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Comenzar a utilizar Contratos Square

Con Contratos Square, puede crear y enviar contratos directamente desde su Panel de Datos Square en línea. Establezca acuerdos de servicio claros con sus clientes, garantice firmas digitales y evite posibles reclamos de pagos.

Elija una de las plantillas predefinidas de Square y personalícelas para que satisfagan sus necesidades o cree una plantilla completamente nueva desde cero para su negocio. Puede crear cláusulas personalizadas desde cero, duplicar y editar las cláusulas proporcionadas por Square y reordenarlas en el contrato según su preferencia. Los PDF de contratos también incluirán el logotipo y los colores de su negocio, junto con otras actualizaciones de estilo para reforzar su marca profesional.

Enviar un contrato

Para enviar un contrato:

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione Nuevo contrato para seleccionar una plantilla y, luego, haga clic en Crear.

  3. Complete los campos personalizables en la plantilla seleccionada. Seleccione Guardar como borrador en cualquier momento para guardar los cambios y finalizar el contrato más tarde.

  4. Haga clic en Siguiente para seleccionar las cláusulas para incluir en el contrato. Square proporciona cláusulas predefinidas, pero usted puede reordenar, quitar o editarlas según lo desee.

  5. Haga clic en Siguiente para obtener una vista previa del contrato.

  6. Seleccione Compartir para enviar el contrato por correo electrónico o descargar un archivo PDF para entregarlo manualmente.

Editar un contrato

Los contratos sin firmar con un estado En revisión se pueden editar, lo que le permite hacer los cambios necesarios. Para editar un contrato que está En revisión, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. En el contrato en cuestión, seleccione "..." > Editar.

  3. Cuando termine de editar el contrato, vuelva a enviar la versión actualizada a su cliente para que la firme.

Cuando ingrese en el estado Editar, su cliente quedará automáticamente bloqueado del contrato para evitar que lo firme mientras usted realiza las modificaciones. Una vez que haya terminado, necesitará compartir el contrato con el cliente. Este recibirá un correo electrónico que le solicita que revise y firme la versión actualizada.

Plantillas de contratos

En vez de crear un contrato desde cero con información específica del negocio en cada oportunidad, puede crear plantillas personalizadas para cada tipo de compromiso que pueda tener. La próxima vez que necesite crear y enviar un contrato, puede comenzar con una configuración que ya se alinee con sus necesidades comerciales. A continuación, encontrará una descripción breve de cada tipo de plantilla, con contexto sobre cómo puede ayudar a abordar las necesidades específicas de su negocio.

Acuerdo por la COVID-19

Esta plantilla es ideal si los clientes visitan las instalaciones de su negocio durante la pandemia de la COVID-19. Este acuerdo definirá las expectativas claras sobre la seguridad y la responsabilidad antes de la visita.

Acuerdos de servicio

Esta plantilla de contratos se aprovecha mejor si presta un servicio y desea definir expectativas claras con su cliente por adelantado.

Contrato de prestación de servicios

Esta plantilla de contratos está diseñada para usarse una vez que los servicios vendidos se hayan prestado por completo. El uso previsto es obtener una confirmación escrita de que los servicios provistos finalizaron satisfactoriamente según lo descrito. Este formulario podría sumar protección durante un proceso de reclamo de pago, ya que ciertos tipos de reclamos requieren de una confirmación escrita por parte del titular de la tarjeta donde se indique que se finalizaron los servicios según lo descrito.

Contrato para la venta de bienes

Esta plantilla de contratos se aprovecha mejor si vende bienes físicos o digitales y desea definir expectativas claras con su cliente por adelantado.

Contrato de confirmación de entrega

Esta plantilla de contrato está diseñada para usarse una vez que los bienes vendidos se hayan entregado por completo. El uso previsto es obtener confirmación escrita de que los bienes se entregaron satisfactoriamente según lo descrito. Este formulario podría sumar protección durante un proceso de reclamo de pago, ya que ciertos reclamos requieren de una confirmación escrita por parte del titular de la tarjeta donde se indique que los bienes se entregaron según lo descrito.

