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Cómo evitar reclamos

Siempre que existen compras, existen reclamos de pagos. Como con cualquier transacción, siempre existe el riesgo de que su cliente reclame la validez de su compra. Los titulares de tarjetas pueden iniciar un reclamo de pago o solicitar una devolución de pagos al solicitar al banco un reembolso del cargo. Pero tiene más probabilidades de evitar reclamos (y, cuando los hay, de convencer al banco del cliente de que usted está en lo correcto) si aplica algunas prácticas óptimas.

Exprese claramente las políticas de ventas en sus recibos de transacciones.

Si un cliente presenta un reclamo por un pago por un servicio o un producto que no es reembolsable, no alcanza con suministrarle al banco el recibo firmado. Tampoco los convencerá presentar una política de reembolso, devolución y cancelación firmada en el registro. El banco necesita pruebas de que el cliente estaba al tanto de las políticas de reembolso, devolución y cancelación. Por lo general, tiene más probabilidades de ganar un reclamo si puede acreditar que el cliente firmó un recibo o una factura en la que se explican claramente estas políticas. Obtenga más información sobre cómo personalizar sus recibos y facturas

Además, puede considerar utilizar una de nuestras plantillas de contrato. El uso de contratos le ayuda a generar sólidas relaciones con los clientes y evitar reclamos al establecer las expectativas con su cliente desde el principio. Eche un vistazo a los contratos que tenemos disponibles en la función Cree su propio contrato.

Adjuntar un contrato

Una de las mejores maneras de evitar malentendidos o retrasos en el pago es implementar un contrato. Los contratos permiten que tanto usted como sus clientes comprendan exactamente lo que se espera de la transacción y, además, minimiza las posibilidades de reclamos y ayuda a garantizar el cobro.

Si utiliza Facturas Square para cobrar, puede adjuntar un contrato directamente a la factura de su cliente. Si bien los contratos no son apropiados para todas las empresas, pueden ser invaluables para las empresas que trabajan al por mayor o en proyectos.

Si usa Facturas Square, puede adjuntar una copia del contrato directamente a la factura del cliente. Si no sabe cómo crear un contrato, nuestro equipo diseñó dos plantillas que puede utilizar.

  1. Service Based Contract Template

  2. Sale of Goods Contract Template

Si necesita ayuda para adjuntar un archivo a su factura ,nuestro Support Center puede ayudarle.

Nota: Square no es un estudio jurídico, un abogado ni un asesor profesional en ninguna industria. Square proporciona esta plantilla a individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales y no constituye asesoría legal.

Aclare el nombre del negocio en los estados de cuenta bancarios de su cliente.

Si el nombre de su negocio no se guardó correctamente en el Panel de Datos Square, o no refleja los tipos de bienes o servicios que usted proporciona, esto puede resultar confuso para sus clientes cuando revisen sus estados bancarios. Cuando ven un nombre que no reconocen, es más probable que llamen a su banco para iniciar un reclamo.

Por ejemplo, lo mejor es no usar su nombre personal como nombre comercial, ya que los clientes buscarán el nombre de su negocio en sus estados bancarios. Si no tiene un nombre comercial, utilice el tipo de servicio correspondiente seguido del nombre de la ciudad en la que presta el servicio (p. ej. “Taxi - Austin, TX”).

Comuníquese con sus clientes

La comunicación abierta con sus clientes es una de las mejores maneras de evitar confusiones y reducir las probabilidades de reclamos. Es útil comunicar con claridad sus expectativas acerca de los precios, los impuestos sobre la venta, la entrega, el envío y los servicios que proporciona. Consulte nuestro conjunto completo de Herramientas de Compromiso con el Cliente para generar experiencias más satisfactorias para sus clientes.

Más información sobre: Procesamiento de pago