Squareでタイムカードをはじめる

スタッフ管理を利用している場合は、Square タイムカードによりスタッフの勤務時間を追跡し続けることができます。スタッフはPOSレジでまたはSquare チームアプリを使用して出退勤を記録できます。さらにはPOSレジから直接、勤務日のサマリーを閲覧または勤務時間のサマリーの印刷できます。また、スタッフの勤務可能/不可日を基にスケジュールを作成、管理、公開できます。詳細については、スタッフ管理のシフトスケジュールを作成するをご覧ください。

Square タイムカードのレポートを利用すれば、超過勤務時間や倍額支給時間の自動計算によりスタッフの勤務時間を計算する時間を節約できます。これらのデータは、.CSVファイルとしてコンピューターにかんたんにエクスポートできます。スタッフのタイムカードの設定が済んだら、タイムカードレポートをSquare データで閲覧できます。スタッフはSquare スタッフアプリで、自身の勤務時間を追跡できます。スタッフPlusを利用すると、スケジュールした時間とスタッフの実働時間との比較が表示できるようになります。勤務日および人件費の両方で、今後のスケジュール済みのシフト、早めの出勤、遅刻、および欠勤したなどのアラートを表示できます。

残業ルールを設定する

現在、残業代は全て25%割増で計算されパーセンテージの数字を変更することができません。残業の設定はデフォルトでオフになっています。25%割増の計算のみでよい場合は、下記の操作を行い機能をオンにします。

1. Square データ にログインし、[タイムカード] > [設定] の順に進みます。

2. [残業] で、日次、週次、倍額支給時間の制限を設定します。 残業ルールを必ずご確認ください。

3. 保存します。

勤務期間を設定する

勤務期間を設定することで、Square タイムカードから事業運営に基づく残業時間の計算やレポートの作成ができるようになります。深夜過ぎに勤怠を記録することが多い場合、就業日の開始時刻はシフトの終了時刻から1時間は空くように設定します。たとえば、午前2時に閉店するバーを経営していてスタッフの退勤が午前3時である場合は、就業日の開始時刻を午前4時に設定します。これは残業が発生した際に、そのシフトが同就業日中に表示されるようにするためです。

1. Square データから [タイムカード] > [設定] > [就業期間] の順に進みます。

2. 勤務週の開始曜日と勤務日の開始時刻を設定します。

3. [保存] をクリックします。

残業時間および休憩時間の確認と設定を行う

残業時間の設定は、店舗の営業時間と自動的に関連付けられます。Square データの [アカウントと設定] にアクセスして、 自分の店舗の営業時間を確認できます。

スタッフが賃金の異なる複数の職種を担当している場合、残業時間分の賃金は、非残業分の賃金の合計額を総労働時間で割ることによって求められる加重平均で算出されます。

休憩時間の記録機能を設定する

1. Square データ にログインし、[タイムカード] > [設定] > [休憩の設定]の順に進みます。

2. [新しい休憩を追加] をクリックして、最初の休憩時間を追加します。

3. 名称および休憩時間を追加し、該当の時間の報酬設定（有給または無給）を選択します。

4. [保存] をクリックして休憩の設定を確定します。

5. 休憩は各店舗につき最大3つまで追加できます。

早めの休憩終了をブロック

従業員の休憩時間を必要とする現地の労働規制の準拠を支援するため、スタッフ管理の有料プランであるスタッフ Plusで、スタッフが休憩時間を早期に終了できないようにする設定を有効にします。次の手順に従って開始してください。

1. Square データにログインし、[タイムカード] > [設定] > [休憩]の順に進みます。

2. [早めの休憩終了をブロック] をオンにします。

3. 該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンにします。

4. [保存] をクリックします。

定刻より早め/予定外の出勤を防止

スタッフの定刻より早めの出勤や、シフト予定日外の出勤を打刻できないように設定可能です。はじめるには、以下を行います。

1. Square データの [タイムカード] にログインして、[設定] > [タイムカードの打刻コントロール] の順に選択します。

2. 定刻より早めの出勤と予定外の出勤をブロックをオンに切り替えます。

3. 該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンにします。

4. [保存] をクリックします。

注意: 休憩終了および出勤の早めの打刻をブロックする設定を有効化すると、早めの打刻しようとしたスタッフに向けてスタッフアプリ内で通知が表示されます。

有給の休憩の超過分を無給に変換する

定刻より早め/予定外の出勤記録を防止するのに加え、有給の休憩の超過分を無給の休憩に変換するオプションを有効化することもできます。この設定をオンにした場合に、スタッフが割り当てられた時間を1分以上超えて休憩すると、自動的に有給の休憩から無給の休憩へと切り替わります。はじめるには、以下の手順を行います。

