Si vous utilisez la Gestion des employés, vous pouvez faire un suivi des heures travaillées par vos employés grâce aux fiches de présence Square. Avec les rapports des fiches de présence Square, vous pourrez calculer les heures des employés et gérer la paie plus rapidement tout en profitant du calcul automatique des heures supplémentaires et du tarif double, le tout pouvant être aisément exporté vers votre ordinateur sous forme de fichier .CSV. Une fois vos fiches de présence préparées, vous pourrez consulter les rapports des fiches de présence à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Définir votre période de travail

La définition d’une période de travail permet aux fiches de présence Square de consigner et de calculer les heures supplémentaires en fonction des activités de votre entreprise. Si vos employés sont normalement au travail passé minuit, réglez le début de votre journée de travail au moins une heure après la fin du dernier quart. Par exemple, si vous exploitez un bar qui ferme à 2 h du matin et les employés quittent les lieux à 3 h, réglez le début de la journée de travail à 4 h en cas d’heures supplémentaires et pour qu’il soit possible de consulter leur quart pour la même journée.

  1. Accédez à la section Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres et Période de travail.
  2. Configurez le début de votre semaine et de votre journée de travail.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Examiner et configurer les heures supplémentaires et les pauses

Les paramètres d’heures supplémentaires sont automatiquement définis en fonction de l’État ou de la province où se trouve votre point de vente. Vous pouvez confirmer vos lieux d’activité en accédant à la section Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Si vos employés occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.

Définir des règles liées aux heures supplémentaires

  1. Accédez à la section Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres.
  2. Dans Heures supplémentaires et pauses, entrez une limite par jour, par semaine et pour les heures à tarif double. N’oubliez pas de vérifier les règlements de votre province en matière d’heures supplémentaires.
  3. Enregistrer.

Configurer le suivi des pauses

  1. Accédez à la section Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez Paramètres et Paramètres de pauses.
  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ajouter votre première pause.
  3. Ajoutez un nom, une durée et sélectionnez le paramètre de rémunération (rémunérée ou non rémunérée).
  4. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les paramètres de pause.
  5. Ajoutez jusqu’à trois pauses pour chacun de vos points de vente.

“Suivi

Activer le suivi des fiches de présence

Une fois vos autorisations, vos employés et vos paramètres de fiches de présence configurés, il est temps d’activer le suivi des pauses dans l’application Square.

Accédez à la section Paramètres, puis à la section Gestion des employés de l’application Square. Activez ensuite l’option Suivre le temps de travail depuis la Solution PDV Square.

Si vous avez associé un appareil à un point de vente précis, vous devrez vérifier que vos employés ont l’autorisation de travailler à ce point de vente. Pour ce faire, accédez à la section Employés de votre Tableau de bord Square en ligne et choisissez le nom de l’employé pour garantir que les bons points de vente sont sélectionnés.

Pointage d’arrivée et de départ, pauses et changements de postes des employés

Avant de pouvoir faire le suivi des heures des employés, vous devrez attribuer un code confidentiel de point de vente à chaque employé afin que chacun puisse pointer son arrivée et son départ dans l’application.

Pointer son arrivée ou son départ

Pour pointer son arrivée ou son départ sur une tablette :

  1. Touchez l’icône d’horloge dans le coin inférieur droit de l’application Square. Ce bouton pourrait aussi indiquer Déconnecter XX si un autre employé est connecté à l’application.
  2. Entrez votre code confidentiel à quatre chiffres. Le cas échéant, sélectionnez le titre du poste pour lequel vous pointez votre arrivée.
  3. Touchez Pointer son arrivée.

Pour pointer votre départ, suivez les étapes 1 et 2, puis touchez Terminer un quart et Confirmer la fin du quart.

“Si

Pour pointer son arrivée ou son départ sur un téléphone intelligent :

  1. Touchez l’icône : “Trois
  2. Touchez Pointer.
  3. Entrez votre code confidentiel à quatre chiffres. Le cas échéant, sélectionnez le titre du poste pour lequel vous pointez votre arrivée.
  4. Touchez Pointer son arrivée.

Pour pointer votre départ, suivez les étapes 1 à 3, puis touchez Terminer un quart et Confirmer la fin du quart.

Remarque : Les caissiers mobiles qui se connectent à l’application Square à l’aide de leur propre code de connexion n’auront pas à entrer un code confidentiel pour pointer leur arrivée ou leur départ.

Commencer une pause

  1. Pour commencer une pause sur un iPad, touchez l’icône d’horloge dans l’onglet Caisse. Sur un iPhone, touchez Pointer dans le menu de navigation.
  2. Entrez votre code confidentiel d’employé.
  3. Sélectionnez Commencer la pause.
  4. Choisissez l’option de pause pertinente pour commencer la pause.

“Options

Terminer une pause

  1. Pour mettre fin à une pause sur un iPad, touchez l’icône d’horloge dans l’onglet Caisse. Sur un iPhone, touchez Pointer dans le menu de navigation.
  2. Entrez votre code confidentiel d’employé.
  3. Sélectionnez Mettre fin à la pause.
  4. Confirmez pour mettre fin à la pause.

Changer de poste

Pour changer de titre de poste durant un quart :

  1. Touchez l’icône d’horloge dans l’onglet Caisse. Sur un iPhone, touchez Pointer dans le menu de navigation.
  2. Entrez votre code confidentiel d’employé.
  3. Touchez Changer de poste, puis sélectionnez un nouveau poste.