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Gérer vos Factures Square en ligne

Filtrer les factures

Filtrez et consultez des factures selon l’état à partir de votre tableau de bord Square en ligne et de l’application Solution PDV Square.

Les filtres comprennent :

  • Envoyé : Factures impayées, échues, payées, remboursées, annulées et refusées
  • En attente : Factures impayées, échues, payées et non livrées
  • Payées : Toutes les factures qui ont été payées ou remboursées en totalité ou en partie.
  • Paiement en attente : Factures qui ont été payées, mais qui n’ont pas encore été saisies par la banque émettrice de la carte.
  • Programmées : Comprend les prochains événements de facture récurrente qui n’ont pas été envoyées, ainsi que les factures standard programmées.
  • Ébauches : Les ébauches de factures qui n’ont pas été envoyées ou programmées.

Les filtres pour factures récurrentes comprennent :

  • Active : Les séries récurrentes actives avec les factures programmées.
  • Terminé : Les séries récurrentes avec toutes les factures programmées qui ont été envoyées ou une série à laquelle on a mis fin manuellement.
  • Ébauches : Ébauches de factures récurrentes qui doivent être envoyées ou programmées.

Vous pouvez également repérer des factures en particulier en effectuant une recherche sur les champs suivants :

  • Nom du client
  • Numéro de téléphone du client
  • Adresse courriel du client
  • Adresse de facturation du client
  • Nom d’entreprise du client
  • Nº de facture
  • Intitulé de facture
  • Message de la facture
  • Noms de ligne article

Partager une facture (en ligne ou en l’imprimant) en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Accédez à la section Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne pour créer une nouvelle facture.
  2. Dans le menu déroulant Paiement, sélectionnez Partager la facture manuellement, puis choisissez une date d’échéance du paiement.
  3. Finissez de remplir la facture, puis cliquez sur Créer.
  4. Cliquez sur Partager le lien pour partager la facture avec vos clients par courriel, message texte ou tout autre média social.
  5. Cliquez sur Plus, puis Télécharger le PDF pour enregistrer la facture en format PDF ou l’imprimer pour votre client.

Remarque : Pour le moment, il n’est pas possible d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.

Configurer les paramètres de Factures

Il est possible de configurer les paramètres par défaut et les paramètres de notification des Factures Square à partir du Tableau de bord Square en ligne.

Personnalisez vos factures pour inclure des détails tels que l’entreprise et l’adresse du client, une politique de retour, un logo d’entreprise et un titre de facture. Il est aussi possible de configurer les notifications pour une gestion plus efficace de la boîte de réception.

Chaque facture comportera une ventilation des articles en nombre entier ou en quantités décimales, les remises et les taxes applicables.

Modifier les paramètres par défaut

Vous pouvez modifier les paramètres par défaut qui suivent pour les nouvelles factures directement à partir du Tableau de bord Square en ligne :

  • Titre de la facture : Optez pour un titre commun à toutes vos factures.
  • Message : Ajoutez un message par défaut qui apparaîtra sur vos factures.
  • Méthode de facturation : Faites un choix entre l’envoi des factures par courriel et le partage manuel.
  • Envoi : Choisissez une fréquence par défaut pour l’envoi des factures.
  • Échéance : Déterminez l’échéance des factures (sur réception ou dans un certain nombre de jours).
  • Rappels : Vous pourrez programmer des rappels de paiement des factures. Sélectionnez Modifier les rappels pour en modifier la fréquence et créer de nouveaux rappels. Note : Lorsqu’une facture est payée, l’envoi de rappels cesse.
  • Adresse d’expédition : Cochez la case pour inclure une demande d’adresse d’expédition dans vos factures.
  • Pourboires : Cochez cette case pour offrir aux clients la possibilité d’ajouter un pourboire au moment de payer leur facture.
  • Carte au dossier : Si cette case est cochée, les clients auront la possibilité d’enregistrer leur carte de paiement lorsqu’ils régleront la facture. S’ils le font, vous pourrez facturer les paiements suivants sur la carte enregistrée plutôt que d’envoyer une facture.

Vous pouvez aussi configurer ce qui suit à partir de la page Paramètres :

  • Personnalisation des factures : Modifiez le logo de votre entreprise (encadré ou pleine largeur), les couleurs de votre marque et vos coordonnées commerciales à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne.
  • Gestion des stocks : Activez la gestion des stocks pour les factures sous l’onglet Paramètres des articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
  • Gestion d’équipe : Personnalisez les autorisations de votre équipe et accédez à la fonctionnalité de création de facture à partir de la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne.
  • Gratuité de traitement : Lorsqu’une personne adhère à Square avec votre code de recommandation, vous avez tous deux droit à l’offre de récompense. Activez Afficher la bannière de recommandation sur le courriel de facturation afin que votre lien de recommandation soit automatiquement ajouté à vos prochains reçus de Factures Square. Apprenez-en davantage sur le Programme de parrainage de Square.
  • Convertir automatiquement les estimations en factures : Lorsque vous envoyez une estimation, vous pouvez choisir de la convertir automatiquement en facture une fois que votre client l’a acceptée. Si vous activez cette fonctionnalité, le titre et la description de la facture resteront les mêmes que l’estimation, et l’acheteur pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée. Notez que cette fonction n’est disponible que dans le Tableau de bord Square et avec les appareils iOS.

