Démarrer avec les quarts de travail Square
Avec Quarts de travail Square, vous pouvez suivre le temps de travail de votre équipe, gérer les horaires et suivre les commissions. Vos membres d’équipe peuvent pointer au point de vente ou en utilisant Application Équipe Square, ainsi que visualiser ou imprimer leur récapitulatif de la journée de travail directement à partir du point de vente. Vous pouvez également créer, gérer et publier des horaires en fonction de vos disponibilités et de celles de votre équipe.
Grâce aux rapports Quarts de travail Square, une fois que vous avez configuré les quarts de travail des membres de votre équipe, vous pouvez voir vos rapports de quart de travail directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne, et les membres de votre équipe peuvent suivre leurs heures travaillées sur l’application Équipe Square.
Lorsque vous utilisez Quarts de travail Plus, vous aurez également la possibilité de comparer vos heures programmées avec les heures réelles de travail des membres de votre équipe. Dans Journée de travail et Coût de la main-d’œuvre, vous pouvez consulter les quarts de travail programmés à venir ainsi que les notifications de pointage hâtif, en retard ou les absences.
Ajouter des membres d’équipe
Démarrez avec Quarts de travail Square en vous abonnant au niveau gratuit ou payant dans la section Quarts de travail de votre Tableau de bord. Vous pouvez ensuite ajouter des membres d’équipe, attribuer des salaires et déterminer si les membres de l’équipe sont admissibles aux pourboires. Veuillez noter que Quarts de travail Square Gratuit a une limite de cinq membres d’équipe. Si vous voulez en ajouter plus à votre compte, vous devrez vous abonner à Quarts de travail Plus.
Pour ajouter le premier membre de votre équipe :
- Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Personnel > Équipe > Membres d’équipe.
- Cliquez sur Membre de l’équipe.
- Remplissez le profil du membre de l’équipe. Saisissez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Les champs d’adresse courriel et de numéro de téléphone sont facultatifs. Le numéro d’identification du membre de l’équipe est facultatif, mais nous vous recommandons de l’ajouter.
- Cliquez sur Suivant.
Remarque : Ajouter une adresse courriel invitera le membre de l’équipe à s’inscrire à Square, à recevoir son code confidentiel personnel, à accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square. Si vous utilisez Gestion de paie Square, les membres de l’équipe pourront également consulter leurs fiches de paie dans l’application Équipe Square.
À l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour faire le suivi de votre coût de main-d’œuvre et afficher le temps passé à effectuer les tâches d’un ou plusieurs postes au sein de votre entreprise.
- À l’écran Postes, ajoutez un intitulé de poste principal et un type de paie (horaire ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Intitulé de poste principal pour accéder à un menu déroulant de postes existants.
- En fonction du type de paie choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
- Si l’employé aura plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.
- Cliquez sur Suivant.
Remarque : Si l’ajout d’un intitulé de poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.
Si le membre de votre équipe a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous utilisez Quarts de travail Square, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre intitulé de poste et un autre type de salaire. Le membre de l’équipe pourra choisir un intitulé de poste lorsqu’il pointera dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur le coût de la main-d’œuvre. Par exemple, un membre de l’équipe peut pointer en tant qu’hôte pendant une partie de son quart de travail, puis passer au poste de responsable.
À l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations au membre de l’équipe. Grâce aux autorisations, vous pouvez permettre à votre membre de l’équipe de se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, pointer son arrivée et son départ avec l’application Square ou d’accéder à votre Tableau de bord Square en ligne.
- Dans l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Pour avoir accès aux autorisations personnalisées, vous devez avoir un abonnement payant à Équipe Plus. Créer de nouveaux ensembles d’autorisations n’est possible que par le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être fait dans l’application.
- Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente dans lequel le membre d’équipe travaillera. Remarque : Si vous utilisez plusieurs points de vente et souhaitez accorder au membre d’équipe l’autorisation pour chacun d’eux, activez l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.
- Créez un code confidentiel personnel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et faire le suivi de ses heures. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou le créer de manière aléatoire en cliquant sur Générer.
- Cliquez sur Enregistrer et passer en revue.
Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de l’équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.
- Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.
- Touchez ensuite l’icône + pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.
- Entrez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.
- Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou touchez Créer un poste pour lui attribuer un nouvel intitulé de poste.
- Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre d’équipe et saisissez le taux horaire pour ce membre. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour finaliser la création du profil d’un membre de votre équipe.
- Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à ce membre de l’équipe. Remarque : Les autorisations de l’équipe seront automatiquement attribuées aux membres de l’équipe lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations seulement à partir du Tableau de bord Square. Les abonnés à Quarts de travail Plus ont également accès à un second ensemble d’autorisations personnalisables en plus de l’accès aux autorisations d’équipe.
- Touchez Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe, puis touchezTerminé. Remarque : Un code confidentiel sera généré automatiquement à chaque nouveau membre de l’équipe, mais vous aurez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.
- Touchez Point de vente pour sélectionner les points de vente à attribuer à ce membre de l’équipe et choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des membres de votre équipe, le point de vente attribué par défaut à leur profil sera celui associé à votre compte Solution PDV Square.
- Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.
Une fois que vous avez ajouté des membres d’équipe, vous pouvez attribuer des autorisations personnalisées qui donnent différents niveaux d’accès à votre Tableau de bord Square ou votre Solution PDV.
En plus d’un ensemble d’autorisations d’équipe, les abonnées à Quarts de travail Plus ont accès à un second ensemble d’autorisations personnalisables. Cette autorisation personnalisée peut être attribuée à plusieurs employés et utilisée pour donner à votre équipe l’accès nécessaire pour effectuer certaines tâches liées aux quarts de travail, comme l’approbation de fiches de présence et la gestion des horaires.
En savoir plus sur la création et l’attribution d’autorisations d’équipe et d’ensembles d’autorisations personnalisés.
Définir votre période de travail
La définition d’une période de travail permet à Quarts de travail Square de consigner et calculer les heures supplémentaires en fonction des activités de votre entreprise. Si les membres de votre équipe sont normalement au travail passé minuit, réglez les heures de votre journée de travail au moins une heure après la fin du dernier quart. Par exemple, si vous exploitez un bar qui ferme à 2 h du matin et les membres de l’équipe quittent les lieux à 3 h, réglez les heures de la journée de travail à 4 h en cas d’heures supplémentaires et pour qu’il soit possible de consulter leur quart pour la même journée.
Consultez Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres et Horaire.
Configurez le début de votre semaine et de votre journée de travail.
Cliquez sur Enregistrer.
Examiner et configurer les heures supplémentaires et les pauses
Les paramètres d’heures supplémentaires sont automatiquement définis en fonction de l’État ou de la province où se trouve votre point de vente. Vous pouvez confirmer vos lieux d’activité en accédant à la section Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Si les membres de votre équipe occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres.
- Sous l’onglet Heures supplémentaires, entrez une limite par jour, par semaine et pour les heures à tarif double. N’oubliez pas de vérifier les règlements de votre province en matière d’heures supplémentaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres, puis Pauses.
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ajouter votre première pause.
- Ajoutez un nom, une durée et sélectionnez le paramètre de rémunération (rémunérée ou non rémunérée) de la pause.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les paramètres de pause.
Ajoutez jusqu’à trois pauses pour chacun de vos points de vente.
Pour vous aider à respecter la réglementation du travail locale qui exige des pauses pour les employés, Quarts de travail Plus vous permet d’activer des paramètres qui empêchent les membres de l’équipe de mettre fin à leurs pauses plus tôt. Pour commencer :
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres, puis Pauses.
- Activez Bloquer l’option Mettre fin à la pause en avance.
- Le cas échéant, entrez une heure sous Autoriser dans un délai de et activez ce point de vente seulement ou tous les points de vente.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous aurez également la possibilité d’empêcher les membres de votre équipe de pointer plus tôt pour leur quart de travail ou les jours où ils ne sont pas censés travailler. Pour commencer :
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres, puis Pointer.
- Activez Bloquer les pointages à l’arrivée hâtifs et non programmés.
- Le cas échéant, entrez une heure sous Autoriser dans un délai de et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Si vous avez activé les paramètres pour bloquer les fins de pauses et les pointages anticipés, le ou les membres de votre équipe verront une notification dans l’application Équipe Square s’ils tentent ces actions.
Pour aider à maintenir l’exactitude de vos fiches de présence, Quarts de travail Plus permet aux membres de votre équipe de demander des modifications de leurs fiches de présence pour les quarts de travail passés. Une fois que le paramètre approprié est activé, les membres de l’équipe peuvent demander des modifications directement à partir de l’application Équipe Square et vous pouvez gérer les demandes au moyen du Tableau de bord Square en ligne. Pour commencer :
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Paramètres, puis Pointer.
