Mises à jour système

Nous rencontrons des problèmes susceptibles affecter vos services Square. Nous continuerons de mettre à jour notre page d’état avec plus d’informations.

Accueil>Gestion des factures

Gérer Factures Square en ligne

Avec Factures Square, vous pouvez envoyer des factures numériques, des suites récurrentes ou des estimations, où que vous soyez, par e-mail, SMS ou manuellement. Vous pouvez suivre les factures payées ou non payées, envoyer des rappels, accepter des paiements et configurer vos paramètres de facturation en temps réel.

Vous pouvez effectuer plusieurs actions dans la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne pour améliorer la gestion de vos factures.

Modifier, annuler ou archiver des factures

Modifier une facture

  1. Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur ••• à côté de la facture en question.
  3. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les détails de la facture.

Annuler une facture

Pour annuler une facture :

  1. Sélectionnez la facture et cliquez sur ••• > Annuler.
  2. Choisissez d’informer les destinataires de l’annulation de leur facture, puis cliquez sur Annuler la facture.

Remarque : cette action est irréversible.

Pour annuler une série de factures récurrentes :

  1. Sélectionnez la facture.
  2. Cliquez sur ••• > Annuler la série > Confirmer.

Après avoir confirmé, aucune nouvelle facture ne sera envoyée pour cette série. Les factures en attente sont toujours dues.

Si une facture a déjà été payée, vous ne pouvez pas l’annuler ou la supprimer de votre historique de paiement, mais vous pouvez émettre un remboursement pour équilibrer vos comptes. Lorsque vous émettez un remboursement pour une facture contenant une quantité décimale, vous devrez rembourser l’article entier.

Pour votre protection, Square peut parfois annuler une facture si le nombre de tentatives de paiement infructueuses est trop élevé. Vous pouvez dupliquer la facture annulée et la renvoyer à votre client. Vérifiez l’identité de votre client puisque les transactions ont été refusées par l’émetteur de la carte, et non par Square. En savoir plus sur les escroqueries potentielles et comment accepter les cartes de paiement en toute sécurité.

Archiver une facture

Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans des archives séparées pour vous aider à rester organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes. Pour ce faire, cliquez sur ••• à côté de la facture de votre choix, puis cliquez sur Archiver.

Pour consulter toutes les factures archivées, cliquez sur Toutes les factures et sélectionnez Archiver dans le menu déroulant.

Remarque: l’archivage d’une facture n’aura aucune incidence sur les indicateurs chiffrés pour les rapports ou les rappels définis pour cette facture.

Filtrer les factures

Filtrez et consultez des factures selon leur statut à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et de l’application Solution PDV Square. Les filtres comprennent :

Filtre Description
Envoyé Factures impayées, en retard, payées, remboursées, annulées et refusées
En attente Factures impayées, en retard et non remises
Montant payé Toutes les factures payées et celles totalement ou partiellement remboursées
Paiement en attente Un statut temporaire attribué à une facture en cours de paiement.
Planifiée Inclut les prochaines factures récurrentes qui n’ont pas encore été envoyées et les factures programmées habituelles.
Brouillons Brouillons de factures qui sont encore à envoyer ou à programmer
Filtre facture récurrente Description
Actives Série récurrente active avec des factures programmées
Terminée Série récurrente dont toutes les factures programmées ont été envoyées ou série ayant été clôturée manuellement
Brouillons Brouillons de factures récurrentes qui sont encore à envoyer ou à programmer

Les autres filtres comprennent

  • Nom du client
  • Numéro de téléphone du client
  • Adresse e-mail du client
  • Adresse de facturation du client
  • Nom de l’entreprise du client
  • Nº de facture
  • Intitulé de la facture
  • Texte de la facture
  • Noms des articles

Paramètres de facturation

Vous pouvez gérer certains paramètres de facturation depuis votre Tableau de bord Square en ligne ou de l’application Factures Square.

Modifier les paramètres depuis l’application Factures Square

Vous pouvez uniquement modifier les paramètres par défaut suivants pour les nouvelles factures depuis l’application Factures Square.

  • Titre de facture : définissez un titre partagé pour toutes vos factures.
  • Message : ajoutez un message par défaut à vos factures.
  • Mode de facturation : choisissez d’envoyer vos factures par e-mail, par SMS ou manuellement.
  • Envoi : choisissez une fréquence d’envoi par défaut pour vos factures.
  • Échéance : sélectionnez l’échéance de la facture (à la réception ou après un certain nombre de jours).
  • Rappels : vous pouvez programmer des rappels de paiement pour vos factures. Sélectionnez Modifier les rappels pour changer la fréquence des rappels et en créer de nouveaux. Remarque : lorsqu’une facture a été payée, les rappels ne seront plus envoyés. Les rappels ne seront pas envoyés aux factures livrées par SMS.
  • Adresse de livraison : cochez la case pour demander une adresse de livraison dans vos factures.
  • Pourboire : cochez cette case pour permettre à vos clients de vous laisser un pourboire lors du paiement de la facture.
  • Carte enregistrée : si cette case est cochée, les clients auront la possibilité d’enregistrer leur carte de paiement lorsqu’ils règlent la facture. S’ils le font, vous pourrez facturer les paiements suivants sur la carte enregistrée plutôt que d’envoyer une facture.

