Primeros pasos con Contratos Square
Contratos Square
Crea contratos y personalízalos directamente desde el Panel de Datos Square en línea.
Con Square Contracts, puedes crear contratos y enviarlos directamente desde tu Panel de Datos Square en línea. Establece acuerdos de servicio claros con tus clientes, asegura firmas digitales y ayuda a protegerte contra posibles reclamos de pago.
Elige una de las plantillas predeterminadas de Square y personalízala según tus necesidades o crea una desde cero para tu negocio. Con Contratos Square, puedes hacer lo siguiente:
Crea cláusulas personalizadas desde cero.
Duplica, edita y reordena una cláusula en la plantilla para que se ajuste mejor a tu contrato.
Incluye el logotipo de tu negocio y el color de fondo del recibo en el PDF del contrato.
Envia contratos en grupos de hasta 20 destinatarios al mismo tiempo.
Nota: Contratos Square solo proporciona plantillas de muestra para que crees tu propio contrato. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantiza o aconseja que un contrato sea adecuando para sus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Consulta Términos y condiciones de Contratos de Square.
Crea y envía un contrato
Ve a Clientes > Contratos en el Panel de Datos Square en línea.
Selecciona Nuevo contrato para elegir una plantilla estándar o guardada. Luego, haz clic en Crear.
Ingresa el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario. También puedes buscar un cliente guardado en tu Directorio de clientes.
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Completa los campos personalizables en la plantilla seleccionada, incluidos los siguientes:
Nombre del contrato (obligatorio).
Mensaje del contrato (opcional): este mensaje solo se incluirá en el correo electrónico que enviamos al cliente. No es parte del contrato.
Descripción general del contrato (opcional): consiste en la descripción general de un contrato. Si escribes una, la incluiremos al inicio del contrato.
En Pago, selecciona Sin pago o Agregar información del pago Si este contrato requiere de algún pago, puedes ingresar la información del pago aquí. También puedes adjuntar una factura de Square o un presupuesto, incluso si el contrato no requiere información de pago.
Haz clic en Siguiente para seleccionar las cláusulas que quieres incluir en el contrato. Square ofrece cláusulas predefinidas, que puedes reordenar, eliminar o editar como quieras. También puedes seleccionar Crear una cláusula nueva. Esta nueva cláusula no se guardará en la biblioteca de cláusulas. Las cláusulas se organizan según el orden en que aparecerán.
Haz clic en Siguiente para obtener una vista previa del contrato.
Agrega el nombre del propietario. La firma electrónica y la fecha de la firma se completarán automáticamente.
Selecciona Compartir para enviar el contrato por correo electrónico directamente al cliente o descargarlo como un archivo PDF para entregarlo manualmente.
Envía un contrato a varios destinatarios
Crea un contrato y elige los destinatarios. Luego, crearemos contratos independientes para cada destinatario y los enviaremos por separado para su firma. Puedes enviar contratos en grupo a 20 destinatarios como máximo a la vez.
Nota: El envío de contratos en grupo no está diseñado para las negociaciones con varias partes en las que varios firmantes deben revisar y completar el mismo contrato.
- Ve a Clientes > Contratos en el Panel de Datos Square en línea.
- Selecciona Nuevo contrato, elige una plantilla y haz clic en Crear.
- Agrega los destinatarios al contrato. Si un destinatario no es un cliente existente, se te pedirá que agregues el cliente y su información de contacto a tu Directorio. Obtén más información sobre cómo administrar los perfiles de clientes en tu Directorio.
- Continúa completando los campos personalizables en la plantilla. Ten en cuenta que no es posible adaptar la Información de pago para cada destinatario; será la misma para todos los clientes en el contrato. Nota: No es posible agregar una factura o un presupuesto cuando se envía un contrato a varios destinatarios.
- Haz clic en Siguiente para seleccionar las cláusulas que quieras incluir en el contrato. Square proporciona cláusulas predeterminadas que puedes reordenar, quitar o editar según lo necesites.
- Haz clic en Siguiente para obtener una vista previa del contrato. Puedes ver el contrato para cada destinatario y elegir de una lista desplegable de destinatarios para alternar de un contrato a otro.
- Puedes guardar tu contrato para más tarde si haces clic en Guardar como borrador. Si lo haces, verás una línea en tu Panel de Datos de Contratos que indica que es un borrador de varios destinatarios.
- Selecciona Compartir para enviar el contrato por correo electrónico directamente a tus clientes o descargar un PDF para enviarlo de forma manual. Puedes realizar un seguimiento del progreso de cada contrato por separado desde el Panel de Datos después de compartirlo con tus clientes.
Edita un contrato
Si un contrato sin firmar tiene el estado En revisión, todavía puedes hacer cambios.
- Ve a Clientes > Contratos en el Panel de Datos Square en línea.
- Busca el contrato En revisión que desees editar y selecciona Editar.
- Cuando termines de editar el contrato, envía la versión actualizada al cliente para que la firme.
Cuando un contrato tenga el estado Editar, tu cliente quedará automáticamente excluido para evitar que lo firme mientras lo actualizas. Una vez que termines de editar, comparte el contrato editado con tu cliente, quien recibirá un correo electrónico sobre el contrato actualizado en el que se le solicitará que revise y firme la versión más reciente.