1. Square データで [タイムカード] にログインし、[設定] > [休憩] の順に進みます。

2. [超過時間を有給の休憩から無給の休憩に変換する] をオンに切り替えます。

3. [適用対象] オプションで、[この店舗のみ] または [すべての店舗] のいずれかを選択します。

1分以上超過した休憩があった場合、変更を見落とさないよう勤務日レポートと人件費レポートの両方にフラグが立てられます。デフォルトではこの設定はオフになっており、タイムカード設定内で有効にできますが、それを行えるのはアカウントオーナー、管理者、または [タイムカードを管理] アクセス権限をもつスタッフのみです。

タイムカード編集

タイムカードの正確性を維持するため、スタッフ Plusではスタッフが過去のシフトのタイムカードの変更をリクエストすることができます。対応する設定をオンに切り替えると、スタッフは直接スタッフ Plusアプリから変更をリクエストできるようになり、加盟店さまはSquare データ経由でリクエストを管理できます。はじめるには、以下の手順を行います。

1. Square データで [タイムカード] にログインして、[設定] > [スタッフアプリ] の順に進みます。

2. [タイムカード編集] をオンに切り替えます。

3. [保存] をクリックします。

注意：タイムカード編集のリクエストがあると、アカウントオーナーと [タイムカードのリクエストに対応する] 権限が有効になっているスタッフに通知が届きます。これらのリクエストは、メールの通知、Square スタッフアプリ、またはSquare データから直接承認または却下することができます。編集のリクエストは、30日後に無効となります。

タイムカードの記録をオンにする

アクセス権限、スタッフのプロフィール、タイムカードの設定がすべて完了したら、Square POSレジアプリで休憩時間を記録できるようになります。

Square POSレジアプリにログインして、[設定] > [勤怠管理] の順に進み、[勤怠管理] をオンに切り替えます。

端末コードを使って端末を特定のロケーションにペアリング 、スタッフがその店舗で端末を扱うアクセス権限があることを確認してください。Square データの [チーム] に移動し、スタッフの名前を選択したら、[アクセス権限] で正しい店舗が選択されていることをご確認ください。

スタッフの出勤/退勤・休憩時間の記録・職種の切り替えを行う

タイムカードでスタッフの勤務時間を記録する前に、各スタッフに個人パスコードを割り当て。パスコードを割り当てると、スタッフはPOSレジアプリから出勤/退勤を記録できるようになります。

出勤/退勤を記録する

タブレット端末で出勤/退勤時間を記録するには、次の手順を行います。

1. POSレジアプリの画面右下もしくは左下にある、ログインをタップします。別のスタッフがアプリにログインしている場合、このボタンはXXをログアウト、と表示される場合があります。
   

2. 画面右上隅にある [出勤/退勤] をタップします。

3. 自身の4桁のパスコードを入力します。職種が表示されている場合、当てはまる職種を選択します。

退勤時間を記録するには手順1～2に沿って進めてから、[シフト終了] をタップします。シフトのサマリーをここで確認できます。

スマートフォンで出勤/退勤時間を打刻するには、次の手順を行います。

1. POSレジアプリから、次をタップします:

2. POSレジアプリの画面左下（iOS）もしくは右上（Android）にある、ログインをタップします。別のスタッフがアプリにログインしている場合、 このボタンはXXをログアウト、と表示される場合があります。
   

3. 時計アイコンか、[出勤/退勤]をタップします。

4. 自身の4桁のパスコードを入力します。職種が表示されている場合、当てはまる職種を選択します。

退勤時間を記録するには手順1～3に沿って進めてから、[シフト終了] をタップします。シフトのサマリーをここで確認できます。

注意：自分のメールアドレスとパスワードで Square POSレジアプリにログインしているスタッフは、POSレジにパスコードを入力することなくタイムカードの記録ができます。

休憩を開始する

1. iPadで休憩の開始を記録するには、ログイン > [出勤/退勤] の順でタップします。iPhoneの場合は、ログイン > 時計のアイコンをタップします。

2. 4桁のパスコードを入力してください

3. [休憩を開始] を選択します。

4. 休憩を開始するにあたって利用できるオプションがある場合は、それを選択します。

休憩を終了する

1. iPadで休憩の終了を記録するには、ログイン > [出勤/退勤] の順でタップします。iPhoneの場合は、ログイン > 時計のアイコンをタップします。

2. 4桁のパスコードを入力してください

3. [休憩を終了] を選択します。

4. 休憩の終了を確定します。

職名を切り替える

あるシフトの時間中に職種を切り替えるには、次の手順を行います。

1. iPadでは、ログイン > [出勤/退勤] の順でタップします。iPhoneの場合は、ログイン > 時計のアイコンをタップします。

2. 4桁のパスコードを入力してください

3. [職名を切り替え] をタップし、別の職種を選択します。