Modifier les paramètres en ligne

Les paramètres par défaut de la facture ont été transférés à votre modèle par défaut. Vous pouvez trouver et modifier les paramètres précédents dans le modèle « Facture ».

Modèles

Avec Factures Square Plus, vous pouvez personnaliser vos factures à l’aide de modèles de factures ou définir un modèle par défaut à utiliser lors de la création d’une nouvelle facture. Les modèles de facture saisissent automatiquement les informations de votre facture, ce qui réduit le temps et les efforts que vous consacrez à la création de factures. Avec chaque modèle unique, vous pouvez :

  • Personnaliser les détails de base : ajoutez un titre de facture et un message qui seront visibles par votre client.
  • Enregistrer un message personnalisé par défaut : ajoutez vos conditions de service, vos conditions d’annulation, votre politique de retour ou tout autre message personnalisé à votre facture personnalisée dans le champ Message.
  • Choisir vos paramètres de paiement : choisissez vos paramètres de paiement par défaut pour vos factures, comme les modes de paiement acceptés, l’utilisation d’une carte enregistrée avec une facture Square et l’ajout d’une option de pourboire.
  • Ajouter des notes aux articles : ajoutez votre article, sélectionnez Personnaliser et accédez à la section Note. Assurez-vous d’Enregistrer après avoir sélectionné votre prix de vente et les taxes ajoutées à votre note.
  • Partager votre facture : choisissez le mode d’envoi de votre facture à vos clients : par e-mail ou manuellement. Vous pouvez également programmer l’envoi de rappels de paiement à votre client.
  • Ajouter des champs personnalisés : ajoutez un champ personnalisé, comme les conditions de service, les conditions d’annulation, la politique de retour ou tout autre message personnalisé à votre facture et choisissez son emplacement dans le modèle.

Gestion des factures

Vous pouvez gérer les paramètres de stratégie de marque de vos factures, de gestion des stocks et de gestion des équipes depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

Si vous utilisez Gestion d’équipe, vous pouvez également autoriser vos employés à créer des factures en ligne. Pour ce faire, assurez-vous que les autorisations dans « Accès aux factures » sont activées.

Paramètres des estimations

Configurez les paramètres par défaut des nouvelles estimations : vous pouvez modifier le titre, le message, le mode de livraison et les paramètres d’envoi ou d’échéance. Vous pourrez y déroger sur les estimations individuelles.

Paramètres de notifications

Sous Notifications, vous pouvez choisir de recevoir un message dans l’application ou un e-mail chaque fois qu’une facture ou une estimation est ouverte, envoyée, mise à jour, payée ou annulée, mais aussi quand un rappel de facture est envoyé.

Remarque : toutes les modifications des paramètres depuis votre Tableau de bord Square en ligne s’appliqueront aussi à vos appareils mobiles. Seuls les comptes ayant des autorisations de niveau propriétaire et administrateur recevront des notifications par e-mail et par push.

Enregistrer un paiement de facture en dehors de Square

Si vous recevez un paiement pour une facture en dehors de Factures Square, vous pouvez marquer la facture comme Payée depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez la facture.

  2. Sélectionnez •••, puis Ajouter un paiement.

  3. Sous Méthode, sélectionnez Enregistrer le paiement.

  4. Choisissez le type de paiement, puis sélectionnez Confirmation.

Remarque : Aucuns frais de traitement ne s’appliquent lorsque vous enregistrez une facture.

Si votre client souhaite régler sa facture en personne, vous pouvez accepter le paiement directement sur votre Solution PDV Square. En savoir plus sur accept payments for your invoices through the Square Point of Sale app.

Envoyer et gérer des rappels

Pour envoyer un rappel ou un relevé de facturation :

  1. Cliquez sur •••, puis Envoyer des rappels.
  2. Ajoutez un message personnalisé facultatif et sélectionnez jusqu’à 10 factures.
  3. Cliquez sur Envoyer.

Consultez votre rapport de factures en attente

À partir de Rapports, vous pouvez :

  • Affichez la liste des clients qui ont des factures impayées.

  • Afficher le montant total qui vous est dû pour l’ensemble des clients.

  • Filtrez et recherchez un client spécifique.

  • Visualisez le nombre de jours de retard de chaque facture.

  • Envoyez à vos clients un rappel pour le paiement du solde restant.

  • Consultez une liste filtrée des factures en attente pour un client particulier.

Cela vous permet de suivre vos flux de trésorerie et voir qui vous doit de l’argent et le montant qui vous est dû, le tout en un seul endroit.

Vous pouvez aussi télécharger vos rapports sous forme de fichier CSV. Pour ce faire, sélectionnez Exporter, et le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.