Formulario de autorización de tarjeta de crédito

Esta plantilla de contrato está diseñada para darle autorización para guardar la información de la tarjeta de crédito de un cliente y realizar cobros en ella según se acuerde. A menudo, se utiliza para los clientes frecuentes o los servicios de suscripción. Una vez que un cliente firme y envíe este contrato, la información de su tarjeta se agregará automáticamente a sus tarjetas guardadas de Square.

Crear una plantilla de contratos

Cree su propia plantilla de contratos o diseñe una plantilla totalmente nueva que se adapte a las necesidades de su negocio y a cada tipo de compromiso que pueda tener. Para obtener las plantillas de contratos:

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea > Plantillas de contratos.

  2. Puede elegir crear una plantilla personalizada desde cero o diseñar una personalizada basándose en una plantilla predefinida de Square.

  3. Seleccione Plantilla nueva en Plantillas personalizadas para crear una plantilla personalizada desde cero. Para crear una plantilla personalizada basándose en una de las plantillas predefinidas de Square, seleccione la plantilla de Square con la que desea comenzar en Plantillas estándar.

  4. Haga clic en Duplicar en la esquina inferior derecha de la pantalla.

  5. Agregue detalles en las secciones Información de la plantilla e Información de contacto y, luego, haga clic en Siguiente.

  6. Agregue las cláusulas que desee aplicar al contrato. Las plantillas personalizadas requieren que incluya al menos una cláusula para poder guardar.

  7. Haga clic en Siguiente para guardar.

La próxima vez que envíe un contrato nuevo, verá la plantilla personalizada disponible como una opción para elegir.

Cláusulas

Use la biblioteca de cláusulas para crear y administrar un conjunto de cláusulas personalizadas que se pueden agregar a cualquier plantilla de contrato o contrato individual.

En los contratos, se pueden usar dos tipos diferentes de cláusulas: las que Square proporciona en forma predeterminada y las cláusulas personalizadas creadas por usted. Hay tres tipos diferentes de cláusulas personalizadas que usted puede crear.

  • Cláusulas de la biblioteca: son cláusulas personalizadas que puede crear en su biblioteca de cláusulas y que, luego, aparecen en todas las plantillas y los contratos, para que pueda elegir incluirlas en el contrato o en la plantilla. Solo puede crear, editar o eliminar las cláusulas de la biblioteca de cláusulas.

  • Cláusulas de plantilla: cláusulas personalizadas creadas para plantillas personalizadas específicas.

  • Cláusulas de contrato: cláusulas personalizadas creadas para contratos específicos.

Para comenzar a agregar cláusulas, siga estos pasos:

1. Vaya a su Panel de Datos Square en línea > Facturas.
2. Vaya a Contratos> Cláusulas.
3. Seleccione "+" junto a Agregar cláusula personalizada.

A medida que agrega cláusulas, puede Editar, Duplicar o Eliminar sus cláusulas personalizadas o usar la barra de búsqueda para navegar por su biblioteca de cláusulas.

Adjuntar contratos a los pagos de Square

Puede asociar contratos de Square a pagos específicos en su Panel de Datos Square en línea, ya sea desde la página Transacciones o al crear una nueva Factura Square. Asociar sus contratos a pagos le permitirá realizar un seguimiento de toda la información importante sobre esa venta en particular en un solo lugar.

Adjuntar un contrato a una transacción

  1. Vaya a la pestaña Transacciones de su Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione la transacción para la cual desea abrir los Detalles de la transacción.
  3. Seleccione el menú de desbordamiento en la esquina superior derecha y, luego, seleccione Adjuntar un contrato en el menú desplegable.
  4. Utilice la herramienta de búsqueda para seleccionar el Contrato Square que desee y, luego, seleccione Guardar.

Asociar un contrato a una Factura Square:

  1. Vaya a la pestaña Facturas en su Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione Crear factura.
  3. Después de completar los detalles necesarios para la factura, seleccione Adjuntar un Contrato Square en la sección Más opciones en la parte inferior de la página.
  4. Utilice la herramienta de búsqueda para seleccionar el Contrato Square que desee y, luego, seleccione Guardar.

