Actualizaciones de sistema

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Administre las Facturas Square

Filtre facturas

Filtre y vea las facturas por estado desde su Panel de Datos Square en línea y la aplicación Punto de venta Square.

  • Enviada: facturas sin pagar, , vencidas, pagadas, reembolsadas, canceladas y que no se pudieron efectuar.

  • Pendiente: facturas sin pagar, vencidas y no entregadas.

  • Pagada: todas las facturas que se pagaron o se reembolsaron total o parcialmente.

  • Pago pendiente: estado temporal que se aplica a las facturas que están en proceso de pago.

  • Programada: incluye las siguientes instancias de facturas recurrentes que no se enviaron, así como las facturas programadas normales.

  • Borradores: facturas en borrador que aún deben enviarse o programarse.

Los filtros para las facturas recurrentes son los siguientes:

  • Activo: grupo recurrente activo con facturas programadas.

  • Terminado: grupo recurrente con todas las facturas programadas enviadas o grupo que se terminó manualmente.

  • Borradores: facturas recurrentes en borrador que aún deben enviarse o programarse.

También puede encontrar facturas específicas si busca en los campos siguientes:

  • Nombre del cliente

  • Número de teléfono del cliente

  • Dirección de correo electrónico del cliente

  • Dirección de facturación del cliente

  • Nombre de la empresa del cliente

  • Id. de la factura

  • Título de la factura

  • Mensaje de la factura

  • Nombre de los elementos de línea

Imprima y comparta facturas

Comparta una factura (ya sea en línea o impresa) con los pasos a continuación:

  1. Diríjase a Facturas en su Panel de Datos Square en línea > cree una factura nueva.

  2. En el menú desplegable de pago, seleccione Compartir factura manualmente > seleccione una fecha de vencimiento para el pago.

  3. Complete la factura > haga clic en Crear.

  4. Haga clic en Compartir enlace para compartir la factura con sus clientes por correo electrónico, mensaje de texto o redes sociales.

  5. Haga clic en Más > Descargar PDF para guardar la factura como PDF o imprimirla para su cliente.

Nota: Por el momento, la opción de imprimir una factura desde navegadores móviles no está disponible.

Edite los ajustes predeterminados

Puede cambiar los siguientes ajustes predeterminados para las nuevas facturas solo desde la aplicación Facturas Square:

  • Título de la factura: configure un título compartido para todas sus facturas.

  • Mensaje: agregue un mensaje predeterminado que aparecerá en sus facturas.

  • Método de facturación: seleccione entre enviar sus facturas por correo electrónico o compartirlas manualmente.

  • Envío: elija una frecuencia predeterminada para enviar sus facturas.

  • Vencimiento: seleccione la fecha de vencimiento de la factura (al recibirla o en una determinada cantidad de días).

  • Recordatorios: podrá programar recordatorios de pago para sus facturas. Seleccione Editar recordatorios para modificar la frecuencia de los recordatorios y crear nuevos. Nota: Cuando una factura se haya pagado, se dejará de enviar recordatorios. Tampoco se enviarán para las facturas que se envíen por mensaje de texto.

  • Dirección de envío: marque el casillero para solicitar una dirección de envío en sus facturas.

  • Propinas: marque este casillero para brindar a sus clientes la opción de dejar propina cuando pagan la factura.

  • Tarjeta guardada: si se selecciona esta opción, los clientes tendrán la opción de guardar su tarjeta de pago al pagar la factura. De ser así, usted podrá cobrar facturas futuras a la tarjeta guardada en lugar de enviarla para su pago.

También puede configurar lo siguiente desde la página Ajustes de su Panel de Datos Square en línea:

  • Personalización de la factura: cambie el logotipo de su empresa (con marco o ancho completo), el color de la marca y la información de negocio desde la pestaña Cuenta y configuración de su Panel de Datos Square en línea.

  • Control de inventario: active el control de inventario para las facturas en la pestaña Ajustes de artículos de su Panel de Datos Square en línea.

  • Administración de equipos: personalice los permisos de su equipo y acceda a la creación de facturas desde la sección Equipo de su Panel de Datos Square en línea.

