Administra las Facturas Square en línea
Con Facturas Square, puedes enviar facturas digitales, grupos recurrentes de facturas o presupuestos desde cualquier lugar y por correo electrónico, mensaje de texto o manualmente. Además, puedes realizar un seguimiento de las facturas pagadas y no pagadas, enviar recordatorios, aceptar pagos y configurar los ajustes de tu factura, todo en tiempo real.
Puedes realizar varias acciones en la sección Facturas del Panel de Datos Square en línea que te ayudarán a administrar mejor las facturas.
Edita, cancela o archiva facturas
- Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea.
- Haga clic en ••• junto a la factura deseada.
- Haga clic en Editar para actualizar los detalles de la factura.
Para cancelar una factura, haz lo siguiente:
- Selecciona la factura y haz clic en ••• > Cancelar.
- Elige si deseas notificar a los destinatarios que se canceló su factura y, luego, haz clic en Cancelar factura.
Nota: Esta acción no se puede deshacer.
Para cancelar un grupo de facturas recurrentes:
- Selecciona la factura.
- Haz clic en ••• > Terminar grupo > Confirmar.
Una vez confirmada la cancelación, no se enviarán facturas de este grupo en el futuro; las facturas pendientes continuarán vigentes.
Si ya se pagó una factura, no podrás cancelarla ni eliminarla del historial de pagos, pero puedes procesar un reembolso para equilibrar la contabilidad. Cuando proceses un reembolso por una factura vendida con una cantidad en decimales, deberás reembolsar el artículo completo.
Para tu protección, Square puede, en algunas ocasiones, cancelar una factura si ya se dieron demasiados intentos fallidos para pagarla. Puedes duplicar la factura cancelada y volver a enviarla al cliente. Verifica la identidad del cliente, ya que el emisor de la tarjeta es quien rechaza las transacciones, no Square. Obtén más información sobre posibles fraudes y cómo aceptar tarjetas de pago de manera segura.
Puedes mover facturas, incluso las canceladas o impagas, a un archivo independiente para mantener la organización y ocultar las facturas antiguas o menos importantes. Para hacerlo, haz clic en ••• junto a la factura deseada y, luego, haz clic en Archivar.
Para ver todas las facturas archivadas, haz clic en Todas las facturas y selecciona Archivo en el menú desplegable.
Nota: El archivo de una factura no afectará las métricas de los informes ni los recordatorios configurados para dicha factura.
Filtra facturas
Filtra y ve las facturas por estado desde el Panel de Datos Square en línea y la aplicación Punto de venta Square. Los filtros incluyen:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Enviada | Facturas sin pagar, vencidas, pagadas, reembolsadas, canceladas y que no se pudieron efectuar |
| Pendiente | Facturas sin pagar, vencidas y no entregadas |
| Pagada | Todas las facturas pagadas o reembolsadas total o parcialmente |
| Pendiente de pago | Un estado temporal que se aplica a una factura que está en proceso de pago. |
| Programada | Incluye tanto las próximas instancias de facturas recurrentes que no se enviaron, como las facturas programadas normales. |
| Borradores | Facturas en borrador que aún deben enviarse o programarse |
| Filtro de factura recurrente | Descripción |
| Activo | Grupo recurrente activo con facturas programadas |
| Finalizado | Grupo recurrente con todas las facturas programadas enviadas o grupo que se terminó manualmente |
| Borradores | Facturas recurrentes en borrador que aún deben enviarse o programarse |
Ajustes de Facturas
Puedes administrar ciertos ajustes de Facturas desde el Panel de Datos Square en línea y la aplicación Facturas Square.
Con Facturas Square Plus, puedes personalizar las facturas con plantillas de facturas o configurar una plantilla predeterminada para usarla al crear una nueva factura. Las plantillas para facturas completan la información de la factura de manera automática. Con cada plantilla única, podrás hacer lo siguiente:
- Personalizar detalles básicos: agrega un título y un mensaje a la factura que serán visibles para el cliente.
- Guardar un mensaje personalizado predeterminado: agrega tus condiciones de servicio, política de cancelación, política de devoluciones o cualquier otro mensaje personalizado a la factura personalizada en el campo Mensaje.
