Actualizaciones de sistema

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Administra las Facturas Square en línea

Con Facturas Square, puedes enviar facturas digitales, grupos recurrentes de facturas o presupuestos desde cualquier lugar y por correo electrónico, mensaje de texto o manualmente. Además, puedes realizar un seguimiento de las facturas pagadas y no pagadas, enviar recordatorios, aceptar pagos y configurar los ajustes de tu factura, todo en tiempo real.

Puedes realizar varias acciones en la sección Facturas del Panel de Datos Square en línea que te ayudarán a administrar mejor las facturas.

Edita, cancela o archiva facturas

Edite una factura

  1. Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en ••• junto a la factura deseada.
  3. Haga clic en Editar para actualizar los detalles de la factura.

Cancela una factura

Para cancelar una factura, haz lo siguiente:

  1. Selecciona la factura y haz clic en ••• > Cancelar.
  2. Elige si deseas notificar a los destinatarios que se canceló su factura y, luego, haz clic en Cancelar factura.

Nota: Esta acción no se puede deshacer.

Para cancelar un grupo de facturas recurrentes:

  1. Selecciona la factura.
  2. Haz clic en ••• > Terminar grupo > Confirmar.

Una vez confirmada la cancelación, no se enviarán facturas de este grupo en el futuro; las facturas pendientes continuarán vigentes.

Si ya se pagó una factura, no podrás cancelarla ni eliminarla del historial de pagos, pero puedes procesar un reembolso para equilibrar la contabilidad. Cuando proceses un reembolso por una factura vendida con una cantidad en decimales, deberás reembolsar el artículo completo.

Para tu protección, Square puede, en algunas ocasiones, cancelar una factura si ya se dieron demasiados intentos fallidos para pagarla. Puedes duplicar la factura cancelada y volver a enviarla al cliente. Verifica la identidad del cliente, ya que el emisor de la tarjeta es quien rechaza las transacciones, no Square. Obtén más información sobre posibles fraudes y cómo aceptar tarjetas de pago de manera segura.

Archiva una factura

Puedes mover facturas, incluso las canceladas o impagas, a un archivo independiente para mantener la organización y ocultar las facturas antiguas o menos importantes. Para hacerlo, haz clic en ••• junto a la factura deseada y, luego, haz clic en Archivar.

Para ver todas las facturas archivadas, haz clic en Todas las facturas y selecciona Archivo en el menú desplegable.

Nota: El archivo de una factura no afectará las métricas de los informes ni los recordatorios configurados para dicha factura.

Filtra facturas

Filtra y ve las facturas por estado desde el Panel de Datos Square en línea y la aplicación Punto de venta Square. Los filtros incluyen:

Filtro Descripción
Enviada Facturas sin pagar, vencidas, pagadas, reembolsadas, canceladas y que no se pudieron efectuar
Pendiente Facturas sin pagar, vencidas y no entregadas
Pagada Todas las facturas pagadas o reembolsadas total o parcialmente
Pendiente de pago Un estado temporal que se aplica a una factura que está en proceso de pago.
Programada Incluye tanto las próximas instancias de facturas recurrentes que no se enviaron, como las facturas programadas normales.
Borradores Facturas en borrador que aún deben enviarse o programarse
Filtro de factura recurrente Descripción
Activo Grupo recurrente activo con facturas programadas
Finalizado Grupo recurrente con todas las facturas programadas enviadas o grupo que se terminó manualmente
Borradores Facturas recurrentes en borrador que aún deben enviarse o programarse

Otros filtros incluyen

  • Nombre del cliente
  • Número de teléfono del cliente
  • Dirección de correo electrónico del cliente
  • Dirección de facturación del cliente
  • Nombre de la empresa del cliente
  • Id. de la factura
  • Título de la factura
  • Mensaje de la factura
  • Nombres del elemento de línea

Ajustes de Facturas

Puedes administrar ciertos ajustes de Facturas desde el Panel de Datos Square en línea y la aplicación Facturas Square.