  • Obtenga procesamiento gratis: siempre que alguien nuevo se una a Square con su código de recomendación, los dos recibirán la oferta de recompensa. Active Mostrar el cartel de recomendación en el correo electrónico de la factura para que su enlace de recomendación se agregue a sus próximos recibos de Facturas Square automáticamente. Obtenga más información sobre el Programa de recomendados de Square.

  • Convierta automáticamente presupuestos a facturas: puede elegir que los presupuestos individuales se conviertan automáticamente en una factura una vez que su cliente acepte el presupuesto. Si activa esta función, el título y la descripción de la factura serán los mismos que los del presupuesto, y el comprador podrá completar el pago después de aceptarlo. Tenga en cuenta que esta función solo está disponible mediante el Panel de Datos Square y en dispositivos iOS.

Nota: Estos ajustes pueden anularse en cada factura.

Para editar los ajustes predeterminados:

  1. Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Ajustes.

  2. Seleccione Predeterminados y realice todos los cambios que desee. Nota: Si tiene más de una ubicación, seleccione la adecuada en la parte superior de la página > haga clic en Guardar.

Invoices Settings

Opciones de personalización de facturas con plantillas

Puede personalizar sus facturas con plantillas de facturas o configurar una plantilla predeterminada para usar al crear una nueva factura. Las plantillas para facturas completan automáticamente la información de su factura, lo que reduce la cantidad de tiempo y esfuerzo que dedicará a crear facturas. Con cada plantilla única que cree, realice lo siguiente:

  • Personalice los detalles básicos: agregue un título de factura y un mensaje que será visible para su cliente.

  • Guarde un mensaje personalizado predeterminado: agregue sus condiciones de servicio, política de cancelación, política de devolución o cualquier otro mensaje personalizado a su factura personalizada al campo Mensaje.

  • Elija los ajustes de pago: elija los ajustes de pago predeterminados para sus facturas, por ejemplo, cómo configurar sus formas de pago aceptadas, cómo usar las tarjetas guardadas con Facturas Square y cómo agregar una opción de propina.

  • Agregue notas a los artículos: agregue su artículo, seleccione Personalizar y desplácese a la sección Nota. Asegúrese de pulsar Guardar una vez que haya seleccionado su punto de precio y sus impuestos y haya agregado una nota.

  • Comparta su factura: elija cómo enviará su factura a sus clientes, por correo electrónico o manualmente. También puede programar recordatorios de pago para que se envíen a su cliente.

  • Agregue campos personalizados: puede agregar un campo personalizado a su factura, como condiciones de servicio, política de cancelación, política de devoluciones y cualquier otro mensaje personalizado, y elegir su ubicación en la plantilla.

Obtenga más información sobre Plantillas para facturas: en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Edite los ajustes de notificación

Con Facturas Square, puede elegir recibir una notificación en la aplicación o por correo electrónico cada vez que se envía, actualiza, paga o cancela una factura o un presupuesto, y también cuando se envía un recordatorio de factura.

Puede cambiar sus preferencias de notificación directamente desde el Panel de Datos Square en línea.

Para hacerlo:

  1. Vaya a la pestaña Facturas de su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Ajustes.

  2. Seleccione Notificaciones y realice los cambios que desee > haga clic en Guardar.

Nota: Todos los ajustes modificados desde su Panel de Datos Square en línea también se verán reflejados en sus dispositivos móviles. Solo las cuentas con permisos de niveles propietario y administrador recibirán notificaciones push y de correo electrónico.

Edite, cancele o archive facturas

Edite una factura

  1. Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Haga clic en la factura deseada.

  3. Haga clic en Editar para actualizar los detalles de la factura.

Cancele una factura

Para cancelar una factura, seleccione la factura y haga clic en Más > Cancelar > Confirmar cancelación.

Para cancelar un grupo recurrente, seleccione la factura y haga clic en Ver grupo > Terminar grupo > Confirmar.

Si la factura ya se pagó, no podrá cancelarla o eliminarla de su historial de pagos, pero podrá issue a refund para equilibrar su contabilidad.

Nota: Cuando emita un reembolso por una factura vendida con una cantidad en decimales, deberá reembolsar el artículo completo.