Cancela un contrato
Si se compartió un contrato con un cliente, pero aún no se firmó, puedes cancelarlo y anular las condiciones. El cliente verá un cartel que establece la fecha de cancelación y, además, recibirá una notificación de la cancelación por correo electrónico.
- Ve a Clientes > Contratos en el Panel de Datos Square en línea.
- Busca el contrato En revisión que desees cancelar y selecciona Cancelar.
- Confirma la cancelación haciendo clic en Sí, cancelar.
Una vez que el contrato esté cancelado, podrás archivarlo o eliminarlo desde el Panel de Datos.
Nota: Los contratos firmados no se pueden cancelar. Solo puedes cancelar los contratos que se enviaron por correo electrónico, se descargaron o se encuentran en revisión.
Crea plantillas de contratos
En lugar de crear un contrato desde cero cada vez, puedes crear plantillas personalizadas con la información específica de tu negocio para ahorrar tiempo y actualizar fácilmente los contratos futuros.
Opciones de plantillas
| Plantilla | Descripción general |
|---|---|
| Formulario de autorización de tarjeta de crédito | Esta plantilla de contrato está diseñada para darle autorización para guardar la información de la tarjeta de un cliente y realizar cobros en ella según se acuerde. A menudo, se utiliza para los clientes frecuentes o los servicios de suscripción. Una vez que un cliente firme y envíe este contrato, la información de su tarjeta se agregará automáticamente a su perfil del Directorio de clientes en Tarjetas guardadas. |
| Acuerdo de servicios | Defina expectativas claras con sus clientes sobre su servicio. |
| Contrato de venta de productos | Defina expectativas claras con sus clientes sobre sus productos físicos o digitales con esta plantilla. |
| Finalización del contrato de servicios | Usa esta plantilla una vez que tu negocio complete los servicios prestados al cliente. Este acuerdo te ayuda a obtener una confirmación escrita por parte del cliente de que tus servicios finalizaron satisfactoriamente según lo descrito. También puede brindar protección adicional durante un proceso de reclamo de pago. |
| Use esta plantilla para obtener una confirmación escrita por parte de los clientes de que los productos que compraron se entregaron satisfactoriamente según lo descrito. Este acuerdo puede brindar protección adicional durante un proceso de reclamo de pago. |
Crea plantillas de contratos
Crea tu propia plantilla de contrato o edita una de las plantillas predefinidas de Square para satisfacer las necesidades de tu negocio.
- Ve a Clientes > Contratos en el Panel de Datos Square en línea.
- Haz clic en Plantillas.
- Selecciona Crear una plantilla. Aquí, puedes agregar los detalles de tu negocio a las secciones Plantilla y Contrato. A continuación, haz clic en Siguiente.
- Agrega las cláusulas que desees aplicar en tu contrato. Para las plantillas personalizadas, debes incluir al menos una cláusula.
- Haz clic en Guardar.
- Ve a Clientes > Contratos en el Panel de Datos Square en línea.
- Haz clic en Plantillas.
- En Personalizar una plantilla existente, selecciona la plantilla Square que desees usar y haz clic en Crear plantilla o Crear contrato.
- Agrega los detalles de tu negocio a las secciones Plantilla y Contrato. A continuación, haz clic en Siguiente.
- Agrega las cláusulas que desees aplicar en tu contrato. Edita, agrega, elimina y reorganiza cualquiera de las cláusulas.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Para crear una nueva plantilla personalizada, puedes copiar y editar una plantilla estándar. Tus nuevas plantillas se guardarán en Plantillas personalizadas y en el selector de plantillas en la página Contratos.
Cláusulas de contrato
Utiliza la biblioteca de cláusulas para crear y administrar un conjunto de cláusulas personalizadas que puedes agregar a cualquier contrato o plantilla.
Los contratos admiten dos tipos diferentes de cláusulas: cláusulas predeterminadas proporcionadas por Square y cláusulas personalizadas creadas por usted. Puede crear tres tipos de cláusulas personalizadas:
Cláusulas de biblioteca: crea una cláusula personalizada en tu biblioteca de cláusulas para agregar a plantillas o contratos individuales. Solo puedes crear, editar o eliminar cláusulas de biblioteca desde dentro de la biblioteca de cláusulas.
Cláusulas de plantilla: cláusulas personalizadas creadas para plantillas personalizadas específicas.
Cláusulas contractuales: cláusulas personalizadas creadas para contratos individuales.
- Ve a Clientes > Contratos en el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Cláusulas.
- Haz clic en +.
- Ingresa el Título de la cláusula (obligatorio) y la Descripción de la cláusula (obligatorio). También puedes marcar la casilla si solicitas las iniciales del cliente.
- Haz clic en Guardar.
A medida que agregas cláusulas, puedes editar, duplicar o eliminar las cláusulas personalizadas, así como utilizar la barra de búsqueda para navegar por la biblioteca de cláusulas.
