Square シフトの利用を開始する
Square シフトでは、スタッフの勤務時間や歩合給の追跡、スケジュール管理を行えます。スタッフは、POSレジを使用して出勤/退勤を記録できます。またはSquare スタッフアプリを使用して直接閲覧、また勤務時間のサマリーの印刷もできます。また、ご自身とスタッフの勤務可能日に基づいてスケジュールを作成、管理、公開できます。
スタッフのシフト設定が完了したら、Square シフトのレポート機能を利用してシフトレポートから直接Square データを閲覧できます。またスタッフも、Square スタッフアプリでご自身の勤務時間を把握できます。
「シフトプラス」をご利用の場合は、勤務時間のスケジュールとスタッフの実働時間を比較することも可能です。今後のシフトスケジュール、および出勤に関するアラート（スケジュールより早い出勤、遅刻、欠勤）は、[勤務日] と [人件費] のどちらにも表示されます。
| ご注意：現時点では、残業代はすべて25%割増で計算されます。この割合を変更することはできません。残業や休憩時間など労働基準法について詳しくは、 厚生労働省のページをご参照ください。 |
スタッフを設定する
Square シフトのご利用をはじめるには、Square データの [シフト] セクションで無料または有料プランのいずれかのサブスクリプションにご登録ください。その後、スタッフを追加し、権限、役職、賃金を設定し、スタッフをチップの対象とするかどうかを決定できます。
ご注意：Square シフトフリーでは、スタッフを5名まで登録できます。6名以上のスタッフ登録が必要な場合は、Square シフトプラスのサブスクリプションにご登録ください。
スタッフを初めて追加する手順：
- Square データにログインして、[スタッフ] > [スタッフ] > [スタッフ] の順にクリック
- [スタッフ] をクリック
- スタッフの [プロフィール] を入力する。スタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力する。メールアドレスと電話番号は任意項目です。スタッフIDは任意項目ですが、入力することをおすすめします
- [次へ] をクリック
注意：メールアドレスを入力すると、そのスタッフ宛てに招待メールが届きますので、Squareアカウントを作成し、個人パスコードを受信し、Square スタッフアプリのタイムカードにアクセスできるようになります。Square 給与管理をご利用の場合は、スタッフ自身の給与明細もSquare スタッフアプリで確認できます。
[職種] 画面では、職務と賃金を割り当てて人件費を管理できます。また、複数の業務を担当するスタッフのそれぞれに費やした時間を確認できます。
- [職種] 画面で、メインの職務と給与の種類（時給または月給）を入力する。注意：職務が入力済みの場合は、[メインの職務] をクリックすると、既存の職種のドロップダウンメニューにアクセスできます
- 選択した給与形態に基づいて、時給または年収、そして一週間の勤務時間を入力する
- 複数の職種を担当しているスタッフの場合は、[別の職種を追加] をクリック
- [次へ] をクリック
注意：役職の追加は必須ですが、賃金情報の入力は任意です。
スタッフに副次的な賃金を必要とする追加の職種があり、Square シフトを利用している場合は、[別の賃金を追加] を選択して、別の職務と給与形態を追加します。スタッフに2つ以上の賃金が設定されている場合、そのうちの1つをスタッフが出退勤の入力時にSquareアプリから選択すると、選んだ職務に対応する賃金が記録され人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部は担当者として働き、それからマネージャーに切り替えることができます。
[アクセス] 画面では、スタッフにアクセス権限を割り当てられます。アクセス権限を割り当てると、スタッフはSquareアプリにログインして支払いを受け付けたり、Squareアプリで出退勤を記録したり、Square データにアクセスしたりできます。
- [アクセス] 画面から、既存の [アクセス権限セット] を選択するか [アクセス権限セットを追加] をクリックする。注意：カスタムアクセス権限を利用できるのは、スタッフ プラス（有料）の利用者です。現時点では、新規にアクセス権限を作成できるのはSquare データからのみで、アプリからは行えません
- [店舗] をクリックして、スタッフが勤務する店舗を選択する。注意：複数の店舗をお持ちで、どの店のスタッフにもアクセス権限を与えたい場合は、[現時点および将来の店舗すべてに割り当て] をオンにします
- ログインと勤怠管理に使用するスタッフの個人パスコードを作成する。このパスコードはカスタマイズ可能です。または [生成する] をクリックして、ランダムにパスコードを作成する
- [保存して確認] をクリック
注意：このパスコードは店舗側の記録として必ず保管してから、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なります。店舗にひも付けられている端末であれば、Squareアプリにアクセスできるようになります。
- Square POSレジアプリのナビゲーションパネルから、[スタッフ] をタップ
- [+] アイコンをタップすると [スタッフを作成] 画面が表示される
- スタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力する
- ここで [メインの職務] をタップして、そのスタッフに職務を割り当てる。または [職種を作成] をタップして、新しく作成した職務を割り当てる
- 戻る矢印をタップして [スタッフを作成] 画面に戻り、スタッフの時給を入力する。注意：このフィールドは、スタッフのプロフィール情報に保存する必要はありません
- [アクセス権限セット] をタップして、スタッフを既存のアクセス権限セットへと割り当てる。注意：スタッフは作成時に自動的に [スタッフのアクセス権限] に割り当てられます。アクセス権限セットを作成・編集できるのは、現時点ではSquare データからのみです。シフト プラスをご利用の加盟店さまは、スタッフのアクセス権限に加えて、2つ目のカスタムアクセス権限セットにもアクセスできます
