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Accueil>Contracts for Square Invoices

Gérer vos Factures Square

Filtrer les factures

Filtrez et consultez des factures selon l’état à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et de l’application Solution PDV Square. Les filtres comprennent :

  • Les factures Envoyées : Non payées, En retard, Payées, Remboursées, Annulées et Refusées.

  • Les factures En souffrance : Non payées, En retard et non livrées.

  • Payées : Toutes les factures qui ont été Payées ou Remboursées en totalité ou en partie.

  • Paiement en attente : Un état temporaire appliqué à une facture qui est en cours de paiement.

  • Programmées : Comprend les prochains événements de facture récurrente qui n’ont pas été envoyées, ainsi que les factures standard Programmées.

  • Ébauches : Les ébauches de factures qui n’ont pas été Envoyées ou Programmées.

Les filtres pour factures récurrentes comprennent :

  • Active : Les séries récurrentes actives avec les factures programmées.

  • Terminée : Les séries récurrentes avec toutes les factures programmées qui ont été envoyées ou une série à laquelle on a mis fin manuellement.

  • Ébauches : Ébauches de factures récurrentes qui doivent être Envoyées ou Programmées.

Vous pouvez également repérer des factures en particulier en effectuant une recherche sur les champs suivants :

  • Nom du client

  • Numéro de téléphone du client

  • Adresse courriel du client

  • Adresse de facturation du client

  • Nom de l’entreprise du client

  • N° de la facture

  • Intitulé de la facture

  • Message de la facture

  • Noms des articles

Imprimer et partager des factures

Partagez une facture (en ligne ou en l’imprimant) en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Accédez à Factures dans votre votre Tableau de bord Square en ligne, puis créez une nouvelle facture.

  2. Dans le menu déroulant Paiement, sélectionnez Partager la facture manuellement, puis choisissez une date d’échéance du paiement.

  3. Finissez de remplir la facture, puis cliquez sur Créer.

  4. Cliquez sur Partager le lien pour partager la facture avec votre ou vos clients par courriel, message texte ou tout autre média social.

  5. Cliquez sur Plus, puis sur Télécharger le PDF pour enregistrer la facture en format PDF ou l’imprimer pour votre client.

Remarque : Pour le moment, il n’est pas possible d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.

Modifier les paramètres par défaut

Vous pouvez modifier les paramètres par défaut suivants pour les nouvelles factures à partir de l’application Factures uniquement :

  • Titre de la facture : Optez pour un titre commun à toutes vos factures.

  • Message : Ajoutez un message par défaut qui apparaîtra sur vos factures.

  • Méthode de facturation : Faites un choix entre l’envoi des factures par courriel, par texto ou en les partageant manuellement.

  • Envoi : Choisissez une fréquence par défaut pour l’envoi des factures.

  • Échéance : Déterminez l’échéance des factures (sur réception ou dans un certain nombre de jours).

  • Rappels : Vous serez en mesure de programmer des rappels de paiement pour vos factures. Sélectionnez Modifier les rappels pour modifier la fréquence des rappels et en créer de nouveaux. Remarque : L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée. Les rappels ne seront pas envoyés pour les factures envoyées par message texte.

  • Adresse d’expédition : Cochez la case pour inclure une demande d’adresse d’expédition dans vos factures.

  • Pourboires : Cochez cette case pour offrir aux clients la possibilité d’ajouter un pourboire au moment de payer leur facture.

  • Carte enregistrée : Si cette case est cochée, les clients auront la possibilité d’enregistrer leur carte de paiement lorsqu’ils règleront la facture. S’ils le font, vous pourrez facturer les paiements suivants sur la carte enregistrée plutôt que d’envoyer une facture.

Vous pouvez également configurer les éléments suivants à partir de la page Paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne :

  • Personnalisation des factures : Modifiez le logo de votre entreprise (encadré ou pleine largeur), les couleurs de votre marque et vos coordonnées commerciales à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne.

  • Gestion des stocks : Activer la gestion des stocks de factures dans la section Paramètres des articles de votre Tableau de bord Square en ligne.

  • Gestion d’équipe : Personnalisez les autorisations de votre équipe et accédez à la fonctionnalité de création de facture à partir de la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne.