Crea campos de contrato personalizados
Con los campos de contrato personalizados, puedes elegir qué información recopilar de tus clientes, como direcciones, números de teléfono o detalles específicos del contrato. Para comenzar, sigue estos pasos:
En el Panel de Datos Square en línea, ve a Clientes > Contratos > Plantillas.
En Personalizar una plantilla existente, selecciona la plantilla de Square que desees usar y haz clic en Crear plantilla.
Agrega los detalles de tu negocio en las secciones Plantilla y Contrato y, luego, haz clic en Siguiente.
Agrega las cláusulas que desees aplicar al contrato. También puedes editarlas, eliminarlas y reorganizarlas.
Si tienes una suscripción a Facturas Plus, selecciona Agregar campos personalizados. Para crear una pregunta, arrastra y suelta los campos. Haz clic en Continuar.
Haz clic en Guardar.
Adjunta contratos a los pagos de Square
Puedes asociar los Contratos Square a pagos específicos en el Panel de Datos Square en línea, ya sea desde la página Transacciones o cuando crees una nueva Cita o Factura Square.
Adjuntar los contratos a pagos relacionados te permite realizar un seguimiento de toda la información importante sobre una venta en particular en un solo lugar; también constituye una práctica recomendada para la administración de los reclamos si un cliente alguna vez realiza un reclamo de pago. Recopilar todos los detalles importantes de una venta en el perfil de cliente, el historial de transacciones y la documentación organiza el Panel de Datos de manera efectiva y eficiente.
- Vaya a la pestaña Transacciones de su Panel de Datos Square en línea.
- Selecciona la transacción para ver la información correspondiente.
- Haz clic en … y, luego, selecciona Adjuntar un contrato en el menú desplegable.
- Usa la herramienta de búsqueda para seleccionar el Contrato Square que desees adjuntar y, luego, selecciona Guardar.
- Ve a Pagos > Facturas en el Panel de Datos Square en línea.
- Selecciona Crear factura.
- Completa la información requerida para la factura y selecciona Adjuntar un Contrato Square en la sección Más opciones.
- Selecciona entre Nuevo contrato o Contrato existente y sigue los pasos.
- Haz clic en Guardar.
Cuando actives la integración de Citas Square desde la página Ajustes de Citas, generaremos automáticamente un contrato con la información que el cliente proporcionó al solicitar una reserva. Este contrato se basará en la plantilla que elegiste en los ajustes para la ubicación del negocio en cuestión. Todos los pagos que se realicen para esta cita se asociarán con el contrato de manera automática. Para activar los contratos con Citas Square, sigue estos pasos:
- Ve a Clientes > Citas en el Panel de Datos Square en línea.
- Haz clic en Ajustes y, luego, selecciona Comunicaciones.
- En Contratos de clientes en formato digital, activa la opción Enviar un contrato digital a todos los clientes al momento de la reserva.
- Selecciona la plantilla del contrato.
- Haz clic en Listo > Guardar.
También puedes adjuntar contratos a las facturas en la aplicación Facturas Square y en la aplicación Punto de venta Square en dispositivos iOS y Android compatibles.
Preguntas frecuentes sobre contratos
Si envías tu contrato por correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico de Contratos Square. Cuando lo abra, verá el nombre de tu negocio y una indicación para firmar el contrato de manera electrónica. Para firmarlo, el destinatario deberá seguir estos pasos:
- Haz clic en Verificar y firmar en el correo electrónico.
- Ve el contrato y coloca tu inicial y tu firma de manera electrónica y segura.
- Selecciona Finalizar y enviar para finalizar el contrato. Se enviará por correo electrónico una copia del contrato finalizado en PDF al negocio y a ti mismo para que la guardes en los registros. Puedes reenviar una copia del contrato desde el Panel de Datos en cualquier momento.
Contratos Square solo proporciona plantillas de muestra para que usted cree su propio contrato. Square no proporciona asesoramiento legal, ni garantizamos o aconsejamos que un contrato sea adecuado para sus fines o exigible en una jurisdicción en particular. Square ofrece estas plantillas para los individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales para un uso privado. Si necesita asesoría legal sobre la precisión, suficiencia o aplicabilidad de términos específicos del contrato, debe consultar a un abogado matriculado.
Para obtener más información, consulte los Términos y condiciones de Contratos Square.
En la sección Calendario de pagos del contrato, selecciona Pagos múltiples. Esto te permite dividir el costo total de un proyecto en dos pagos: un depósito y un pago final.
Cada plantilla de Square tendrá un conjunto de cláusulas ya preseleccionadas para ti. Este es solo el punto de partida de la plantilla que elijas. Puedes reordenar, eliminar o editar las cláusulas para personalizar el contrato. Algunas cláusulas predefinidas tendrán texto marcador de posición entre paréntesis que debes completar.
Para personalizar aún más las plantillas de contratos para que se adapten a tu negocio, tienes la opción de seleccionar Sin información de pago. Esta opción es ideal si necesitas contar con la flexibilidad de excluir información detallada de pago como el monto de pago y las fechas de vencimiento. Actualmente, esto es más común para las plantillas Prestación de servicios, Confirmación de entrega o Acuerdo por la COVID-19.