Square シフトの利用をはじめる
Square シフトでは、スタッフの勤怠管理や、スケジュール管理、歩合給の記録などに対応できます。スタッフはPOSレジまたはSquare スタッフアプリで出退勤を記録でき、さらにPOSレジから直接勤務時間のサマリーの印刷や確認も可能です。またスタッフ全員の勤務可能日時を基に、スケジュールの作成から管理、公開までをスムーズにこなします。
スタッフのシフト設定が完了したら、Square シフトのレポート機能でシフトレポートをSquare データで閲覧できます。またSquare スタッフアプリを使えば、スタッフ各自で勤務時間の把握も可能です。
Square シフト プラスを利用すると、予定勤務時間と実働時間を比較することもできます。また勤務日や人件費に関するレポートでは、今後予定されているシフトや、早めの出勤、遅刻、欠勤などのアラートを確認できます。
| ご注意：現時点では、残業代はすべて25%割増で計算されます。この割合を変更することはできません。残業や休憩時間など労働基準法について詳しくは、 厚生労働省のページをご参照ください。 |
スタッフを追加
Square シフトの利用をはじめましょう。Square データの [シフト] セクションから、無料プランまたは有料プランのいずれかにご登録ください。登録が済んだら、スタッフを追加したり、賃金を割り当てたり、スタッフにチップ受け取り資格があるかどうかを決めたりできます。注意：Square シフト フリーはスタッフ数に上限があり、追加できるのは5名までです。アカウントに6名以上のスタッフを追加したい場合は、Square シフト プラスにサブスクリプション登録してください。
初めてスタッフを追加するには、以下の手順を行います。
- Square データにログインして、[スタッフ] > [スタッフ] > [スタッフ] の順にクリック
- [スタッフ] をクリック
- スタッフの [プロフィール] を入力する。スタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力する。メールアドレスと電話番号は任意項目です。スタッフIDは任意項目ですが、入力することをおすすめします
- [次へ] をクリック
注意：メールアドレスを入力すると、そのスタッフ宛てに招待メールが届きますので、Squareアカウントを作成し、個人パスコードを受信し、Square スタッフアプリのタイムカードにアクセスできるようになります。Square 給与管理をご利用の場合は、スタッフ自身の給与明細もSquare スタッフアプリで確認できます。
[職種] 画面では、職務と賃金を割り当てて人件費を管理できます。また、複数の業務を担当するスタッフのそれぞれに費やした時間を確認できます。
- [職種] 画面で、メインの職務と給与の種類（時給または月給）を入力する。注意：職務が入力済みの場合は、[メインの職務] をクリックすると、既存の職種のドロップダウンメニューにアクセスできます
- 選択した給与形態に基づいて、時給または年収、そして一週間の勤務時間を入力する
- 複数の職種を担当しているスタッフの場合は、[別の職種を追加] をクリック
- [次へ] をクリック
注意：役職の追加は必須ですが、賃金情報の入力は任意です。
スタッフに副次的な賃金を必要とする追加の職種があり、Square シフトを利用している場合は、[別の賃金を追加] を選択して、別の職務と給与形態を追加します。スタッフに2つ以上の賃金が設定されている場合、そのうちの1つをスタッフが出退勤の入力時にSquareアプリから選択すると、選んだ職務に対応する賃金が記録され人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部は担当者として働き、それからマネージャーに切り替えることができます。
[アクセス] 画面では、スタッフにアクセス権限を割り当てられます。アクセス権限を割り当てると、スタッフはSquareアプリにログインして支払いを受け付けたり、Squareアプリで出退勤を記録したり、Square データにアクセスしたりできます。
- [アクセス] 画面から、既存の [アクセス権限セット] を選択するか [アクセス権限セットを追加] をクリックする。注意：カスタムアクセス権限を利用できるのは、スタッフ プラス（有料）の利用者です。現時点では、新規にアクセス権限を作成できるのはSquare データからのみで、アプリからは行えません
- [店舗] をクリックして、スタッフが勤務する店舗を選択する。注意：複数の店舗をお持ちで、どの店のスタッフにもアクセス権限を与えたい場合は、[現時点および将来の店舗すべてに割り当て] をオンにします
- ログインと勤怠管理に使用するスタッフの個人パスコードを作成する。このパスコードはカスタマイズ可能です。または [生成する] をクリックして、ランダムにパスコードを作成する
- [保存して確認] をクリック
注意：このパスコードは店舗側の記録として必ず保管してから、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なります。店舗にひも付けられている端末であれば、Squareアプリにアクセスできるようになります。
- Square POSレジアプリのナビゲーションパネルから、[スタッフ] をタップ
- [+] アイコンをタップすると [スタッフを作成] 画面が表示される
- スタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力する
- ここで [メインの職務] をタップして、そのスタッフに職務を割り当てる。または [職種を作成] をタップして、新しく作成した職務を割り当てる
- 戻る矢印をタップして [スタッフを作成] 画面に戻り、スタッフの時給を入力する。注意：このフィールドは、スタッフのプロフィール情報に保存する必要はありません
- [アクセス権限セット] をタップして、スタッフを既存のアクセス権限セットへと割り当てる。注意：スタッフは作成時に自動的に [スタッフのアクセス権限] に割り当てられます。アクセス権限セットを作成・編集できるのは、現時点ではSquare データからのみです。シフト プラスをご利用の加盟店さまは、スタッフのアクセス権限に加えて、2つ目のカスタムアクセス権限セットにもアクセスできます
