Square請求書アプリをはじめるべき11の理由。請求書管理にはもう悩まされない!

月末などに、請求書の発行業務に追われたことはありませんか。最近ではスマートフォン上で数秒で請求書を作成し、遠くにいるお客様にも手軽に送れる便利なアプリがたくさん登場しています。なかでも今回は経営者とクライアントの負担を減らすSquare 請求書アプリのさまざまなメリットを紹介します。

Squareの請求書アプリとは

Squareが提供している請求書アプリでは、スマートフォン上で請求書を作成し、お客様のメールアドレスに送信、またはリンクとして請求書を共有することができます。お客様はいつ、どこにいてもメールを確認できる環境さえ整っていれば、受け取ったメールからカード情報を入力して支払いを完了できます。

Square 請求書アプリは、請求書の作成・送信に限らず、支払状況の一括管理もできるので、請求書にまつわる業務が効率化され、日々の負担も軽減できます。アプリの機能は、Squareでアカウントを作成すると、全て無料で利用することができます。

請求書アプリをはじめるべき11の理由

特にスモールビジネスの経営者の場合、パソコンは手元になくても、スマートフォンは必ず持ち歩いているでしょう。そこにSquareの請求書アプリをダウンロードしておくと、手が空いたときや外出時など、パソコンがない環境でも請求書が作成・送信できます。ペーパーレスなのでわざわざ印刷して郵送する必要もなく、コストと時間の削減にもつながります。

Square 請求書アプリのメリットを詳しく見ていきましょう。

無料で利用できる: 請求書サービスには月額使用料金が発生するものも少なくありませんが、Squareの請求書アプリはiPhoneにもAndroid端末にも対応している上、無料でダウンロード・利用できます。

時間短縮になる: 印刷から発送、管理まで……と予想以上に手間取る請求書業務。Square 請求書アプリではスマートフォンがあればいつ、どこからでも電子請求書を作成し、送信できるので、請求書業務に追われることがありません。

売上金の回収がスムーズになる: お客様にできるだけ早く支払いを完了してもらえるよう、請求書には支払い期限が設定でき、希望する期限日を直接入力できます。お客様の支払いが完了すると、最短で翌営業日には決済手数料を引いた売り上げ金額が指定口座に入金されます。

お客様の利便性もアップ: お客様は受け取ったメールからクレジットカード情報の入力ができるので、スマートフォンやタブレット、パソコンから手軽に支払いを完了することができます。口座振替を希望するお客様には、口座情報を請求書に追記することも可能です。

簡単に管理ができる: 管理方法によってはどの請求書が未払いで、どの請求書が支払い済みなのか、煩雑になりがちです。Square 請求書アプリでは、支払い済み、未払い、期限切れ、送信済み、下書きなどカテゴリーごとに分類できるので、入金状況の管理もしやすいです。

自動でリマインダーの送付ができる:: リマインダー機能を活用すると、未払いのお客様に支払期限の前後に自動でリマインダーが送れます。

支払い方法の選択肢が増える::請求書決済は、対面でのやりとりがない場合、用意しておくと便利な決済手段です。お客様が銀行に行く手間が省けて、24時間いつでもスマートフォンやタブレットから支払いを完了できます。

キャッシュフローの改善につながる: 商品が高額な場合は、決済金額の一部を事前に請求してキャッシュフローの改善につなげることもできます。支払い状況はアプリからリアルタイムで確認できるので、入金の管理もしやすくなります。

電話で決済を受け付ける必要がなくなる: お客様から電話越しでクレジットカード情報を預かる機会もあるかもしれませんが、PCI DSSに準拠しているSquare 請求書であれば「電話越しでクレジットカード情報を共有するのは不安」というお客様にも安心して利用してもらえるでしょう。

特定のお客様も簡単に検索できる: わかりやすく管理がされていない限り、大量の請求書から特定のお客様の支払い状況を探るのは、骨の折れる作業でしょう。Square 請求書アプリであれば、名前やメールアドレスを検索バーに入力するだけで該当するお客様の支払い状況を簡単に検索することができます。

購入までの流れをスムーズに: Square請求書アプリでは、請求書だけでなく見積書の作成も可能です。請求書と同様、お客様のメール宛に送信します。見積もりが承認されたら、ワンクリックで請求書に変換ができます。

会計サービスと連携できる: Money Forwardやfreeeなど、Squareと連携しているクラウド会計サービスを使うと、Square 請求書アプリのデータを取り込むこともできます。

お客様に手数料が発生しない: Square 請求書での決済手数料は一律3.25%で、お客様のクレジットカード情報を保存している場合は3.75%の決済手数料が発生します(※)。お客様に負担がかかることはありません。
※JCBの決済手数料は、3.95%です。詳しくはこちら

パソコンからもSquare 請求書をはじめられます

Square 請求書は、パソコンのブラウザ上からも利用できます。パソコンからSquareのアカウントにログインし、Square データのダッシュボードにある[請求書]という項目から作成・送信することもできます。請求書にはロゴマークを追加したり、色を変えたりと自社ブランドに合わせたカスタマイズも可能です。
アプリもパソコンも機能は全て一緒。いずれも無料で利用できます。

Square 請求書アプリで請求書を送る手順

働き詰めの経営者を楽にしてくれるSquare 請求書は、送付も簡単です。アプリのダウンロード方法と請求書の送り方は、以下の通りです。

  1. 手持ちのAndroidまたはiPhone端末にSquare 請求書アプリを無料でダウンロードする

  2. 無料でSquareのアカウントを作成する、または既存のSquareアカウントにログインする

  3. 画面下に表示される[+]のアイコンをタップし、[請求書]を選択する

  4. [顧客を追加する]をタップし、顧客リストから顧客を選択するか、名前とメールアドレスを入力し、新しい顧客を作成する

  5. [商品またはディスカウントを追加]をタップし、商品ライブラリから商品を追加する、または指定の金額を入力する

  6. [送信]をタップして、請求書を送る

スマートフォン一つでどこからでも請求書が作成できるSquare 請求書アプリ。無料かつ簡単に利用できるアプリの活用で、発行から郵送まで多くの時間とコストがとられてしまう請求書業務を、この機会に軽減してみてはいかがでしょうか。

執筆は2019年8月27日時点の情報を参照しています。
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