Démarrer avec les Fiches de présence Square
Si vous utilisez Gestion d’équipe, Rendez-vous Square, ou Square pour détaillants, vous pouvez effecteur le suivi des heures de travail des membres de votre équipe avec les Quarts de travail Square. Vos membres d’équipe peuvent pointer au point de vente ou en utilisant Application Équipe Square, ainsi que visualiser ou imprimer leur récapitulatif de la journée de travail directement à partir du point de vente. Vous pouvez également créer, gérer et publier des horaires en fonction de vos disponibilités et de celles de votre équipe. Apprenez-en davantage au sujet de Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe.
Avec les rapports de Quarts de travail Square, le calcul des heures de vos membres d’équipe comprendra automatiquement le calcul des heures supplémentaires et des heures à taux double et sera facilement exportable vers votre ordinateur en format .CSV. Une fois les quarts de travail de vos membres d’équipe configurés, vous pouvez consulter votre rapports de quart de travail directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne , puis vos membres d’équipe peuvent effectuer le suivi de leur temps de travail effectué sur l’application Équipe Square. En utilisant Équipe Plus, vous pourrez également comparer les heures que vous avez programmées et les heures travaillées par vos employés. Dans Journée de travail et Coût de main-d’œuvre, vous pouvez consulter les prochains quarts de travail ainsi que des notifications pour les pointages en avance, en retard et les absences.
Mises à jour en matière de navigation
Depuis son lancement initial, les fonctionnalités de Gestion d’équipe se sont considérablement étendues et dépassent le suivi du temps de travail pour inclure des fonctionnalités telles que la Programmation des quarts de travail et la Mise en commun des pourboires. Dans le cadre des mises à jour récentes de Gestion d’équipes et d’Équipe Plus, nous avons renommé la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne en Quarts de travail.
Vous aurez toujours accès aux fiches de présence. La seule modification apportée à vos processus de travail actuels consiste à accéder à la section Quarts de travail de votre Tableau de bord Square en ligne au lieu de Fiches de présence lorsque vous souhaiterez effectuer des actions en lien avec les fiches de présences, la programmation de quarts de travail et la mise en commun des pourboires. Cette mise à jour offre plus de clarté en ce qui concerne l’offre complète de gestion de la main d’œuvre de Gestion d’équipe et permet l’ajout de fonctionnalités supplémentaires à l’avenir. Consultez les sections ci-dessous pour en savoir plus sur le contenu de la nouvelle section Quarts de travail.
Définir votre période de travail
La définition d’une période de travail permet d’utiliser les fiches de présence Square pour consigner et calculer les heures supplémentaires en fonction des activités de votre entreprise. Si les membres de votre équipe sont normalement au travail passé minuit, réglez les heures de votre journée de travail au moins une heure après la fin du dernier quart. Par exemple, si vous exploitez un bar qui ferme à 2 h du matin et les membres de l’équipe quittent les lieux à 3 h, réglez les heures de la journée de travail à 4 h en cas d’heures supplémentaires et pour qu’il soit possible de consulter leur quart pour la même journée.
Consultez Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres et Horaire.
Configurez le début de votre semaine et de votre journée de travail.
Cliquez sur Enregistrer.
Examiner et configurer les heures supplémentaires et les pauses
Les paramètres d’heures supplémentaires sont automatiquement définis en fonction de l’État ou de la province où se trouve votre point de vente. Vous pouvez confirmer vos lieux d’activité en accédant à la section Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Si les membres de votre équipe occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres.
- Sous l’onglet Heures supplémentaires, entrez une limite par jour, par semaine et pour les heures à tarif double. N’oubliez pas de vérifier les règlements de votre province en matière d’heures supplémentaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres, puis Pauses.
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ajouter votre première pause.
- Ajoutez un nom, une durée et sélectionnez le paramètre de rémunération (rémunérée ou non rémunérée) de la pause.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les paramètres de pause.
Ajoutez jusqu’à trois pauses pour chacun de vos points de vente.
Pour vous aider à respecter la réglementation du travail locale qui exige des pauses pour les employés, l’abonnement payé de Gestion d’équipe, Équipe Plus, vous permet d’activer des paramètres qui empêchent les membres de l’équipe de mettre fin à leurs pauses plus tôt. Pour commencer :
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres, puis Pauses.
- Activez Bloquer l’option Mettre fin à la pause en avance.
- Le cas échéant, entrez une durée sous Autoriser dans un délai de et activez ce point de vente seulement ou tous les points de vente.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous aurez également la possibilité d’empêcher les membres de votre équipe de pointer plus tôt pour leur quart de travail ou les jours où ils ne sont pas censés travailler. Pour commencer :
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et Paramètres, puis Pointer.
- Activez Bloquer les pointages à l’arrivée hâtifs et non programmés.
- Le cas échéant, entrez une durée sous Autoriser dans un délai de et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Si vous avez activé les paramètres pour bloquer les fins de pauses et les pointages anticipés, le ou les membres de votre équipe verront une notification dans l’application Équipe Square s’ils tentent ces actions.
