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Comenzar a utilizar Contratos Square

Con Square Contracts, puede crear y enviar contratos directamente desde su Panel de Datos Square en línea. Establezca acuerdos de servicio claros con sus clientes, garantice firmas digitales y evite posibles reclamos de pago, todo en un solo lugar.

Elija una de las plantillas predeterminadas de Square y personalícela según sus necesidades o cree una desde cero para su negocio. Con Contratos Square, puede:

  • Crear cláusulas personalizadas desde cero.

  • Duplicar, editar y reordenar una cláusula en la plantilla para que se ajuste mejor a su contrato.

  • Incluir el logotipo de su negocio y el color de fondo del recibo en el PDF del contrato.

  • Enviar contratos en grupos de hasta 20 destinatarios al mismo tiempo.

Nota: Contratos Square solo proporciona plantillas de muestra para que usted cree su propio contracto. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantizamos o aconsejamos que un contrato sea adecuando para sus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Consulte Términos y condiciones de Contratos de Square.

Cree y envíe un contrato

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione Nuevo contrato para seleccionar una plantilla estándar o guardada y, luego, haga clic en Crear.

  3. Ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario. También puede buscar un cliente guardado en su Directorio de clientes.

  4. Complete los campos personalizables en la plantilla seleccionada, incluidos los siguientes:

    • Nombre del contrato (obligatorio)

    • Mensaje del contrato (opcional): este mensaje solo se incluirá en el correo electrónico que enviamos a su cliente. No es parte del contrato.

    • Descripción del contrato (opcional): una descripción general es una excelente manera de resumir su contrato. Si escribe una, la incluiremos al inicio de su contrato.

    Nota: Haga clic en Guardar como borrador en cualquier momento para guardar los cambios y terminar el contrato en otro momento.

  5. En Pago, seleccione Sin pago o Agregar información de pago. Si este contrato requiere pago, puede ingresar la información del pago aquí. También puede adjuntar una factura de Square o un presupuesto, incluso si el contrato no requiere información de pago.

  6. Haga clic en Siguiente para seleccionar las cláusulas que desee en el contrato. Square proporciona cláusulas predefinidas, pero usted puede reordenarlas, quitarlas o editarlas según lo desee. También puede crear una nueva cláusula para este contrato, la cual no se guardará en su biblioteca de cláusulas.

    Nota: Las cláusulas están organizadas en el orden en el que aparecerán.

  7. Haga clic en Siguiente para obtener una vista previa del contrato.

  8. Agregue el nombre del propietario, y la firma electrónica y la fecha de la firma se completarán automáticamente.

  9. Seleccione Compartir para enviar el contrato por correo electrónico directamente a su cliente o descargarlo como un archivo PDF para entregarlo manualmente.

Envíe un contrato a varios destinatarios

Dedique menos tiempo a crear y enviar contratos individuales al enviar contratos en grupo. Cree un contrato y elija los destinatarios. Luego, crearemos contratos independientes para cada destinatario y los enviaremos por separado para su firma. Puede enviar contratos en grupo a hasta 20 destinatarios a la vez.

Nota: El envío de contratos en grupo no está diseñado para las negociaciones con varias partes en las que varios firmantes deben revisar y completar el mismo contrato.

Para enviar un contrato a varios destinatarios:

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione Nuevo contrato, elija una plantilla y haga clic en Crear.

  3. Agregue los destinatarios al contrato. Si un destinatario no es un cliente existente, se le pedirá que agregue el cliente y los detalles de su contrato a su Directorio. Obtenga más información sobre cómo administrar perfiles de clientes en su directorio.

  4. Continúe completando los campos personalizables en su plantilla. Tenga en cuenta que no es posible adaptar la Información de pago para cada destinatario; será la misma para todos los clientes en el contrato. Tampoco es posible agregar una factura o un presupuesto cuando se envía un contrato a varios destinatarios.

  5. Haga clic en Siguiente a fin de seleccionar las cláusulas que desee incluir en el contrato. Square proporciona cláusulas predeterminadas que usted puede reordenar, quitar o editar según lo necesite.

  6. Haga clic en Siguiente para obtener una vista previa del contrato. Puede ver el contrato para cada destinatario y elegir de una lista desplegable de destinatarios para alternar de un contrato a otro.

  7. Puede guardar su contrato para más tarde si hace clic en Guardar como borrador. Si lo hace, verá una línea en su Panel de Datos de Contratos que indica que es un borrador de varios destinatarios.

  8. Seleccione Compartir para enviar el contrato por correo electrónico directamente a sus clientes o descargar un PDF para enviarlo de forma manual. Puede realizar un seguimiento del progreso de cada contrato por separado desde su Panel de Datos después de compartirlo con sus clientes.

