ver una lista con las facturas pendientes de un determinado cliente.
Así podrás controlar tu flujo de efectivo e identificar quién te debe dinero y cuánto: todo en un único lugar.
También puedes descargar los informes como un archivo CSV en tu ordenador. Para hacerlo, selecciona Exportar.