Pour aider à maintenir l’exactitude de vos fiches de présence, Équipe Plus permet aux membres de votre équipe de demander des modifications de leurs fiches de présence pour les quarts de travail passés. Une fois que le paramètre approprié est activé, les membres de l’équipe peuvent demander des modifications directement à partir de l’application Équipe Square et vous pouvez gérer les demandes au moyen du Tableau de bord Square en ligne. Pour commencer :
- Accédez à la section Personnel et Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Paramètres, puis Pointer.
- Activez Modification des fiches de présence.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les propriétaires de compte et les membres d’équipe avec l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence activée, recevront une notification lorsqu’un membre de l’équipe demande une modification de sa fiche de présence. Ces demandes peuvent être directement approuvées ou refusées par une notification courriel à partir de l’application Équipe Square ou du Tableau de bord Square en ligne. Les demandes de modification expirent après 30 jours.
Activer le suivi des heures de travail
Une fois vos autorisations, les membres de votre équipe et vos paramètres de quart de travail configurés, il est temps d’activer le suivi des pauses dans l’application Square.
Connectez-vous à l’application Square et accédez à Paramètres > Suivi des heures de travail, puis activez l’option Suivi des heures de travail on.
Si vous avez apparié un appareil à un point de vente précis utilisé des codes de dispositif, vous devrez vous assurer que les membres de votre équipe ont la permission de travailler à ce point de vente. Pour vérifier, accédez à Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez le nom du membre de l’équipe pour vous assurer que les points de vente appropriés sont sélectionnés sous Autorisations.
Activer la mise en commun des pourboires
Avec Équipe Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires par carte de crédit et les répartir de façon égale entre tous les membres de l’équipe ayant pointé au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour votre équipe et élimine les processus de travail alternatifs et complexes avec lesquels vous distribuez actuellement les pourboires manuellement, ce qui vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre entreprise.
Pour démarrer :
Accédez à Personnel > Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez le membre d’équipe que vous voulez modifier pour ouvrir son profil de membre d’équipe.
Cliquez sur Modifier en dessous de la section « Poste et rémunération ».
Activez ou désactivez l’option Admissible aux pourboires pour chaque rôle.
Après avoir confirmé que vous avez appliqué l’admissibilité à la répartition des pourboires à tous vos membres d’équipe, vous pouvez l’activer. Pour ce faire :
Accédez à Personnel > Quarts de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Paramètres > Pourboires.
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Pour définir le mode de distribution, sélectionnez Pourboire direct, Mettre les pourboires en commun par transaction ou Mettre les pourboires en commun selon les heures travaillées.
Pourboire direct : les pourboires provenant des transactions sont attribués au membre d’équipe qui les a recueillis.
Grouper les pourboires par transaction : les pourboires de transaction sont répartis de manière égale entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires et travaillant au moment de la transaction. Ce mode de distribution est idéal si vous voulez récompenser votre équipe en fonction des pourboires gagnés pendant leur quart de travail particulier.
Grouper les pourboires selon les heures travaillées : Les pourboires provenant des ventes sont répartis entre les membres de l’équipe ayant droit à un pourboire en fonction des heures travaillées. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez répartir les pourboires sur la base d’une journée de travail de 24 heures ou sur une semaine de travail de 7 jours. La répartition des pourboires par jour ouvrable est plus efficace si vous souhaitez récompenser les membres de l’équipe qui ne passent pas forcément tout leur quart en interaction avec les clients, tandis que la répartition des pourboires sur une semaine de travail tient mieux compte de la variabilité des pourboires sur une plus longue période.
Choisissez si vous souhaitez appliquer la mise en commun des pourboires à Ce point de vente uniquement ou à Tous les points de vente.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver Distribuer les pourboires non attribués de manière égale, ce qui n’est pertinent que si vous avez sélectionné Grouper les pourboires par transaction comme méthode de distribution des pourboires. Si le paramètre est activé, les pourboires reçus lorsque personne n’est en service seront distribués de manière égale entre tous les membres de l’équipe admissibles aux pourboires qui ont travaillé durant ce jour ouvrable.
Il est aussi possible d’activer, le cas échéant, l’option Déclarer les pourboires en espèces. Les membres de l’équipe ayant droit aux pourboires devront alors indiquer les pourboires en espèces qu’ils ont gagnés pour leur quart de travail avant de pointer ou de changer de rôle sur la Solution PDV ou dans l’application Équipe. Vos rapports de quart de travail tels que les rapports sur la journée de travail, sur le coût de la main-d’œuvre et les rapports CSV des fiches de présence comprendront également les pourboires en espèces saisis par votre équipe et les données relatives aux pourboires en espèces seront rajustés.
Une fois que vous aurez suivi les étapes ci-dessus, les pourboires sur les cartes de crédit seront soit répartis de manière égale entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires en service au moment de la transaction, soit répartis entre tous les membres de l’équipe ayant droit à des pourboires en fonction des heures travaillées dans une journée de travail de 24 heures. Remarque : Assurez-vous de consulter les lois de votre province et de votre région concernant la mise en commun des pourboires, les avis et les exigences en matière de déclaration.