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Squareでタイムカードをはじめる

スタッフ管理を使用すれば、Square シフトによりスタッフの勤務時間を追跡できます。スタッフはPOSレジでまたはSquare チームアプリを使用して出退勤を記録できますし、さらにはPOSレジから直接勤務時間のサマリーの印刷または確認できます。また、マネージャーやスタッフの勤務可能日時を基にスケジュールを作成、管理、公開できます。詳細については、スタッフ管理のシフトスケジュールを作成するをご覧ください。

Square シフトのレポートのレポートを利用すれば、超過勤務時間や倍額支給時間の自動計算によりスタッフの勤務時間を計算する時間を節約できます。これらのデータは、.CSVファイルとしてコンピューターにかんたんにエクスポートできます。スタッフのシフトの設定が済んだら、シフトレポートSquare データで閲覧できます。スタッフはSquare スタッフアプリで、自身の勤務時間を追跡できます。スタッフ Plusを利用すると、スケジュールした時間とスタッフの実働時間との比較も表示できるようになります。勤務日および人件費の両方で、今後のスケジュール済みのシフト、早めの出勤、遅刻、および欠勤などの記録を表示できます。

現在、残業代は全て25%割増で計算されパーセンテージの数字を変更することができませんので、あらかじめご了承ください。残業や休憩時間など労働基準法について詳しくは、 厚生労働省のページでご確認ください。

ナビゲーションのアップデート

初めて発表して以来、スタッフ管理はその機能を大幅に拡張してきました。勤務時間の追跡だけでなく、シフトスケジュール作成やチップ集計などの機能が追加されました。先頃のスタッフ管理とスタッフ Plusのアップデートの一環として、Square データの [タイムカード] セクションの名称が [シフト] に変更となりました。

タイムカードには変わらずアクセスできます。現在のワークフローに対する唯一の変更は、タイムカード、シフトスケジュール作成、チップ集計に関連する操作を行う必要がある場合に、[タイムカード] ではなく、Square データの [シフト] セクションにアクセスするという点です。今回のアップデートにより、スタッフ管理で
ご利用いただける労務管理の全機能が分かりやすくなりましたし、今後もさらに機能を追加していく予定です。以下のセクションをお読みになり、新しい [シフト] セクションで行えることの詳細をご確認ください。

勤務期間を設定する

勤務期間を設定することで、Square タイムカードから事業運営に基づく残業時間の計算やレポートの作成ができるようになります。深夜過ぎに退勤を記録することが多い場合、就業日の営業時間はシフトの終了時刻から1時間は空くように設定します。たとえば、午前2時に閉店するバーを経営していてスタッフの退勤が午前3時である場合は、就業日の営業時間を午前4時開始に設定します。これは残業が発生した際に、そのシフトが同就業日中に表示されるようにするためです。

  1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [スケジュール] の順に選択します。

  2. 就業週の開始曜日と就業日の開始時刻を設定します。

  3. [保存] をクリックします。

残業時間および休憩時間の確認と設定を行う

残業時間の設定は、店舗の営業時間と自動的に関連付けられます。Square データの [アカウントと設定] にアクセスして、 自分の店舗の営業時間を確認できます。

スタッフが賃金の異なる複数の職種を担当している場合、残業時間分の賃金は、非残業分の賃金の合計額を総労働時間で割ることによって求められる加重平均で算出されます。

残業ルールを設定する

現在、残業代は全て25%割増で計算されパーセンテージの数字を変更することができません。残業の設定はデフォルトでオフになっています。25%割増の計算のみでよい場合は、下記の操作を行い機能をオンにします。

  1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] を選択します。

  2. [残業] で、毎日、毎週、および倍額支給時間の上限を設定します。必ず残業ルールをご確認ください。

  3. [保存]します。

休憩時間の記録機能を設定する

  1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [休憩] の順に選択します。

  2. [新しい休憩を追加] をクリックして、最初の休憩時間を追加します。

  3. 名称および休憩時間を追加し、該当の時間の報酬設定(有給または無給)を選択します。

  4. [保存] をクリックして休憩の設定を確定します。

  5. 休憩は各店舗につき最大3つまで追加できます。

早めの休憩終了をブロック

従業員の休憩時間を必要とする現地の労働規制の準拠を支援するため、スタッフ管理の有料プランであるスタッフ プラスで、スタッフが休憩時間を早期に終了できないようにする設定を有効にします。次の手順に従って開始してください。

  1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [休憩] の順に選択します。

  2. [早めの休憩終了をブロック] をオンにします。

  3. 該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンにします。

  4. [保存] をクリックします。

定刻より早め/予定外の出勤を防止

スタッフの定刻より早めの出勤や、シフト予定日外の出勤を打刻できないように設定可能です。はじめるには、以下を行います。

  1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [出勤/退勤] の順に選択します。

  2. [定刻より早めの出勤と予定外の出勤をブロック]をオンに切り替えます。

  3. 該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンにします。

  4. [保存] をクリックします。

注意: 休憩終了および出勤の早めの打刻をブロックする設定を有効化すると、早めの打刻しようとしたスタッフに向けてスタッフアプリ内で通知が表示されます。

有給の休憩の超過分を無給に変換する

定刻より早め/予定外の出勤記録を防止するのに加え、有給の休憩の超過分を無給の休憩に変換するオプションを有効化することもできます。この設定をオンにした場合に、スタッフが割り当てられた時間を1分以上超えて休憩すると、自動的に有給の休憩から無給の休憩へと切り替わります。はじめるには、以下の手順を行います。

  1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [休憩] の順に選択します。

  2. [超過時間を有給の休憩から無給の休憩に変換する] をオンに切り替えます。

  3. [適用対象] オプションで、[この店舗のみ] または [すべての店舗] のいずれかを選択します。

1分以上超過した休憩があった場合、変更を見落とさないよう勤務日レポートと人件費レポートの両方にフラグが立てられます。デフォルトではこの設定はオフになっており、[シフト] 設定内で有効にできますが、それを行えるのはアカウントオーナー、管理者、または [シフトを管理] アクセス権限をもつスタッフのみです。

タイムカード編集

タイムカードの正確性を維持するため、スタッフ Plusではスタッフが過去のシフトのタイムカードの変更をリクエストすることができます。対応する設定をオンに切り替えると、スタッフは直接スタッフ Plusアプリから変更をリクエストできるようになり、加盟店さまはSquare データ経由でリクエストを管理できます。はじめるには、以下の手順を行います。

  1. Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [出勤/退勤] の順に選択します。

  2. [タイムカード編集] をオンに切り替えます。

  3. [保存] をクリックします。

注意:スタッフがタイムカード編集のリクエストをすると、アカウントオーナーと [タイムカードのリクエストに対応する] 権限が有効なスタッフに通知が届きます。これらのリクエストは、メールの通知、Square スタッフアプリ、またはSquare データから直接承認または却下することができます。編集のリクエストは、30日後に無効となります。

勤怠管理をオンにする

アクセス権限、スタッフのプロフィール、シフトの設定がすべて完了したら、Square POSレジアプリで休憩時間を記録できるようになります。

Square POSレジアプリにログインして、[設定] > [勤怠管理] の順に進み、[勤怠管理] をオンに切り替えます。

端末コードを使って端末を特定のロケーションにペアリング 、スタッフがその店舗で端末を扱うアクセス権限があることを確認してください。確認するにはSquare データの [チーム] に移動し、スタッフの名前を選択したら、[アクセス権限] で正しい店舗が選択されていることを確認します。

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