- Activez Modification des fiches de présence.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les propriétaires de compte et les membres d’équipe avec l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence activée, recevront une notification lorsqu’un membre de l’équipe demande une modification de sa fiche de présence. Ces demandes peuvent être directement approuvées ou refusées par une notification courriel à partir de l’application Équipe Square ou du Tableau de bord Square en ligne. Les demandes de modification expirent après 30 jours.
Activer le suivi des heures de travail
Une fois vos autorisations, les membres de votre équipe et vos paramètres de quart de travail configurés, il est temps d’activer le suivi des pauses dans l’application Square.
Connectez-vous à l’application Square et accédez à Paramètres > Suivi des heures de travail, puis activez l’option Suivi des heures de travail on.
Si vous avez apparié un appareil à un point de vente précis utilisé des codes de dispositif, vous devrez vous assurer que les membres de votre équipe ont la permission de travailler à ce point de vente. Pour vérifier, accédez à Équipe dans votre tableau de bord Square en ligne, sélectionnez le nom du membre de l’équipe pour vous assurer que les points de vente appropriés sont sélectionnés sous Autorisations.
Activer la mise en commun des pourboires
Avec Quarts de travail Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires par carte de crédit et les répartir de façon égale entre tous les membres de l’équipe ayant pointé au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour votre équipe et élimine les processus de travail alternatifs et complexes avec lesquels vous distribuez actuellement les pourboires manuellement, ce qui vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre entreprise.
Pour commencer :
Accédez à Personnel > Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez le membre d’équipe que vous voulez modifier pour ouvrir son profil de membre d’équipe.
Cliquez sur Modifier en dessous de la section « Poste et rémunération ».
Activez ou désactivez l’option Admissible aux pourboires pour chaque rôle.
Après avoir confirmé que vous avez appliqué l’admissibilité à la répartition des pourboires à tous vos membres d’équipe, vous pouvez l’activer. Pour ce faire :
Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Paramètres > Pourboires.
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Pour définir le mode de distribution, sélectionnez Pourboire direct, Mettre les pourboires en commun par transaction ou Mettre les pourboires en commun selon les heures travaillées.
Pourboire direct : les pourboires provenant des transactions sont attribués au membre d’équipe qui les a recueillis.
Grouper les pourboires par transaction : les pourboires de transaction sont répartis de manière égale entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires et travaillant au moment de la transaction. Ce mode de distribution est idéal si vous voulez récompenser votre équipe en fonction des pourboires gagnés pendant leur quart de travail particulier.
Grouper les pourboires selon les heures travaillées : Les pourboires provenant des ventes sont répartis entre les membres de l’équipe ayant droit à un pourboire en fonction des heures travaillées. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez répartir les pourboires sur la base d’une journée de travail de 24 heures ou sur une semaine de travail de 7 jours. La répartition des pourboires par jour ouvrable est plus efficace si vous souhaitez récompenser les membres de l’équipe qui ne passent pas forcément tout leur quart en interaction avec les clients, tandis que la répartition des pourboires sur une semaine de travail tient mieux compte de la variabilité des pourboires sur une plus longue période.
Choisissez si vous souhaitez appliquer la mise en commun des pourboires à Ce point de vente uniquement ou à Tous les points de vente.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver Distribuer les pourboires non attribués de manière égale, ce qui n’est pertinent que si vous avez sélectionné Grouper les pourboires par transaction comme méthode de distribution des pourboires. Si le paramètre est activé, les pourboires reçus lorsque personne n’est en service seront distribués de manière égale entre tous les membres de l’équipe admissibles aux pourboires qui ont travaillé durant ce jour ouvrable.
Grâce à Quarts de travail Plus, vous pouvez activer l’option Déclarer les pourboires en espèces. Les membres de l’équipe ayant droit aux pourboires devront alors indiquer les pourboires en espèces qu’ils ont gagnés pour leur quart de travail avant de pointer ou de changer de rôle sur la Solution PDV ou dans l’application Équipe. Vos rapports de quart de travail tels que les rapports sur la journée de travail, sur le coût de la main-d’œuvre et les rapports CSV des fiches de présence comprendront également les pourboires en espèces saisis par votre équipe, et les données relatives aux pourboires en espèces seront ajustables.
Une fois que vous aurez suivi les étapes ci-dessus, les pourboires sur les cartes de crédit seront soit répartis de manière égale entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires en service au moment de la transaction, soit répartis entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires en fonction des heures travaillées dans une journée de travail de 24 heures. Remarque : Assurez-vous de consulter les lois de votre province et de votre région concernant la mise en commun des pourboires, les avis et les exigences en matière de déclaration.