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Gérer les Factures Square en ligne

Avec Factures Square, vous pouvez envoyer des factures numériques, des séries récurrentes ou des estimations où que vous soyez, par courriel, par message texte ou manuellement. Vous pouvez effectuer le suivi des factures payées et non payées, envoyer des rappels, accepter des paiements et configurer les paramètres de vos factures en temps réel.

Il existe plusieurs actions que vous pouvez entreprendre dans la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne pour vous aider à mieux gérer vos factures.

Modifier, annuler ou archiver des factures

Modifier une Facture

  1. Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur ••• à côté de la facture souhaitée.
  3. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les détails de la facture.

Annuler une facture

Pour annuler une facture :

  1. Sélectionnez la facture et cliquez sur ••• > Annuler.
  2. Choisissez d’informer les destinataires que leur facture a été annulée puis cliquez sur Annuler la facture.

Remarque : Cette action ne peut être annulée.

Pour annuler une série de factures récurrentes :

  1. Sélectionnez la facture.
  2. Cliquez sur ••• > Mettre fin à la série > Confirmer.

Une fois le tout confirmé, aucune nouvelle facture ne sera envoyée pour cette série. Les factures en attente s’appliquent toujours.

Vous ne pouvez pas annuler une facture déjà réglée, ni la supprimer de l’historique de vos paiements, mais vous avez la possibilité d’émettre un remboursement pour équilibrer vos comptes. Lorsque vous effectuez un remboursement pour une facture vendue avec une quantité décimale, vous devez rembourser l’article en entier.

Pour votre protection, Square peut à l’occasion annuler une facture s’il y a eu trop de tentatives de paiement infructueuses. Vous pouvez dupliquer la facture annulée et l’envoyer à nouveau à votre client. Comme c’est l’émetteur de la carte et non Square qui refuse les transactions, vous devez vérifier l’identité de votre client. En savoir plus sur les escroqueries potentielles et la façon d’encaisser des paiements par carte en toute sécurité.

Archiver une facture

Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans un fichier d’archivage distinct pour vous aider à demeurer organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes. Pour ce faire, cliquez sur ••• à côté de la facture souhaitée et cliquez sur Archiver.

Pour consulter toutes les factures archivées, cliquez sur Toutes les factures en haut de l’écran et sélectionnez Archiver dans le menu déroulant.

Remarque : L’archivage d’une facture n’aura aucune incidence sur les indicateurs chiffrés pour les rapports ou les rappels définis pour cette facture.

Filtrer les factures

Filtrez et consultez des factures selon l’état à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et de l’application Solution PDV Square. Les filtres comprennent :

Filtre Description
Envoyée Factures impayées, en retard, payées, remboursées, annulées et refusées
En attente Factures impayées, en retard et non livrées
Payées Toutes les factures qui ont été payées ou remboursées en totalité ou en partie
Paiement en attente Un état temporaire d’une facture dont le paiement est en cours de traitement.
Programmée Comprend les prochains événements des factures récurrentes qui n’ont pas été envoyées ainsi que les factures standard programmées.
Ébauches Les ébauches de factures qui n’ont pas été envoyées ou programmées
Filtre de facture récurrente Description
Active Les séries récurrentes actives avec les factures programmées
Terminée Les séries récurrentes avec toutes les factures programmées qui ont été envoyées ou une série à laquelle on a mis fin manuellement.
Ébauches Ébauches de factures récurrentes qui doivent être envoyées ou programmées

Les autres filtres comprennent

  • Nom du client
  • Numéro de téléphone du client
  • Adresse courriel du client
  • Adresse de facturation du client
  • Nom de l’entreprise du client
  • Nº de facture
  • Intitulé de la facture
  • Texte de la facture
  • Noms des articles

Paramètres de facturation

Vous pouvez gérer certains paramètres de facturation à partir de votre Tableau de bord Square en ligne ou de l’application Factures Square.

Modèles

Avec Factures Square Plus, vous pouvez personnaliser vos factures avec des modèles de factures ou définir un modèle par défaut à utiliser lors de la création d’une nouvelle facture. Les modèles de facture saisissent automatiquement les informations de votre facture. Avec chaque modèle unique, vous pouvez :