Nota: Para su protección, Square puede, en algunas ocasiones, cancelar una factura si su cliente tiene demasiados intentos fallidos para pagarla. Usted puede duplicar la factura cancelada e intentar reenviarla. Verifique la identidad de su cliente, ya que las transacciones son rechazadas por el emisor de la tarjeta y no por Square. Obtenga más información sobre estafas potenciales y cómo aceptar tarjetas de pago de manera segura.

Archive una factura

Puede mover facturas, incluso las canceladas o impagas, a un archivo independiente para mantener la organización y ocultar las facturas antiguas o menos importantes.

Para hacerlo:

  1. Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Haga clic en los tres puntos horizontales junto a la factura deseada > Archivar.

  3. Seleccione Archivar factura para confirmar.

Si desea restaurar una factura, seleccione Desarchivar en el menú desplegable.

Para ver todas las facturas archivadas, haga clic en Todas las facturas en la parte superior y seleccione Archivo en el menú.

Nota: El archivado de una factura no afectará las métricas de los informes ni los recordatorios configurados para dicha factura.

Registre un pago

Si recibe un pago para una factura fuera de Facturas Square, puede marcarla como pagada desde su Panel de Datos. Para hacerlo, seleccione la factura > y, desde la página de información, haga clic en Registrar pago. No se aplican comisiones por procesamiento cuando se registra una factura.

Si su cliente quiere pagar la factura en persona, usted puede aceptar el pago mediante su Punto de venta Square. Obtenga más información sobre cómo aceptar pagos de facturas desde la aplicación Punto de venta Square.

Administración de equipos y Facturas Square

Si utiliza Funciones de Administración de equipos de Square, también puede proporcionar a los miembros de su equipo acceso a la creación de facturas en línea. Para hacerlo, asegúrese de que están activados los siguientes permisos para los conjuntos de permisos correspondientes:

  • El acceso a Facturas está marcado.

Consulte el informe de facturas pendientes

Con Facturas Square, puede consultar la lista de clientes que tengan facturas pendientes y el importe total que le adeudan todos los clientes, además de filtrar por clientes específicos.

También puede ver cuántos días de atraso tiene cada factura, enviar a sus clientes un recordatorio para pagar el saldo pendiente o consultar una lista filtrada de las facturas pendientes de un cliente en particular. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de su flujo de efectivo y ver quién le debe dinero y cuánto, todo en un solo lugar.

Para ver las facturas pendientes de un cliente:

  1. Diríjase a la pestaña Facturas del su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Informes para ver todas las facturas pendientes.

  2. Para ver la información de un cliente específico, ingrese el nombre del cliente en la barra de búsqueda.

Seleccione los tres puntos horizontales junto al monto adeudado del cliente para enviarle un recordatorio por correo electrónico. Para hacerlo, haga clic en Enviar recordatorio > ingrese la información del recordatorio > Listo. También puede seleccionar Ver facturas para consultar una lista de todas las facturas pendientes de ese cliente.

También podrá descargar sus informes como un archivo .CSV. Para hacerlo, seleccione Exportar y se descargará un archivo en su computadora.

Adjunte un contrato a sus facturas

Puede adjuntar Contrato Square directamente a sus facturas o presupuestos desde su Panel de Datos Square en línea. Al asociar un contrato a sus facturas o presupuestos, podrá documentar un acuerdo firmado y establecer expectativas claras con su cliente, lo cual aumentará su protección contra los reclamos de pago.

Para comenzar:

  1. Vaya a la pestaña Facturas en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione Crear factura.

  3. Después de completar los detalles de facturas necesarios, seleccione Adjuntar un Contrato Square en la sección Más opciones. Nota: Puede adjuntar contratos tanto firmados como no firmados, pero no borradores.

  4. Utilice la herramienta de búsqueda para seleccionar el contrato de Square que desea y, a continuación, seleccione Guardar.

Nota: Square proporciona plantillas de muestra para que usted cree su propio contrato. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantizamos o aconsejamos que un contrato sea adecuado para sus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Consulte Términos y condiciones de Contratos de Square.