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Démarrer avec les Fiches de présence Square

Si vous utilisez Gestion d’équipe, Rendez-vous Square ou Square pour détaillants, vous pouvez faire le suivi des heures de travail des membres de votre équipe avec les Fiches de présence Square. Les membres de votre équipe peuvent pointer dans l’application de point de vente ou en utilisant le Application Équipe Square, ainsi que consulter ou imprimer leur récapitulatif de la journée de travail directement à partir de l’application de point de vente. Vous pouvez également créer, gérer et publier des horaires en fonction de votre disponibilité et de celles de votre équipe. En savoir plus au sujet de Programmation des quarts de travail avec Gestion d’équipe.

Grâce aux rapports des fiches de présence Square, vous pourrez calculer les heures des membres de votre équipe plus rapidement tout en profitant du calcul automatique des heures supplémentaires et du tarif double, le tout pouvant être aisément exporté vers votre ordinateur sous forme de fichier CSV. Une fois que les fiches de présence des membres de votre équipe sont configurées, vous pourrez consulter vos rapport des fiches de présence directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne , et les membres de votre équipe pourront faire le suivi de leur nombre d’heures travaillées dans l’application Équipe Square. Lorsque vous utilisez Équipe Plus, vous avez également la possibilité de comparer vos heures de travail programmées avec les heures de travail réelles des membres de votre équipe. Sous Journée de travail et Coût de la main-d’œuvre, vous pouvez consulter les quarts de travail programmés à venir ainsi que les alertes pour les pointages en avance, en retard, et sans présence.

Définir votre période de travail

La définition d’une période de travail permet d’utiliser les fiches de présence Square pour consigner et calculer les heures supplémentaires en fonction des activités de votre entreprise. Si les membres de votre équipe sont normalement au travail passé minuit, réglez le début de votre journée de travail au moins une heure après la fin du dernier quart. Par exemple, si vous exploitez un bar qui ferme à 2 h du matin et les membres de l’équipe quittent les lieux à 3 h, réglez le début de la journée de travail à 4 h en cas d’heures supplémentaires et pour qu’il soit possible de consulter leur quart pour la même journée.

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres > Période de travail.

  2. Configurez le début de votre semaine et de votre journée de travail.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Examiner et configurer les heures supplémentaires et les pauses

Les paramètres d’heures supplémentaires sont automatiquement définis en fonction de l’État ou de la province où se trouve votre point de vente. Vous pouvez confirmer vos lieux d’activité en accédant à la section Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne .

Si les membres de votre équipe occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.

Définir des règles liées aux heures supplémentaires

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres.

  2. Sous Heures supplémentaires et pauses, fixez une limite quotidienne, hebdomadaire et pour les heures à taux double. Assurez-vous de vérifier larègles de temps supplémentaire dans votre province.

  3. Enregistrer.

Configurer le suivi des pauses

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres et Paramètres de pause.

  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour déterminer une première pause.

  3. Ajoutez un nom, une durée et sélectionnez le paramètre de rémunération (rémunérée ou non rémunérée) de la pause.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les paramètres de la pause.

  5. Ajoutez jusqu’à trois pauses pour chacun de vos points de vente.

Bloquer l’option Mettre fin à la pause en avance

Pour vous aider à respecter la réglementation du travail locale qui exige des pauses pour les employés, l’abonnement payé de Gestion d’équipe, Équipe Plus vous permet d’activer des paramètres qui empêchent les membres de l’équipe de mettre fin à leurs pauses plus tôt. Pour commencer :

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres et Pauses.

  2. Bloquer l’option Mettre fin à la pause en avance.

  3. Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Blocage des pointages hâtifs et non programmés

Vous aurez également la possibilité d’empêcher les membres de votre équipe de pointer tôt pour leur quart de travail ou les jours où ils ne sont pas censés travailler. Pour commencer :

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres > Contrôle du temps.

  2. Activez Bloquer les pointages hâtifs et non programmés.

  3. Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous avez activé les paramètres pour bloquer les fins de pauses et les pointages anticipés, les membres de votre équipe verront une notification dans l’application Équipe s’ils tentent de le faire.

Convertir le temps excédentaire des pauses payées en pauses non payées

En plus de prévenir les pointages anticipés ou non programmés, vous pouvez également activer la possibilité de convertir les temps de pause payés en pauses non payées. Si le paramètre est activé, les membres de votre équipe passeront automatiquement d’une pause payée à une pause non payée lorsqu’ils dépasseront d’une minute le temps de pause qui leur a été accordé. Pour commencer :

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres et Pauses.

  2. Activez l’option Convertir le temps excédentaire d’une pause payée en une pause non payée.

  3. Sélectionnez l’option Appliquer à soit Seulement ce point de vente, soit Tous les points de vente.

Toute pause dépassant d’au moins une minute sera signalée dans vos rapports sur les jours de travail et sur le coût de la main-d’œuvre à des fins de suivi. Par défaut, le paramètre est désactivé et ne peut être activé dans les paramètres des fiches de présence que par les propriétaires de compte, les administrateurs ou tout membre de l’équipe dont l’autorisation Gérer les fiches de présence est activée.

Activer le suivi des fiches de présence

Une fois vos autorisations, les membres de votre équipe et vos paramètres de fiches de présence configurés, il est temps d’activer le suivi des pauses dans l’application Square.

Connectez-vous à l’application Square et accédez à Paramètres > Suivi des heures de travail, puis activez l’option Suivi des heures de travail on.

Si vous avez apparié un appareil à un point de vente précis utilisé des codes de dispositif, vous devrez vous assurer que les membres de votre équipe ont la permission de travailler à ce point de vente. Pour vérifier, accédez à Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez le nom du membre de l’équipe pour vous assurer que les points de vente appropriés sont sélectionnés sous Autorisations.

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