Edite un contrato

Si un contrato sin firmar tiene el estado “En revisión”, aún puede realizar cambios en él.

Para editar un contrato que está “En revisión”:

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Busque el contrato “En revisión” que desee editar, seleccione el ícono “Más” (...) > Editar.

  3. Cuando termine de editar el contrato, envíe la versión actualizada a su cliente para que la firme.

Cuando un contrato tenga el estado “Editar”, su cliente quedará automáticamente excluido para evitar que lo firme mientras usted realiza actualizaciones. Una vez que termine de editar, comparta el contrato editado con su cliente, quien recibirá un correo electrónico sobre el contrato actualizado en el que se le solicitará que revise y firme la versión más reciente.

Cancele un contrato

Si se compartió un contrato con un cliente, pero aún no se firmó, puede cancelarlo y anular las condiciones. El cliente verá un cartel que establece la fecha de cancelación y, además, recibirá una notificación de la cancelación por correo electrónico.

Para cancelar un contrato:

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Busque el contrato “En revisión” que desee cancelar, seleccione el ícono “Más” (...).

  3. Haga clic en Cancelar.

  4. Haga clic en Sí, cancelar para confirmar la cancelación.

Una vez que el contrato esté cancelado, puede archivarlo o eliminarlo desde su Panel de Datos Square en línea.

Nota: No es posible cancelar los contratos firmados. En cambio, puedes cancelar contratos enviados por correo electrónico, descargados o en revisión.

Crea plantillas de contratos

En lugar de crear un contrato desde cero cada vez, puedes crear plantillas personalizadas con la información específica de tu negocio para ahorrar tiempo y actualizar fácilmente los contratos futuros. La próxima vez que debas crear y enviar un contrato, puedes comenzar con una plantilla ya alineada con tus necesidades comerciales.

Opciones de plantillas

Cómo crear una plantilla de contratos

Crea tu propia plantilla de contrato o edita una de las plantillas predefinidas de Square para satisfacer tus necesidades comerciales.

Para crear una plantilla personalizada desde cero

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square.
  2. Haga clic en Plantillas.
  3. Seleccione Crear una plantilla. Aquí, puede agregar los detalles de su negocio a las secciones Plantilla y Contrato. A continuación, haga clic en Siguiente.
  4. Agregue las cláusulas que desee aplicar a su contrato. Para las plantillas personalizadas, debe incluir al menos una cláusula.
  5. Haga clic en Siguiente para guardar.

Para construir sobre las plantillas de Square existentes

  1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Plantillas.
  2. En Personalizar una plantilla existente, seleccione la plantilla Square que desee usar y haga clic en Crear plantilla o Crear contrato.
  3. Agregue los detalles de su negocio en las secciones Información de la plantilla e Información del contrato; luego, haga clic en Siguiente.
  4. Agregue las cláusulas que desee aplicar al contrato, donde podrá editar, agregar, eliminar y reorganizar cláusulas.
  5. Haga clic en Siguiente para guardar su plantilla.

Nota: Para crear una nueva plantilla personalizada, puedes clonar y editar una plantilla estándar. Tus nuevas plantillas se guardarán en “Plantillas personalizadas” y en el selector de plantillas en la página Contratos.

Cláusulas de contrato

Utiliza la biblioteca de cláusulas para crear y administrar un conjunto de cláusulas personalizadas que puedes agregar a cualquier contrato o plantilla.

Los contratos admiten dos tipos diferentes de cláusulas: cláusulas predeterminadas proporcionadas por Square y cláusulas personalizadas creadas por usted. Puede crear tres tipos de cláusulas personalizadas:

  • Cláusulas de biblioteca: cree una cláusula personalizada en su biblioteca de cláusulas para agregar a plantillas o contratos individuales. Solo puede crear, editar o eliminar cláusulas de biblioteca desde dentro de la biblioteca de cláusulas.

  • Cláusulas de plantilla: cláusulas personalizadas creadas para plantillas personalizadas específicas.

  • Cláusulas contractuales: cláusulas personalizadas creadas para contratos individuales.

Para agregar una cláusula:
1. Vaya a Contratos en su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Clauses.
3. Haga clic en + junto a “Agregar nueva cláusula”.
4. Ingrese el Título de la cláusula (obligatorio) y la Descripción de la cláusula (obligatorio). También puede marcar la casilla de verificación si necesita las iniciales del cliente.
5. Haga clic en Guardar.

A medida que agrega cláusulas, puede editar, duplicar o eliminar sus cláusulas personalizadas y utilizar la barra de búsqueda para navegar por su biblioteca de cláusulas.