  • Gratuité de traitement : Lorsqu’une personne adhère à Square avec votre code de recommandation, vous avez tous deux droit à l’offre de récompense. Activez Afficher la bannière de recommandation sur le courriel de facturation afin que votre lien de recommandation soit automatiquement ajouté à vos prochains reçus de Factures Square. Apprenez-en davantage sur le Programme de parrainage de Square.

  • Convertir automatiquement les estimations en factures : Lorsque vous envoyez une estimation, vous pouvez choisir de la convertir automatiquement en facture une fois que votre client l’a acceptée. Si vous activez cette fonctionnalité, le titre et la description de la facture resteront les mêmes que l’estimation, et l’acheteur pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée. Notez que cette fonction n’est disponible que dans le Tableau de bord Square et avec les appareils iOS.

Remarque : Vous pourrez déroger à vos réglages au moment de créer une facture.

Pour modifier vos paramètres par défaut :

  1. Accédez à Factures dans votre votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Paramètres.

  2. Sélectionnez Paramètres par défaut et apportez les changements que vous souhaitez. Remarque : Si vous avez de multiples points de vente, sélectionnez celui qui s’applique dans le haut de la page, puis cliquez sur Enregistrer.

Invoices Settings

Options de personnalisation des factures avec modèles

Vous pouvez personnaliser vos factures à l’aide de modèles de factures ou définir un modèle par défaut à utiliser lors de la création d’une nouvelle facture. Les modèles de facture saisissent automatiquement les informations de votre facture, ce qui réduit le temps et les efforts que vous consacrez à la création de factures. Avec chaque modèle unique, vous pouvez :

  • Personnaliser les détails de base : ajoutez un titre de facture et un message qui seront visibles par votre client.

  • Enregistrer un message personnalisé par défaut : Ajoutez vos conditions de service, votre politique d’annulation, votre politique de retour ou tout autre message personnalisé à votre facture personnalisée dans le champ Message.

  • Choisir vos paramètres de paiement : Choisissez vos paramètres de paiement par défaut pour vos factures, comme les modes de paiement acceptés, l’utilisation de la carte enregistrée avec une facture Square et l’ajout d’une option de pourboire.

  • Ajouter des notes au niveau des articles : Ajoutez votre article, sélectionnezPersonnaliser et accédez à la section Note. Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer une fois que vous avez sélectionné votre prix et vos taxes et ajouté votre note.

  • Partager votre facture : Choisissez le mode d’envoi de votre facture à vos clients : par courriel ou manuellement. Vous pouvez également programmer l’envoi de rappels de paiement à votre client.

  • Ajouter des champs personnalisés : Ajoutez un champ personnalisé, comme les conditions de service, la politique d’annulation, la politique de retour ou tout autre message personnalisé à votre facture et choisissez son emplacement dans le modèle.

Apprenez-en davantage sur modèles de facture dans notre Centre d’assistance.

Modifier les paramètres de notification

Factures Square vous permet de choisir de recevoir un avis dans l’application ou par courriel chaque fois qu’une facture ou qu’un devis est envoyé, mis à jour, payé ou annulé, et quand un rappel de facture est envoyé.

Vous pouvez modifier les préférences de notification directement à partir du Tableau de bord Square.

Voici comment faire :

  1. Accédez à l’onglet Factures de votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Paramètres.

  2. Sélectionnez Notifications, apportez les changements que vous souhaitez, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Toutes les modifications de paramètres que vous apportez dans le Tableau de bord Square en ligne se font automatiquement sur vos appareils mobiles. Les courriels et notifications poussées seront envoyés seulement aux comptes avec les autorisations de niveau Propriétaire et Administrateur.

Modifier, annuler ou archiver des factures

Modifier une facture

  1. Accédez à Factures dans votre votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur la facture voulue.

  3. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les détails de la facture.

Annuler une facture

Pour annuler une facture, sélectionnez-la et cliquez sur Plus > Annuler > Confirmer l’annulation.

Pour annuler une facture récurrente, sélectionnez-la et cliquez sur Afficher la série > Mettre fin à la série > Confirmer.

Si une facture a déjà été payée, vous ne pouvez pas l’annuler ou la supprimer de votre historique de paiement, mais vous pouvez issue a refund pour équilibrer vos comptes.

Remarque : Quand vous remboursez le montant d’une facture avec des quantités décimales, vous devez rembourser la totalité de l’article.