  • Personnaliser les détails de base : Ajoutez un titre de facture et un message qui seront visibles pour votre client.
  • Enregistrer un message personnalisé par défaut : Ajoutez vos conditions de service, vos conditions d’annulation, votre politique de retour ou tout autre message personnalisé à votre facture personnalisée dans le champ Message.
  • Choisir vos paramètres de paiement : Choisissez vos paramètres de paiement par défaut pour vos factures, comme les modes de paiement acceptés, l’utilisation d’une carte enregistrée avec une Facture Square et l’ajout d’une option de pourboire.
  • Ajouter des notes au niveau des articles : ajoutez votre article, sélectionnez Personnaliser, puis accédez à la section Note. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer une fois que vous avez sélectionné votre niveau de prix, vos taxes et ajouté votre note.
  • Partager votre facture : choisissez le mode d’envoi de votre facture à vos clients, par courriel ou manuellement. Vous pouvez également programmer l’envoi de rappels de paiement à votre client.
  • Ajouter des champs personnalisés : ajoutez un champ personnalisé, comme les conditions de service, la politique d’annulation, la politique de retour ou un message personnalisé à votre facture et choisissez son emplacement dans le modèle.

Gestion de facture

Vous pouvez gérer les paramètres d’image de marque de vos factures, la gestion des stocks et la gestion des équipes à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Si vous utilisez Gestion d’équipe, vous pouvez également donner aux membres de votre équipe l’accès à la création de factures en ligne. Pour ce faire, l’autorisation Accès aux factures doit cependant être activée pour ces membres.

Paramètres des estimations

Réglez les paramètres par défaut pour les nouvelles estimations : vous pouvez modifier le titre, le message, le mode de livraison ou les paramètres d’envoi et d’expiration. Ces paramètres peuvent être annulés sur les estimations.

Paramètres de notification

Sous Notifications, vous pouvez choisir de recevoir une notification dans l’application ou un courriel chaque fois qu’une facture ou une estimation est consultée, envoyée, mise à jour, payée ou annulée, ainsi que lorsqu’un rappel de facture est envoyé.

Remarque : Toutes les modifications de paramètres que vous apportez dans le Tableau de bord Square en ligne se font automatiquement sur vos appareils mobiles. Les courriels et notifications poussées seront envoyés seulement aux comptes disposant des autorisations Propriétaire et Administrateur.

Enregistrer le paiement d’une facture par une autre méthode que Square

Si vous recevez un paiement pour une facture par une méthode autre que Factures Square, vous pouvez marquer la facture comme étant Payée à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez la facture.

  2. Sélectionnez ••• > Ajouter un paiement.

  3. Sous Mode, sélectionnez Enregistrer le paiement.

  4. Choisissez le type de paiement, puis sélectionnez Confirmer.

Remarque : Aucuns frais de traitement ne s’appliquent lorsque vous enregistrez une facture.

Si votre client souhaite régler sa facture en personne, vous pouvez accepter le paiement directement à partir de votre Solution PDV Square. Découvrez comment Accepter les paiements de factures par le biais de l’application Solution PDV Square.

Envoyer et gérer les rappels

Pour envoyer un rappel ou un relevé de compte :

  1. Cliquez sur ••• > Envoyer des rappels.
  2. Ajoutez un message facultatif et sélectionnez jusqu’à 10 factures.
  3. Cliquez sur Envoyer.

Consulter votre rapport de factures en attente de paiement

À partir de Rapports, vous pouvez :

  • Affichez la liste des clients qui possèdent des factures impayées.

  • Affichez le montant total qui vous est dû par l’ensemble des clients.

  • Filtrez et recherchez un client particulier.

  • Affichez le nombre de jours de retard de chaque facture.

  • Envoyez un rappel à vos clients pour qu’ils paient le solde restant.

  • Consultez une liste filtrée des factures impayées pour un client précis.

Cela vous aidera à effectuer le suivi de vos flux de trésorerie et à voir qui vous doit de l’argent ainsi que le montant, le tout en un seul endroit.

Vous pouvez aussi télécharger vos rapports sous forme de fichier CSV. Pour ce faire, sélectionnez Exporter et le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.

Joindre un contrat à vos Factures

Vous pouvez joindre un Square Contract directement à votre facture ou estimation à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. En associant un contrat à votre facture ou à votre estimation, vous pouvez documenter un accord basé sur la signature et établir des attentes claires avec votre client, ce qui augmentera votre protection contre les paiements contestés.

Pour démarrer :

  1. Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Créer une facture.

  2. Une fois que vous avez rempli les détails requis de la facture, sélectionnez Annexer un contrat Square dans la section Plus d’options. Vous pouvez annexer des contrats signés ou non signés, mais pas d’ébauches de contrat.

  3. Utilisez l’outil de recherche pour sélectionner le contrat Square que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Enregistrer.

Remarque : Square offre des modèles de documents pour vous permettre de rédiger votre propre contrat. Square ne fournit aucun avis juridique et ne peut garantir qu’un modèle de contrat donné est adapté à vos besoins ou applicable dans un territoire donné. Consultez Conditions générales de Contrats Square.

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