Adjunte contratos a los pagos de Square

Puedes asociar contratos de Square a pagos específicos en el Panel de Datos Square en línea, ya sea desde la página Transacciones o al crear una nueva Factura Square o Cita Square.

Adjuntar tus contratos a pagos relacionados te permite realizar un seguimiento de toda la información importante sobre una venta en particular en un solo lugar; también es una práctica recomendada para la administración de los reclamos si un cliente alguna vez realiza un reclamo de pago. Recopilar todos los detalles importantes de una venta en tu perfil de cliente, historial de transacciones y documentación organiza tu Panel de Datos de manera efectiva y eficiente.

Attach a contract to a transaction

  1. Go to the Transactions tab in your online Square Dashboard.
  2. Select the transaction to see the transaction details.
  3. Click on the overflow menu (…), then select Attach a contract from the drop-down menu.
  4. Use the search tool to select the Square Contract you want to attach, then select Save.

Attach a contract to a Square Invoice

  1. Go to the Invoices tab in your online Square Dashboard.
  2. Select Create Invoice.
  3. Fill out the required invoice details, and select Attach a Square Contract in the More Options section.
  4. Use the search tool to select the Square Contract you want to attach, then click Save.

Add a contract to a Square Appointment

When you enable the Appointments integration from your Appointments Settings page, we will automatically generate a contract with the customer’s details provided upon requesting a booking, using the template you chose in their settings for that business location. Any payments made towards that appointment will be later associated with the contract automatically. To enable contracts with Appointments:

  1. Go to Appointments in your online Square Dashboard.
  2. Click on Settings then Communications.
  3. Under Digital customer contracts, toggle on Send a digital contract to all customers upon booking.
  4. Select the contract template.
  5. Click Done then click Save.

Add a contract via the Invoices app or Square app

You can also attach contracts to your invoices on the Square Invoices app and the Square Point of Sale app on compatible iOS and Android devices.

Preguntas frecuentes sobre contratos

¿Se cobra comisión por el uso de Contratos Square?

Actualmente, Contratos Square está incluido en su cuenta de Square sin costo adicional.

¿Cómo firman un contrato electrónico mis clientes?

Si envías tu contrato por correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico de Contratos Square. Cuando lo abra, verá el nombre de tu negocio y una indicación para firmar el contrato de manera electrónica. Para firmarlo, el destinatario deberá seguir estos pasos:

  1. Haz clic en Verificar y firmar en el correo electrónico.
  2. Ve el contrato y coloca tu inicial y tu firma de manera electrónica y segura.
  3. Selecciona Finalizar y enviar para finalizar el contrato. Se enviará por correo electrónico una copia del contrato finalizado en PDF al negocio y a ti mismo para que la guardes en los registros. Puedes reenviar una copia del contrato desde el Panel de Datos en cualquier momento.

¿El contrato es suficiente desde una perspectiva legal?

Contratos Square solo proporciona plantillas de muestra para que usted cree su propio contrato. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantizamos o aconsejamos que un contrato sea adecuado para sus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Square ofrece estas plantillas para los individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales para un uso privado. Si necesita asesoría legal sobre la precisión, suficiencia o aplicabilidad de términos específicos del contrato, debe consultar a un abogado matriculado.

Para obtener más información, consulte los Términos y condiciones de Contratos Square.

¿Cómo incluyo una solicitud de depósito en mi contrato?

En la sección Calendario de pago de un contrato, seleccione Pagos múltiples. Esto le permite dividir el costo total de un proyecto en dos pagos: un depósito y un pago final. Tenemos pensado agregar compatibilidad para más cuotas en el futuro para permitirle detallar más de dos pagos adeudados en metas.

¿Cómo uso las cláusulas preseleccionadas?

Cada plantilla de Square tiene un conjunto de cláusulas preseleccionadas para usted. Este es solo un punto de partida para la plantilla que seleccione, y puede reordenar, eliminar o editar las cláusulas para personalizar el contrato. Es importante notar que algunas cláusulas predefinidas tendrán texto marcador de posición entre corchetes para que usted complete.

¿Cuándo debo seleccionar Sin información de pago en la página Detalles?

Para personalizar aún más las plantillas de contratos para que se adapten a tu negocio, tienes la opción de seleccionar Sin información de pago, que es ideal si necesitas contar con la flexibilidad de excluir información detallada de pago como, por ejemplo, el monto de pago y las fechas de vencimiento. Actualmente, esto es más común para las plantillas Prestación de servicios, Confirmación de entrega o el Acuerdo por la COVID-19.