Remarque : Pour votre propre protection, il arrive que Square annule une facture si le paiement a échoué plusieurs fois. Vous avez la possibilité de dupliquer la facture annulée et de la renvoyer à votre client. Nous vous conseillons alors de confirmer l’identité de votre client, dans la mesure où c’est bien l’émetteur de sa carte, et non Square, qui a refusé ces transactions. En savoir plus sur possibilité d’escroqueries et comment accepter des paiements par carte en toute sécurité.

Archiver une facture

Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans un fichier d’archivage distinct pour vous aider à demeurer organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes.

Voici comment faire :

  1. Accédez à Factures dans votre votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur les trois points horizontaux à côté de la facture souhaitée, puis cliquez sur Archiver.

  3. Sélectionnez Archiver une facture pour confirmer votre choix.

Si vous voulez restaurer une facture, sélectionnez Désarchiver à partir du menu déroulant.

Pour consulter toutes les factures archivées, cliquez sur Toutes les factures en haut de l’écran et sélectionnez Archiver dans le menu.

Remarque : L’archivage d’une facture n’aura aucune incidence sur les indicateurs chiffrés pour les rapports ou les rappels définis pour cette facture.

Enregistrer le paiement

Si vous recevez un paiement pour une facture ne faisant pas partie de Factures Square, vous pouvez marquer cette facture comme payée à partir de votre Tableau de bord. Pour cela, cliquez sur la facture et à la page des détails, cliquez sur Enregistrer le paiement. Aucuns frais ne s’appliquent lorsque vous enregistrez une facture.

Si votre client souhaite régler sa facture en personne, vous pouvez accepter le paiement directement à partir de votre Solution PDV Square. Découvrez comment Accepter les paiements de factures par le biais de l’application Solution PDV Square.

Gestion d’équipe et Factures Square

Si vous utilisez les fonctionnalités de Gestion d’équipe Square, vous pouvez également autoriser vos membres d’équipe à créer des factures en ligne. Pour ce faire, veillez à ce que les autorisations suivantes soient activées pour les ensembles d’autorisations appropriés :

  • La case d’accès à l’option Factures est cochée.

Consulter votre rapport de factures impayées

Grâce à Factures Square, vous pouvez consulter une liste des clients dont les factures sont impayées, le montant total qui vous est dû par tous les clients, et filtrer ces résultats pour un client donné.

Vous serez également en mesure d’afficher le nombre de jours de retard de chaque facture, d’envoyer un rappel à vos clients de payer le solde dû ou d’afficher une liste filtrée des factures en retard d’un client donné. Cela vous aidera à effectuer un suivi de votre flux de trésorerie et vous permettra de voir qui vous doit de l’argent et combien, le tout au même endroit.

Pour afficher les factures impayées de vos clients :

  1. Accédez à Factures dans votre votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Rapports pour afficher toutes les factures impayées.

  2. Pour consulter les détails d’un client particulier, saisissez son nom dans la barre de recherche.

Sélectionnez les trois points horizontaux à côté du montant en souffrance d’un client pour lui envoyer un rappel. Pour ce faire, cliquez sur Envoyer un rappel, entrez les détails du rappel et cliquez sur Terminé. Vous pouvez aussi sélectionner Afficher les factures pour consulter la liste des factures impayées de ce client.

Vous pourrez aussi télécharger vos rapports sous forme de fichier CSV. Pour ce faire, sélectionnez Exporter et le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur.

Annexer un contrat à vos factures

Vous pouvez annexer un Square Contract directement à vos factures ou estimations à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. En associant un contrat à vos factures ou estimations, vous aurez la possibilité de documenter un accord basé sur la signature et d’établir des attentes claires avec votre client, ce qui augmentera votre protection contre les paiements contestés.

Pour démarrer :

  1. Accédez à l’onglet Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Créer une facture.

  3. Une fois que vous avez rempli les détails requis de la facture, sélectionnez Annexer un contrat Square dans la section Plus d’options. Remarque : Vous pouvez annexer des contrats signés ou non signés, mais pas les ébauches de contrat.

  4. Utilisez l’outil de recherche pour sélectionner le contrat Square que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Enregistrer.

Remarque Square offre des modèles de documents pour vous permettre de rédiger votre propre contrat. Square ne fournit aucun avis juridique, et nous ne pouvons pas vous garantir qu’un modèle de contrat donné est adapté à vos besoins ou applicable dans un territoire donné. Consultez Square Contracts Terms and Conditions.

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