Templates

With Square Invoices Plus, you can customize your invoices with invoice templates or set a default template to use when creating a new invoice. Invoice templates automatically fill in your invoice information. With each unique template, you can:

  • Customize basic details: Add an invoice title and message that will be visible to your customer.
  • Save a default custom message: Add your terms of service, cancellation policy, return policy, or any other personalized message to your customized invoice in the Message field.
  • Choose your payment settings: Pick your default payment settings for your invoices, such as setting your accepted payment methods, using card on file with a Square Invoice, and adding a tipping option.
  • Add item-level notes: Add your item, select Customize, and go to the Note section. Be sure to hit Save once you’ve selected your price point and taxes and added your note.
  • Share your invoice: Choose how you’ll send your invoice to your customers — via email or manually. You can also schedule payment reminders to be sent to your customer.
  • Add custom fields: You can add a custom field — such as terms of service, cancellation policy, return policy, or a personalized message — to your invoice and choose its placement within the template.

Invoice Management

You can manage your invoice branding, inventory management, and Team Management settings from your online Square Dashboard.

If you’re using Team Management, you can also give your team members access to creating invoices online. To do so, make sure the Invoices access permission is enabled.

Estimates Settings

Adjust the default settings for new estimate — you can modify the title, message, delivery method, or send and expire settings. These settings can be overridden on individual estimates.

Notifications Settings

Under Notifications, you can choose to receive an in-app notification or email every time an invoice or estimate is viewed, sent, updated, paid, or canceled, as well as when an invoice reminder is sent.

Note: All settings modified from your online Square Dashboard will also be reflected in your mobile devices. Only accounts with Owner and Administrator permissions will receive email and push notifications.

Registra un pago de factura externo a Square

Si recibes el pago de una factura fuera de Facturas Square, puedes marcar la factura como Pagada en el Panel de Datos Square en línea. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Selecciona la factura.

  2. Selecciona ••• > Agregar pago.

  3. En Forma, selecciona Registrar pago.

  4. Elige el tipo de pago y, luego, selecciona Confirmar.

Nota: No se aplicarán comisiones de procesamiento cuando registres una factura.

Si el cliente quiere pagar la factura en persona, puedes aceptar el pago directamente en el Punto de venta Square. Obtén información sobre cómo aceptar pagos de facturas desde la aplicación Punto de venta Square.

Envía y administra recordatorios

Para enviar un recordatorio o estado de factura:

  1. Haz clic en ••• > Enviar recordatorios.
  2. Agrega un mensaje personalizado opcional y selecciona hasta diez facturas.
  3. Haz clic en Enviar.

Consulta el informe de facturas pendientes

Desde Informes, puedes hacer lo siguiente:

  • Ver una lista de clientes que tengan facturas pendientes.

  • Ve el importe total adeudado entre todos los clientes.

  • Filtrar y buscar un cliente específico.

  • Ver hace cuántos días venció cada factura.

  • Enviar a los clientes un recordatorio sobre el pago del saldo pendiente.

  • Ver una lista filtrada de facturas pendientes de un cliente en particular.

Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tu flujo de caja y ver quiénes te deben dinero y cuánto, todo en un solo lugar.

También podrás descargar tus informes como archivo .csv. Para hacerlo, selecciona Exportar y se descargará un archivo en tu computadora.

Adjunta un contrato a tus facturas

Puedes adjuntar un Contrato Square directamente a tus facturas o presupuestos desde el Panel de Datos Square en línea. Al asociar un contrato a tus facturas o presupuestos, podrás documentar un acuerdo firmado y establecer expectativas claras para los clientes, lo que aumenta la protección contra reclamos de pagos.

Para comenzar, sigue estos pasos:

  1. Ve a Facturas en el Panel de Datos Square en línea y selecciona Crear factura.

  2. Una vez que completes la información necesaria de la factura, selecciona Adjuntar un contrato Square en la sección Más opciones. Puedes adjuntar contratos firmados o sin firmar, pero no borradores.

  3. Utiliza la herramienta de búsqueda para seleccionar el contrato de Square que desees y, a continuación, selecciona Guardar.

Nota: Square proporciona plantillas de muestra para que crees tu propio contrato. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantizamos o aconsejamos que un contrato sea adecuado para tus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Consulta los Términos y condiciones de Contratos de Square.