- Elegir tus ajustes de pago: elige los ajustes de pago predeterminados para tus facturas, por ejemplo, las formas de pago aceptadas, el uso de tarjetas guardadas en una Factura Square y la adición de una opción de propina.
- Agrega notas a nivel de artículos: agrega el artículo, selecciona Personalizar y ve a la sección Nota. Asegúrate de pulsar Guardar una vez que hayas seleccionado el punto de precio y los impuestos, y hayas agregado una nota.
- Comparte la factura: elige cómo enviarás la factura a los clientes: por correo electrónico o manualmente. También puedes programar el envío de recordatorios de pago a los clientes.
- Agrega campos personalizados: puedes agregar un campo personalizado, como condiciones de servicio, política de cancelación, política de devoluciones o algún mensaje personalizado, a la factura y elegir su ubicación en la plantilla.
Puedes administrar el diseño de marca de las facturas, el control de inventario y los ajustes de la Administración de equipos desde el Panel de Datos Square en línea.
Si usas la Administración de equipos, también puedes dar a los miembros del equipo acceso a la creación de facturas en línea. Para hacerlo, asegúrate de que el permiso Acceso a facturas esté activado.
Configura los ajustes predeterminados para los presupuestos nuevos. Puedes modificar el título, el mensaje, el método de entrega o los ajustes de envío y caducidad. Estos ajustes pueden anularse en cada presupuesto.
En Notificaciones, puedes optar por recibir una notificación en la aplicación o por correo electrónico cada vez que se vea, se envíe, se actualice, se pague o se cancele una factura o un presupuesto, y también cuando se envíe un recordatorio de factura.
Nota: Todos los ajustes modificados desde el Panel de Datos Square en línea también se verán reflejados en tus dispositivos móviles. Solo las cuentas con permisos de propietario y administrador recibirán notificaciones push y por correo electrónico.
Registra un pago de factura externo a Square
Si recibes el pago de una factura fuera de Facturas Square, puedes marcar la factura como Pagada en el Panel de Datos Square en línea. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Selecciona la factura.
Selecciona ••• > Agregar pago.
En Forma, selecciona Registrar pago.
Elige el tipo de pago y, luego, selecciona Confirmar.
Nota: No se aplicarán comisiones de procesamiento cuando registres una factura.
Si el cliente quiere pagar la factura en persona, puedes aceptar el pago directamente en el Punto de venta Square. Obtén información sobre cómo aceptar pagos de facturas desde la aplicación Punto de venta Square.
Envía y administra recordatorios
Consulta el informe de facturas pendientes
Desde Informes, puedes hacer lo siguiente:
Ver una lista de clientes que tengan facturas pendientes.
Ve el importe total adeudado entre todos los clientes.
Filtrar y buscar un cliente específico.
Ver hace cuántos días venció cada factura.
Enviar a los clientes un recordatorio sobre el pago del saldo pendiente.
Ver una lista filtrada de facturas pendientes de un cliente en particular.
Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tu flujo de caja y ver quiénes te deben dinero y cuánto, todo en un solo lugar.
También podrás descargar tus informes como archivo .csv. Para hacerlo, selecciona Exportar y se descargará un archivo en tu computadora.
Adjunta un contrato a tus facturas
Puedes adjuntar un Contrato Square directamente a tus facturas o presupuestos desde el Panel de Datos Square en línea. Al asociar un contrato a tus facturas o presupuestos, podrás documentar un acuerdo firmado y establecer expectativas claras para los clientes, lo que aumenta la protección contra reclamos de pagos.
Para comenzar, sigue estos pasos:
Ve a Facturas en el Panel de Datos Square en línea y selecciona Crear factura.
Una vez que completes la información necesaria de la factura, selecciona Adjuntar un contrato Square en la sección Más opciones. Puedes adjuntar contratos firmados o sin firmar, pero no borradores.
Utiliza la herramienta de búsqueda para seleccionar el contrato de Square que desees y, a continuación, selecciona Guardar.
Nota: Square proporciona plantillas de muestra para que crees tu propio contrato. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantizamos o aconsejamos que un contrato sea adecuado para tus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Consulta los Términos y condiciones de Contratos de Square.