Remarque : Vous pourrez contourner vos réglages au moment de créer une facture individuelle.

Pour modifier vos paramètres par défaut :

  1. Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres.
  2. Sélectionnez Paramètres par défaut et apportez les changements que vous souhaitez. Remarque :  Si vous avez plusieurs points de vente, sélectionnez celui qui s’applique dans le haut de la page et cliquez sur Enregistrer.

Paramètres des factures

Modifier les paramètres de notification

Factures Square vous permet de choisir de recevoir un avis dans l’application ou par courriel chaque fois qu’une facture ou qu’un devis est envoyé, mis à jour, payé ou annulé, et quand un rappel de facture est envoyé.

Vous pouvez modifier les préférences de notification directement à partir du Tableau de bord Square.

Voici comment faire :

  1. Accédez à l’onglet Factures du Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres.
  2. Sélectionnez Notifications, puis apportez les changements nécessaires et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Toutes les modifications de paramètres que vous apportez dans le Tableau de bord Square en ligne se font automatiquement sur vos appareils mobiles. Les couriels et notifications poussées seront envoyées seulement aux comptes avec les autorisations de niveau Propriétaire et Administrateur.

Modifier, annuler ou archiver des factures

Modifier une facture

  1. Accédez à la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur la facture voulue.
  3. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les détails de la facture.

Annuler une facture

Pour annuler une facture, sélectionnez-la et cliquez sur Plus > Annuler > puis Confirmer l’annulation.

Pour annuler une série récurrente, sélectionnez la facture et cliquez sur Afficher la série > Terminer la série > Confirmer.

Vous ne pouvez pas annuler une facture déjà réglée, ni la supprimer de l’historique de vos paiements, mais vous avez la possibilité d’émettre un remboursement pour équilibrer vos comptes.

Remarque : Quand vous remboursez le montant d’une facture avec des quantités décimales, vous devez rembourser la totalité de l’article.

Remarque : Pour votre propre protection, il arrive que Square annule une facture si le paiement a échoué plusieurs fois. Vous avez la possibilité de dupliquer la facture annulée et de la renvoyer à votre client. Nous vous conseillons alors de confirmer l’identité de votre client, dans la mesure où c’est bien l’émetteur de sa carte, et non Square, qui a refusé ces transactions. Découvrez comment vous protéger d’éventuelles escroqueries et accepter des paiements par carte en toute sécurité.

Archiver une facture

Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans un fichier d’archivage distinct pour vous aider à demeurer organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes.

Voici comment faire :

  1. Accédez à la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur les trois points horizontaux à côté de la facture sélectionnée, puis cliquez sur Archiver.
  3. Sélectionnez Archiver la facture pour confirmer.

Si vous voulez restaurer une facture, sélectionnez Désarchiver à partir du menu déroulant.

Pour consulter toutes les factures archivées, cliquez sur Toutes les factures en haut de l’écran et sélectionnez Archiver dans le menu.

Remarque : L’archivage d’une facture n’aura aucune incidence sur les indicateurs chiffrés pour les rapports ou les rappels définis pour cette facture.

Enregistrer le paiement

Si vous recevez un paiement pour une facture ne faisant pas partie de Factures Square, vous pouvez marquer cette facture comme payée à partir de votre Tableau de bord. Pour cela, cliquez sur la facture et à la page des détails, cliquez sur Enregistrer le paiement. Aucuns frais ne s’appliquent lorsque vous enregistrez une facture.

Si votre client souhaite régler sa facture en personne, vous pouvez accepter le paiement directement depuis votre Solution PDV Square. Découvrez comment accepter des paiements pour vos factures avec l’application Solution PDV Square.

Gestion d’équipe et Factures Square

Si vous utilisez les fonctionnalités de Gestion d’équipe de Square, vous pouvez également autoriser vos membres d’équipe à créer des factures en ligne. Pour ce faire, veillez à ce que les autorisations suivantes soient activées pour les ensembles d’autorisations appropriés :

  • La case d’accès à l’option Factures est cochée.

Consulter votre rapport de factures en attente

Grâce à Factures Square, vous pouvez consulter une liste des clients dont les factures sont impayées, le montant total qui vous est dû par tous les clients, et filtrer ces résultats pour un client donné.

Vous serez également en mesure d’afficher le nombre de jours de retard de chaque facture, d’envoyer un rappel à vos clients de payer le solde dû ou d’afficher une liste filtrée des factures en retard d’un client donné. Cela vous aidera à effectuer un suivi de votre flux de trésorerie et vous permettra de voir qui vous doit de l’argent et combien, le tout au même endroit.

Pour afficher les factures impayées de vos clients :

  1. Accédez à l’onglet Factures de votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Rapports pour afficher toutes les factures en attente.
  2. Pour consulter les détails d’un client particulier, entrez son nom dans la barre de recherche.

Sélectionnez les trois points horizontaux à côté du montant en souffrance d’un client pour lui envoyer un rappel. Pour ce faire, cliquez sur Envoyer un rappel, entrez les détails du rappel et cliquez sur Terminé. Vous pouvez aussi sélectionner Afficher les factures pour consulter la liste des factures en attente de ce client.

Vous pourrez également télécharger vos rapports sous forme de fichier CSV. Pour ce faire, sélectionnez Exporter et le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.

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