- カスタムパスコードの作成およびスタッフへの割り当てを行う場合は、[個人パスコード] をタップしてから [完了] をタップ。注意：新規スタッフには自動的に生成されたパスコードが割り当てられますが、このセクションからカスタムパスコードを割り当てるオプションをいつでもご利用いただけます
- [店舗] をタップしてスタッフに当てはまる店舗を選択して、[現時点および将来の店舗すべてに割り当てる] オプションをオン/オフに切り替える。注意：スタッフ作成時の [店舗] セクションはデフォルトで、Square POSレジアカウントに関連付けられている現在の店舗に設定されます
- [スタッフを作成] 画面に戻ったら、すべての情報が正しいことを確認して [保存] をタップ
スタッフを追加したら、スタッフにカスタム権限を割り当てて、Square データやSquare POSレジでの異なるレベルのアクセス権限を付与できます。
シフト プラスをご利用の加盟店さまは、スタッフのアクセス権限に加えて、2つ目のカスタムアクセス権限セットにもアクセスできます。このカスタムアクセス権限は複数のスタッフに割り当てでき、アクセス権限を付与されたスタッフは、タイムカードの承認やスケジュールの管理など特定のシフト関連業務を行えるようになります。
作成・割り当て方法の詳細については、スタッフのアクセス権限とカスタムアクセス権限設定をご覧ください。
勤務期間を設定
勤務期間の設定により、事業運営に基づいた残業の報告と計算がSquare シフトでできるようになります。午前0時を過ぎた出勤記録が多い場合、勤務日の開始時刻は最後のシフト終了時刻から1時間は空くように設定してください。たとえば、午前2時に閉店するバーでスタッフの退勤が午前3時である場合、就業日の営業時間は午前4時開始に設定します。
Square データから、[スタッフ] > [シフト] に進み、[設定] > [スケジュール] の順にアクセスします。
就業週の開始曜日と就業日の開始時刻を設定します。
[保存] をクリックします。
残業時間と休憩時間を確認、設定
残業時間の設定は、店舗の営業時間と自動的に関連付けられます。Square データからの [アカウントと設定] にアクセスして、店舗を確認でき ます。
スタッフが賃金の異なる複数の職種を兼任している場合、残業手当は、通常の賃金の合計額を合計勤務時間で割ることによって求められる加重平均により、算出されます。
残業ルールを設定
現在のところ、残業代は1.25%となっており、変更はできません。これらの設定はデフォルトではオフになっています。1.25%でこの機能のご利用を希望される場合は、下記の手順にお進みください。
Square データにログインし、[スタッフ] > [シフト] に進み、[設定] にアクセスします。
[残業] で、毎日、毎週、および倍額支給時間の上限を設定します。必ず残業ルールをご確認ください。
[保存] をクリックします。
休憩時間の記録機能を設定
Square データにログインし、[スタッフ] > [シフト] に進み、[設定] > [休憩] の順にアクセスします。
[新しい休憩を追加] をクリックして、最初の休憩時間を追加します。
名称および休憩時間を追加し、該当の時間の報酬設定（有給または無給）を選択します。
[保存] をクリックして休憩の設定を確定します。
休憩は各店舗につき最大3回まで追加できます。
早めの休憩終了をブロック
スタッフの休憩時間に関する現地の労働規制に準拠するため、Square シフト プラスでは、スタッフが休憩時間を早めに終了できないように設定できます。操作手順：
Square データにログインし、[スタッフ] > [シフト] に進み、[設定] > [休憩] の順にアクセスします。
[早めの休憩終了をブロック] をオンに切り替えます。
該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンにする
[保存] をクリックします。
定刻より早め/予定外の出勤を防止
スタッフの定刻より早めの出勤や、シフト予定日外の出勤を打刻できないように設定できます。操作手順：
Square データにログインし、[スタッフ] > [シフト] に進み、[設定] > [出勤/退勤] の順にアクセスします。
[定刻より早めの出勤と予定外の出勤をブロック] をオンに切り替えます。
該当する場合は、[許容時間] に時間を入力し、[この店舗のみ] または [全店舗] をオンに切り替えます。
[保存] をクリックします。
ご注意：休憩終了および出勤の早めの打刻をブロックする設定を有効化すると、早めに打刻しようとしたスタッフに向けてスタッフアプリ内で通知が表示されます。
タイムカードを編集
シフト プラスでは、タイムカードの正確性を保つため、過去のシフトに関するタイムカードの内容の変更をスタッフがリクエストできます。適切な設定をオンに切り替えると、スタッフはSquare スタッフアプリから直接変更をリクエストでき、Square データまたはSquare スタッフアプリの通知センターからリクエストを管理できます。操作手順：
Square データにログインし、[スタッフ] > [シフト] の順にアクセスし、[設定] > [出勤/退勤] を選択します。
[タイムカード編集] をオンに切り替えます。
[保存] をクリックします。
ご注意：タイムカードのリクエストに対応する権限が有効なアカウントオーナーとスタッフは、スタッフがタイムカードの編集をリクエストすると通知を受け取ります。メール通知、Square スタッフアプリ、またはSquare データから、これらのリクエストを直接承認または却下できます。編集リクエストは、30日が経過すると無効になります。
勤怠管理をオン
アクセス権限、スタッフのプロフィール、シフトの設定がすべて完了したら、Square アプリで休憩時間を記録できるようになります。
Square アプリにログインし、[設定] > [勤怠管理] に進み、[勤怠管理] をオンに切り替えます。
端末コードを使用して端末を特定のロケーションにペアリングをご利用の場合、スタッフにその店舗で端末を扱うアクセス権限があることをご確認ください。これを確認するには、オンラインSquare データで [スタッフ] に移動し、スタッフの名前を選択します。[アクセス権限] で正しい店舗が選択されていることを確認してください。