- カスタムパスコードの作成およびスタッフへの割り当てを行う場合は、[個人パスコード] をタップしてから [完了] をタップ。注意：新規スタッフには自動的に生成されたパスコードが割り当てられますが、このセクションからカスタムパスコードを割り当てるオプションをいつでもご利用いただけます
- [店舗] をタップしてスタッフに当てはまる店舗を選択して、[現時点および将来の店舗すべてに割り当てる] オプションをオン/オフに切り替える。注意：スタッフ作成時の [店舗] セクションはデフォルトで、Square POSレジアカウントに関連付けられている現在の店舗に設定されます
- [スタッフを作成] 画面に戻ったら、すべての情報が正しいことを確認して [保存] をタップ
スタッフを追加したら、スタッフにカスタム権限を割り当てて、Square データやSquare POSレジでの異なるレベルのアクセス権限を付与できます。
シフト プラスをご利用の加盟店さまは、スタッフのアクセス権限に加えて、2つ目のカスタムアクセス権限セットにもアクセスできます。このカスタムアクセス権限は複数のスタッフに割り当てでき、アクセス権限を付与されたスタッフは、タイムカードの承認やスケジュールの管理など特定のシフト関連業務を行えるようになります。
作成・割り当て方法の詳細については、スタッフのアクセス権限とカスタムアクセス権限設定をご覧ください。
勤務期間を設定する
Square シフトで勤務期間を設定することで、事業の運営状態に応じて残業時間の計算やレポートの作成ができるようになります。深夜を過ぎてから退勤を記録することが多い場合、就業日の営業時間はシフトの終了時刻から1時間は空くように設定します。たとえば、午前2時に閉店するバーを経営していてスタッフの退勤が午前3時である場合は、就業日の営業時間を午前4時開始に設定します。これは残業が発生した際に、そのシフトが同就業日中に表示されるようにするためです。
Square データから [スタッフ] > [シフト] の順に選択して引き続き [設定] > [スケジュール] の順に選択します。
勤務週の開始曜日と勤務日の開始時刻を設定します。
[保存] をクリックします。
残業時間および休憩時間の確認・設定を行う
残業時間の設定は、店舗の営業時間と自動的に関連付けられます。Square データの [アカウントと設定] にアクセスして、 自分の店舗の営業時間を確認できます。
スタッフが賃金の異なる複数の職種を担当している場合、残業時間分の賃金は、非残業分の賃金の合計額を総労働時間で割ることによって求められる加重平均で算出されます。
残業ルールを設定する
現時点では、残業代はすべて25%割増で計算されます。この割合を変更することはできません。デフォルトでは、残業の設定はオフになっています。25%割増の計算でよい場合は、下記の操作を行い機能をオンにします。
Square データから [スタッフ] > [シフト] の順に選択して、[設定] を選択します。
[残業] で、日ごと、週ごと、倍額支給時間の上限を設定します。必ず残業ルールをご確認ください。
[保存] をクリックします。
休憩時間の記録機能を設定する
Square データから [スタッフ] > [シフト] の順に選択して、[設定] > [休憩] の順に選択します。
[新しい休憩を追加] をクリックして、最初の休憩時間を追加します。
名称および休憩時間を追加し、該当の時間の報酬設定（有給または無給）を選択します。
[保存] をクリックして休憩の設定を確定します。
休憩は各店舗につき最大3つまで追加できます。
早めの休憩終了をブロック
スタッフの休憩時間に関する現地の労働規制に準拠するため、Square シフト プラスでは、スタッフが休憩時間を早めに終了できないように設定することができます。操作は以下の手順で行います。
Square データから [スタッフ] > [シフト] の順に選択して、引き続き [設定] > [休憩] の順に選択します。
[早めの休憩終了をブロック] をオンにします。
該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンにします。
[保存] をクリックします。
定刻より早めの出勤や予定外の出勤を防止する
スタッフの定刻より早めの出勤や、シフト予定日外の出勤を打刻できないように設定できます。以下の手順で操作をはじめます。
Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [出勤/退勤] の順に選択します。
[定刻より早めの出勤と予定外の出勤をブロック] をオンに切り替えます。
該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンにします。
[保存] をクリックします。
ご注意: 早めの休憩終了や出勤打刻をブロックする設定が有効になっている場合、早めの打刻を試みたスタッフに向けてスタッフアプリ内で通知が表示されます。
タイムカードを編集する
タイムカードの正確性を維持するため、シフト プラスでは過去のシフトのタイムカードに関する内容変更を依頼することができます。この設定をオンにすると、スタッフはスタッフ アプリからタイムカードの内容変更を依頼でき、事業主さまはSquare データからタイムカードの内容変更に対応できます。以下の手順で操作をはじめます。
Square データから [スタッフ] > [シフト] の順にアクセスして、[設定] > [出勤/退勤] の順に選択します。
[タイムカード編集] をオンに切り替えます。
[保存] をクリックします。
ご注意：スタッフがタイムカードの内容変更を依頼すると、アカウントオーナーとスタッフ（タイムカードの内容変更に対応するアクセス権限を持つ）宛に通知が届きます。内容変更の依頼を承認するかどうかは、メールの通知、Square スタッフアプリ、またはSquare データから選択できます。なお内容変更の依頼から30日が経過すると、依頼は無効になります。
勤怠管理をオンにする
アクセス権限、スタッフのプロフィール、シフトの設定がすべて完了したら、Square POSレジアプリで休憩時間を記録できます。
Square POSレジアプリにログインして、[設定] > [勤怠管理] の順に進み、[勤怠管理] をオンに切り替えます。
端末コードを使って端末を特定のロケーションにペアリング 、スタッフがその店舗で端末を扱うアクセス権限があることを確認してください。確認するにはオンラインSquare データの [チーム] に移動し、スタッフの名前を選択したら、[アクセス権限] で正しい店舗が選択されていることを確認します。