También puede adjuntar contratos a sus facturas en la aplicación Punto de venta Square en dispositivos tanto iOS como Android. Lea más sobre cómo enviar facturas desde la aplicación Facturas Square y Facturas en la aplicación Punto de venta Square.

Preguntas frecuentes

¿Cómo firman un contrato electrónico mis clientes?

Si elige enviar un contrato por correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico de Contratos Square. Cuando el destinatario lo abra, verá el nombre de su negocio y una indicación para firmar el contrato de manera electrónica. El destinatario deberá seguir estos pasos:

  1. Haga clic en Verificar y firmar en el correo electrónico.
  2. Ingrese el número de teléfono para verificar su identidad.
  3. Vea el contrato y coloque su inicial y su firma de manera electrónica y segura.
  4. Seleccione Finalizar y enviar para enviar por correo electrónico una copia del contrato finalizado al negocio y al destinatario para guardar en los registros.

¿Se cobra comisión por el uso de Contratos Square?

Por el momento, Contratos Square se proporciona con la cuenta de Square sin costo adicional.

¿Puedo personalizar mi contrato? ¿Ofrecen otras plantillas?

Sí. Puede clonar y editar las cláusulas proporcionadas por Square para satisfacer sus necesidades y, además, crear cláusulas desde cero. También puede reordenarlas para que aparezcan en el orden que usted desee en el contrato.

¿El contrato es suficiente desde una perspectiva legal?

Contratos Square solo proporciona plantillas de muestra para que usted cree su propio contrato. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantizamos o aconsejamos que un contrato sea adecuado para sus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Square ofrece estas plantillas para los individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales para un uso privado. Si necesita asesoría legal sobre la precisión, suficiencia o aplicabilidad de términos específicos del contrato, debe consultar a un abogado matriculado.

Para obtener más información, consulte los Términos y condiciones de Contratos Square.

¿Cómo incluyo una solicitud de depósito en mi contrato?

En la sección Calendario de pagos de un contrato, seleccione Pagos múltiples. Esto le permitirá dividir el costo total de un proyecto en dos pagos: un depósito y un pago final. Tenemos pensado agregar compatibilidad para más cuotas en el futuro para permitirle detallar más de dos pagos adeudados en metas.

¿Qué significan las cláusulas preseleccionadas?

Cada plantilla de Square tiene un conjunto de cláusulas preseleccionadas. El objetivo es ser un punto de partida según el tipo de plantilla, pero puede reordenar, eliminar o editar las cláusulas según lo desee. Es importante notar que algunas cláusulas predefinidas tendrán texto marcador de posición entre corchetes.

¿Cuándo debo seleccionar Sin información de pago en la página Detalles?

Para ayudar a personalizar aún más las plantillas de contratos para que se adapten a su negocio, hemos proporcionado la opción Sin información de pago. Esta opción es ideal para los vendedores que necesitan la flexibilidad de excluir información detallada de pago como el monto de pago y las fechas de vencimiento. Actualmente, esto es más común para las plantillas como Prestación de servicios, Confirmación de entrega o el Acuerdo por la COVID-19.

¿Qué sucede si mi cliente obtiene un error cuando intenta acceder a un contrato?

Para que el comprador pueda ver un contrato enviado por un vendedor, debe acceder al contrato desde la dirección de correo electrónico que el vendedor incluyó en el contrato.

Por ejemplo, si el vendedor ingresó el correo electrónico del comprador correodeejemplo@gmail.com, pero el comprador registra el correo electrónico ejemplo.correo@gmail.com para acceder al contrato , el comprador no podrá completar el flujo de autenticación de dos pasos. Nuestro sistema reconoce que las dos direcciones de correo electrónico son diferentes y, por lo tanto, el comprador experimentará un error.

Si el comprador ve una página de error que cita este problema, debe preguntarle al vendedor qué dirección de correo electrónico utilizó en el contrato y, luego, realizar el proceso nuevamente.