Gérer Factures Square en ligne
Avec Factures Square, vous pouvez envoyer des factures numériques, des séries récurrentes ou des estimations par e-mail, par SMS ou manuellement, où que vous soyez dans le monde. Vous pouvez suivre les factures payées et impayées, envoyer des rappels, accepter des paiements et configurer vos paramètres de facturation en temps réel.
Plusieurs actions peuvent être effectuées dans la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne pour vous aider à mieux gérer vos factures.
Modifier, annuler ou archiver des factures
- Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur ••• à côté de la facture en question.
- Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les détails de la facture.
Pour annuler une facture :
- Sélectionnez la facture et cliquez sur ••• > Annuler.
- Choisissez d’informer les destinataires de l’annulation de leur facture, puis cliquez sur Annuler la facture.
Remarque : cette action est irréversible.
Pour annuler une série de factures récurrentes :
- Sélectionnez la facture.
- Cliquez sur ••• > Annuler la série > Confirmer.
Après avoir confirmé, aucune nouvelle facture ne sera envoyée pour cette série. Les factures en attente sont toujours dues.
Si une facture a déjà été payée, vous ne pouvez pas l’annuler ou la supprimer de votre historique de paiement, mais vous pouvez émettre un remboursement pour équilibrer vos comptes. Lorsque vous émettez un remboursement pour une facture contenant une quantité décimale, vous devrez rembourser l’article entier.
Pour votre protection, Square peut parfois annuler une facture si le nombre de tentatives de paiement infructueuses est trop élevé. Vous pouvez dupliquer la facture annulée et la renvoyer à votre client. Vérifiez l’identité de votre client puisque les transactions ont été refusées par l’émetteur de la carte, et non par Square. En savoir plus sur les escroqueries potentielles et comment accepter les cartes de paiement en toute sécurité.
Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans des archives séparées pour vous aider à rester organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes. Pour ce faire, cliquez sur ••• à côté de la facture de votre choix, puis cliquez sur Archiver.
Pour consulter toutes les factures archivées, cliquez sur Toutes les factures et sélectionnez Archiver dans le menu déroulant.
Remarque : l’archivage d’une facture n’aura aucune incidence sur les indicateurs chiffrés pour les rapports ou les rappels définis pour cette facture.
Filtrer les factures
Filtrez et consultez des factures selon leur état à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et de l’application Solution PDV Square. Les filtres comprennent :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Envoyé | Factures impayées, en retard, payées, remboursées, annulées et refusées |
| En attente | Factures impayées, en retard et non remises |
| Payées | Toutes les factures payées ou remboursées totalement ou partiellement |
| Paiement en attente | Un statut temporaire attribué à une facture en cours de paiement. |
| Planifiée | Inclut les prochaines factures récurrentes n’ayant pas encore été envoyées et les factures programmées habituelles. |
| Brouillons | Brouillons de factures qui sont encore à envoyer ou à programmer |
| Filtre de facture récurrente | Description |
| Actives | Série récurrente active avec des factures programmées |
| Terminée | Série récurrente dont toutes les factures programmées ont été envoyées ou série ayant été clôturée manuellement |
| Brouillons | Brouillons de factures récurrentes qui sont encore à envoyer ou à programmer |
Paramètres de facturation
Vous pouvez gérer certains paramètres de facturation depuis votre Tableau de bord Square en ligne ou de l’application Factures Square.
Avec Factures Square Plus, vous pouvez personnaliser vos factures à l’aide de modèles de factures ou définir un modèle par défaut à utiliser lors de la création d’une nouvelle facture. Les modèles de facture complètent automatiquement les informations de votre facture. Avec chaque modèle unique, vous pouvez :
- Personnaliser les informations de base : Ajoutez un titre pour la facture et un message qui seront visibles par votre client.
- Enregistrer un message personnalisé par défaut Ajoutez vos conditions de service, vos conditions d’annulation, votre politique de retour ou tout autre message personnalisé à votre facture personnalisée dans le champ Message de votre facture.
- Choisir vos paramètres de paiement : Choisissez vos paramètres de paiement par défaut pour vos factures, comme les modes de paiement acceptés, l’utilisation d’une carte enregistrée avec une facture Square et l’ajout d’une option de pourboire.
- Ajouter des notes au niveau des articles : Ajoutez votre article, sélectionnez Personnaliser et accédez à la section Note. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir sélectionné le prix et les taxes et ajouté une note.
- Partager votre facture : Choisissez le mode d’envoi de votre facture à vos clients : par e-mail ou manuellement. Vous pouvez également programmer l’envoi de rappels de paiement à vos clients.
- Ajouter des champs personnalisés : Vous pouvez ajouter un champ personnalisé à votre facture, par exemple les conditions d’utilisation ou d’annulation, la politique de retour ou un message personnalisé, et choisir son emplacement dans le modèle.
Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez gérer les paramètres relatifs à l’image de marque de vos factures, à la gestion des stocks et à la gestion des employés.
Si vous utilisez des produits Personnel Square, vous pouvez également autoriser vos employés à créer des factures en ligne. Pour ce faire, assurez-vous que l’autorisation Accès aux factures est activée.
Ajustez les paramètres qui seront appliqués par défaut aux nouvelles estimations : vous pouvez modifier le titre, le message, le mode de livraison ou les paramètres d’envoi et d’expiration. Vous pourrez ignorer ces paramètres au moment de créer une estimation.
Dans Notifications, vous pouvez choisir de recevoir une notification dans l’application ou un e-mail chaque fois qu’une facture ou une estimation est ouverte, envoyée, modifiée, payée ou annulée, mais aussi quand un rappel est envoyé.
Remarque : Toutes les modifications de paramètres effectuées depuis votre tableau de bord Square en ligne s’appliqueront également à vos appareils mobiles. Les notifications push et par e-mails seront envoyés seulement aux comptes disposant des autorisations de niveau Propriétaire et Administrateur.
Enregistrer le paiement d’une facture
- Ouvrez Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez ••• > Accepter un paiement.
- Ajoutez un montant et un mode de paiement.
- Sélectionnez Encaisser.
Si vos clients souhaitent payer leurs factures en personne, vous pouvez accepter le paiement depuis votre Solution PDV Square. Découvrez comment
accepter les paiements de factures par le biais de l’application Solution PDV Square.
Si vous recevez un paiement pour une facture autrement que par Factures Square, vous pouvez marquer la facture comme payée à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :
- Ouvrez Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez la facture.
- Sélectionnez ••• > Ajouter un paiement.
- Sous Mode, sélectionnez Enregistrer le paiement.
- Choisissez le type de paiement, puis sélectionnez Confirmation.
Remarque : aucuns frais de traitement ne s’appliquent lorsque vous enregistrez une facture.
Envoyer et gérer des rappels
Consulter le rapport de factures impayées
À partir de Rapports, vous pouvez :
Afficher la liste des clients qui ont des factures impayées.
Afficher le montant total qui vous est dû pour l’ensemble des clients.
Filtrer et rechercher un client spécifique.
Visualiser le nombre de jours de retard de chaque facture.
Envoyer à vos clients un rappel pour le paiement du solde restant.
Consulter une liste filtrée des factures impayées pour un client particulier.
Cela vous permet de suivre vos flux de trésorerie et de voir qui vous doit de l’argent, ainsi que le montant qui vous est dû, et ce, au même endroit.
Vous pouvez également télécharger vos rapports au format CSV. Pour cela, sélectionnez Exporter. Un fichier sera alors téléchargé sur votre ordinateur.