Meilleures pratiques pour Factures Square
Factures Square constituent une excellente façon de facturer vos clients sans devoir vous soucier de saisir manuellement les renseignements de leurs cartes de paiement. Cependant, vous aurez un accès plus restreint aux renseignements sur les modes de paiement utilisés par votre client. Par conséquent, nous vous recommandons de suivre les pratiques exemplaires suivantes.
1. Bien connaître son client
Avant de procéder à l’envoi d’une facture Square, il est important de savoir à qui vous avez affaire. Prenez le temps d’appeler votre client si la commande est inhabituelle ou élevée. Si vous ne parvenez pas à joindre votre client ou si le numéro fourni ne fonctionne pas, ne traitez pas la vente.
2. Envoyer vos factures directement à l’adresse courriel ou au numéro de téléphone de votre client
Cette mesure vous permet de vous assurer que le client accepte et reconnaît chaque paiement traité, ce qui réduit le risque d’un litige. Si vous souhaitez conserver une copie de la facture dans vos dossiers, vous pouvez toujours ajouter votre propre adresse courriel ou numéro de téléphone en copie au message que vous envoyez.
3. Joindre un contrat
L’un des meilleurs moyens pour éviter les malentendus et les retards de paiement est de vous assurer d’avoir mis en place un contrat avec votre client, définissant les conditions de l’entente. Les contrats définissent clairement vos obligations et celles de votre client à l’égard des transactions et réduisent le risque d’un litige.
Si vous utilisez les Factures Square Plus pour obtenir des paiements, vous pouvez joindre un contrat à la facture de vos clients. Même si les contrats ne se prêtent pas à toutes les activités commerciales, ils sont indispensables aux entreprises évoluant dans la vente en gros ou fonctionnant sur la base de projets.
Factures Square vous permet de joindre une copie de votre contrat directement à la facture de votre client. Si vous n’êtes pas familier avec l’élaboration d’un contrat, vous pouvez commencer par quelques modèles de contrat pour créer un contrat adapté à votre objectif.
Remarque : Square n’est pas un cabinet d’avocats, un avocat ou un conseiller professionnel dans un secteur d’activité. Square offre ces modèles à des particuliers qui choisissent de rédiger eux-mêmes leurs contrats et ces modèles ne peuvent être considérés comme un avis juridique. Consultez les Conditions générales des Contrats Square.
4. Passer en revue les tentatives répétées de règlement d’une facture
Votre client dispose d’un nombre limité de tentatives pour payer une facture. Pour votre protection, Square annule la facture de votre client s’il atteint le nombre maximal de tentatives permises. Si vous recevez un tel message, nous vous recommandons fortement de vérifier l’identité de votre client, de choisir un autre moyen de paiement (chèque ou espèces, par exemple) ou de ne pas finaliser la vente.
5. Être vigilant pour les cueillettes en personne
Si un client vous demande de payer au moyen d’une facture Square, mais qu’il souhaite ramasser le produit ou recevoir des services en personne, cela signifie peut-être que votre client utilise les renseignements d’une carte de crédit volée. Vérifiez les quatre derniers chiffres de sa carte en accédant à la page Ventes de votre Tableau de bord Square, puis sélectionnez Transactions. Sélectionnez le paiement en question pour identifier le type de la carte et ses quatre derniers chiffres. Si vous rencontrez le client en personne, demandez-lui de vous montrer une copie de sa carte ainsi qu’une pièce d’identité.
Vous avez également la possibilité de demander à votre client de payer leurs factures en personne.
6. Faire attention aux demandes de livraison immédiate ou accélérée
Vous pouvez vérifier si l’adresse de livraison correspond bien à la commande de l’acheteur. Les lieux de dépôt de courrier tels que les boutiques UPS ou les transitaires sont souvent associés à la fraude, c’est pourquoi nous vous conseillons de ne pas leur envoyer d’articles. Une commande passée par un acheteur prétendant représenter une entreprise mais expédiée à une adresse privée peut aussi être signe d’une activité frauduleuse.
7. Indiquer les conditions d’utilisation et le délai de livraison estimé
Assurez-vous que vos clients connaissent vos politiques au moment du paiement. Pour prévenir tout litige potentiel, indiquez les éléments suivants dans le corps de la facture :
Politique de remboursement
Politique d’annulation
Conditions d’utilisation
Délai de livraison estimé
Renseignez-vous davantage au sujet des meilleures pratiques pour accepter les paiements par carte.